Vous souhaitez animer un cycle de webinaires Teams à dates irrégulières sur plusieurs mois ? Voici la réponse courte : il n’existe pas de série récurrente pour les webinaires. Découvrez les méthodes fiables pour organiser votre cycle sans sacrifier les fonctionnalités.
Vue d’ensemble de la question
Vous devez programmer plusieurs webinaires Microsoft Teams sur des dates irrégulières (par exemple un cycle de 4 jours non consécutifs) ou étalés sur un an. La question clé : existe‑t‑il dans Teams une « série de webinaires » comparable aux réunions récurrentes ?
La réponse opérationnelle est simple : les webinaires Teams n’intègrent pas la notion de récurrence. Dans la pratique, cela signifie qu’une « série » se construit en planifiant autant de webinaires indépendants qu’il y a de dates, chaque session ayant sa propre page d’inscription et son propre lien de participation.
Réponse et solution
Constat
- Pas de récurrence native pour les webinaires Teams : contrairement aux réunions, vous ne pouvez pas créer un seul événement avec des occurrences multiples.
- Chaque session = un webinaire distinct avec paramètres, page d’inscription, e‑mails de confirmation et rapports séparés.
Procédé recommandé : sessions individuelles
- Dans Teams, ouvrez le Calendrier puis cliquez sur Nouveau webinaire.
- Renseignez titre, description, présentateurs, co‑organisateurs et options (inscription obligatoire, quota, contrôle des micros/caméras, etc.).
- Définissez la date, l’heure, le fuseau horaire et publiez la page.
- Reproduisez l’opération pour chaque date du cycle. Pour aller plus vite, copiez/collez les éléments récurrents (titre, description, bannières, formulaires d’inscription, politique de confidentialité).
- Envoyez une invitation distincte par session. Dans chaque invitation, ajoutez un récapitulatif de toutes les dates avec leurs liens d’inscription/participation.
Alternative pragmatique : un seul lien pour toutes les séances
Si vous n’avez pas besoin des fonctionnalités propres aux webinaires (page d’inscription, e‑mails automatiques, rapports d’inscription, paramètres d’audience renforcés), créez alors une réunion Teams récurrente : un seul lien pour toute la série.
- Avantage : mise en place ultra‑simple, un seul lien à communiquer, gestion aisée des rappels calendaires.
- Inconvénient : vous perdez les bénéfices du mode webinaire (inscription intégrée, limitation et contrôle d’audience, e‑mails de confirmation personnalisables, rapports dédiés).
Comparatif rapide : webinaire vs réunion pour une série
| Critère | Webinaire Teams | Réunion Teams récurrente |
|---|---|---|
| Récurrence | Non, sessions individuelles | Oui, règles de récurrence complètes |
| Page d’inscription | Oui, par session | Non |
| E‑mails de confirmation/rappel | Oui, personnalisables par session | Invitations calendrier standard |
| Rapports d’inscription/participation | Oui, par session | Limité au rapport de réunion |
| Contrôles d’audience | Renforcés (préinscription, seuils) | Moins granulaire |
| Expérience de marque | Page dédiée, visuels par session | Non (ou via supports externes) |
| Complexité de gestion d’une série | Élevée (multiplier les événements) | Faible (un seul événement récurrent) |
Scénarios de choix
| Situation | Recommandé | Pourquoi |
|---|---|---|
| Cycle de formation avec inscription par module | Webinaires distincts | Inscription ciblée et rapports par module |
| Séminaire interne récurrent sans besoin d’inscription | Réunion récurrente | Un seul lien, administration simplifiée |
| Dates irrégulières sur 12 mois, audience externe | Webinaires distincts + page récap | Contrôle des inscriptions et conformité |
| Ateliers hebdomadaires ouverts en continu | Réunion récurrente | Entrée libre, logistique minimale |
Organisation conseillée pour des dates irrégulières / sur un an
- Planifier par lots : trimestre par trimestre pour réduire la charge et permettre des ajustements (thèmes, présentateurs, promos).
- Nommage uniforme pour la cohérence et la recherche :
- « Webinaire – Jour 1/4 – Titre court »
- « Saison 2025 – Session 3 (JJ/MM) »
- « Webinaire [Produit] – Module 2 – Niveau Avancé »
- Communication centralisée : créez une page intranet/SharePoint récapitulative ou un document partagé listant toutes les dates et tous les liens (inscription + replay).
- Suivi : après chaque session, exportez le rapport de participation pour alimenter votre CRM ou un tableau de bord.
- Inscription unique transversale : si vous voulez une inscription « une fois pour toute la série », utilisez un formulaire externe (par ex. Forms) puis invitez aux sessions correspondantes.
Marche à suivre détaillée : construire une série à dates irrégulières
Préparation des contenus
- Rédigez un pitch commun (objectif, public, bénéfices) et une fiche par session (titre, livrables, prérequis).
- Préparez des gabarits : bannière, e‑mail d’invitation, texte de page d’inscription, messages de rappel.
- Créez un calendrier de communication (J‑15, J‑7, J‑1, H‑2, J+1).
Paramétrage de chaque webinaire
- Dans le calendrier Teams, cliquez sur Nouveau webinaire.
- Saisissez un titre SEO‑friendly (mots‑clés, valeur, public visé).
- Ajoutez la description (problème, promesse, plan, orateurs, niveau, durée, prérequis).
- Ajoutez les présentateurs et, si nécessaire, des co‑organisateurs.
- Activez l’inscription si vous avez besoin de contrôler l’accès ou de suivre les leads.
- Définissez la date/heure, le fuseau horaire et les rappels.
- Renseignez les options (caméra/micro participants, chat, Q&A, enregistrement, autorisations de partage, lobby).
- Publiez la page d’inscription et relisez la version participant.
Modèle de suivi interne (exemple)
| Date | Thème / Module | Type | Lien d’inscription / Lien de réunion | Statut | Responsable |
|---|---|---|---|---|---|
| 12/09/2025 – 10:00 | Découverte du produit | Webinaire | [URL d’inscription] | Publié | A. Martin |
| 26/09/2025 – 10:00 | Atelier pratique | Webinaire | [URL d’inscription] | En préparation | B. Leroy |
| 03/10/2025 – 10:00 | Questions avancées | Réunion | [Lien réunion] | Draft | C. Nguyen |
Paramètres recommandés par type de session
| Type de session | Inscription | Interaction | Enregistrement | Rapports |
|---|---|---|---|---|
| Conférence ouverte | Facultative | Chat + Q&A, micros coupés par défaut | Oui | Participation + questions |
| Formation modulaire | Obligatoire | Q&A modéré, levée de main | Oui | Inscrits, présents, progression |
| Atelier interactif | Facultative | Micros ouverts par phases, salles de répartition | Optionnel | Présence et engagement |
Modèles prêts à copier
Objet d’invitation par session (e‑mail)
[Webinaire Teams] <Nom du cycle> – Session <X/Y> : <Bénéfice principal> (JJ/MM – HHhMM)
Texte d’invitation
Bonjour, Vous êtes inscrit(e) à la session « \ » du cycle « \ ». 📅 Date/heure : JJ/MM à HHhMM (Fuseau <…>) 🎯 Objectif : \ 👤 Orateurs : \ Rejoindre / S’inscrire : \ Récapitulatif du cycle : – JJ/MM – Session 1 : \ – JJ/MM – Session 2 : \ – JJ/MM – Session 3 : \ – JJ/MM – Session 4 : \ À très vite ! L’équipe \
Bloc récapitulatif à coller dans chaque invitation
🗓️ Toutes les dates du cycle : 1) JJ/MM – <Titre> – <lien> 2) JJ/MM – <Titre> – <lien> 3) JJ/MM – <Titre> – <lien> 4) JJ/MM – <Titre> – <lien>
Bonnes pratiques de production
- Standardisez : un kit « session » (diapositives, intro de l’animateur, minuteur, Q&A type).
- Time‑boxing : structure 5‑5‑5 pour l’intro, la démo et les questions.
- Accessibilité : sous‑titres activés, descriptions orales des visuels, documents remis lisibles.
- Enregistrement : annoncez‑le, stockez‑le de façon cohérente et ajoutez les liens replay au récapitulatif.
- Feedback : formulaire post‑session (NPS, utilité perçue, intention d’appliquer, thèmes désirés).
Check‑list de mise en place
- Choix du format (webinaire individuel vs réunion récurrente).
- Création des gabarits (texte, visuels, e‑mails).
- Planification par lots (T1/T2/T3/T4).
- Définition des rôles (hôte, animateur, modérateur, support technique).
- Paramétrage options d’audience (inscription, lobby, Q&A, enregistrement).
- Préparation logistique (tests audio/vidéo, partage d’écran, sondages).
- Publication et relecture des pages d’inscription.
- Campagne de communication (annonce, rappels, relance no‑show).
- Runbook jour J (accueil, règles de participation, plan B technique).
- Suivi (rapports, CRM, replay, feedback, actions suivantes).
Gestion des rapports et de la conformité
- Rapports par session : exportez « inscrits », « participants », durée de présence, questions, sondages.
- RGPD : informez de l’usage des données (finalité, durée de conservation), recueillez le consentement si nécessaire.
- Archivage : nommez et stockez les enregistrements et rapports selon un schéma constant (ex. « 2025‑09‑12_CycleX_Session1_Replay »).
Erreurs fréquentes à éviter
- Supposer une récurrence pour les webinaires : vous perdrez du temps à chercher une option qui n’existe pas.
- Utiliser un seul lien alors que vous avez besoin de rapports par session : optez pour des webinaires distincts.
- Ignorer les fuseaux horaires pour une série annuelle : précisez systématiquement le fuseau ou adaptez selon la localisation principale.
- Négliger l’accessibilité : sous‑titres, documents lisibles, rythme.
- Ne pas centraliser les liens : créez une page récapitulative unique à partager.
FAQ
Peut‑on dupliquer un webinaire pour gagner du temps ?
Il n’existe pas de « série » native : la méthode la plus fiable reste de recréer chaque webinaire en copiant/collant les textes, visuels et paramètres clés. Conservez un document source (texte de page d’inscription, e‑mails) pour accélérer.
Je veux une inscription unique pour tout le cycle, c’est possible ?
Oui avec un formulaire externe (ex. Forms) utilisé comme « porte d’entrée ». Ensuite, invitez chaque inscrit aux sessions souhaitées. Vous n’aurez pas de page d’inscription Teams unique couvrant toutes les dates.
Dois‑je absolument utiliser les webinaires ?
Non. Si vous n’avez pas besoin de l’inscription, des e‑mails de confirmation ou des rapports, une réunion récurrente est plus simple et convient mieux aux ateliers réguliers ou permanences.
Comment communiquer toutes les dates sans multiplier les e‑mails ?
Dans chaque invitation, ajoutez un bloc récapitulatif (toutes les dates + liens) et partagez un point d’entrée unique (page interne, document partagé) que vous mettez à jour au fil de l’eau.
Comment suivre une série sur un an ?
Travaillez par trimestres. À chaque fin de trimestre, analysez les indicateurs (inscrits, taux de présence, satisfaction) et ajustez les thèmes, les créneaux et la promotion.
Indicateurs à surveiller
- Taux d’inscription par session et global sur le cycle.
- Taux de présence et taux de no‑show.
- Durée moyenne de visionnage (live + replay).
- Engagement (questions, sondages, réactions).
- Conversion (prise de rendez‑vous, essais produits, inscriptions avancées).
Exemple de plan d’exécution pour une série trimestrielle
| Période | Actions | Livrables |
|---|---|---|
| S‑6 à S‑4 | Sélection des thèmes, orateurs, créneaux. Création des gabarits. | Liste des sujets, bannière, copie page d’inscription. |
| S‑4 à S‑3 | Création des webinaires de la période. Publication des pages. | Liens d’inscription, calendrier de comm. |
| S‑2 à S‑1 | Promotion : e‑mails, intranet, réseaux internes. Tests techniques. | Kit orateur, check‑list jour J. |
| Semaine J | Rappel J‑1 et H‑2, modération en direct, enregistrement. | Replays, Q&A, sondages. |
| S+1 | Envoi des replays, collecte feedback, intégration CRM. | Rapports, plan d’amélioration, thèmes T+1. |
Conclusion
Une série de webinaires dans Microsoft Teams se gère aujourd’hui comme un ensemble de sessions indépendantes. C’est la garantie de conserver l’inscription intégrée, les paramètres d’audience et les rapports détaillés par date. Si, en revanche, votre priorité est la simplicité logistique et que vous pouvez vous passer des fonctions « webinaire », la réunion récurrente avec un lien unique s’impose. Dans tous les cas, standardisez vos contenus, planifiez par lots, centralisez la communication et suivez vos indicateurs : vous aurez une série claire, professionnelle et facile à faire vivre sur un an… et au‑delà.
À retenir
- Série de webinaires = sessions individuelles à créer séparément.
- Un seul lien = passer en mode réunion si les fonctionnalités « webinaire » ne sont pas indispensables.
- Planifier par lots, nommer de façon uniforme, centraliser la com’ et exploiter les rapports.