Vous animez un atelier dans Teams et avez besoin d’idées en texte libre — pas seulement des QCM. Voici, sans abonnement payant ni usines à gaz, les meilleures façons de recueillir des réponses ouvertes, avec pas‑à‑pas, bonnes pratiques, comparatifs et dépannage.
Quel outil utiliser pour recueillir des réponses ouvertes dans Microsoft Teams ?
Vue d’ensemble de la question
Dans un groupe de discussion Teams d’environ 16 personnes, l’application Polls ne proposait que des questions à choix multiples. L’objectif : permettre aux participants de saisir librement leurs idées (questions ouvertes), sans abonnement payant et en restant simple à déployer.
Réponse courte
- Le plus simple et universel : Microsoft Forms via le Web, puis partage du lien dans le chat. Tout le monde peut répondre en texte libre, export Excel possible.
- Intégré à Teams (réunions/canaux) : Polls (ex‑Forms) propose un modèle “Réponse ouverte / Nuage de mots” qui affiche un word cloud ou une liste des contributions.
- Pour un suivi visible par tout le canal : Ajouter l’onglet Forms dans un canal Teams.
- Alternatives tierces : Polly (open‑ended), pratique pour de l’interaction rapide en réunion — avec des limites sur le plan gratuit.
Solutions comparées
| Approche | Comment procéder | Points forts | Limites éventuelles |
|---|---|---|---|
| Microsoft Forms (via le Web) | 1. Aller sur forms.microsoft.com.2. Créer un Nouveau questionnaire et ajouter des questions Réponse courte ou Paragraphe. 3. Cliquer sur Partager > Copier le lien et coller ce lien dans le chat Teams. | • Aucune installation. • Export des réponses en Excel. • Aucune restriction de type QCM. | • Ouvre une page externe (pas d’affichage “inline” dans le chat). • Moins “spectaculaire” qu’un nuage de mots en direct. |
| Polls (ex‑Forms) directement dans Teams | 1. Dans une réunion, un canal ou une invitation de calendrier, cliquer ⬕ Apps > Polls. 2. Choisir le modèle Réponse ouverte / Nuage de mots pour la saisie libre. 3. Publier le sondage : les contributions s’affichent sous forme de nuage de mots ou de liste détaillée. | • Les participants restent dans Teams. • Résumé visuel immédiat (word cloud). • Idéal pour briser la glace ou prioriser des idées en live. | • Le type Réponse ouverte n’est pas disponible dans tous les contextes (certains chats de groupe basculent encore sur du QCM). • Fonctionne surtout dans les réunions et canaux. |
| Ajouter l’onglet Forms dans un canal Teams | 1. Ouvrir le canal → + → Forms → Ajouter un formulaire existant ou Nouveau formulaire. 2. Configurer des questions ouvertes et choisir l’onglet Collecter des réponses ou Afficher les résultats. | • Résultats accessibles à tout le canal, dans un onglet dédié. • S’appuie sur les permissions du canal (gouvernance M365). | • Ne s’applique pas aux chats (hors canal). • Moins adapté aux échanges très ponctuels. |
| Applications tierces (ex. Polly) | 1. Ajouter Polly au chat ou à la réunion. 2. Créer un sondage et sélectionner Open‑ended comme type de question. | • Interface conviviale, temps réel. • Plusieurs formats (échelle, émojis, etc.). | • Le plan gratuit limite le volume de réponses. • Fonctionnalités avancées payantes (quotas, automatisations). |
Tutoriels pas à pas
Microsoft Forms (Web) — le chemin le plus simple
- Ouvrez
forms.microsoft.compuis cliquez sur Nouveau questionnaire (ou Nouveau formulaire selon votre besoin d’évaluation). - Ajoutez vos questions en choisissant Réponse courte ou Paragraphe.
Astuce : pour cadrer le volume, indiquez l’attendu directement dans l’intitulé (ex. : “En une phrase”, “En 30 à 60 mots”). - Dans Paramètres, ajustez :
• Qui peut répondre : Quiconque avec le lien (si invités externes) ou Personnes de mon organisation.
• Enregistrer le nom : désactivez pour l’anonymat.
• Limites de longueur (si disponibles) : définissez min/max, ou validez un format (ex. adresse e‑mail). - Cliquez sur Partager → Copier le lien.
- Collez le lien dans le chat Teams du groupe (16 participants dans votre cas) avec une consigne claire (durée, objectif, anonymat).
Pourquoi ça marche très bien ? Tout le monde a un navigateur, aucun module à ajouter, et vous récupérez un fichier Excel propre pour l’analyse.
Polls (ex‑Forms) dans Teams — pour le “nuage de mots” en direct
- Dans une réunion ou un canal, ouvrez ⬕ Apps, recherchez Polls et ajoutez‑le.
- Créez un nouveau sondage et choisissez le modèle Réponse ouverte / Nuage de mots.
- Réglez les options utiles :
• Autoriser plusieurs réponses (utile pour une session d’idéation).
• Afficher les résultats aux répondants (transparence).
• Afficher/masquer les noms selon que vous souhaitez de l’anonymat. - Publiez le sondage : les contributions s’affichent au fil de l’eau sous forme de nuage de mots et/ou de liste.
Limite à connaître : selon les environnements, les chats privés/de groupe peuvent encore restreindre Polls aux QCM. Si l’option “Réponse ouverte” n’apparaît pas, repliez‑vous sur un lien Forms collé dans le chat.
Ajouter l’onglet Forms à un canal
- Ouvrez le canal Teams voulu, cliquez sur +, puis sur Forms.
- Choisissez Ajouter un formulaire existant (pour réutiliser un Forms) ou Nouveau formulaire.
- À la création, insérez des questions Réponse courte ou Paragraphe. Sélectionnez l’onglet Collecter des réponses si vous souhaitez que les membres répondent directement depuis le canal.
- Renommez l’onglet pour le rendre explicite (ex. : “Idées rétro — Sprint 12”).
Cet onglet agit comme un “lieu de collecte” durable : utile pour des idées en continu (rétrospectives, boîte à suggestions, backlog d’améliorations).
Polly — open‑ended rapide en réunion ou chat
- Dans le chat ou la réunion, cliquez sur ⬕ Apps → Polly et ajoutez‑le.
- Créez une question Open‑ended, éventuellement en mode anonyme.
- Publiez et laissez les participants répondre directement dans Teams. Export CSV possible pour l’analyse.
Note : le plan gratuit de Polly limite le nombre de réponses mensuelles. Pour un usage ponctuel (atelier unique), cela suffit généralement.
Quelle solution pour quel scénario ?
| Scénario | Contexte | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|---|
| Idéation rapide avec 10–25 personnes | Réunion Teams | Polls “Réponse ouverte / Nuage de mots” | Feedback immédiat, visuel engageant, pas de sortie de l’app. |
| Saisie libre en chat de groupe (≈16 p) | Chat Teams (hors canal) | Forms (Web) + lien dans le chat | Compatible partout, pas de dépendance au support du modèle Polls. |
| Boîte à idées persistante | Canal d’équipe | Onglet Forms | Contributions centralisées et accessibles à tout le canal. |
| Icebreaker / humeur du jour | Réunion ou chat | Polly open‑ended (ou Polls si disponible) | Configuration rapide, réactions/émojis, export simple. |
| Participants externes (autre tenant) | Réunion ou chat | Forms (Web) avec “Quiconque avec le lien” | Évite les blocages d’accès et les restrictions d’apps. |
Bonnes pratiques pour des questions ouvertes efficaces
- Formulez un objectif unique par question. Exemple : “Quelle est la principale friction que vous rencontrez dans notre processus de support ?”
- Timebox la collecte (ex. : “2 minutes”) et affichez un compte à rebours en réunion.
- Rendez l’effort clair (“En une phrase” / “3 à 5 idées max”).
- Encouragez l’anonymat pour des sujets sensibles (désactivez l’enregistrement des noms).
- Dédupliquez à chaud : épinglez ou “likez” les réponses proches pour indiquer une consolidation.
- Faites un tour de rattrapage via le chat après la réunion pour capter les idées tardives.
Exemples de questions ouvertes prêtes à l’emploi
- “En une phrase, quel est l’obstacle n°1 qui ralentit votre travail cette semaine ?”
- “Citez une amélioration concrète à mettre en prod d’ici 30 jours.”
- “Quel risque non‑traité vous préoccupe le plus sur ce projet ?”
- “Quelle est la petite victoire dont l’équipe pourrait s’inspirer ?”
- “Si vous aviez carte blanche, que changeriez‑vous en premier ?”
Paramètres d’anonymat, gouvernance et confidentialité
- Forms / Polls : vous pouvez désactiver l’enregistrement des noms pour des réponses anonymes. Choisissez Quiconque avec le lien si des invités externes répondent.
- Polly : propose l’anonymat et la collecte nominative au choix.
- Tenant & conformité : Forms et Polls s’appuient sur votre locataire Microsoft 365 (contrôles d’accès, audit, conservation). Coordonnez‑vous avec l’IT si des politiques DLP ou des restrictions d’apps s’appliquent.
- Données sensibles : évitez de collecter des informations réglementées sans approbation (santé, finance, données personnelles non nécessaires).
Analyser et partager les résultats
Avec Microsoft Forms / Polls
- Export Excel/CSV : ouvrez l’onglet Réponses et exportez pour classer, filtrer, créer des tableaux croisés (ex. thèmes par personne ou par équipe).
- Nuage de mots (Polls) : utile pour un aperçu immédiat — combinez ensuite avec un tri Excel pour identifier les thèmes dominants.
- Nettoyage rapide : standardisez la casse (MAJ/minuscule), supprimez la ponctuation superflue, puis faites un comptage de fréquences par mot‑clé.
Mini‑procédure Excel (fréquences par mot‑clé)
- Ajoutez une colonne Mot‑clé et définissez une liste de thèmes (ex. “processus”, “outillage”, “communication”).
- Utilisez une formule RECHERCHE (ou RECHERCHEV sur une table de correspondance) pour associer chaque réponse à un thème.
- Créez un Tableau croisé dynamique qui compte les occurrences par thème.
- Filtrez les doublons, extrayez 3–5 pistes d’action et publiez le récap dans Teams.
Dépannage — problèmes fréquents et solutions
| Symptôme | Cause probable | Comment corriger |
|---|---|---|
| Polls n’affiche que des QCM dans un chat de groupe | Le modèle “Réponse ouverte” n’est pas activé/Disponible pour ce contexte | Basculer sur Forms Web + lien. Ou créer un sondage Polls dans une réunion/un canal où le modèle est pris en charge. |
| Les invités externes ne peuvent pas répondre | Formulaire limité à “Personnes de mon organisation” | Dans Forms > Partager, choisir Quiconque avec le lien. Évitez les données sensibles si vous activez cette option. |
| Besoin d’anonymat mais les noms apparaissent | Option d’enregistrement des noms active | Désactiver Enregistrer le nom (Forms/Polls) ou activer l’anonymat (Polly), puis republier. |
| Faible engagement, peu de réponses | Consigne floue, pas de timebox | Reformuler l’intention en une phrase, afficher un compte à rebours de 2 minutes, donner un exemple de bonne réponse. |
| Les réponses débordent (trop longues) | Aucun cadrage de longueur | Indiquer l’attendu (ex. “en 30–60 mots”). Si disponible, activer les règles de validation (min/max) dans Forms. |
| On veut réutiliser les questions | Formulaire créé à la volée dans Polls | Créer le formulaire maître dans Forms (Web), puis le partager/dupliquer à l’infini. Ajouter en onglet de canal si récurrent. |
Modèles de messages à coller dans votre chat Teams
Formulaire (lien Forms)
“Merci de partager votre idée en une phrase (2 min) : <lien>. Les réponses sont anonymes. Nous présenterons les 3 thèmes les plus cités à la fin.”
Polls — nuage de mots
“Lancez vos idées (anonymes) dans le nuage de mots ⤵️. 120 secondes chrono, puis on sélectionne les 3 priorités.”
Polly open‑ended
“Une idée par message, svp. Vous pouvez liker celles des autres. On arrête dans 2 minutes.”
Checklist express
- ☑ Choisir l’outil selon le contexte (Réunion/Canal → Polls | Chat → Forms).
- ☑ Décider de l’anonymat et régler le partage (interne/externe).
- ☑ Rédiger une consigne ultra‑claire et une durée.
- ☑ Préparer 1–2 exemples de bonnes réponses.
- ☑ Prévoir l’analyse : word cloud à chaud + export Excel à froid.
- ☑ Partager un résumé des 3–5 actions retenues dans Teams.
FAQ
Pourquoi ne pas tout faire directement dans le chat sans outil ?
Le fil de discussion devient vite illisible, les doublons pullulent et l’export est pénible. Forms/Polls centralisent la collecte et permettent un export propre.
Peut‑on limiter les réponses à un nombre de mots ?
Indiquez la contrainte dans l’intitulé (“en 30–60 mots”). Si votre tenant le permet, utilisez la validation (longueur min/max) dans Forms pour guider la saisie.
Peut‑on autoriser plusieurs idées par personne ?
Oui. Dans Polls, activez “Autoriser plusieurs réponses”. Dans Forms, laissez les participants soumettre plusieurs entrées ou ajoutez plusieurs champs à réponse courte.
Comment éviter les doublons ?
Proposez un tag par idée (“[Processus]”, “[Com]”). En réunion, demandez de liker les réponses similaires pour les remonter visuellement avant consolidation.
Les invités externes verront‑ils le nuage de mots ?
Dans Polls, c’est le cas s’ils peuvent voir le message. S’il y a un blocage d’app ou de permissions, préférez un lien Forms en partage “Quiconque avec le lien”.
Où sont stockées les réponses ?
Dans Microsoft Forms (et Polls qui s’appuie sur Forms) au sein de votre tenant Microsoft 365, selon vos politiques de sécurité et de rétention.
Cas pratique guidé (votre situation : chat de 16 personnes)
- Avant : créez un Nouveau questionnaire dans Forms avec 1–2 questions “Paragraphe”. Paramètrez l’anonymat et “Quiconque avec le lien” si des externes sont présents.
- Pendant : collez le lien dans le chat avec “⏱ 2 minutes, 1 idée par personne”. Rappelez l’anonymat si pertinent.
- Après 2 minutes : exportez en Excel, classez par thèmes, partagez un visuel (liste top 3) dans le même chat.
- Suivi : épinglez le message de synthèse. Créez une tâche par action retenue (Planner/To Do) et liez‑la dans le chat.
Évolutions du produit à garder en tête
Depuis 2022, le modèle “Réponse ouverte / Nuage de mots” est progressivement déployé dans Polls et s’enrichit régulièrement. Microsoft Forms continue d’ajouter des règles de validation (ex. longueur minimale/maximale, format e‑mail), ce qui aide à cadrer les contributions en texte libre. Selon les politiques et cycles de mise à jour de votre organisation, certaines options peuvent apparaître plus tardivement : préparez toujours un plan B (lien Forms) pour garantir la collecte.
Conclusion
Pour des réponses ouvertes sans friction dans Teams :
- Choix par défaut : Microsoft Forms (Web) + lien dans le chat — simple, robuste, exportable.
- Expérience live : Polls en réunion/canal avec nuage de mots — dynamique et motivant.
- Récurrence et visibilité : Onglet Forms dans un canal — parfait pour une boîte à idées.
- Interactivité légère : Polly — pratique, surtout pour des icebreakers.
En combinant ces approches avec des consignes claires, un timeboxing strict et un mini‑processus d’analyse, vous transformez une simple collecte d’idées en décisions actionnables. Et tout cela, sans abonnement payant ni complexité inutile.