Affichez la définition d’un sigle dès que l’on passe la souris dessus dans Word : créez une première info‑bulle, puis remplacez toutes les occurrences de l’acronyme par ce champ en un seul clic. Ci‑dessous, un guide détaillé, des variantes et du dépannage pour une mise en place fiable.
Vue d’ensemble du problème
Dans un guide interne rempli d’acronymes, vous voulez éviter les allers‑retours vers un glossaire. L’objectif : afficher, au survol de chaque occurrence, une info‑bulle (ScreenTip) qui explique l’acronyme. La méthode la plus robuste consiste à créer une première occurrence enrichie à l’aide d’un champ Word, puis à la propager partout via Rechercher/Remplacer et le contenu du Presse‑papiers.
| Étape | Méthode | Points clés |
|---|---|---|
| Créer une première info‑bulle | Champ Hyperlink + ScreenTip (recommandé) ou Champ AutoTextList (glossaire) | Hyperlink : le ScreenTip s’affiche au survol. AutoTextList : permet d’extraire du texte stocké (glossaire/bibliothèque de blocs). |
| Réutiliser partout | Rechercher/Remplacer avec ^c (coller le Presse‑papiers) | Chaque sigle est remplacé par le champ complet contenant l’info‑bulle. |
| Automatiser / simplifier | Complément gratuit « Pop‑Up Text Add‑In » (optionnel) | Génère les champs et leur contenu sans passer par les menus. |
Méthode avec ScreenTip d’hyperlien (la plus simple)
Cette méthode produit une véritable info‑bulle au survol et fonctionne sur Word pour Windows, macOS et Word Online (sur mobile, elle s’affiche au toucher long).
Créer la première info‑bulle
- Sélectionnez la première occurrence de l’acronyme (ex. RGPD).
- Ouvrez la boîte de dialogue d’insertion de lien : Ctrl + K (Windows) ou Cmd + K (Mac) ; sinon, Insertion ▸ Lien.
- Dans la fenêtre, cliquez sur Info‑bulle… (ou Texte de l’info‑bulle / ScreenTip) et saisissez la définition claire et concise de l’acronyme. Validez.
- Pour la destination du lien :
- Choix rapide : dans Adresse, tapez
#. Le lien reste dans la page (vous évitez une navigation réelle). - Alternative : créez un signet juste au-dessus du mot (Insertion ▸ Signet), puis liez l’acronyme à ce signet. Peu importe où il mène : c’est le ScreenTip qui nous intéresse.
- Choix rapide : dans Adresse, tapez
- Validez : le mot reste visible comme avant (souvent souligné/bleu selon le style « Hyperlien »). Au survol, la définition s’affiche.
Astuce : pour empêcher toute navigation accidentelle, conservez l’option par défaut « Utiliser Ctrl+clic pour suivre un lien hypertexte ». Les utilisateurs verront la bulle au survol sans quitter le texte.
Réutiliser la même info‑bulle partout
- Copiez le champ complet : cliquez une fois sur l’acronyme déjà enrichi pour le sélectionner, puis copiez (Ctrl + C).
Astuce : sur un hyperlien, Maj + clic droit affiche le menu système « Copier » (pratique si le clic droit standard affiche le menu des liens). - Ouvrez Rechercher/Remplacer : Ctrl + H.
- Dans Rechercher : entrez exactement l’acronyme (ex. RGPD).
- Dans Remplacer par : tapez
^c(cela signifie « coller ce qui est dans le Presse‑papiers », c’est‑à‑dire votre champ Hyperlink+ScreenTip). - Déployez Plus >> et cochez :
- Mot entier seulement (évite de remplacer des fragments au sein d’autres mots).
- Respecter la casse si nécessaire.
- Cliquez sur Remplacer tout. Chaque occurrence du sigle est remplacée par le même champ contenant l’info‑bulle.
| Option | Quand l’utiliser | Effet |
|---|---|---|
| Mot entier seulement | Pour éviter « ERP » dans « interpréter » | Ne cible que le mot isolé |
| Respecter la casse | Distinction « PCA » vs « Pca » | Filtre sensible à la casse |
| Rechercher dans l’en‑tête/pied | Sigles présents dans les gabarits | Cochez « En‑têtes/Pieds de page » |
Pense‑bête : avant un « Remplacer tout », enregistrez une copie du document. Vous pourrez revenir en arrière si besoin.
Mettre à jour ou ajuster le texte de l’info‑bulle
- Modifier l’info‑bulle sur une occurrence : clic droit sur le lien ▸ Modifier le lien hypertexte ▸ Info‑bulle…, corrigez le texte.
- Propager la mise à jour (facultatif, si vous avez utilisé des champs avec du contenu calculé) : Ctrl + A puis F9 pour actualiser tous les champs.
Personnaliser l’apparence
- Couleur/soulignement : modifiez le style Hyperlien (clic droit sur le style dans le volet Styles ▸ Modifier). Vous pouvez enlever le soulignement pour un rendu plus « glossaire intégré ».
- Lisibilité : gardez des ScreenTips courts, sans mise en forme lourde (pas d’images ni de tableaux). Une ou deux phrases suffisent.
Méthode avec AutoTextList (glossaire réutilisable)
AutoTextList permet de tirer des définitions d’un glossaire (galerie de blocs de construction/Quick Parts). Cette approche est utile si vous maintenez un vocabulaire centralisé et souhaitez insérer ou afficher des contenus standardisés via un petit menu contextuel.
Préparer le glossaire
- Sélectionnez une définition canonique pour l’acronyme (ex. « RGPD : Règlement général sur la protection des données »).
- Enregistrez‑la comme bloc de construction : Insertion ▸ Quick Parts ▸ Enregistrer la sélection dans la galerie de composants QuickPart. Donnez pour Nom l’acronyme exact (ex. RGPD), et rangez‑la dans le modèle du document ou de l’entreprise.
Insérer le champ AutoTextList
- Sélectionnez l’acronyme dans le texte.
- Insérez un champ : Insertion ▸ Quick Parts ▸ Champ ▸ choisissez AutoTextList.
- Validez pour créer le champ : il affiche un petit menu permettant de choisir la définition stockée correspondant à l’acronyme.
Cette option sert surtout à centraliser la gestion du vocabulaire. Si votre priorité est l’affichage immédiat au survol, préférez la méthode Hyperlink + ScreenTip.
Variante avancée : vous pouvez combiner AutoTextList (source unique de la définition) et Hyperlink + ScreenTip (affichage au survol) en insérant d’abord la bonne entrée via AutoTextList, puis en l’encapsulant dans un lien doté d’un ScreenTip.
Automatiser ou simplifier
- Complément « Pop‑Up Text Add‑In » : outil gratuit qui génère pour vous les champs nécessaires (AutoTextList, Hyperlink + ScreenTip) à partir d’un glossaire, sans fouiller les menus.
- Modèle .dotx : stockez les blocs de construction (glossaire) et les styles personnalisés dans un modèle partagé pour assurer la cohérence dans toute l’organisation.
Macro facultative : convertir un sigle en ScreenTip sur la sélection
Pour des utilisateurs avancés, cette macro transforme la sélection en hyperlien avec ScreenTip ; elle illustre la logique, à adapter selon vos règles de style.
Sub AcronymeEnScreenTip()
Dim txt As String, tip As String
If Selection.Range.Words.Count < 1 Then Exit Sub
txt = Selection.Text
tip = InputBox("Définition à afficher au survol pour : " & txt, "ScreenTip")
If tip = "" Then Exit Sub
ActiveDocument.Hyperlinks.Add Anchor:=Selection.Range, _
Address:="#", SubAddress:="", ScreenTip:=tip, TextToDisplay:=txt
End Sub
Bonnes pratiques pour un glossaire « vivant »
- Définir une convention : première occurrence développée dans le corps du texte (acronyme – définition), occurrences suivantes avec ScreenTip.
- Limiter la longueur : privilégiez une définition courte (1–3 lignes). Au‑delà, mettez un lien vers l’annexe (dans le même document) en plus du ScreenTip.
- Uniformiser le style : si vous retirez le soulignement, faites‑le via le style Hyperlien pour tout le document, pas au cas par cas.
- Gestion des variantes : si vous avez PCA et PCA‑DR, traitez les plus longues séquences en premier pour éviter les collisions lors du « Remplacer tout ».
Compatibilité et comportement par plateforme
| Plateforme | Affichage de l’info‑bulle | Remarques |
|---|---|---|
| Word pour Windows | Oui, au survol | Raccourcis : Ctrl+K, Ctrl+H, Ctrl+A ▸ F9 |
| Word pour macOS | Oui, au survol | Raccourcis : Cmd+K, Cmd+H, Cmd+A puis F9 (ou fn+F9) |
| Word Online | Oui | Affichage au survol ; édition du ScreenTip depuis le menu du lien |
| Word mobile (iOS/Android) | Toucher long | Les bulles s’affichent au toucher prolongé |
| Export PDF | Variable | De nombreux lecteurs PDF n’affichent pas les ScreenTips Word ; testez si c’est requis |
Check‑list opérationnelle
- Choisir l’acronyme cible et rédiger une définition courte.
- Créer la première occurrence avec Hyperlink + ScreenTip (ou AutoTextList si vous gérez un glossaire central).
- Copier cette occurrence (champ complet).
- Ouvrir Rechercher/Remplacer ; rechercher l’acronyme ; remplacer par
^cavec « Mot entier seulement ». - Tester sur quelques occurrences (y compris en‑têtes/pieds de page) puis Remplacer tout.
- Ajuster le style Hyperlien si nécessaire (couleur, soulignement).
- Enregistrer une copie et communiquer le mode d’emploi aux relecteurs.
Dépannage et cas particuliers
Rien ne se passe au survol
- Vérifiez que l’occurrence est bien un hyperlien (clic droit ▸ Modifier le lien doit être disponible).
- Assurez‑vous que l’Info‑bulle est renseignée (texte non vide).
- Si vous avez utilisé AutoTextList seul, c’est normal : ce champ sert à tirer du texte de la bibliothèque, pas à afficher une bulle au survol. Encapsulez‑le dans un hyperlien avec ScreenTip.
Le « Remplacer tout » modifie des morceaux de mots
- Cochez Mot entier seulement dans les options de recherche.
- Pour gérer la ponctuation adjacente (RGPD, RGPD.), exécutez d’abord un remplacement « mot entier », puis un second ciblant les variantes avec ponctuation si besoin.
Je dois tout revenir en texte simple
- Sélectionnez tout (Ctrl + A) puis Ctrl + Maj + F9 : vous rompez tous les champs en texte statique.
Je souhaite voir/éditer le code des champs
- Alt + F9 : bascule l’affichage de tous les champs (codes ↔ valeurs).
- Maj + F9 sur un champ : bascule l’affichage pour ce champ seulement.
- Insertion manuelle d’un champ : utilisez Ctrl + F9 pour insérer les accolades de champ
{ }.
Références de champs utiles
Pour les curieux, voici des exemples de codes de champ (à saisir avec Ctrl + F9 pour créer les accolades) :
| But | Code de champ | Commentaire |
|---|---|---|
| Hyperlien avec info‑bulle | { HYPERLINK "#" \o "Règlement général sur la protection des données" } | Le paramètre \o définit le texte de l’info‑bulle |
| AutoTextList | { AUTOTEXTLIST } | Affiche un menu contextuel d’entrées AutoTexte/Quick Parts |
Exemples d’usages concrets
- Traductions rapides : EN ▸ FR affichées en ScreenTip au survol des termes anglais.
- Glossaire juridique : définitions normalisées issues d’un modèle partagé.
- Sigles qualité et sécurité : rappel immédiat de la procédure associée.
- Documents multilingues : chaque sigle peut présenter une traduction différente selon la langue du style appliqué.
Conseils de maintenance
- Une source de vérité : stockez les définitions dans un tableau de suivi (ou des blocs de construction) pour garder l’alignement entre équipes.
- Relectures ciblées : utilisez la mise en évidence de Word (« Surligneur ») sur les premières occurrences pour faciliter la validation des définitions.
- Contrôle de version : notez en en‑tête du document la date de mise à jour des définitions les plus sensibles.
Conclusion
En combinant une première occurrence enrichie par un champ Hyperlink + ScreenTip et le Remplacer tout avec ^c, vous obtenez une solution simple, rapide et réplicable pour doter toutes les occurrences d’un acronyme d’une info‑bulle dans Word. Pour les équipes qui gèrent un vocabulaire centralisé, AutoTextList et, éventuellement, un complément dédié permettent de standardiser et d’industrialiser cette pratique.
Résumé d’une ligne : créez une seule info‑bulle parfaite, copiez‑la, puis déployez‑la sur tout le document en une passe — vos lecteurs ont l’explication sous la souris, sans perdre le fil.