Message d’erreur « You don’t have permission to view the recap » ? Découvrez comment restaurer l’accès aux récapitulatifs de réunion Microsoft Teams lorsque l’organisateur a changé de service ou perdu sa licence Premium.
Vue d’ensemble du problème
Vous tentez d’ouvrir le récapitulatif (enregistrement, transcription, chapitres IA, résumé intelligent) d’une réunion Microsoft Teams et, à la place, l’application affiche le message : « You don’t have permission to view the recap ». Cette situation survient le plus souvent lorsque :
- Le lecteur (User A) possède une licence Teams Premium, mais n’est pas l’organisateur de la réunion.
- L’organisateur initial (User B) a changé de service, voire quitté l’organisation, et ne dispose plus d’une licence Teams Premium.
- Jusqu’alors, User A accédait sans difficulté aux récapitulatifs de ses propres réunions.
Pourquoi reçoit‑on ce message ?
Un récapitulatif de réunion Teams n’est pas hébergé dans Teams : le fichier MP4 (ou la collection automatique de segments) est stocké dans OneDrive Entreprise, plus précisément dans le dossier /Recordings du compte de l’organisateur. Les droits d’affichage dépendent donc entièrement des autorisations attachées à ce fichier OneDrive — pas de la licence Teams Premium du lecteur.
Résumé rapide des rôles et des licences
- Organisateur : propriété du fichier et contrôle natif des droits de partage.
- Lecteur : accès au fichier uniquement si l’organisateur (ou l’administrateur) lui a accordé des autorisations OneDrive.
- Licence Teams Premium : requise pour générer des récapitulatifs enrichis ; elle ne remplace jamais une permission OneDrive manquante.
Causes courantes et correctifs
| Cause | Symptôme observé | Correctif recommandé |
|---|---|---|
| Lien de partage révoqué ou jamais créé | Message immédiat « You don’t have permission… » | Demander à l’organisateur de régénérer un lien de partage ou de partager explicitement le fichier avec User A |
| Expiration automatique (stratégie de rétention) | Le récapitulatif disparaît après n jours ou mois | Admin Teams : prolonger ou supprimer la durée de conservation ; restaurer le fichier depuis la corbeille OneDrive si besoin |
| Changement de compte OneDrive (mutation, départ) | Ni l’organisateur ni les invités ne retrouvent le fichier | Transférer la propriété vers un nouveau compte ou recréer la réunion avec un compte actif |
| Organisateur sans licence Premium | Récapitulatif visible mais sans fonctionnalités IA | Attribuer une licence Premium si vous avez besoin des chapitres IA ; l’accès lui‑même reste régi par OneDrive |
Détection pas à pas
- Confirmer l’existence du fichier
Demandez à l’organisateur d’ouvrir OneDrive > Mes fichiers > Recordings et de vérifier que le fichier MP4 ou la collection.teams-recordingest toujours présent. Sans ce fichier, aucun partage n’est possible. - Contrôler les autorisations OneDrive
Dans OneDrive, l’organisateur clique sur Gérer l’accès, puis :- Vérifie que le lien de partage est toujours actif.
- Ajoute User A (via adresse e‑mail ou groupe) avec l’autorisation Lecture.
- Enregistre les modifications et envoie le lien actualisé.
- Examiner la stratégie de rétention
Les organisations appliquent parfois un délai d’expiration automatique (30, 60, 180 jours, etc.) aux enregistrements. Pour contrôler ce paramètre :- Admins Teams : accédez au Centre d’administration Microsoft Teams > Teams Policy > Recording & Transcription.
- Réduisez, augmentez ou désactivez la valeur Meeting recording expiration.
- Si le fichier est déjà supprimé, restaurez‑le depuis la Corbeille OneDrive (site SharePoint : ../_layouts/15/RecycleBin.aspx).
- Vérifier le statut de la licence Premium
Une licence Teams Premium n’est indispensable que pour :- Créer des chapitres automatiques, points phares, résumé SmartRecap.
- Lire ces éléments avancés *.
- Mutations, départs et comptes désactivés
Si l’organisateur quitte l’entreprise, le service IT :- Dispose en général de 30 jours avant suppression définitive du compte.
- Peut transférer l’intégralité de OneDrive (y compris
/Recordings) vers un manager ou un archiviste (Set-SPOUser -Site ... -LoginName ... -IsSiteCollectionAdmin $true). - Peut migrer chaque fichier vers un nouveau propriétaire via PowerShell Graph (
Remove-PnPItem -ForcepuisAdd-PnPFile) ou l’interface SharePoint Admin.
Bonnes pratiques de gouvernance
Désignation d’un co‑organisateur
Teams permet de nommer un ou plusieurs co‑organisateurs. Si l’organisateur principal devient injoignable, ces co‑organisateurs conservent un contrôle total sur les enregistrements — y compris la génération et le partage des récapitulatifs. Pensez à mettre cette désignation dans votre modèle de réunion récurrente.
Processus de relance automatique
Les entreprises utilisant Power Automate peuvent créer un flux qui détecte la création d’un fichier dans /Recordings, puis :
- Change automatiquement le propriétaire vers un groupe M365 (orphan mitigation).
- Envoie un rappel aux invités de la réunion avec le lien direct.
- Archive et étiquette le fichier avec une rétention légale si nécessaire.
Procédures lors du départ d’un employé
- Inventorier les réunions dont il est organisateur (
Get-CsOnlineUser | Where-Object {$_.IsTeamsMeetingOrganizer}). - Désigner un nouveau propriétaire pour chaque réunion récurrente.
- Mettre à jour ou recréer la série depuis le nouveau compte pour éviter les futurs échecs de récapitulatif.
Scripts utiles pour les administrateurs
1. Identifier les réunions dont le fichier de recap a expiré
Connect-MgGraph -Scopes "Sites.Read.All,Files.Read.All"
$recordings = Search-MgGraph -Query "file:*.teams-recording AND NOT isDeleted:true"
$recordings | Where-Object { $_.LastModifiedDateTime -lt (Get-Date).AddDays(-90) } |
Select-Object Name,WebUrl,LastModifiedDateTime2. Partager automatiquement un enregistrement avec un groupe de sécurité
$fileId = "{GUID du fichier}"
$groupId = "{GUID du groupe}"
Add-PnPGraphPermission -Resource "driveItem/$fileId" -Principal $groupId -Roles "read"FAQ rapide
Que se passe‑t‑il si je désactive la transcription ? Le fichier MP4 reste généré ; seul le texte de transcription disparaît. Les autorisations OneDrive continuent de s’appliquer. Puis‑je déplacer un fichier recap dans SharePoint ? Oui, mais Teams ne mettra pas automatiquement à jour le lien « Recap » dans le chat de la réunion. Informez les participants du nouvel emplacement. Les récapitulatifs sont‑ils chiffrés ? Ils bénéficient du chiffrement au repos et en transit de Microsoft 365. Pour un besoin EKM, utilisez la fonctionnalité Sensitivity Label.
Conclusion
Le message « You don’t have permission to view the recap » est presque toujours lié à une autorisation OneDrive inexistante ou expirée — rarement à la licence Teams Premium du lecteur. En appliquant les étapes de diagnostic décrites, en transférant les fichiers lorsque les organisateurs quittent l’entreprise et en définissant des co‑organisateurs, vous garantissez un accès continu aux récapitulatifs enrichis qui facilitent la prise de décision et le suivi des actions.
Astuce finale : conservez un tableau de correspondance (organisateur ▸ groupe de sauvegarde) dans votre Centre d’administration Microsoft 365. Un simple script déclenché à la désactivation d’un compte peut alors rapatrier automatiquement tous les contenus critiques, évitant toute interruption dans le cycle de vie documentaire.