Découvrez comment envoyer des messages privés automatisés dans Microsoft Teams sans exposer votre identité. Ce guide pas à pas explique l’installation du Flow bot, la création d’un flux Power Automate et les bonnes pratiques pour contourner les restrictions ou quotas.
Activer et utiliser le Flow bot pour envoyer des notifications individuelles dans Teams
Vue d’ensemble de la question
De nombreuses organisations veulent alerter leurs collaborateurs via Teams sans que les messages apparaissent comme provenant d’un compte personnel. La solution la plus simple consiste à utiliser le Flow bot, composant natif de Power Automate pour Teams, qui peut poster des messages 1‑à‑1 « au nom du bot ». Ce tutoriel décrit :
- Comment activer le Flow bot dans Microsoft Teams.
- La configuration d’un flux qui envoie un message « En tant que Flow bot ».
- Les droits d’administration nécessaires et les politiques à surveiller.
- Les limites, licences, scénarios avancés et dépannage.
1. Installation de l’application Power Automate (Workflows)
- Dans Teams, ouvrez Applications puis recherchez Workflows (nouveau nom de Power Automate).
- Cliquez sur Ajouter. L’ajout installe automatiquement le Flow bot pour l’ensemble de votre tenant ; aucun package supplémentaire n’est requis.
Bon à savoir : si l’icône « Workflows » n’apparaît pas, un administrateur Teams a peut‑être bloqué l’application ou désactivé l’accès aux bots.
2. Créer un flux qui publie « En tant que Flow bot »
- Ouvrez la rubrique Workflows dans Teams ou le portail web make.powerautomate.com, puis sélectionnez Mes flux > + Nouveau flux cloud automatisé.
- Choisissez votre déclencheur (arrivée d’un e‑mail, enregistrement d’un formulaire, événement SharePoint, etc.).
- Ajoutez l’action Envoyer un message dans un chat ou un canal (version 2 ou ultérieure).
Dans les paramètres de l’action :
— Publier en tant que : Flow bot
— Type de publication : Utilisateur (Chat 1‑1)
— Destinataire : adresse e‑mail de l’utilisateur ou ID Azure AD.
— Message : corps du texte (markdown ou HTML simplifié). - Enregistrez et testez ; le destinataire voit un nouveau chat privé intitulé « Flow bot », sans mention de votre compte.
3. Vérifier les autorisations d’administration Teams
Certains environnements bloquent les bots ou limitent les applications tierces. L’administrateur Teams doit donc :
- Aller dans le Centre d’administration Teams > Teams apps > Gérer les applications.
- Rechercher « Power Automate » ou « Workflows » et s’assurer que l’état est Autorisé.
- Si nécessaire, mettre à jour les Politiques d’autorisation d’applications ou les Politiques de configuration pour autoriser le bot sur des groupes d’utilisateurs spécifiques.
Astuce : dans une organisation très restrictive, créez une politique dédiée et assignez‑la uniquement aux équipes ou groupes pilotes.
4. Limitations techniques et bonnes pratiques
- Actions obsolètes : évitez les actions marquées
[DEPRECATED]; privilégiez les versions V3/V4 ou l’API Graph. - Quota Power Automate : chaque licence Microsoft 365 inclut 6 000 appels API/jour. Un flux excédant ce quota sera suspendu jusqu’au lendemain UTC.
- Identité d’affichage : le champ « Publier en tant que » propose User, Flow bot et parfois Power Virtual Agents. Choisissez Flow bot pour masquer votre identité.
- Audit & conformité : les messages envoyés par le bot sont consignés dans le journal de conformité Teams, ce qui facilite la traçabilité.
- Environment Strategy : séparez développement, test et production afin d’éviter d’envoyer des notifications par erreur aux utilisateurs finaux.
5. Licences et modèles de capacité
| Licence | Inclut l’usage du Flow bot ? | Quota API quotidien |
|---|---|---|
| Microsoft 365 Business Basic / E1 | Oui (connecteurs standard) | 6 000 |
| Microsoft 365 Business Premium / E3 | Oui (connecteurs standard) | 6 000 |
| Microsoft 365 E5 | Oui (connecteurs standard + quelques premium restreints) | 6 000 |
| Power Automate per‑user Plan | Oui + connecteurs premium illimités | 40 000 |
| Power Automate Process Plan (par bot) | Idéal pour volumétrie élevée / RPA | 250 000 |
Conseil : si vous prévoyez plusieurs centaines de milliers de messages / jour, optez pour un Process Plan dédié au bot afin de ne pas saturer vos licences Microsoft 365 standards.
6. Dépannage courant
- Erreur : “Failed to install the Power Automate app in Microsoft Teams”
— Installez manuellement l’application Workflows dans le chat ou canal cible.
— Vérifiez que la politique d’autorisation d’applications n’interdit pas les bots.
— Purgez le cache Teams (quitter Teams, supprimer le dossier%appdata%\Microsoft\Teams\Cache, puis redémarrer). - Le message n’arrive pas
— Vérifiez que le champ « Destinataire » contient l’User Principal Name (UPN) et non le nom d’affichage.
— Assurez‑vous que l’utilisateur n’a pas bloqué les messages d’applications dans ses paramètres Teams. - Le message s’affiche sous mon nom et non sous “Flow bot”
— Dans l’action d’envoi, le paramètre Publier en tant que est probablement réglé sur User. Modifiez‑le.
7. Alternatives si le Flow bot est bloqué
| Besoin | Alternative | Points clés |
|---|---|---|
| Message simple au canal | Webhook entrant | Aucune identité utilisateur ; configuré canal par canal. Convient aux alertes de service. |
| Notification riche (Adaptive Card) | Action « Poster une carte adaptative » ou API Graph | Mise en forme avancée (images, boutons, actions) ; signature « Flow bot » conservée. |
| Impersonation complète | API Graph + Application access policy | Nécessite une app Azure AD, l’autorisation ChatMessage.Send et un consentement administrateur global. |
8. Cas d’usage avancés
Voici quelques scénarios dans lesquels le Flow bot excelle :
- Onboarding automatisé : lorsqu’un nouveau collaborateur est créé dans Azure AD, un flux déclenche l’envoi d’un pack de bienvenue (charte IT, liens RH, vidéos d’intégration) via le Flow bot.
- Alertes de ticketing : intégration à ServiceNow ou Azure DevOps pour notifier le technicien responsable lorsqu’un ticket change de statut critique.
- Rappels de conformité : chaque fin de trimestre, rappel automatique aux managers d’approuver les feuilles de temps ou validations budgétaires.
- Campagnes de sensibilisation : envoie séquencé de messages de formation (phishing, RGPD…) programmé dans un Planificateur de tâches Azure Logic Apps.
9. Gouvernance et sécurité
Utiliser des bots au sein d’une organisation requiert une gouvernance claire :
- Utilisez des groupes de sécurité pour limiter qui peut déclencher ou modifier les flux sensibles.
- Audit régulier : exportez les journaux Power Automate vers Log Analytics et configurez des alertes KQL en cas d’échec répété.
- SLA de délivrabilité : testez votre flux dans un environnement pilote et mesurez le temps de livraison moyen (généralement 3–15 s).
- Basculement : pour les alertes critiques, prévoyez une redondance (notification e‑mail ou SMS complémentaire).
10. Questions fréquentes (FAQ)
Q : Puis‑je envoyer un message à plusieurs utilisateurs en même temps ?
Oui, mais l’action « Envoyer un message » crée un chat de groupe si vous spécifiez plusieurs destinataires. Pour des messages individuels et personnalisés, bouclez sur la liste d’utilisateurs et envoyez chaque message séparément.
Q : Le Flow bot peut‑il réagir aux réponses des utilisateurs ?
Pas directement. Le Flow bot est principalement destiné à l’envoi. Pour la conversation bidirectionnelle, utilisez Power Virtual Agents ou un Bot Framework bot capable de traiter les messages entrants.
Q : Comment styliser le texte (gras, italique, liens) ?
L’action accepte le markdown Teams ; par exemple **Texte gras**, *Italique*, [Libellé](https://contoso). Les images inline ne sont pas encore prises en charge.
Q : Existe‑t‑il une limite de taille de message ?
Oui : 28 000 caractères au total, dont 4 096 maximum par bloc de texte dans une Adaptive Card.
11. Synthèse
- Aucune « activation » technique complexe : l’installation de l’application Workflows dans Teams déploie le Flow bot.
- Dans l’action d’envoi, réglez Publier en tant que : Flow bot pour masquer votre identité.
- Vérifiez les Teams app policies et les quotas Power Automate, puis testez toujours dans un environnement contrôlé avant de généraliser.
- Pour les scénarios avancés (adaptative cards, envoi impersonnel, volumétrie élevée), combinez Flow bot, connecteurs premium et API Graph.