Des collègues qui ne répondent pas, des messages qu’on oublie de traiter, des réactions qui ne permettent pas d’enchaîner : voici un guide concret pour optimiser Microsoft Teams sans plug‑ins, avec des astuces, des tableaux comparatifs et des flux Power Automate clés en main.
Attirer l’attention d’un collègue qui ne répond pas (« Shake your Teams friend »)
Vue d’ensemble
L’idée d’« agiter » le profil d’un collègue pour capter son attention n’existe pas nativement dans Microsoft Teams. En revanche, plusieurs leviers respectent les bonnes pratiques et les politiques de votre organisation pour obtenir une réponse rapide sans perturber inutilement.
Ce qui n’existe pas aujourd’hui
La fonction “secouer un contact” n’est pas disponible. Pour qu’elle soit étudiée par Microsoft, déposez votre demande via les canaux officiels de feedback (voir la section « Où et comment demander officiellement ces fonctionnalités »).
Contournements efficaces et immédiatement utilisables
- Marquer un message comme “Urgent” depuis la zone de saisie (icône de point d’exclamation). Le destinataire reçoit des notifications répétées pendant une courte période (selon les politiques de votre organisation).
- Marquage “Important” pour mettre visuellement le message en avant dans le fil, sans mécanisme d’escalade.
- @mentions ciblées : @Prénom Nom (utilisateur), @NomDeL’équipe (équipe) ou @NomDuCanal (canal) afin de déclencher une notification directe et d’éviter l’effet « bouteille à la mer ».
- Appel audio/vidéo depuis le chat : l’appel « sonne » le destinataire et reste l’escalade la plus visible.
- Planifier un rappel personnel pour relancer poliment si aucune réponse n’arrive (voir la section « Ne plus oublier des messages à traiter » pour l’automatisation via Power Automate).
Comparatif des options pour capter l’attention
| Option | Ce que ça fait | Notifications | Idéal pour | Où l’utiliser | Points d’attention |
|---|---|---|---|---|---|
| Message “Urgent” | Escalade temporaire | Répétées pendant une courte période | Incidents, blocages, délais serrés | Chat privé et de groupe | À utiliser avec parcimonie ; dépend des politiques de l’organisation |
| Message “Important” | Mise en valeur visuelle | Standard | Messages visibles mais non critiques | Chat et canaux | Pas d’escalade automatique |
| @mention | Notification ciblée | Instantanée pour les personnes mentionnées | Demande claire à une personne ou un groupe | Chat et canaux | Rédiger l’action attendue (quoi / pour quand) |
| Appel audio/vidéo | Sonnerie + conversation synchrone | Sonnerie / pop‑up | Décision rapide, clarification immédiate | Depuis le chat | Respecter les fuseaux et le statut (Ne pas déranger) |
| Rappel personnel | Relance programmée | Selon choix de notification | Suivi sans oublier | Power Automate / To Do | Repose sur votre discipline et vos règles |
Cas d’usage et formulations prêtes à l’emploi
- “@Alice peux-tu valider le devis d’ici 15 h ? Bloquant pour l’envoi client.”
- “@Bob je lance un appel rapide (5 min) pour aligner les prochaines étapes.”
- “Message marqué Important — décision attendue avant demain 10 h.”
Étiquette et garde‑fous
- Réservez le statut “Urgent” aux cas réellement critiques.
- Préférez l’appel quand une boucle de messages s’éternise.
- Si le collègue est en “Ne pas déranger”, évitez l’escalade et planifiez un créneau ou utilisez les rappels personnels.
Ne plus oublier des messages à traiter (minuteur / auto‑rappel)
Deux pièges fréquents
- On lit un message, on se dit « j’y reviens », puis on l’oublie.
- Un message reste non lu mais passe sous le radar quand la journée s’emballe.
La méthode la plus fiable : créer une tâche depuis un message
Depuis n’importe quel message : … > Plus d’actions > Créer une tâche. Vous pouvez l’ajouter à Microsoft To Do (gestion personnelle) ou Planner/Plans (gestion d’équipe), avec échéance, rappel et catégorie.
- Quand choisir To Do ? Pour vos suivis personnels, vos « à faire » de la journée ou de la semaine.
- Quand choisir Planner / Plans ? Quand la tâche implique l’équipe, nécessite un tableau Kanban, des responsables et des étiquettes partagées.
- Astuce tri : renommez la tâche avec un verbe d’action (“Valider la maquette — Client X”) et ajoutez une échéance réaliste + rappel.
Marquer comme non lu, enregistrer, épingler : trio indispensable
- Marquer comme non lu : ramène le message dans le filtre Non lus pour un traitement en lot.
- Enregistrer (icône de signet) : regroupe vos messages critiques dans une vue unique accessible depuis votre profil > Messages enregistrés.
- Épingler un chat : positionne durablement une conversation en haut de la liste.
Filtres et vues pour ne rien laisser passer
- Non lus : traitez les messages par paquet, deux fois par jour.
- @mentions : priorité aux demandes qui vous ciblent directement.
- Activité : vue chronologique de tout ce qui requiert votre attention.
Comparatif : que choisir selon le contexte ?
| Méthode | Avantages | Limites | Usage recommandé | Horizon |
|---|---|---|---|---|
| Créer une tâche (To Do) | Rappel + échéance, suivi personnel | Non partagé par défaut | Suivis individuels, micro‑actions | Jour/Semaine |
| Créer une tâche (Planner) | Assignation, Kanban, visibilité d’équipe | Configuration initiale requise | Travail d’équipe, livrables | Semaine/Mois |
| Marquer comme non lu | Rapide, zéro friction | Pas de rappel automatique | Tri en lot en fin de journée | Heures/Jour |
| Enregistrer | Vue unique de vos “critiques” | Nécessite une revue régulière | Suivis prioritaires | Jour/Semaine |
| Épingler un chat | Accès direct, toujours visible | Peut encombrer si abusé | Conversations récurrentes | Continu |
Automatiser un rappel dans Teams avec Power Automate
Même si Teams ne dispose pas d’un bouton « Rappeler plus tard », vous pouvez créer des flux en quelques minutes pour vous envoyer un rappel sur un message précis ou créer automatiquement une tâche avec échéance + rappel. Voici deux modèles éprouvés.
Flux A — « Créer automatiquement une tâche To Do à partir d’un message »
- Déclencheur : Pour un message sélectionné (Teams). Ajoutez des champs d’entrée : Échéance (date/heure), Catégorie (texte), Priorité (liste).
- Action : Créer une tâche (Microsoft To Do) en mappant le titre (ex. « À traiter : sujet du message »), échéance, importance et en copiant le lien vers le message dans les notes.
- Action (optionnelle) : M’envoyer une notification pour confirmer la création.
- Résultat : un clic droit sur le message > Power Automate > Créer tâche To Do — vous obtenez une tâche datée, rappel inclut.
Flux B — « Me rappeler ce message dans X minutes/heures »
- Déclencheur : Pour un message sélectionné (Teams) avec un champ Délai (nombre + unité minute/heure).
- Action : Initialiser variable pour convertir l’unité en minutes (si nécessaire).
- Action : Attendre (Delay) pendant la durée calculée.
- Action : Envoyer un message dans le chat (à soi‑même) ou Envoyer une notification push : “Rappel — tu voulais répondre à : [Titre du message]” + lien profond vers le message.
- Résultat : un « snooze » sur mesure directement depuis le message d’origine.
Flux C — « Relance automatique si pas de réponse » (approche pragmatique)
- Déclencheur manuel : Pour un message sélectionné, champ Échéance de réponse (date/heure) + Relancer qui ? (texte libre).
- Action : Attendre jusqu’à l’échéance.
- Action : Publier un message dans le chat d’origine : “Gentil rappel — as‑tu pu regarder ?” (vous restez maître du ton et du contexte).
Remarques : la disponibilité de certaines actions dépend des connecteurs autorisés et des politiques de sécurité de votre tenant. Testez d’abord sur un cas simple.
Tableau récapitulatif des flux Power Automate
| Nom du flux | Déclencheur | Actions clés | Sortie | Quand l’utiliser |
|---|---|---|---|---|
| Créer tâche To Do | Pour un message sélectionné | Créer tâche + notes + échéance | Tâche personnelle datée | Suivi individuel, items rapides |
| Me rappeler dans X | Pour un message sélectionné | Attendre (Delay) + notification | Alerte dans le chat ou mobile | “Snooze” d’un message sensible |
| Relance de politesse | Pour un message sélectionné | Attendre jusqu’à date + publier | Relance automatique contextualisée | Promesse de réponse non tenue |
Routine quotidienne recommandée
- Matin (10 min) : passez vos @mentions puis vos Non lus ; créez des tâches pour tout ce qui prend > 2 min.
- Milieu d’après‑midi (10 min) : vérifiez vos Messages enregistrés et vos tâches du jour ; décalez ou clôturez.
- Fin de journée (5 min) : épinglez les chats critiques du lendemain, placez 1‑2 rappels Power Automate si nécessaire.
Réagir à une réaction par une autre réaction (« emoji sur emoji »)
État actuel
La réaction sur une réaction (chaîne d’emoji) n’est pas disponible dans Teams. Vous pouvez suggérer cette amélioration via les canaux de feedback officiels (voir la section dédiée).
Contournements intelligents
- Répondre au message d’origine avec l’emoji de votre choix, éventuellement en citant le message pour conserver le contexte.
- Dans un canal, répondez en fil avec un court message + emoji : cela garde la discussion organisée et visible pour tous.
- Si l’emoji ne suffit pas, écrivez la décision (“OK pour livrer vendredi”) pour laisser une trace explicite.
Où et comment demander officiellement ces fonctionnalités
Depuis l’application Teams
Ouvrez Aide dans la barre latérale > Donner un avis ou Suggérer une fonctionnalité. Décrivez votre besoin de manière concrète et mesurable.
Communauté Microsoft Teams
Publiez votre idée afin que d’autres puissent voter et commenter. Les retours qualitatifs (cas d’usage, risques, bénéfices) renforcent la crédibilité de la demande.
Conseils pour maximiser l’impact de votre demande
- Cas d’usage : fournissez 2–3 scénarios concrets (ex. “rappeler un message critique au bout de 30 min sans réponse”).
- Garde‑fous : proposez des limites (ex. autorisation admin pour la “secousse”, quotas par jour, impossibilité d’utiliser sur « Ne pas déranger »).
- Indicateurs : annoncez le bénéfice mesurable (ex. réduction des messages manqués, gain de réactivité, baisse des escalades par e‑mail).
- Parité plateformes : précisez l’importance que la fonction marche sur desktop, web et mobile.
- Accessibilité : suggérez des options inclusives (retours haptique/audio, paramètres de sensibilité).
Exemples de formulations utiles
- “Ajouter un bouton ‘Rappeler plus tard’ sur un message, avec des délais prédéfinis (15 min, 1 h, demain matin).”
- “Permettre une ‘secousse’ encadrée (autorisations admin, quotas, journalisation), utile pour les astreintes et incidents.”
- “Autoriser les réactions sur réactions pour favoriser des micro‑sondages asynchrones (👍 sur ❤️, etc.).”
Paramètres, statut et bonnes pratiques de notification
Paramétrer ses notifications Teams
- Dans Paramètres > Notifications, ajustez la granularité : Chat, @mentions, Réponses, Activité. Visez le juste milieu : tout notifier est contre‑productif.
- Limitez les canaux « à suivre » en filtrant les canaux réellement pertinents et en personnalisant par canal si nécessaire.
Statut et gestion des interruptions
- Ne pas déranger (NPD) bloque la plupart des notifications ; certaines organisations activent une liste d’“accès prioritaire” permettant à quelques personnes de vous joindre malgré NPD. Vérifiez vos réglages de confidentialité.
- Heures de travail : définissez‑les pour cadrer les attentes et réduire les escalades inutiles.
FAQ express
Un message “Urgent” force‑t‑il toujours une réponse ? Non. Il intensifie la notification pendant une courte période, mais il n’oblige pas le destinataire à répondre. Utilisez‑le avec parcimonie et privilégiez la clarté du message.
Planifier l’envoi d’un message peut‑il remplacer un rappel ? C’est utile pour éviter les heures inopportunes, mais un rappel personnel (To Do/Power Automate) demeure la méthode la plus fiable pour ne pas oublier de relancer.
Dois‑je multiplier les @mentions ? Mentionnez uniquement les personnes réellement concernées et indiquez clairement l’action attendue et l’échéance.
Exemples concrets et check‑lists
Exemple : boucle de validation lente
- Envoyez un message clair avec @mention de la personne décisionnaire et une échéance explicite.
- Si blocant < 2 h, utilisez le marquage “Urgent”.
- Créez en 1 clic une tâche To Do depuis ce message (échéance : fin de journée + rappel 30 min avant).
- En absence de réponse, appel rapide (5 min). En parallèle, déclenchez le Flux B « Me rappeler dans X » pour la relance de politesse.
Exemple : canal très actif, messages noyés
- Activez un filtre quotidien @mentions & Non lus.
- Enregistrez les messages avec action et épingler le canal si critique.
- Créez une règle personnelle : « si la réponse n’est pas immédiate, je transforme en tâche To Do ».
Checklist “ne rien oublier”
- Ai‑je transformé les messages à action en tâches ?
- Ai‑je un créneau de revue pour mes messages enregistrés ?
- Ai‑je programmé un rappel lorsqu’une réponse est attendue ?
- Mon niveau de notification est‑il calibré (ni trop, ni trop peu) ?
En résumé
- “Secouer un contact” et “réaction sur réaction” ne sont pas disponibles nativement.
- Pour capter l’attention, utilisez “Urgent”, “Important”, les @mentions, l’appel et des relances programmées.
- Pour ne plus oublier : créez des tâches depuis les messages, exploitez Non lus, Enregistrés, Épinglés et automatisez avec Power Automate.
- Suggérez vos idées via les canaux de feedback officiels, avec cas d’usage, garde‑fous et gains mesurables.
Gabarits prêt‑à‑copier
Demande claire avec échéance
@Prénom Nom peux‑tu valider ce point d’ici 14 h ? C’est bloquant pour la livraison de l’offre.
Relance polie
Petit rappel : as‑tu pu regarder le message ci‑dessous ? Je dois avancer sur la prochaine étape.
Feedback fonctionnalité “secousse”
Besoin : capter rapidement l’attention d’un collègue quand un message urgent reste sans réponse 30 min. Garde‑fous : quotas/jour, autorisation admin, pas d’effet sur “Ne pas déranger”. Bénéfice : -40 % d’escalades e‑mail, +20 % de temps de réponse médian.
Politique d’équipe et gouvernance recommandées
- Définissez une charte : quand utiliser “Urgent”, quand préférer l’appel, quels délais de réponse viser par canal.
- Créez un modèle de flux Power Automate entreprise (rappel standard, création To Do) et documentez‑le dans un canal « Guide d’usage ».
- Formez 15 min chaque nouvelle recrue aux @mentions efficaces et à la création de tâches depuis un message.