Copilot pour Microsoft 365 intégré à Teams s’avère puissant pour automatiser les comptes rendus de réunion ; néanmoins, depuis l’été 2025, plusieurs organisations constatent des erreurs d’attribution de locuteur et des omissions d’actions. Cet article décrit les causes, les réglages et les bonnes pratiques pour retrouver une fiabilité optimale.
Pourquoi Copilot se trompe soudainement ?
La précision d’un résumé Copilot dépend de trois couches : la transcription audio, l’identification des locuteurs (*speaker diarization*) et le modèle génératif chargé de condenser l’information. Lorsque l’une de ces couches se dégrade, le résultat final devient incohérent.
Évolutions algorithmiques côté Microsoft
Microsoft publie chaque mois des mises à jour du moteur Copilot ; en mai et juillet 2025, les notes de version évoquaient une « amélioration de la gestion multilingue ». Selon les retours de clients pilotes, cette évolution a modifié les seuils de confiance associés aux locuteurs. Dans des réunions bilingues ou avec une mauvaise captation sonore, Copilot préfère désormais « inventer » un locuteur générique plutôt que de risquer une attribution erronée, d’où la confusion dans les points d’action.
Qualité audio et reconnaissance de locuteur
- Micro partagé : si cinq participants se connectent depuis la même salle équipés d’un unique speakerphone, Copilot dispose d’un seul canal audio et peine à distinguer les voix.
- Noms d’affichage incohérents : des comptes invités intitulés « Conf Room – Paris » ou « User » empêchent la correspondance entre la piste audio et l’identité réelle.
- Accents et code‑switching : passer du français à l’anglais au sein d’une même phrase augmente la probabilité de mauvaise segmentation.
Prompts personnalisés insuffisants
Beaucoup d’administrateurs tentent de « forcer » le modèle via le champ Ask Copilot (« Rédige un procès‑verbal avec actions »). Or, si la matière première – la transcription – est imprécise, le meilleur prompt n’y change rien : garbage in, garbage out.
Méthodologie de diagnostic
- Comparer transcription et résumé :
exportez le fichier VTT de la réunion et ouvrez‑le dans un éditeur de texte. Vérifiez si la ligne « Je prendrai la tâche… » est correctement taguée. Si la mention apparaît, le problème vient du moteur de résumé ; sinon, la faute est dans la couche audio. - Contrôler la version de Teams :
dans Aide › Infos sur la version, notez le numéro (ex. 24185.3001). Les builds antérieurs au 24160 présentent un taux de speaker diarization erroné supérieur de 17 % selon le programme Microsoft Customer Connection. - Tester le multilinguisme :
créez une réunion interne courte en ne parlant qu’une langue et comparez le résumé. Si la précision bondit, orientez votre correctif vers la langue de la réunion.
Réglages techniques côté Teams
| Paramètre | Valeur recommandée | Impact |
|---|---|---|
| Langue de transcription | Alignée sur la langue dominante (fr-FR, en-US…) | Réduit les confusions de syntaxe et d’action |
| Audio exclusif par participant | Micro USB ou casque individuel | Améliore l’isolation de voix (jusqu’à +23 % de précision) |
| Mises à jour client | Build supérieur à 24185 | Inclut correctifs de speaker diarization |
Bonnes pratiques de facilitation
Avant la réunion
- Distribuez un ordre du jour mentionnant clairement les sections « Décisions » et « Actions » ; Copilot détecte mieux ces marqueurs explicites.
- Invitez les participants à vérifier leur nom rêglé dans Teams. Un simple accent mal placé (« Chloé » vs « Chloe ») génère un locuteur distinct.
Pendant la réunion
- Demandez au présentateur d’annoncer son nom quand il change de rôle (« Ici Éric, nouvelle question »).
- Balisez les actions par la formule « Action à : [Nom] – [livrable] – [échéance] ». Copilot dispose d’un régex interne déclenché par « Action ».
- Réservez 120 secondes avant la clôture pour passer le résumé Copilot en partage d’écran, corriger les incohérences collectivement et relancer la génération.
Après la réunion
- Téléchargez la transcription VTT et ouvrez‑la dans Word ou Loop ; puis soumettez la commande « Résume en 300 mots et liste les actions ». Hors de Teams, Copilot dispose de plus de tokens pour le prompt et fournit souvent un résultat plus nuancé.
- Archivez le résumé validé dans le canal Teams ; ainsi les versions précédentes restent accessibles pour audit.
Escalade vers le support Microsoft 365
Si, malgré ces ajustements, les erreurs persistent :
- Ouvrez le Centre d’administration Microsoft 365 ; cliquez Aide › Nouvelle demande de service et choisissez la catégorie « Copilot ».
- Joignez à votre ticket :
• Fichier VTT original
• Résumé Copilot incriminé (Teams › Insights › Recap)
• Captures d’écran des attributions incorrectes
• Numéro de build Teams - Indiquez l’organisation et la région de données (EU, US, APAC). Certaines anomalies proviennent de clusters régionaux spécifiques.
Les ingénieurs du programme « Customer Connection » se servent de ces exemples pour ajuster les seuils de confiance et, au besoin, ré‑entraîner la couche de diarization.
Contournements temporaires
- Utiliser l’enregistrement vidéo Teams en plus de la transcription ; la relecture visuelle aide à recouper les erreurs.
- Activer un outil tiers de transcription (Otter.ai, Scribble, etc.) comme référence croisée. Beaucoup proposent une API pour pousser le texte dans Loop.
- Segmenter les réunions longues : Copilot montre un déclin de précision après 50 minutes continues. Planifiez des pauses et relancez la transcription.
Mettre en place une gouvernance durable
Charte de nommage et d’identités
Normalisez les display names dans Azure AD ; imposez le format « Prénom Nom – Fonction ». Un script PowerShell peut faire remonter les comptes non conformes chaque semaine.
Formation des organisateurs
Intégrez au parcours d’onboarding un module « Conduire une réunion optimisée pour Copilot ». Simulez une séance et laissez les nouveaux membres pratiquer l’annonce des actions.
Suivi de performance
| Indicateur | Objectif | Moyen de mesure |
|---|---|---|
| Taux d’actions correctement attribuées | ≥ 95 % | Audit mensuel d’un échantillon de 10 réunions |
| Délai de publication du procès‑verbal | < 15 minutes après la réunion | Horodatage dans Teams |
| Nombre de ré‑éditions manuelles du recap | < 2 par réunion | Historique de version Teams |
Foire aux questions fréquentes
Copilot reconnaît‑il les accents régionaux ?
Oui, mais la précision varie. Le moteur est entraîné sur des corpus canadiens, belges et suisses pour le français, mais performe mieux lorsque l’audio est capté par un micro individuel.
Peut‑on forcer Copilot à ignorer certains participants ?
Pas à ce jour. La feuille de route publique mentionne un futur paramètre « locuteurs prioritaires » prévu fin 2025.
Les données Copilot quittent‑elles l’Union européenne ?
Depuis mars 2025, Microsoft propose le « EU Data Boundary ». Si votre tenant est configuré pour cette option, les traitements Copilot – y compris la transcription – restent dans les datacenters UE.
Conclusion
Les prises de notes inexactes dans Copilot proviennent généralement d’une combinaison de qualité audio moyenne, d’identités mal gérées et d’une configuration linguistique incorrecte. En appliquant les réglages décrits, en formant les équipes et en escaladant les cas persistants, les organisations retrouvent un taux de fiabilité supérieur à 95 %. Copilot redevient alors l’assistant rédactionnel promis pour chaque réunion Teams.