Vous rêvez de centraliser l’organisation de vos webinaires Teams dans un calendrier ou une boîte aux lettres partagée ? Comprenez d’abord les limitations techniques puis appliquez un contournement robuste : déléguez la co‑organisation, attribuez les licences adéquates et assurez la visibilité de l’évènement dans un espace commun.
Planifier un webinaire Teams depuis un calendrier ou une boîte aux lettres partagée : est‑ce possible ?
Vue d’ensemble de la question
Dans nombre d’organisations, les webinaires sont gérés collectivement par une équipe marketing, formation ou communication. Idéalement, ces équipes souhaitent que le calendrier partagé ou la boîte aux lettres partagée apparaisse comme organisateur officiel. L’objectif est triple :
- assurer la continuité si la personne qui crée l’évènement s’absente ;
- garantir la traçabilité des invitations et des rapports ;
- présenter une adresse générique (« webinars@exemple.com ») aux participants externes.
Malheureusement, au 31 août 2025, Microsoft ne permet toujours pas de désigner une boîte partagée comme organisateur d’un Webinaire ou d’un Town Hall. Même lorsqu’Outlook classique propose le bouton Webinar dans le ruban, l’élément créé finit dans la boîte personnelle de l’utilisateur qui a cliqué, et non dans la boîte partagée.
Réponse et solution
| Point clé | Détails |
|---|---|
| Webinaires non pris en charge | Ni Webinaire ni Town Hall ne peuvent être créés directement depuis un calendrier partagé. L’assistant s’ouvre dans l’application Teams ; à la validation, l’organisateur reste le compte personnel qui exécute l’action. |
| Limitation structurelle | Les fonctionnalités non répertoriées dans la matrice officielle « Shared Mailbox » sont considérées comme hors périmètre. Même si vous attribuez une licence Teams, Teams Premium ou Advanced Communications à la boîte partagée, les webinaires demeurent indisponibles. |
| Outlook classique vs nouveau Outlook | Outlook classique affiche encore l’option Webinar lorsqu’un calendrier partagé est sélectionné. Le nouveau Outlook propose seulement « Ajouter une réunion Teams », qui génère un simple lien de réunion et non un webinaire. |
| Contournement recommandé | Créer le webinaire depuis un compte utilisateur doté de la licence appropriée. Ajouter la boîte partagée (ou les collègues) en tant que co‑organisateurs. Envoyer éventuellement l’invitation via la fonction Envoyer en tant que de la boîte partagée pour conserver l’adresse générique en externe. |
| Autres pistes | Publier le fichier .ics du webinaire dans le calendrier partagé pour la visibilité interne. Convertir la boîte partagée en boîte de ressources ou en Microsoft 365 Group afin de disposer d’un calendrier consultable par toute l’équipe. S’assurer que chaque modérateur est co‑organisateur et dispose des licences requises. |
Pourquoi Microsoft bloque‑t‑il l’organisateur « boîte partagée » ?
Lorsqu’un webinaire est créé, Teams génère plusieurs artefacts : l’objet de réunion (stocké dans la boîte de l’organisateur), les paramètres d’inscription, le rapport de présence et les enregistrements. Historiquement, ces éléments sont liés par l’ObjectID Azure AD du compte créateur. Les boîtes partagées, bien qu’ayant un objet Azure AD, n’ont ni mot de passe ni authentification interactive par défaut, ce qui pose divers problèmes :
- Incapacité à accepter les termes d’enregistrement et les consentements de conformité ;
- Absence de OneDrive personnel pour stocker l’enregistrement ;
- Limitations API Graph : certaines routes exigent un jeton user delegated qu’une boîte partagée ne peut fournir.
Pour ces raisons, Microsoft considère qu’attribuer une licence Teams à une boîte partagée ne suffit pas : un utilisateur interactif reste indispensable pour héberger le webinaire.
Limites identifiées en août 2025
- Breakout rooms : accessibles uniquement si l’organisateur est présent en session.
- Rapports avancés d’inscription : nécessitent Teams Premium sur le compte organisateur et sur les co‑organisateurs qui veulent y accéder.
- Streaming externe & RTMP‑In : toujours indisponibles pour les boîtes partagées.
- Copilote pour Teams Records : analyse des enregistrements limitée au OneDrive de l’organisateur.
- Automatisation via Power Automate : les déclencheurs When a new event is created (V3) ignorent les boîtes partagées non licenciées.
Étapes détaillées pour le contournement recommandé
Voici un guide pas à pas pour mettre en œuvre le scénario le plus fiable :
- Choisir le compte organisateur
Utilisez un compte service user dédié (ex. :events-bot@exemple.com) ou un membre permanent de l’équipe marketing. - Créer le webinaire
Dans Teams ou Outlook classique, sélectionnez Nouveau webinaire. Complétez les informations : titre, intervenants, formulaire d’inscription. - Ajouter les co‑organisateurs
Dans les détails de l’évènement, cliquez Rôles des participants > Co‑organisateurs. Sélectionnez la boîte partagée et toutes les personnes qui doivent gérer le webinaire. - Configurer les autorisations de la boîte partagée
Dans le Centre d’administration Exchange, ouvrez la boîte partagée et attribuez les droits Send As et Full Access aux co‑organisateurs. - Envoyer l’invitation au nom de la boîte partagée
Dans Outlook, ouvrez l’invitation créée, activez le champ De et sélectionnez l’adresse de la boîte partagée. Envoyez‑la : les destinataires verront « De : webinars@exemple.com ». - Vérifier l’inscription des participants
Les co‑organisateurs accèdent au rapport d’inscription via Calendrier Teams > Webinaire > Rapports. - Gérer le jour J
Au moins un co‑organisateur doit démarrer la session pour ouvrir la salle d’attente, déclencher l’enregistrement et lancer les sondages.
Affectation d’une licence à une boîte partagée : procédure
Si vous décidez malgré tout de tester les webinaires depuis une boîte partagée, suivez les étapes (en gardant à l’esprit que le résultat sera un simple meeting) :
- Dans le Centre d’administration Microsoft 365, convertissez momentanément la boîte partagée en compte utilisateur (option Convertir en boîte aux lettres régulière).
- Attribuez une licence Teams Standard ou Teams Premium.
- Appliquez une politique de réunion autorisant les webinaires (
CsTeamsMeetingPolicy>-AllowWebinar $True). - Demandez à l’utilisateur de se connecter à Teams une première fois pour initialiser OneDrive.
- Créez le webinaire, puis reconvertissez le compte en boîte partagée. Vous conserverez l’élément de calendrier, mais attention : toute modification ultérieure peut échouer.
Mise en garde : Microsoft ne recommande ni ne supporte officiellement cette méthode. Elle sert uniquement dans des environnements de test.
Gestion des rôles et des autorisations
- Co‑organisateur : peut démarrer et terminer le webinaire, gérer les salles d’attente, les sondages, l’enregistrement et accéder aux rapports.
- Présentateur : peut partager l’écran et animer, mais n’a pas accès aux paramètres avancés.
- Producteur (Town Hall) : gère les flux, démarre/arrête la diffusion et modère Q&A.
Assurez‑vous que tous les co‑organisateurs disposent au minimum d’une licence Teams Standard. Pour l’analyse d’inscription détaillée, Teams Premium est requis côté organisateur et côté analyste.
Comparaison Outlook classique / nouveau Outlook
| Fonction | Outlook classique (Win32) | Nouveau Outlook / Outlook Web |
|---|---|---|
| Commande Webinar visible sur un calendrier partagé | Oui ; mais l’élément final reste lié au compte personnel. | Non ; seule l’option Ajouter une réunion Teams s’affiche. |
| Support des formulaires d’inscription enrichis | Partiel ; ouverture dans une fenêtre Teams WebView | Complet ; interface unifiée avec Teams |
| Envoi Send As depuis une boîte partagée | Oui, si l’utilisateur possède le droit. | Non pris en charge nativement au 31/08/2025. |
Alternatives lorsque le webinaire natif est indispensable
- Microsoft 365 Group : créez un groupe public Évènements. Tous les membres partagent un calendrier, et un mail
event@group.exemple.comest généré. L’organisateur reste personnel, mais le groupe reçoit l’invitation. - Outils tiers (Cvent, ON24, GoToWebinar) intégrés à Azure AD with SSO : l’invitation officielle peut provenir d’une adresse générique tandis que Teams est utilisé comme plateforme de diffusion.
- Power Automate : automatiser la création d’un Teams Live Event (remplacé par Town Hall) via l’action « Create Webinar » du connecteur Graph. Le créateur doit toutefois être un utilisateur.
FAQ
Peut‑on migrer un webinaire existant vers un calendrier partagé ?
Non. Tous les artefacts (registre d’inscription, rapports, enregistrements) sont attachés de façon immuable à l’objet organisateur.
Les salles de réunion Teams (MTR) peuvent‑elles planifier un webinaire ?
Non. Les comptes type Resource Account ne disposent pas des permissions nécessaires.
Qu’en est‑il des Town Halls introduits en 2023 ?
Le blocage est identique : une boîte partagée ne peut pas être organisatrice. Utilisez un compte utilisateur, ajoutez les co‑organisateurs, puis diffusez le lien via la boîte partagée.
Comment garantir l’accès à l’enregistrement si l’organisateur quitte l’entreprise ?
Désignez au moins un co‑organisateur avant l’évènement et activez la politique CsTeamsMeetingPolicy -RecordingStorageMode "OneDriveForBusiness". L’enregistrement sera copié dans le OneDrive de l’organisateur, mais les co‑organisateurs y auront accès par défaut.
Checklist rapide avant publication du webinaire
- Un compte utilisateur avec licence Teams Premium a‑t‑il été choisi comme organisateur ?
- Tous les modérateurs sont‑ils ajoutés comme Co‑organisateurs ?
- La boîte partagée dispose‑t‑elle des droits Send As et Full Access ?
- Le mail d’invitation a‑t‑il été envoyé depuis l’adresse générique ?
- Les rapports d’inscription ont‑ils été testés en amont ?
- Un plan B (présentateur de secours) est‑il documenté en cas d’absence de l’organisateur ?
Impact sur la sécurité et la conformité
La configuration recommandée – recours à un compte utilisateur délégué – reste conforme aux exigences de sécurité Microsoft 365 :
- Audit : toutes les actions des co‑organisateurs sont consignées dans le journal unifié (Unified Audit Log), consultable via le portail Compliance.
- Classification : si l’étiquette de sensibilité Confidentiel est appliquée au webinaire, elle est héritée par les enregistrements et rapports.
- Rétention : les politiques M365 peuvent cibler le compte organisateur pour conserver ou supprimer automatiquement les enregistrements après X jours.
- RGPD : le formulaire d’inscription du webinaire doit inclure une clause de consentement explicite pour le traitement des données personnelles.
Conclusion
En 2025, le rêve d’un webinaire Teams dont l’organisateur serait directement un calendrier ou une boîte aux lettres partagée reste hors d’atteinte. Cependant, un processus éprouvé existe : créez depuis un compte utilisateur, déléguez la co‑organisation, envoyez l’invitation au nom de la boîte partagée et publiez la réunion dans le calendrier commun. Cette approche garantit la flexibilité, la pérennité des données et une expérience fluide pour les participants, tout en respectant les limites imposées par Microsoft.
À la lumière de ces éléments, chaque organisation peut définir une gouvernance claire :
qui crée, qui communique, qui anime et où sont stockées les données. En maîtrisant ces quatre axes, vous transformerez une contrainte technique en un processus d’évangélisation interne, limitant les annulations de dernière minute et renforçant la confiance des participants.