Les organisateurs de réunion sur Microsoft Teams se demandent souvent combien de temps les rapports de présence restent disponibles, où ils sont stockés et quelles règles internes ou limites techniques peuvent entraîner leur disparition. Cet article fournit des réponses détaillées et des solutions concrètes pour protéger et archiver ces fichiers critiques.
Pourquoi le rapport de présence est-il important ?
Depuis l’introduction des rapports de présence natifs, les .CSV générés par Teams se sont imposés comme la référence pour :
- démontrer la conformité ou le déroulement effectif d’une session ;
- contrôler la participation à des formations obligatoires ou des examens ;
- alimenter un reporting RH ou pédagogique plus poussé (Power BI, Excel Power Query) ;
- appuyer des audits internes et externes.
Perdre ces fichiers ou ne pas les sauvegarder constitue donc un risque opérationnel et réglementaire.
Cycle de vie natif du rapport de présence
Aucune date d’expiration imposée par Microsoft
À la différence des enregistrements vidéo (60 jours par défaut) ou des réunions avec transcription stockées dans OneDrive/SharePoint, Microsoft n’a fixé aucune durée de conservation automatique pour le rapport de présence. Tant que l’organisateur (ou un co‑organisateur) dispose toujours d’un compte actif et d’un accès au chat de la réunion, le fichier reste téléchargeable à volonté :
- via l’onglet Enregistrement & Transcriptions de la réunion ;
- directement dans le fil de discussion, là où le bot Teams a publié le message « Rapport de présence ».
Emplacement physique du fichier
Le rapport .CSV est techniquement traité comme une pièce jointe de message Teams (Chat privé) :
- Il est enregistré dans la boîte aux lettres Exchange Online de l’organisateur (pour les réunions ad‑hoc) ou du groupe M365 sous‑jacent (pour les réunions de canal).
- Simultanément, un lien vers cette pièce jointe est affiché dans Teams, d’où sa disponibilité dans l’onglet Enregistrement & Transcriptions.
- Pour les administrateurs, le portail d’administration Teams liste le rapport durant 30 jours seulement – au‑delà, le fichier n’y apparaît plus, mais subsiste toujours pour l’organisateur tant que son compte persiste.
Facteurs pouvant entraîner la suppression du rapport
| Scénario | Impact sur le rapport | Précautions recommandées |
|---|---|---|
| Suppression du compte de l’organisateur (départ, licenciement, rupture de contrat) | La boîte aux lettres Exchange est purgée ; le .CSV disparaît définitivement, sauf si une boîte d’archive ou un legal hold était activé. | Prévoyez un processus de transfert des réunions importantes vers un compte de service ou un co‑organisateur pérenne. |
| Politiques de rétention Exchange ou Teams plus strictes que la valeur par défaut | Les messages Teams (et leurs pièces jointes) peuvent être supprimés automatiquement après n jours. | Vérifiez régulièrement les Retention Policies ; placez les canaux ou utilisateurs critiques sous étiquette de conservation si nécessaire. |
| Nettoyage manuel : suppression du message « Rapport de présence » dans le chat | Le rapport devient irrécupérable pour les participants, même si Exchange le conserve quelques jours. | Restreignez l’effacement de messages historiques via des politiques DLP, ou éduquez les utilisateurs. |
| Limites techniques (réunion >120 participants) | Le fichier risque d’être incomplet, voire absent. | Activez la nouvelle expérience d’inscription (>= 1 000 participants) ou segmentez la session. |
Bonnes pratiques de sauvegarde et d’automatisation
Téléchargement manuel immédiat
Le réflexe le plus simple reste de cliquer sur Télécharger le rapport de présence dès que la réunion se termine, puis d’enregistrer le fichier dans un espace SharePoint ou OneDrive structuré (ex. : /Rapports_Presence/2025‑08‑Formation‑ISO27001/).
Export automatique avec Power Automate
Pour les organisations qui organisent des centaines de webinaires ou de cours virtuels, l’automatisation permet de réduire drastiquement le risque d’oubli :
- Déclencheur : When an event is added, updated or deleted (v4) sur le calendrier de l’organisateur.
- Liste des participants : appel à l’API
GET /meetingAttendanceReportsdu Microsoft Graph. - Action : création d’un fichier dans une bibliothèque SharePoint dédiée, nommage dynamique :
[Course]‑[Date]‑Attendance.csv. - Optionnel : envoi d’une notification Teams ou e‑mail aux parties prenantes avec le lien direct.
Archivage long terme et conformité
- Pour les secteurs fortement régulés (finance, santé, éducation), appliquez une étiquette de conservation (Retention Label) sur le SharePoint cible pour garantir la tenue minimale légale (ex. 5 ou 7 ans).
- Envisagez un stockage WORM (Write‑Once / Read‑Many) ou l’export vers un système d’archivage externe (Cohesity, Commvault, etc.) si votre politique l’exige.
Exploitation avancée des rapports
Au‑delà de la simple preuve de présence, l’agrégation des CSV sur plusieurs sessions offre une mine de données :
- Taux d’assiduité par apprenant ou par équipe ;
- Durée cumulée de connexion à des réunions récurrentes ;
- Détection d’anomalies (pic d’absences, retards systématiques).
Intégrer ces fichiers dans Power BI permet de construire des tableaux de bord dynamiques avec segmentation par département, par formateur ou par période. Pour un volume de données supérieur à 10 000 fichiers, préférez un Dataflow ou Dataverse afin de réduire la charge sur le poste de travail.
Chemin d’accès rapide au rapport
- Ouvrez Teams (bureau ou web).
- Cliquez sur Calendrier dans la barre latérale.
- Double‑cliquez sur la réunion souhaitée.
- Sous Détails, sélectionnez Enregistrement & Transcriptions.
- Choisissez Télécharger le rapport de présence.
Alternative : ouvrez le chat associé et recherchez le message où figure l’icône de fichier CSV.
Questions fréquentes (FAQ)
Un rapport supprimé peut‑il être restauré ?
Oui, si la suppression est récente : l’élément reste 14 jours dans la corbeille Exchange. Passé ce délai ou après purge manuelle, la restauration n’est plus possible sans sauvegarde tierce.
Les participants peuvent‑ils voir le rapport ?
Non. Seuls l’organisateur, les co‑organisateurs et les rôles présentateurs y ont accès, sauf si vous partagez manuellement le fichier.
Existe‑t‑il une différence pour les réunions de canal ?
Oui. Pour les réunions planifiées dans un canal Teams, le rapport est attaché au groupe M365 du canal. La suppression du canal sans sauvegarde préalable supprimera également l’artefact.
Résumé des points clés
| Point clé | Détails |
|---|---|
| Aucune expiration native | Le fichier persiste tant que l’organisateur a accès au chat ; Microsoft ne définit pas de durée. |
| Stockage Exchange Online | Le .CSV est une pièce jointe du message Rapport de présence, stockée dans la boîte aux lettres ou le groupe M365. |
| Portail admin limité à 30 jours | Les administrateurs ne voient le rapport que durant un mois. |
| Suppression possible | Départ de l’organisateur, politiques de rétention, suppression manuelle du message, limitations >120 participants. |
| Recommandation clé | Télécharger ou automatiser l’export vers SharePoint/OneDrive, appliquer des politiques d’archivage adaptées. |
Checklist pour garantir la disponibilité à long terme
- ✅ Prévoir un co‑organisateur permanent pour chaque réunion stratégique.
- ✅ Mettre en place un flux Power Automate d’export automatique.
- ✅ Centraliser les rapports dans un espace SharePoint avec étiquette de conservation.
- ✅ Tester la récupération après suppression tous les six mois.
- ✅ Informer les administrateurs des limites de 30 jours dans le portail Teams.
Conclusion
En l’absence de date d’expiration native, les rapports de présence dans Microsoft Teams offrent une flexibilité appréciable. Toutefois, sans stratégie de sauvegarde proactive, ils restent vulnérables aux politiques de rétention, aux départs d’utilisateurs et aux suppressions accidentelles. En adoptant les bonnes pratiques exposées ici – téléchargement immédiat, automatisation, archivage conforme –, vous éliminerez tout risque de perte et sécuriserez durablement vos preuves de participation.