Sur Mac, l’export PDF de Word peut transformer des puces en carrés (« tofu ») ou demander d’activer les « Expériences connectées ». Voici un guide complet, concret et respectueux de la confidentialité pour retrouver des PDF impeccables, avec ou sans services en ligne.
Vue d’ensemble du problème
Sur un MacBook Air récent, la conversion d’un document Word contenant des listes à puces vers le format PDF peut produire deux situations distinctes :
- Mode « Meilleure qualité d’impression » : les puces deviennent de petits carrés (« tofu »), signe d’une substitution de glyphes.
- Mode « Optimiser pour la distribution électronique » : l’affichage des puces est correct, mais Word exige d’activer les Expériences connectées (paramètre de confidentialité), que l’utilisateur ne souhaite pas.
Pourquoi cela arrive
Deux chemins techniques, deux résultats
Word pour Mac propose deux voies d’exportation vers PDF :
- Optimiser pour la distribution électronique : export fondé sur des services Microsoft, avec compression, balisage et incorporation de polices avancée. Il peut requérir l’activation des Expériences connectées.
- Meilleure qualité d’impression : export local qui s’appuie sur la pile d’impression de macOS (Quartz) et, selon les cas, le pilote d’imprimante par défaut. Ce flux peut, s’il est perturbé (bug système, pilote obsolète, cache de polices corrompu), remplacer des glyphes non résolus par des carrés.
Le rôle des polices et des puces
Les puces viennent soit de caractères Unicode standard (ex. U+2022 « • »), soit de polices symboles (Wingdings, Symbol, etc.). Si la police des puces n’est pas incorporée correctement ou si la conversion ne trouve pas le glyphe attendu, elle substitue un carré. D’où l’intérêt d’utiliser des puces Unicode ou une police « universelle » (Calibri, Arial Unicode, etc.) et de cocher l’incorporation des polices côté Word.
Confidentialité : pourquoi Word réclame les « Expériences connectées »
L’option « Optimiser pour la distribution électronique » s’appuie sur un composant en ligne de Microsoft destiné à produire des PDF compacts et robustes (polices incorporées, compatibilité balisée, parfois PDF/A). C’est pratique, mais cela implique d’activer des traitements cloud. Si la confidentialité prime, privilégiez les méthodes 100 % locales décrites ci‑dessous.
Plan d’action rapide (résumé)
- Mettez à jour macOS (Sonoma ≥ 14.2.1) et Word (≥ 16.80).
- Tentez un export local : Fichier ▸ Imprimer ▸ PDF ▸ Enregistrer au format PDF ou Fichier ▸ Enregistrer sous ▸ PDF – Meilleure qualité d’impression après mise à jour.
- Si les puces restent en carrés, changez la police des puces ou passez aux caractères Unicode (•, ●, ◦).
- En cas d’échec persistant, purgez le cache des polices, mettez à jour le pilote d’imprimante et activez l’incorporation des polices dans Word.
- En dernier recours : solutions tierces (Aperçu, Acrobat) ou activation temporaire des Expériences connectées le temps de l’export.
Solutions proposées (tableau récapitulatif)
| Piste | Détails | Quand l’utiliser |
|---|---|---|
| Mettre à jour macOS et Microsoft 365 | macOS Sonoma ≥ 14.2.1 : corrige un bogue d’impression pouvant altérer des glyphes (dont les puces). Word ≥ 16.80 : améliore les conversions PDF locales et la gestion des polices. | Avant toute autre manipulation. |
| Utiliser le flux PDF local | a. Fichier ▸ Imprimer ▸ PDF ▸ Enregistrer au format PDF (fonction macOS). b. Fichier ▸ Enregistrer sous ▸ PDF – Meilleure qualité d’impression (après mise à jour). Ces méthodes n’utilisent pas le cloud Microsoft et ne requièrent pas les Expériences connectées. | Lorsque l’option « Distribution électronique » est bloquée. |
| Activer temporairement les Expériences connectées | L’export « Optimiser pour la distribution électronique » est un service Microsoft (polices incorporées, taille réduite). Il fonctionne uniquement si Fichier ▸ Paramètres ▸ Confidentialité ▸ Expériences connectées est activé. | Si l’on veut absolument ce mode et qu’on accepte brièvement l’activation. |
| Changer la police des puces | Sélectionner les listes ▸ Police ▸ choisir une police universelle (Calibri, Arial Unicode, etc.) plutôt que Wingdings/Symbol, puis refaire l’export PDF. | Si les puces proviennent d’une police non incorporable. |
| Convertir les puces en symboles Unicode | Remplacer les listes automatiques par U+2022 « • », U+25CF « ● » ou U+25E6 « ◦ » avant la conversion. | Pour une compatibilité maximale dans tout outil PDF. |
| Solutions tierces | Imprimer vers PDF depuis Aperçu ou Acrobat ; éventuellement utiliser un convertisseur en ligne hors Microsoft si aucune donnée sensible n’est contenue. | Si les méthodes natives échouent encore. |
Procédures pas à pas
Mettre à jour macOS (Sonoma ≥ 14.2.1)
- Ouvrez Réglages Système ▸ Général ▸ Mise à jour de logiciels.
- Installez la dernière version proposée. Redémarrez le Mac si on vous le demande.
- Après redémarrage, vérifiez : ▸ À propos de ce Mac → la version doit être 14.2.1 ou ultérieure.
Mettre à jour Word (Microsoft 365 ≥ 16.80)
- Ouvrez Word ▸ À propos de Microsoft Word pour voir le numéro de version.
- Dans Word, allez à Aide ▸ Rechercher les mises à jour (Microsoft AutoUpdate).
- Choisissez Mise à jour automatique et installez les mises à jour disponibles jusqu’à atteindre 16.80 ou plus.
- Relancez Word.
Exporter en PDF via le flux local (100 % hors ligne)
Méthode A — « Imprimer » → PDF (macOS)
- Dans Word : Fichier ▸ Imprimer.
- En bas du panneau d’impression, cliquez sur le menu PDF ▸ Enregistrer au format PDF.
- Donnez un nom au fichier, choisissez l’emplacement, puis validez.
Méthode B — « Enregistrer sous » → PDF (Meilleure qualité d’impression)
- Fichier ▸ Enregistrer sous.
- Dans Format de fichier, choisissez PDF puis l’option Meilleure qualité d’impression.
- Enregistrez et ouvrez le PDF dans Aperçu pour vérifier les puces.
Astuce : si vous avez récemment mis à jour macOS/Word, refaites un test ; le correctif de Sonoma rétablit souvent l’affichage normal des puces.
Activation temporaire des « Expériences connectées » (optionnel)
- Dans Word : Fichier ▸ Paramètres (ou Word ▸ Préférences) ▸ Confidentialité.
- Activez Expériences connectées.
- Exportez via Fichier ▸ Enregistrer sous ▸ PDF – Optimiser pour la distribution électronique.
- Désactivez l’option une fois le PDF obtenu si vous ne souhaitez pas conserver ces services actifs.
Avantages : PDF plus léger, polices souvent mieux incorporées, balisage amélioré. Inconvénients : dépendance réseau et traitement cloud.
Changer la police des puces
- Sélectionnez une liste à puces entière.
- Ruban Accueil ▸ menu Liste à puces ▸ Définir une puce ▸ Police….
- Choisissez une police standard et bien supportée (ex. Calibri, Arial Unicode), validez.
- Reprenez l’export PDF local. Répétez sur tous les styles de liste utilisés (y compris listes multiniveaux).
Pourquoi ça marche ? Une police « universelle » réduit le risque de substitution ; les polices symboles historiques (Wingdings, Symbol) sont susceptibles d’être mal incorporées selon le pipeline d’export.
Convertir les puces en caractères Unicode
Remplacer les puces automatiques par des symboles Unicode robustes supprime la dépendance à une police exotique.
- Sélectionnez la liste ▸ Définir une puce ▸ Symbole… ▸ onglet Caractères.
- Insérez le caractère souhaité : U+2022 « • », U+25CF « ● », U+25E6 « ◦ » ou U+2219 « ∙ ».
- Validez et testez l’export PDF local.
Raccourci utile sur Mac : Option + 8 insère « • » (U+2022) dans la plupart des polices.
Activer l’incorporation des polices dans Word
- Word ▸ Préférences ▸ Enregistrer.
- Activez Incorporer les polices dans le fichier (évitez « Incorporer uniquement les caractères utilisés » si vous partagez le document pour révisions).
- Enregistrez, puis exportez en PDF via un flux local.
Purger le cache des polices de macOS
Si des symboles restent erronés, le cache des polices peut être en cause.
- Fermez toutes les applications Office.
- Ouvrez Terminal et lancez :
sudo atsutil databases -remove - Puis redémarrez le serveur ATS :
atsutil server -shutdownatsutil server -ping - Redémarrez le Mac, puis refaites l’export PDF.
Note : cette opération reconstruit les caches de polices. Elle est sans effet sur vos fichiers.
Mettre à jour (ou réinitialiser) le pilote d’impression
- Réglages Système ▸ Imprimantes et scanners : supprimez et ré-ajoutez l’imprimante si nécessaire.
- Vérifiez les mises à jour du pilote via le Mac App Store ou le site du fabricant.
- En dernier recours : clic droit dans la liste des imprimantes ▸ Réinitialiser le système d’impression (nécessite re‑ajout des imprimantes).
Pourquoi c’est pertinent ? Le pipeline « Meilleure qualité d’impression » peut s’appuyer sur le pilote par défaut. Un pilote obsolète altère parfois certains glyphes.
Solutions tierces
- Aperçu (Preview) : ouvrez le .docx dans Word ▸ Imprimer ▸ PDF ▸ Ouvrir PDF dans Aperçu, puis Fichier ▸ Exporter au format PDF.
- Adobe Acrobat : si installé, imprimez via l’imprimante virtuelle PDF d’Acrobat.
- Convertisseurs en ligne hors Microsoft : à considérer seulement si le document ne contient aucune donnée sensible.
Tableau de référence : puces Unicode recommandées
| Symbole | Code Unicode | Nom | Usage recommandé |
|---|---|---|---|
| • | U+2022 | Bullet | Puces standard, compatible partout. |
| ● | U+25CF | Black Circle | Puces visuellement plus denses (titres/accroches). |
| ◦ | U+25E6 | White Bullet | Sous‑puces (niveaux 2+ d’une liste). |
| ∙ | U+2219 | Bullet Operator | Listes techniques / mathématiques, faible taille. |
Vérifications de qualité avant partage
- Ouverture dans Aperçu : vérifiez l’alignement, l’espacement des puces et leur rendu à 100 % et 200 % de zoom.
- Recherche de carrés : effectuez un coup d’œil rapide sur toutes les pages comportant des listes.
- Texte sélectionnable : assurez-vous que le texte (y compris les puces) est bien vectoriel et non pixellisé.
- Taille du fichier : si le PDF est excessivement lourd, tentez l’export « Distribution électronique » (temporaire) ou une compression locale.
Arbre de décision (diagnostic express)
| Symptôme | Action immédiate | Si échec | Étape suivante |
|---|---|---|---|
| Puces → carrés en « Meilleure qualité d’impression » | Mettre à jour macOS / Word, export via Imprimer ▸ PDF | Changer la police des puces | Passer aux puces Unicode, purger le cache des polices |
| PDF correct uniquement en « Distribution électronique » | Activer temporairement les Expériences connectées pour l’export | Si confidentialité prioritaire : utiliser flux PDF local après adaptation des puces | Incorporer les polices, utiliser Aperçu/Acrobat |
| Rendu correct sur un Mac, incorrect sur un autre | Vérifier versions macOS/Word et polices installées | Intégrer les polices dans le .docx | Exporter via Aperçu, tester sur un autre compte utilisateur |
Bonnes pratiques pour des PDF fiables
- Uniformisez les styles : créez un style Liste à puces qui utilise des caractères Unicode et une police standard, puis déclinez‑le pour tous les niveaux.
- Évitez les polices exotiques pour les symboles de liste ; gardez Wingdings/Symbol pour des picro‑icônes décoratives, pas pour la base des puces.
- Activez l’incorporation des polices dans Word, surtout si vous partagez hors de votre organisation.
- Générez vos PDF localement lorsque la confidentialité est prioritaire ; réservez les services cloud aux cas où la taille et la compatibilité avancée sont essentielles.
- Conservez un exemplaire .docx « propre » (styles cohérents, puces Unicode), afin de reproduire l’export sans surprises.
Questions fréquentes
Les puces Unicode vont‑elles « casser » la mise en forme ?
Non : elles s’affichent correctement dans la quasi‑totalité des polices modernes. Elles réduisent même le risque de substitution en PDF. Ajustez la taille et l’interligne si nécessaire.
Pourquoi l’export « Meilleure qualité d’impression » dépend‑il du pilote ?
Ce flux s’aligne sur la pile d’impression de macOS. Un pilote d’imprimante ancien peut injecter des paramètres hérités qui perturbent la rasterisation de certains glyphes. D’où l’intérêt d’une mise à jour ou d’une réinitialisation.
PDF/A est‑il conseillé ?
Oui si vous visez l’archivage de long terme. L’export « Distribution électronique » peut faciliter la conformité (balisage/embeds), mais vous pouvez aussi générer un PDF local, puis convertir en PDF/A avec un outil tiers si la confidentialité prime.
Je ne veux jamais activer les « Expériences connectées ». Puis‑je tout de même obtenir un PDF parfait ?
Oui : mettez à jour macOS/Word, utilisez le flux PDF local, optez pour des puces Unicode et activez l’incorporation des polices. En cas de blocage, purgez le cache des polices et testez avec Aperçu ; vous resterez 100 % hors ligne.
Checklist finale avant export
- macOS Sonoma 14.2.1+ et Word 16.80+ installés.
- Styles de liste basés sur puces Unicode et police standard.
- Incorporation des polices activée dans Word.
- Export via Imprimer ▸ PDF ou Enregistrer sous ▸ PDF (Meilleure qualité d’impression).
- Vérification visuelle dans Aperçu (zoom 100 %/200 %).
- En cas d’anomalie : purge du cache des polices et vérification du pilote d’impression.
Exemples de scénarios et correctifs
Scénario 1 : document hérité avec puces Wingdings
Symptôme : en « Meilleure qualité d’impression », les puces deviennent des carrés. Correctif : redéfinissez la puce avec U+2022 « • » dans une police standard, cochez l’incorporation des polices, exportez via Imprimer ▸ PDF.
Scénario 2 : PDF OK uniquement via « Distribution électronique »
Symptôme : seules les puces du mode cloud s’affichent bien. Correctif : mettez à jour macOS/Word, convertissez les puces en Unicode, puis repassez au flux local. Si besoin, activez temporairement les Expériences connectées pour un envoi ponctuel.
Scénario 3 : tout va bien sur Mac A, pas sur Mac B
Symptôme : le même .docx sort en carrés sur un autre Mac. Correctif : synchronisez les versions macOS/Word, purgez le cache des polices de B, assurez-vous que les polices utilisées par les puces sont installées sur B, puis ré-exportez.
Informations complémentaires utiles
- Rôle du pilote d’impression : le flux « Meilleure qualité d’impression » s’appuie sur le pilote par défaut ; un pilote obsolète peut altérer les puces.
- Cache de polices : sur macOS, vider le cache des polices (
sudo atsutil databases -remove) résout souvent l’affichage de symboles erronés. - Incorporation de polices : Word ▸ Préférences ▸ Enregistrer : cochez Incorporer les polices avant l’export PDF pour éviter la substitution.
- Gain/perte d’activation cloud : l’export « Distribution électronique » compresse, incorpore les polices et améliore la compatibilité (PDF balisé, parfois PDF/A). Désactivez‑le si la confidentialité prime ou si la connexion est lente.
Conclusion
Le problème des puces transformées en carrés vient d’un trio classique : pipeline d’export local, polices non incorporées et caches/pilotes. En mettant à jour macOS/Word, en privilégiant le flux PDF local et des puces Unicode avec une police standard, vous obtiendrez des PDF fiables, nets et partageables sans activer de services en ligne. Réservez les Expériences connectées aux cas d’usage qui exigent une compression maximale et/ou un balisage avancé — et seulement si votre politique de confidentialité l’autorise.