Les utilisateurs externes invités à vos réunions Microsoft Teams ne peuvent plus consulter le chat une fois la session terminée, ni afficher l’onglet Récapitulatif : voici pourquoi, ce que cela signifie pour la conformité et comment contourner la limitation.
Problématique
Depuis le début juillet 2024, un grand nombre d’organisations observent que les participants « Guest » (ou comptes externes fédérés) ne disposent plus d’un accès persistant aux conversations ni aux comptes rendus générés automatiquement après une réunion Teams récurrente. Sur l’écran des invités, un bandeau d’avertissement s’affiche ; le bouton Accepter est grisé, et l’onglet Récapitulatif indique : « Seuls les membres de l’organisation ont accès au récapitulatif de la réunion. » Le phénomène n’est ni lié à l’invitation ni aux autorisations classiques du Centre d’administration ; il s’agit d’une restriction produit volontaire.
Pourquoi maintenant ? Comprendre la régression
Avant juillet 2024
Jusque-là, le chat d’une réunion Teams se comportait comme n’importe quel fil de conversation : un invité autorisé à rejoindre la réunion pouvait relire ou publier des messages avant et après l’événement, tant que la politique Meeting chat était réglée sur Enabled. De même, le Récapitulatif — fonctionnalité alimentée par l’IA de Microsoft 365 — devenait consultable dès la fin de l’enregistrement, y compris pour les externes.
Changement de design à partir du 4 juillet 2024
Microsoft a effectué un alignement de conformité entre les rôles Azure AD (désormais Entra ID) et la distribution de contenus enrichis (enregistrements, transcriptions, notes générées par OpenAI). L’accès hors réunion est désormais conditionné au statut « Member » ou « Employee » dans le tenant hôte ; la classe « Guest » en est exclue. L’objet est de limiter la surface potentielle de divulgation de données sensibles (audits, renseignements personnels, résumés assistés, mentions de marqueurs IA, etc.). Aucune communication n’a annoncé précisément la date, mais un pic de tickets CSA (Customer Support Advisory) montre une bascule le 4 juillet 2024.
Position officielle de Microsoft
- Chat hors réunion : « Nous enquêtons sur un comportement par design ; seuls les participants internes ou externes promus au rôle Member conservent le chat persistant. »
- Récapitulatif : « La fonctionnalité n’est pas encore disponible pour les invités externes. Elle figure sur la Roadmap mais aucune date de déploiement n’est communiquée. »
- Le ticket support est clos dès lors que la configuration du client se conforme au design actuel.
Fonctionnement technique : ce qui se passe en coulisse
Chat de réunion
Le chat d’une réunion Teams n’est pas stocké dans un canal mais dans un thread dédié associé à l’objet onlineMeeting. Les métadonnées incluent la liste des participants autorisés. Lorsque la réunion se termine, le service Messaging Service Policy Engagement évalue la politique meetingChatEnabledType :
- Enabled : chat accessible avant, pendant et après.
- In-meeting only : chat disparaît après la session.
- Disabled : chat désactivé partout.
La nouveauté : le service filtre en plus sur le champ UserType. Si UserType = Guest, l’accès post‑meeting est révoqué, sauf si d’autres facteurs (raisedHands, organizerOverride, etc.) s’appliquent.
Récapitulatif intelligent
L’onglet Récapitulatif appelle des API Graph spécifiques (/meetingRecap) qui combinent :
- L’enregistrement stocké sur OneDrive/SharePoint ;
- La transcription générée par le service Teams Recording & Transcription ;
- Les notes intelligentes (Intelligent Recap) produites par un modèle OpenAI dans la région du tenant.
Depuis avril 2024, les modèles IA sont soumis au cadre Responsible AI de Microsoft : seuls les utilisateurs couverts par la licence Microsoft 365 Copilot ou Teams Premium et appartenant à l’organisation peuvent obtenir l’agrégation complète. Par conséquent, un invité manque l’autorisation OAuth requise pour appeler l’API /meetingRecap — d’où le message d’erreur.
Symptômes détaillés
| Moment | Comportement observé | Message à l’écran |
|---|---|---|
| Avant la réunion | Invité clique sur le rendez‑vous dans le calendrier Teams. | « Vous verrez le chat quand la réunion commencera » |
| Pendant la réunion | Chat disponible sans restriction. | (fonctionnel) |
| Après la réunion | Chat verrouillé ; bouton Accepter inactif. | « Vous ne disposez pas de l’accès nécessaire. » |
| Onglet Récapitulatif | Impossible d’ouvrir. | « Seuls les membres de l’organisation ont accès au récapitulatif de la réunion. » |
Déterminer si votre tenant est concerné
Dans le Centre d’administration Teams :
- Vérifiez la politique Meeting chat. La valeur doit être Enabled pour autoriser l’accès théorique. Si elle est déjà correcte, le problème vient de la nouvelle restriction
UserType. - Sous External access, confirmez que le domaine externe est autorisé. La fédération seule ne suffit plus.
- Dans le Portail Entra, ouvrez la fiche de l’utilisateur invité. Sous Assignments, la valeur User Type est probablement « Guest ». Passer à « Member » débloquera le chat — au prix d’un changement d’identité B2B.
Solutions et contournements
| Besoin | Contournement | Mode opératoire | Limites |
|---|---|---|---|
| Chat persistant | Transformer le compte invité Guest en Member via B2B. | Dans Entra ID › External Identities, sélectionnez l’utilisateur. Attribuez‑lui le rôle UserType = Member. Demandez‑lui de se reconnecter. | Exige une gouvernance rigoureuse (cycle de vie, RGPD, recertification périodique). |
| Chat accessible à tous | Organiser la réunion dans un canal Teams. | Créez un canal dédié (standard ou partagé). Invitez les externes comme membres du canal avant d’envoyer la réunion. Planifiez la réunion à l’intérieur du canal. Le chat restera visible dans l’onglet Posts. | Alourdit la structure Teams ; non adapté aux réunions ponctuelles. |
| Partager le Récapitulatif | Diffuser l’enregistrement hors Teams. | Depuis OneDrive / Stream (on SharePoint), cliquez : Gérer l’accès. Sélectionnez Partager avec des personnes spécifiques. Ajoutez les adresses externes ou un lien protégé par mot de passe. Envoyez la transcription et les notes IA sous forme de fichier texte dans le même e‑mail. | Perte de l’interface interactive (chapitres, timeline, mots clés). |
| Récapitulatif collaboratif multi‑tenant | Créer un canal partagé Teams (Cross‑tenant Collaboration). | Dans le TAC, activez Teams policies › Shared channels. Configurez Trusted Organizations entre les deux locataires. Ajoutez les externes dans le canal partagé, puis planifiez la réunion dans ce canal. | Nécessite la relation Organization Relationship dans Entra + double consentement admin. |
Bonnes pratiques pour l’organisateur
- Annoncez la limitation à l’avance : incluez une ligne explicite dans l’invitation (« Les comptes invités n’auront pas accès au chat après la réunion »).
- Sauvegardez le contexte : nommez un co‑organisateur interne chargé de copier/coller les messages clés ou de poster un résumé dans un document partagé.
- Sécurisez les enregistrements : appliquez des politiques de rétention pour éviter la suppression automatique au bout de 60 jours si vous utilisez le stockage par défaut.
- Standardisez vos contournements : si votre organisation travaille souvent avec des sous‑traitants, créez un guide interne (Playbook) décrivant la procédure B2B, les modèles d’e‑mail et les modèles de canal.
- Vérifiez la licence : Teams Premium ou Microsoft 365 Copilot est indispensable pour profiter du Récapitulatif IA, même en interne.
Étapes administratives détaillées
Promotion B2B d’un invité en Member
Connect-AzureAD $guest = Get-AzureADUser -ObjectId "invite@example.com" Set-AzureADUser -ObjectId $guest.ObjectId -UserType Member
Une fois la commande exécutée, demandez à l’invité de se déconnecter puis de se reconnecter à Teams. Vérifiez qu’il apparaît désormais dans la liste des membres du groupe Microsoft 365 généré par l’équipe.
Activation des canaux partagés
- Dans le Centre d’administration Teams › Teams policies, activez Create shared channel et Invite external users to shared channels.
- Côté Entra, créez une Organization Relationship avec le tenant externe et activez Cross‑tenant access settings.
- Publiez un gabarit de canal partagé avec des onglets Files, Planner ou Loop pour centraliser le suivi de projet.
Anticiper l’évolution de la feuille de route
La Roadmap Microsoft 365 répertorie la fonctionnalité « Meeting Recap for external participants » avec le statut In development. Les changements majeurs s’annoncent généralement dans le Centre de messages sous forme d’ID MCxxxxxx. En pratique, les organisations observent un délai de 30 à 60 jours entre le message Rolling out et la disponibilité générale.
Surveillez également les notes mensuelles de Teams (What’s New) ; un retour de la persistance du chat pour les « Federated users » est envisagé, couplé à de nouveaux contrôles Conditional Access permettant de filtrer par device management, niveau de risque ou étiquette de confidentialité.
Impacts juridiques et conformité
Le durcissement s’aligne sur plusieurs volets réglementaires :
- RGPD / DCP : limitation du « scoping » de données personnelles aux utilisateurs couverts par le même responsable de traitement.
- NIS2 & DORA : traçabilité renforcée des identités accédant à des actifs critiques (enregistrements, transcriptions).
- US Cloud Act / FISA : réduction de la surface d’exposition juridique pour les locataires non américains.
Pour les industries hautement réglementées (finance, santé, opérateurs d’importance vitale), le passage des externes en Member devra être documenté dans le registre de traitement et associé à des règles de conservation (MIP, Purview, labels).
Questions fréquentes
« Puis‑je activer le Récapitulatif pour un seul partenaire externe ? »
Pas pour l’instant. Le droit d’appel à l’API Récapitulatif est lié à la licence et au rôle interne. Même une politique conditionnelle ou un étiquetage MIP ne débloque pas l’accès.
« Les invitations iCalendar (ICS) posent‑elles problème ? »
Non. Le comportement est identique que l’invitation soit générée depuis Outlook ou depuis Teams. La restriction est évaluée au moment de la connexion au fil de chat, pas à la réception du meeting.
« Existe‑t‑il un paramètre PowerShell pour revenir à l’ancien comportement ? »
Aucun paramètre CsTeamsMeetingPolicy ou CsTeamsMessagingPolicy connu ne restaure la persistance pour UserType = Guest. Les options actuelles (AllowAnonymousJoinMeeting, DisableMeetingChat) ne ciblent pas ce scénario.
Recommandations stratégiques
- Cartographiez vos flux externes : identifiez les équipes, projets ou instances où le chat post‑meeting et le Récapitulatif sont indispensables.
- Choisissez un modèle unique (B2B Member vs. canal partagé) afin d’éviter la prolifération de configurations ad hoc.
- Automatisez l’onboarding : utilisez Entitlement Management pour attribuer le rôle Member et les licences Teams Premium aux partenaires clés.
- Communiquez en interne sur la nouvelle règle afin de réduire les tickets help‑desk.
- Restez à l’écoute de la feuille de route : la fonctionnalité est susceptible d’évoluer au fil des retours clients.
Conclusion
En août 2025, l’absence d’accès persistant au chat et au Récapitulatif pour les invités externes n’est pas un bug mais le résultat d’un choix de sécurité et de conformité de Microsoft. Les organisateurs disposent de plusieurs leviers : promotion B2B en Member, réunion dans un canal, partage manuel ou canal partagé. Chacune de ces options comporte des implications en termes de gouvernance et de licencing qu’il convient d’évaluer avant déploiement. Dans l’attente d’une mise à jour officielle, adopter un contournement standardisé et communiquer clairement avec les partenaires reste la meilleure approche.