Vous avez enregistré une réunion Teams sans activer la transcription ? Bonne nouvelle : même après coup, vous pouvez générer des sous‑titres et une transcription via Microsoft Stream (nouvelle version), directement depuis OneDrive ou SharePoint. Voici la méthode, les limitations et les meilleures pratiques.
Contexte et principe
Pendant longtemps, la fonctionnalité de transcription a été intimement liée à Teams : il fallait l’activer avant ou pendant la réunion pour qu’une transcription soit produite. Avec l’arrivée de Stream (nouvelle version) — dont les vidéos sont stockées dans OneDrive ou SharePoint — Microsoft a réintroduit une capacité attendue : générer a posteriori une transcription et des sous‑titres à partir d’un fichier vidéo MP4, y compris pour les enregistrements de réunions Teams.
En clair : si la transcription n’était pas activée dans Teams, vous ne pouvez plus la lancer une fois la réunion terminée depuis Teams lui‑même. En revanche, vous pouvez ouvrir la vidéo dans le lecteur Stream (depuis OneDrive ou SharePoint) et demander la génération de la transcription dans la langue de votre choix (parmi les langues disponibles).
Résumé rapide des possibilités
| Cas | Possibilité | Procédure | Conditions / limitations |
|---|---|---|---|
| Dans Teams | Impossible une fois la réunion terminée | — | Conception actuelle : la transcription doit être lancée avant ou pendant la réunion. |
| Dans Microsoft Stream (nouvelle version) | Possible | 1. Téléverser (ou copier) la vidéo MP4 dans OneDrive ou SharePoint. 2. Ouvrir la vidéo (lecteur Stream). 3. Dans Paramètres vidéo › Transcription, cliquer Générer. 4. Choisir la langue et confirmer. 5. À la fin du traitement, activer CC pour afficher la transcription, ou télécharger le fichier .vtt. | • Le bouton Paramètres vidéo n’est visible que pour les propriétaires ou toute personne ayant des droits de modification sur le fichier. • Temps de génération proportionnel à la durée et à la qualité audio. • Prise en charge d’un ensemble de langues (vérifier que la langue souhaitée est autorisée côté administration Stream). |
Procédure détaillée dans Stream (OneDrive / SharePoint)
Préparer la vidéo
- Si l’enregistrement provient d’une réunion Teams, il se trouve déjà dans OneDrive (réunion standard) ou SharePoint (réunion de canal). Vous pouvez l’utiliser tel quel.
- Si vous disposez d’un MP4 local, téléversez‑le dans votre OneDrive (ou dans la bibliothèque SharePoint de votre équipe) pour bénéficier des services Stream.
Générer la transcription
- Ouvrez le fichier vidéo dans OneDrive ou SharePoint. Il s’ouvre automatiquement dans le lecteur Stream.
- Cliquez sur l’icône d’engrenage Paramètres vidéo, puis allez dans Transcription.
- Cliquez sur Générer. Choisissez la langue parlée dans la vidéo (par exemple Français, Anglais).
- Confirmez. Le service traite alors l’audio pour produire une piste de sous‑titres WebVTT (
.vtt) et la transcription synchronisée. - À la fin, activez CC pour afficher les sous‑titres. Ouvrez le panneau de Transcription pour parcourir et rechercher dans le texte.
Exporter, réviser et corriger
- Télécharger le
.vtt: depuis les paramètres de transcription, utilisez l’option de téléchargement. Le fichier WebVTT contient le texte et les horodatages. - Corriger des mots : si vous disposez des droits de modification, vous pouvez éditer la transcription directement dans Stream ou remplacer la piste par un
.vttcorrigé. - Regénérer : en cas d’erreurs importantes (bruit, mauvaise langue choisie), supprimez la piste et relancez une génération dans la bonne langue.
Où se trouve l’enregistrement Teams ?
Selon le type de réunion, l’emplacement et la propriété du fichier diffèrent. Ce point est crucial pour comprendre qui peut lancer la génération de la transcription.
| Type de réunion | Emplacement du fichier | Propriétaire initial | Accès par défaut |
|---|---|---|---|
| Réunion standard (hors canal) | OneDrive de la personne qui a lancé l’enregistrement (Dossier : Recordings) | La personne qui a cliqué sur Enregistrer | L’organisateur et l’enregistreur ont l’accès Modifier. Les autres participants : Lecture si partage. |
| Réunion de canal | Bibliothèque de documents du site SharePoint de l’équipe (Canal › Recordings) | L’équipe (via le site du canal) selon les autorisations du canal | Membres du canal : accès de groupe selon leur rôle (lecture ou modification). |
Prérequis d’accès et résolution des blocages
Le bouton « Paramètres vidéo » (et donc l’onglet Transcription) n’apparaît que si vous avez le droit Modifier sur le fichier vidéo.
- Vous ne voyez pas « Paramètres vidéo » ? Demandez au propriétaire de :
- vous accorder le droit Peut modifier sur le fichier, ou
- générer lui‑même la transcription et partager ensuite le
.vttavec vous.
- Contournement : si la gouvernance le permet, téléchargez la vidéo, importez‑la dans votre OneDrive et générez la transcription sur votre copie.
- Le bouton « Générer » est grisé : vérifiez la langue sélectionnée, la prise en charge côté tenant, et l’intégrité du fichier (le service requiert une piste audio exploitable).
Bonnes pratiques pour une transcription de qualité
- Choisissez la bonne langue (celle effectivement parlée). Une langue inadaptée dégrade fortement la précision.
- Préférez l’audio de bonne qualité : microphones dédiés, environnement calme, haut‑parleurs clairs.
- Renommez la vidéo avec un titre explicite (date, sujet, équipe) : la transcription devient ainsi plus facilement recherchable dans Microsoft 365.
- Éditez les termes métier (acronymes, noms propres) directement dans la transcription pour améliorer la recherche et la compréhension.
- Ajoutez un sommaire ou des chapitres (si disponible) afin d’orienter les lecteurs vers les segments pertinents.
Limites et considérations
- Délais de traitement : proportionnels à la durée de la vidéo et à la charge du service. Pour les très longues réunions, la génération peut prendre du temps.
- Qualité dépendante de l’audio : la transcription n’est jamais parfaite. Les voies multiples, accents, chevauchements de parole ou bruit ambiant peuvent générer des erreurs.
- Langues disponibles : l’ensemble des langues prises en charge peut varier et doit être autorisé par l’administrateur Stream.
- Confidentialité & conformité : l’usage d’outils externes (par ex. Otter.ai, moteurs Speech‑to‑Text) peut soulever des questions de souveraineté et de protection des données. Vérifiez vos politiques internes avant d’exporter des médias en dehors de Microsoft 365.
- Gouvernance : la transcription (
.vtt) est un fichier compagnon du MP4. Les stratégies de rétention, d’étiquetage et le versioning s’appliquent comme pour tout document OneDrive/SharePoint.
Étapes pas à pas selon le scénario
Vous êtes propriétaire de l’enregistrement (réunion standard)
- Allez dans OneDrive › Recordings et ouvrez la vidéo.
- Paramètres vidéo › Transcription › Générer, choisissez la langue.
- Attendez la fin du traitement. Activez CC pour vérifier la qualité.
- Si besoin, éditez la transcription ou téléchargez le
.vttpour corrections avancées.
Vous n’êtes pas propriétaire (accès en lecture seule)
- Identifiez le propriétaire (organisateur ou enregistreur, ou l’équipe du canal).
- Demandez un accès « Peut modifier » au fichier, ou demandez au propriétaire de lancer la génération pour vous.
- À défaut, téléchargez une copie, importez‑la dans votre OneDrive et générez la transcription sur cette copie (sous réserve de conformité).
Enregistrement de canal
- Ouvrez la bibliothèque SharePoint du canal (dossier Recordings).
- Ouvrez la vidéo dans Stream, puis Paramètres vidéo › Transcription › Générer.
- Confirmez la langue, puis partagez le
.vttou laissez la transcription accessible aux membres du canal.
Astuce : convertir et réutiliser le .vtt
Le format WebVTT est lisible : ouvrez‑le dans un éditeur de texte pour extraire le contenu (sans horodatages) et en faire un compte‑rendu. Vous pouvez également :
- Coller le texte nettoyé dans un document Word pour mise en forme.
- Indexer le texte dans un espace de connaissance (wiki, base de connaissances interne) avec lien vers la vidéo.
- Créer un résumé exécutif en tête du document et garder la transcription complète en annexe.
Erreurs fréquentes et solutions
| Problème | Symptôme | Cause probable | Solution |
|---|---|---|---|
| Pas de bouton « Paramètres vidéo » | Aucun accès pour générer la transcription | Accès en lecture seule | Demander Peut modifier au propriétaire, ou générer depuis une copie sur votre OneDrive. |
| Bouton « Générer » grisé | Option inaccessible | Langue non autorisée ou service limité par la politique | Choisir une langue autorisée ; vérifier les paramètres d’administration Stream. |
| Transcription de mauvaise qualité | Beaucoup d’erreurs | Mauvaise langue, audio dégradé, chevauchements | Relancer avec la langue correcte, nettoyer l’audio si possible, éditer manuellement les passages clés. |
| Participants sans accès à la transcription | Ils voient la vidéo mais pas le texte | Partage non propagé au .vtt ou droits insuffisants | Vérifier que la piste de sous‑titres est partagée avec les mêmes personnes que la vidéo. |
Automatiser pour l’avenir
Pour éviter les oublis lors des prochaines réunions, vous pouvez agir à deux niveaux :
- Teams (politiques de réunion) : autoriser l’enregistrement et la transcription, voire l’activation automatique de la transcription selon vos usages et votre conformité.
- Stream (administration) : autoriser les langues nécessaires et configurer la génération automatique de sous‑titres pour les nouvelles vidéos téléversées dans OneDrive/SharePoint.
Ces réglages n’affectent pas les enregistrements déjà existants, mais garantissent que les réunions futures disposeront d’une transcription consultable et exploitable.
FAQ express
Peut‑on générer une transcription sans être propriétaire de la vidéo ?
Non, pas directement : il faut disposer d’un droit de modification. Sinon, demandez au propriétaire de la générer, ou travaillez sur une copie (si c’est conforme à vos règles internes).
La langue n’apparaît pas dans la liste. Que faire ?
Demandez à l’administrateur de l’autoriser dans les paramètres de Stream, ou choisissez la langue la plus proche (au détriment de la précision).
Quelle est la différence entre sous‑titres et transcription ?
La transcription est le texte synchronisé consultable dans un panneau, et les sous‑titres (CC) sont la piste affichée par‑dessus la vidéo. Les deux s’appuient sur le fichier .vtt généré.
Peut‑on modifier uniquement quelques phrases ?
Oui. Ouvrez la transcription et corrigez les segments concernés. Vous pouvez aussi remplacer la piste par un .vtt édité.
Quid des vidéos non Teams (webinaires, exports Zoom, etc.) ?
Tant que vous importez un MP4 dans OneDrive/SharePoint, vous pouvez lancer la génération de la transcription avec Stream (nouvelle version).
Guide décisionnel
Utilisez cette grille pour aller droit au but :
| Situation | Action recommandée | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Réunion terminée sans transcription Teams | Ouvrir le MP4 dans Stream (OneDrive/SharePoint) et cliquer Générer | Transcription disponible, export .vtt possible |
| Vous n’avez que l’accès en lecture | Demander Peut modifier ou créer une copie personnelle | Accès au bouton Paramètres vidéo, génération possible |
| Langue absente / qualité faible | Vérifier les politiques Stream, relancer dans la bonne langue, corriger manuellement | Qualité améliorée, meilleure recherche plein texte |
Sécurité, conformité et gouvernance
- Protection des données : restez dans l’écosystème Microsoft 365 quand c’est possible. Évitez d’exporter des enregistrements sensibles vers des services tiers sans validation préalable.
- Étiquettes de rétention et de sensibilité : appliquez‑les au fichier vidéo. Elles s’étendent aux actifs associés (dont la piste
.vtt). - Traçabilité : l’historique des versions permet d’auditer les modifications de la transcription (ajout/suppression/remplacement de piste).
Conclusion
Oui, la transcription reste réalisable après coup grâce à Microsoft Stream (nouvelle version), dès lors que vous avez les droits de modification sur la vidéo dans OneDrive/SharePoint. Teams n’offre pas de rattrapage une fois la réunion close, mais Stream comble ce manque : ouvrez la vidéo, Paramètres vidéo › Transcription › Générer, choisissez la langue, puis exploitez les sous‑titres CC et le fichier .vtt pour diffuser, rechercher, résumer et archiver vos réunions en toute efficacité.
Annexes pratiques
Checklist express
- ✅ J’ai localisé le MP4 (OneDrive ou SharePoint).
- ✅ Je dispose du droit Modifier sur le fichier.
- ✅ Je connais la langue principale de la réunion.
- ✅ Je peux attendre la fin du traitement (durée variable selon la vidéo).
- ✅ J’ai validé la politique de partage (vidéo et
.vtt).
Comparatif : Transcription au moment de la réunion vs après coup
| Aspect | Transcription en direct (Teams) | Transcription après coup (Stream) |
|---|---|---|
| Disponibilité immédiate | Oui, pendant la réunion | Non, après traitement |
| Contrôle de la langue | Selon la configuration de la réunion | Choix au moment de la génération |
| Qualité | Dépend de l’audio en direct | Dépend de l’audio du MP4 (souvent meilleure si piste claire) |
| Édition / corrections | Limitée pendant la session | Édition possible dans Stream, export .vtt |
| Exigences d’accès | Rôle dans la réunion | Droits de modification sur le fichier |
Checklist administrateur (prévention)
- Activer la transcription dans les politiques de réunion Teams lorsque pertinent.
- Autoriser les langues nécessaires dans l’administration Stream.
- Envisager la génération automatique de sous‑titres pour les nouvelles vidéos.
- Documenter un processus standard pour l’édition de transcriptions et la gestion des
.vtt.
En résumé : si la réunion Teams a été enregistrée sans transcription, tout n’est pas perdu. Utilisez Stream (nouvelle version) pour générer la transcription a posteriori, corrigez‑la si besoin, et capitalisez sur le .vtt pour produire comptes‑rendus, FAQ et bases de connaissance — le tout, sans quitter Microsoft 365.