Les sondages de Microsoft Teams échouent souvent pour les invités et externes — surtout sur le Web — avec l’erreur « The bot is disabled ». Ce guide explique les causes, le diagnostic et des contournements éprouvés pour sécuriser vos votes en réunion et en webinaire.
Les sondages (« Polls ») dans Microsoft Teams ne fonctionnent pas pour les invités/externes — surtout via Teams sur le Web
Vue d’ensemble de la question
Entre juin et décembre 2024, de nombreuses organisations ont observé que des participants invités ou externes ne parvenaient pas à répondre aux sondages Microsoft Teams. Le message d’erreur le plus fréquent est : “The bot is disabled. Contact your IT admin.”
- Le problème touche principalement Teams sur le Web. Sur l’application de bureau, certains invités réussissent à répondre, mais de manière inconstante.
- Même lorsque l’application Polls est autorisée au niveau du tenant, l’erreur persiste pour des profils invité/externe.
- En contexte Webinar, les participants non vérifiés sont fréquemment exportés comme Anonymous, rendant les résultats non nominaux.
Ce que cela signifie côté produit
Les sondages Teams s’appuient sur une application (Polls) et son bot. Pour les personnes internes, l’expérience est globalement stable. Pour les invités (comptes invités ajoutés à l’annuaire), les externes fédérés (utilisateurs d’autres organisations) et les participants anonymes (non vérifiés), la prise en charge est restreinte, et très limitée dans Teams sur le Web. Résultat : le bot peut ne pas s’initialiser, d’où le message “bot disabled”.
Réponse & Solutions
Statut / diagnostic
- Limitation connue : le support des sondages pour les invités/externes est partiel, en particulier dans Teams sur le Web.
- Comportement inconstant : l’application de bureau peut fonctionner pour certains invités, mais sans garantie.
- Export en Webinar : les non vérifiés apparaissent souvent comme Anonymous dans les résultats, ce qui empêche un vote nominatif fiable.
Pourquoi l’erreur « The bot is disabled. Contact your IT admin. » apparaît
- Le bot Polls n’est pas disponible pour le type d’utilisateur (externe, invité, anonyme) dans le canal client utilisé (Web), même si l’app est autorisée côté organisation.
- Des politiques Teams/Meeting et/ou des conditions d’accès externes peuvent empêcher le bot de s’exécuter dans votre contexte particulier.
- En Webinar, la couche d’authentification des participants et le modèle de présence (vérifié vs non vérifié) influe fortement sur l’identification dans les exports.
Vérifications et pistes côté administrateur
- Teams admin center
- Manage apps : confirmer que Polls n’est pas bloquée pour l’organisation.
- App permission policies : vérifier que les apps en réunion sont autorisées pour les utilisateurs internes et qu’aucune règle ne restreint Polls au point d’exclure les scénarios impliquant des invités (dans la limite de ce que Teams permet réellement).
- Meeting policies : confirmer que l’utilisation des applications en réunion est activée et que les paramètres d’accès externe ne contredisent pas vos besoins.
- Microsoft Forms (paramètres d’organisation)
- Vérifier le partage externe (ex. « Autoriser les personnes externes à répondre ») si vous vous appuyez sur des formulaires liés à Polls/Formulaires.
- Types d’accès et périmètres
- Bien distinguer Invité (compte ajouté dans l’annuaire), Externe fédéré (autre tenant), et Anonyme/non vérifié. Les capacités et le niveau d’anonymat diffèrent selon le type.
Contournements efficaces recommandés
- App tierce compatible externes : adopter une solution comme Polly (déjà utilisée avec succès en remplacement), Slido, Mentimeter, Poll Everywhere, etc.
- Lien Microsoft Forms (hors Polls) : configurer en « Tout le monde avec le lien » et ajouter des champs obligatoires (Nom, Email, N° d’adhérent…) pour supprimer l’anonymat.
- Vote dans le chat : si le besoin est ponctuel, demander aux participants de répondre par codes (A, B, C…).
- Favoriser Teams Desktop pour les externes quand c’est possible, et tester avant la session ; cela augmente la probabilité de succès, sans l’assurer.
- Pour des votes nominaux et opposables (ex. assemblées générales), privilégier un outil de vote dédié ou un Formulaire authentifié avec consignes d’identification explicites.
Tableaux de référence rapide
Compatibilité attendue (indicative) selon type de participant et client
Lecture : ce tableau traduit les constats récurrents. Les comportements réels peuvent varier selon vos politiques et l’évolution du produit.
| Type de participant | Teams Desktop (réunion) | Teams Web (réunion) | Teams Web (webinaire) | Export nominatif |
|---|---|---|---|---|
| Interne (même tenant) | Généralement OK | Généralement OK | OK | Oui |
| Invité (compte ajouté) | Partiel / inconstant | Très limité / souvent KO | Très limité | Parfois, selon vérification |
| Externe fédéré | Partiel / inconstant | Très limité / souvent KO | Très limité | Rarement |
| Anonyme / non vérifié | Peu ou pas pris en charge | Peu ou pas pris en charge | Peu ou pas pris en charge | Non (souvent « Anonymous ») |
Choisir l’option adaptée selon l’exigence
| Contrainte principale | Participants externes ? | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|---|
| Vote nominatif opposable | Oui | Form Microsoft Forms (public) avec champs d’identification ou outil de vote dédié | Évite l’anonymat et contourne les limites de Polls |
| Sonoriser une tendance en temps réel | Oui | App tierce (Polly/Slido/Mentimeter) | Compatibilité externes supérieure et UX stable |
| Sondage rapide non critique | Oui | Réponses dans le chat avec codes | Mise en œuvre immédiate, sans dépendance bot |
| Participants principalement internes | Non | Polls dans Teams | Expérience intégrée satisfaisante |
Checklist de préparation
| Étape | Action | Responsable | Échéance |
|---|---|---|---|
| Conception | Cartographier les profils (interne, invité, externe, anonyme) | Organisateur | J‑10 à J‑7 |
| Choix outil | Décider Polls vs Forms vs app tierce | Organisateur + IT | J‑7 |
| Paramétrage | Configurer formulaires / app tierce et droits | Organisateur | J‑5 |
| Tests | Tester avec un vrai compte invité/externe (Web + Desktop) | Organisateur | J‑3 |
| Communication | Informer que Teams Desktop est recommandé et partager le plan B | Organisateur | J‑2 |
| Go/No Go | Décider du canal officiel et préparer le switch instantané | Organisateur | J‑1 |
Procédure opérationnelle conseillée pour réunions et webinaires
Avant la session
- Créer le sondage et le tester de bout en bout avec un compte invité réel, sur Teams Web et Desktop.
- Préparer un plan B : un lien Microsoft Forms (Tout le monde avec le lien) ou une app tierce prête avec les questions clonées.
- Prévenir les externes que Teams Desktop est préférable et qu’un second lien sera partagé si nécessaire.
Pendant la session
- Expliquer où le sondage apparaît (panneau Chat ou Polls), et comment répondre.
- Si plusieurs externes signalent un échec (ex. “The bot is disabled”), basculer immédiatement vers le plan B (lien Forms posté dans le chat).
- Pour un vote simple, accepter les réponses codées dans le chat (A/B/C/D) et effectuer le décompte.
Après la session
- Exporter les résultats (Forms ou app tierce) et archiver dans l’espace projet.
- Documenter les incidents (captures d’écran des messages d’erreur, contexte Web/Desktop, type de participants) et remonter via Feedback si besoin.
Modèles prêts à l’emploi (copier/coller)
Message d’invitation (prévention)
Pour répondre aux sondages pendant la réunion, nous recommandons l’application Microsoft Teams Desktop. Si vous utilisez Teams dans un navigateur, il est possible que l’app Polls ne soit pas disponible. Un lien de secours (Formulaire) sera partagé en cas de besoin.
Message de bascule en direct (plan B)
Certains participants voient « The bot is disabled ». Nous passons sur le plan B : merci d’utiliser ce formulaire (lien dans le chat). Indiquez Nom et Email pour un décompte nominatif. Le résultat sera consolidé à l’issue du vote.
Message post‑réunion (traçabilité)
Le vote a été recueilli via le formulaire de secours en raison d’une indisponibilité de l’app Polls pour certains invités. Le fichier d’export a été archivé dans le dossier du projet. Contactez‑nous si vous n’avez pas pu voter.
Gabarit d’un formulaire Microsoft Forms pour vote nominatif
- Champs requis : Nom, Prénom, Email professionnel, N° d’adhérent (si applicable).
- Question de vote : choix unique (A/B/C/D) ou Oui/Non.
- Validation : e‑mail au bon format, N° d’adhérent numérique, consentement RGPD si nécessaire.
- Paramètres de partage : Tout le monde avec le lien pour inclure les externes, ou authentification si l’éligibilité doit être contrôlée.
- Export : CSV/Excel pour archivage et contrôle.
FAQ
Autoriser l’app Polls au niveau du tenant suffit‑il ?
Non. Même autorisée, l’app peut rester inopérante pour des invités/externes, notamment via Teams sur le Web, à cause des limites de prise en charge et du bot non disponible.
Pourquoi mes exports affichent‑ils des « Anonymous » en Webinar ?
Parce que des participants non vérifiés ou avec un état d’authentification insuffisant sont exportés sans identité. Pour un résultat nominatif, utilisez un Formulaire avec champs obligatoires ou un outil de vote dédié.
L’application de bureau résout‑elle le problème ?
Elle peut aider mais ne garantit pas le succès. Des invités rapportent un fonctionnement inconstant même sur Desktop.
Puis‑je forcer l’identification dans Polls avec des externes ?
Pas de manière fiable dans les scénarios observés. Pour un vote opposable, passez par Forms (avec identification) ou un outil spécialisé.
Dépannage détaillé pour administrateurs
- Confirmer l’état de l’app : dans Manage apps, Polls doit être Allowed.
- Inspecter les politiques :
- Meeting policy : Allow engagement apps in meetings activé (libellé équivalent).
- App permission policy : Polls non bloquée pour le groupe assigné aux organisateurs.
- Accès externe : valider que l’External access et les Guest settings ne contrecarrent pas votre besoin (dans la mesure où Polls reste limité pour ces profils).
- Scénario de test :
- Compte interne A (organisateur), compte invité B (annuaire), compte externe fédéré C, participant anonyme D.
- Tester dans Teams Web et Desktop, ainsi qu’en Réunion puis en Webinar.
- Capturer les écrans en cas d’erreur bot disabled.
- Plan B prêt : le formulaire Mirror doit dupliquer les questions de Polls pour un switch instantané.
Risques, conformité et recommandations
- Fiabilité : pour des décisions formelles (AG, élections), ne dépendez pas de Polls si des externes sont présents.
- Traçabilité : privilégier des exports identifiés (Forms, outil dédié), stockés dans l’espace documentaire du projet.
- Expérience : annoncer dès l’invitation que les sondages peuvent ne pas s’afficher sur Teams Web et fournir un lien de secours.
Exemples de scénarios et solutions
Comité avec externes et vote à main levée digital
- Besoins : nominatif + justificatif.
- Solution : Microsoft Forms (public) avec Nom/Email/ID d’adhérent obligatoires. Export horodaté à l’issue.
Webinaire marketing ouvert au public
- Besoins : sondage rapide, tendance, pas de nominatif.
- Solution : app tierce (ex. Slido/Mentimeter) intégrée au flux ; sinon lien Forms public.
Réunion interne étendue à quelques partenaires
- Besoins : échantillonnage d’opinion non critique.
- Solution : tenter Polls mais prévoir un lien Forms. Recommander Teams Desktop aux partenaires.
Modèle de playbook interne
Adoptez un playbook partagé dans votre espace documentaire :
- Décider de l’exigence : nominatif ou non.
- Choisir l’outil en conséquence (Polls vs Forms vs app tierce).
- Préparer le plan B systématiquement.
- Tester avec un compte invité réel (Web + Desktop).
- Communiquer le canal recommandé et le fallback.
- Tracer les résultats et lessons learned.
Modèle de tableau de risques et parades
| Risque | Impact | Probabilité | Parade |
|---|---|---|---|
| Bot Polls indisponible pour externes | Vote impossible pour une partie de l’audience | Élevée (Web) | Plan B immédiat : lien Forms ou app tierce |
| Anonymat dans les exports | Vote non opposable | Moyenne à élevée (Webinar) | Formulaire nominatif, champs obligatoires |
| Manque d’adhésion des participants | Faible taux de réponse | Moyenne | Micro‑tutoriel en début de session, canal clair |
| Confusion sur l’outil | Perte de temps | Moyenne | Message standardisé + capture d’écran d’exemple |
Bons réflexes d’animation
- Dire où cliquer : “Ouvrez le panneau Polls à droite”, “Regardez le chat pour le lien de secours”.
- Rythmer : laisser un temps fixe (ex. 60–90 s), puis clore, puis annoncer la bascule si échec.
- Transparence : expliquer que l’outil est limité pour certains externes et que la collecte bascule si nécessaire.
Quand ne pas utiliser Teams Polls
- Lorsqu’il faut identifier chaque votant externe et vérifier l’éligibilité.
- Lorsque l’audience est majoritairement anonyme ou non vérifiée (webinaires ouverts).
- Quand la traçabilité juridique est indispensable (AG, conformités réglementaires).
Plan d’action express (récapitulatif)
- Cartographiez vos participants : internes, invités, externes fédérés, anonymes.
- Décidez de l’exigence : vote nominatif/traçable ou simple sondage.
- Si externes + besoin nominatif : utilisez Forms (lien public + champs d’identification) ou une app tierce.
- Si vous tenez à Polls : imposez Teams Desktop aux externes (sans garantie) et préparez un plan B (lien Forms).
- Documentez dans vos guides internes : « Polls avec externes = comportement limité », et fournissez le processus de repli.
Notes de veille
Les constats ci‑dessus reflètent l’état observé entre juin et décembre 2024. Les capacités de Microsoft Teams évoluant régulièrement, vérifiez l’actualité des paramètres et des limites dans votre environnement avant chaque événement critique.
Résumé exécutif
Les sondages Teams présentent des limitations importantes pour les invités/externes, surtout via Teams sur le Web, avec le message “The bot is disabled” comme symptôme. Pour sécuriser vos ateliers et webinaires, standardisez un plan B basé sur Microsoft Forms (lien public, champs obligatoires) ou une app tierce éprouvée, testez systématiquement avec un compte invité réel, recommandez Teams Desktop aux externes, et archivez les résultats nominaux lorsque l’opposabilité est requise.