Passer d’un essai gratuit Microsoft Teams Exploratory à l’abonnement payant Teams Essentials peut sembler risqué : beaucoup d’administrateurs craignent la coupure de service lorsque la licence d’essai arrive à expiration. En suivant les bonnes pratiques ci‑dessous, la transition se fait pourtant sans aucune interruption ni frais inattendus.
Contexte : comprendre les deux licences
Depuis 2021, Microsoft propose deux chemins d’accès aux petites organisations qui souhaitent tester ou adopter Teams :
- Microsoft Teams Exploratory – essai gratuit par utilisateur, limité dans le temps, incluant Exchange Online, OneDrive et plusieurs fonctionnalités Microsoft 365 premium.
- Microsoft Teams Essentials – abonnement commercial facturé mensuellement, focalisé sur Teams (réunions jusqu’à 300 participants, 10 Go OneDrive, aucune application Office Web).
Dans Azure AD, un même utilisateur peut cumuler plusieurs licences. Microsoft hiérarchise alors automatiquement ces licences : la plus complète ou celle considérée comme « supérieure » prend le dessus. D’où un piège fréquent : supprimer la mauvaise licence bloque immédiatement la connexion du client Teams.
Problématique rencontrée
Voici le scénario typique rapporté par les utilisateurs :
- Le compte possède à la fois Teams Exploratory (gratuit) et Teams Essentials (payant).
- L’administrateur retire manuellement Teams Exploratory afin de « forcer » Teams Essentials.
- Au prochain démarrage, l’application Teams refuse l’authentification, arguant qu’aucune licence valide n’est disponible.
La peur ? Que l’accès soit perdu dès la fin de l’essai gratuit, même si l’abonnement payant est actif.
Pourquoi Teams se bloque‑t‑il ?
Priorité de licence côté service
Teams détecte d’abord la présence d’Exploratory, plus riche que Essentials, et l’utilise pour créer le profil de l’utilisateur. Si cette licence disparaît brusquement, le back‑end nécessite jusqu’à 24 h pour recalculer l’attribution des services. Pendant cette fenêtre, aucun SKU valide n’est détecté : la connexion échoue.
Cache client côté poste
Le client Teams stocke localement l’ID de la licence qui lui a été fournie lors de la première connexion. Si cet ID change, il faut purger le cache (%AppData%\Microsoft\Teams) ou patienter jusqu’à l’expiration des jetons d’accès (1 h en moyenne).
Stratégie recommandée : laisser expirer l’essai
| Étape | Action | Effet / justification |
|---|---|---|
| 1 | Conserver la licence Exploratory jusqu’à son expiration naturelle | L’essai reste prioritaire, éviter toute coupure manuelle inutile. |
| 2 | Après la date d’expiration + 30 jours de grâce, supprimer ou désattribuer Teams Exploratory dans le Centre d’administration | La licence expirée ne bloque plus l’accès ; on supprime seulement pour nettoyer le tenant. |
| 3 | Vérifier que Teams Essentials est toujours assigné au même utilisateur | Une fois Exploratory retiré, Teams bascule automatiquement sur Essentials. |
Calendrier type d’une licence Exploratory
| Période | Jour | Statut | Action suggérée |
|---|---|---|---|
| Activation | J0 | Essai actif (gratuit) | Aucune |
| Fin d’essai | J90 | Expiration | Laisser faire |
| Période de grâce | J90 → J120 | Accès toujours ouvert | Programmer la suppression |
| Désactivation définitive | J120+ | Blocage automatique | Licence déjà retirée : aucun impact |
Suppression propre dans le Centre d’administration
- Ouvrir le Centre d’administration Microsoft 365.
- Aller à Utilisateurs actifs → sélectionner l’utilisateur concerné.
- Onglet Licences et applications.
- Décocher Microsoft Teams Exploratory.
- Cliquer sur Enregistrer.
- Demander à l’utilisateur de se déconnecter puis se reconnecter à Teams (ou vider le cache).
Comparaison détaillée : Exploratory vs Essentials
| Fonctionnalité | Teams Exploratory | Teams Essentials |
|---|---|---|
| Prix | Gratuit (limité 3/12 mois)* | 3,70 € HT / mois (France) |
| Réunions | 300 participants, 24 h | 300 participants, 30 h |
| Boîte mail Exchange Online | 50 Go | Aucune |
| OneDrive | 1 To | 10 Go |
| Enregistrement appels dans le cloud | Oui | Oui |
| Applications Office Web | Word, Excel, PowerPoint online | Non |
| SLA commercial | Non (essai) | Oui |
*La durée réelle varie : 3 mois pour les petits tenants, 12 mois pour certains clients CSP.
Bonnes pratiques pour une transition zéro interruption
- Planifier la suppression de l’essai dans la période de grâce, pas avant.
- Éviter de changer d’U‑PN ou de domaine principal simultanément.
- Informer l’utilisateur final : « Votre Teams va se reconnecter automatiquement ».
- Surveiller le centre d’intégrité Microsoft 365 Admin pour toute alerte « Licence expirée ».
- Documenter le numéro de contrat Essentials dans vos procédures internes.
FAQ et dépannage
Teams affiche « Vous n’êtes pas autorisé » même après 24 h ?
Videz le cache local (%AppData%\Microsoft\Teams), supprimez le dossier, puis relancez Teams.
Le même utilisateur reçoit toujours des e‑mails « Votre essai expire » après suppression ?
Confirmez que la licence Exploratory est désattribuée et désactivée dans le tenant ; sinon, les e‑mails proviennent du service de facturation Microsoft et cesseront le mois suivant.
Puis‑je migrer vers Microsoft 365 Business Basic au lieu de Teams Essentials ?
Oui. Assignez Business Basic parallèlement à Exploratory ; après l’expiration, retirez Exploratory sans désactiver Business Basic. Le principe de hiérarchie s’applique de la même façon.
Conclusion
La clé est simple : ne touchez pas à la licence Exploratory tant qu’elle est encore valide. Laissez‑la expirer, profitez des 30 jours de grâce, puis retirez‑la proprement. Assurez‑vous entre‑temps que Teams Essentials reste assignée au même compte. En respectant cette chronologie, vos utilisateurs ne verront aucune coupure ; ils continueront leurs réunions, leurs chats et leurs appels comme si de rien n’était, tout en basculant en douceur vers l’abonnement payant qui garantit la conformité et l’assistance Microsoft.