Microsoft Teams : comment organiser vos sous‑dossiers mensuels dans SharePoint

La création d’un plan de classement mensuel clair dans Microsoft Teams (bibliothèque SharePoint adossée) facilite la navigation, l’archivage et l’audit documentaire : un gain immédiat de temps et de sérénité pour toute l’équipe.

Sommaire

Vue d’ensemble du problème

Dans l’onglet Fichiers d’un canal Teams, l’ordre de tri par défaut est alphabétique. Or l’alphabet et le calendrier ne coïncident pas : « October » précède « September », « May » s’insère entre « March » et « June », etc. Pour un suivi chronologique—par exemple une facturation ou un reporting mensuel—cette organisation est contre‑intuitive et source d’erreurs (mauvais dépôt de fichier, recherche fastidieuse, versionnage éparpillé).

Pourquoi l’ordre alphabétique pose problème

Cohérence visuelle : l’utilisateur s’attend à lire Janvier → Décembre comme dans un agenda.
Recherche de documents : beaucoup filtrent visuellement plutôt qu’avec le champ Rechercher; un classement non chronologique ralentit l’opération.
Automatisation : certains flux Power Automate reposent sur l’existence d’un dossier « 01 January »; si une faute de frappe décale l’ordre, le flux échoue.
Archivage légal : les auditeurs exigent parfois une arborescence identique d’un exercice à l’autre ; un ordre incohérent complique la comparaison.

Solutions proposées

Approche	Étapes clés	Avantages	Limites
1. Préfixer les noms de dossiers	Renommer chaque dossier : `01 January`, `02 February`, … `12 December`.	• Immédiat, pas de droits spéciaux. • Compatible avec Teams, SharePoint et OneDrive.	• Noms plus longs. • Le préfixe doit être conservé à vie.
2. Vue SharePoint personnalisée	1) Ouvrir la bibliothèque dans SharePoint. 2) Ajouter la colonne « Numéro du mois » (Type : Nombre ou Choix). 3) Renseigner 1–12. 4) Créer une vue triée sur cette colonne et la définir par défaut.	• Noms de dossiers propres. • Possibilité d’autres tris/ filtres (année, projet).	• Besoin du rôle Contributeur (ou plus). • La vue peut être supprimée ou altérée.
3. Utiliser des métadonnées	Supprimer la notion de sous‑dossier ; stocker tous les fichiers au même niveau et appliquer deux colonnes : Mois (choix) et Année. Filtrer ensuite.	• Ultra‑flexible (un fichier peut appartenir à plusieurs catégories). • Pas de prolifération de dossiers.	• Nécessite une formation minimale. • Changement de culture pour les utilisateurs habitués aux dossiers.

4. (Option) Automatiser la création annuelle avec Power Automate

Si vous recréez la structure chaque année, paramétrez un flux planifié le 1^er décembre qui :

Crée un dossier parent <Année YYYY>.
Génère automatiquement 12 sous‑dossiers préfixés ou non.
Attribue le numéro du mois dans la colonne dédiée (solution 2 ou 3).

Le flux protège votre convention de nommage et évite les oublis.

Procédures pas à pas

Renommer les dossiers existants avec PowerShell

Si votre bibliothèque contient déjà plusieurs milliers de dossiers, un script évite la ressaisie manuelle :

# Connectez‑vous à SharePoint Online  
Connect‑PnPOnline ‑Url https://votretenant.sharepoint.com/sites/TeamSite ‑Interactive  

\# Dictionnaire mois/numéro
\$months = @{
"January"="01 January"; "February"="02 February"; "March"="03 March";
"April"="04 April"; "May"="05 May"; "June"="06 June";
"July"="07 July"; "August"="08 August"; "September"="09 September";
"October"="10 October"; "November"="11 November"; "December"="12 December"
}

\# Boucle sur les dossiers racine
Get‑PnPFolderItem ‑FolderSiteRelativeUrl "Shared Documents" ‑ItemType Folder |
Where‑Object { \$months.ContainsKey(\$*.Name) } |
ForEach‑Object {
Rename‑PnPFolder ‑Folder \$*.ServerRelativeUrl ‑TargetFolderName \$months\[$\_.Name]
}

Ajouter une colonne « Numéro du mois » dans SharePoint

Dans la bibliothèque, ouvrez le menu + Ajouter une colonne > Nombre.
Nom : Numéro du mois • Nombre de décimales : 0 • Valeur minimale : 1 • Valeur maximale : 12.
Cochez Ajouter à toutes les vues.
Puis sélectionnez Toutes les documents > Créer une vue > Standard.
Nom de la vue : « Mois chronologique ». Configurez le tri : Numéro du mois croissant.
Cochez Rendre cette vue par défaut. Enregistrez.

Dès que la vue est par défaut dans SharePoint, Teams l’hérite en temps réel ; aucun redémarrage nécessaire.

Recommandations pratiques

Solution rapide : préfixer les dossiers 01 → 12 si vous manquez de temps ou de droits d’administrateur.
Solution pérenne : la vue SharePoint assure un affichage propre tout en préservant les intitulés natifs.
Valeur ajoutée des métadonnées : quand vos catégories dépassent le simple mois (statut, produit, localisation), adoptez la stratégie sans sous‑dossiers.
Deux chiffres obligatoires : « 02 » évite que « 10 » passe avant « 2 ».
Documentez votre convention dans l’onglet Notes du canal pour les nouveaux arrivants.
Verrouillez la vue par défaut : accordez à un groupe restreint les droits « Concepteur » pour empêcher la suppression accidentelle de la vue.
Auditez régulièrement les déviations (dossiers avec majuscules différentes, mois en français vs anglais, etc.).

Bonnes pratiques de gouvernance

Une arborescence mal contrôlée se dégrade rapidement. Mettez en place :

Un propriétaire de contenu par équipe, responsable des conventions.
Une revue trimestrielle de la bibliothèque : vérifiez la cohérence des noms, l’obsolescence des fichiers et les autorisations.
Des étiquettes de rétention (Microsoft Purview) paramétrées par mois ou par année fiscale pour automatiser l’expiration des documents.
Des scripts d’inventaire (PnP.PowerShell) pour exporter la liste des dossiers et détecter les exceptions.

FAQ

Q : Puis‑je imposer la vue SharePoint à tous les utilisateurs ?
R : Oui, si vous la définissez comme vue par défaut; toutefois chaque utilisateur peut choisir de l’outrepasser localement. Informez‑les de la norme et limitez le rôle Contributeur si nécessaire.

Q : Les préfixes « 01 → 12 » s’affichent‑ils dans l’explorateur Windows via OneDrive ?
R : Oui. Le client OneDrive synchronise la bibliothèque avec les mêmes noms; l’ordre de tri de l’Explorateur suit donc la numérotation.

Q : Les mois en français (“Janvier”, “Février”…) ?
R : Même principe. Évitez toutefois les caractères spéciaux et accents dans SharePoint; préférez 01 Janvier à 01 Janvier avec un espace insécable.

Q : Comment gérer plusieurs exercices dans la même équipe ?
R : Créez un dossier racine par année (2023, 2024…), chacun contenant les sous‑dossiers mensuels. Vous pouvez aussi gérer l’année dans une colonne séparée et filtrer dynamiquement.

Q : Les métadonnées alourdissent‑elles le dépôt de fichier ?
R : Non ; Teams affiche un formulaire latéral pour renseigner les champs requis. Pour aller plus vite, activez les valeurs par défaut ou l’héritage de métadonnées lors du déplacement.

Conclusion

Qu’il s’agisse d’un service financier, d’un service RH ou d’un PMO, l’ordre chronologique des mois est un besoin élémentaire. En quelques minutes—numérotation, vue personnalisée ou gestion par métadonnées—vous offrez à votre équipe une navigation logique, réduisez les erreurs de classement et préparez le terrain pour des automatisations plus ambitieuses.

Microsoft Teams : comment organiser vos sous‑dossiers mensuels dans SharePoint