Vous aimeriez mieux distinguer vos réunions internes, vos plages de travail concentré et vos rendez‑vous externes ? Même si Microsoft Teams n’offre pas (encore) de palette automatique, il existe plusieurs stratégies basées sur les catégories Outlook et l’automatisation Microsoft 365 pour donner un code couleur cohérent à votre calendrier.
Vue d’ensemble de la question
L’objectif est d’obtenir un repérage visuel immédiat :
- Réunions d’équipe internes – conservez la teinte violette par défaut ou appliquez une nuance dédiée.
- Plages de concentration / travail individuel – attribuez une seconde couleur afin de protéger votre temps et éviter les doubles réservations.
- Rendez‑vous externes, clients ou top‑priorité – appliquez une couleur bien distincte pour attirer l’attention.
Techniquement, Teams s’appuie sur le même magasin de données qu’Outlook ; toute catégorie créée dans Outlook est donc visible (pastille) dans Teams. Le remplissage couleur du bloc reste uniforme dans Teams, mais la pastille suffit souvent pour se repérer. Ci‑dessous, quatre approches testées :
Méthodes pour appliquer un code couleur
| Possibilité | Fonctionnement | Étapes essentielles |
|---|---|---|
| Catégorisation manuelle | Une catégorie Outlook ajoute un libellé + couleur. La modification est répliquée sur tous vos appareils. | Ouvrez le calendrier Teams ou Outlook. Effectuez un clic droit sur l’événement ; choisissez Catégoriser ▸ Toutes les catégories. Créez ou sélectionnez la catégorie (nom, couleur, raccourci). Validez ; la pastille apparaît immédiatement dans Teams. |
| Mise en forme conditionnelle (Outlook PC) | Filtre sur mot‑clé/organisateur puis couleur du texte. Utile pour différencier visuellement côté Outlook bureau. | Menu Affichage ▸ Paramètres d’affichage ▸ Mise en forme conditionnelle. Ajouter une règle : « L’objet contient Focus », ou « Organisateur ne contient pas @domaine‑interne ». Choisissez la couleur et la graisse de police. Enregistrez ; seuls les blocs Outlook changent, Teams reste inchangé. |
| Power Automate | Flux qui détecte la création/édition d’un événement et écrit la propriété Categories. Totalement sans code. | Créer un nouveau flux automatisé « Quand un événement est ajouté, mis à jour ou supprimé (V3) ». Ajouter une action Condition : Sujet commence par “Focus” ou IsOnlineMeeting = true AND Organizer != moi. Si vrai → action Mettre à jour l’événement : Catégories = Focus Time. Tester, puis activer : toute réunion future sera colorisée sans intervention. |
| Add‑ins tiers | Ex. : « Calendar Coloring » ou « E2E Color Code » permettent des règles avancées (regex, multiple domaines, plage horaire). | Store Office → rechercher l’add‑in. Installer pour votre compte Microsoft 365. Ouvrir le panneau de configuration et définir les règles. Enregistrer ; l’add‑in applique les catégories en tâche de fond. |
Limites et réalités actuelles
- Pas de remplissage dynamique côté Teams : seule la petite pastille de catégorie s’affiche ; la couleur de fond reste violette ou conforme au thème Teams.
- Synchronisation quasi instantanée : Outlook ↔ Teams verse l’information toutes les 20‑60 secondes, mais un léger délai est normal.
- Variations mobiles : l’application Outlook mobile respecte les catégories ; l’app Teams mobile affiche parfois uniquement un point couleur sans nom de catégorie.
- Règles Outlook Web limitées : l’interface web ne possède pas encore la mise en forme conditionnelle sophistiquée du client Windows.
Détailler la méthode manuelle : bonnes pratiques
Standardiser un nuancier commun
Créez d’abord vos catégories dans Outlook Bureau : cela devient la source de vérité pour tous les appareils. Exemple minimal :
- Interne
- Externe / Client
- Focus Time
Donnez‑leur un libellé clair ; les noms apparaissent dans la barre d’outils Teams lorsqu’une réunion est ouverte.
Activer les raccourcis clavier
Outlook pour Windows permet d’assigner Ctrl+F2…F12 à une catégorie. Avec l’habitude, vous colorez un rendez‑vous en moins d’une seconde, sans menu contextuel.
Fusionner avec Microsoft Viva Insights
Viva Insights (anciennement MyAnalytics) propose Planification automatique du temps de concentration. Ces blocs s’ajoutent déjà avec la catégorie Planification de la concentration. Changez simplement la couleur de cette catégorie pour qu’elle ressorte dans Teams.
Automatiser avec Power Automate : guide pas à pas
Ci‑dessous, un scénario générique ; adaptez les conditions à votre environnement.
- Déclencheur – « Quand un nouvel événement est créé (V3) », calendrier = Calendar.
- Variable script – extraire
Organizer.EmailAddressetSubject. - Condition –
contains(Subject,'Client')∧contains(Organizer,'@domaine‑externe'). - Action si Vrai – « Mettre à jour l’événement » : Categories = Externe / Client.
- Action si Faux – « Aucun changement » (ou autre catégorie).
Pensez à définir une deuxième condition pour exclure vos propres réunions récurrentes de masse (ex. : IsOrganizer = true AND IsRecurring = true). Un flux bien écrit cible la nouvelle création sans ré‑éditer l’historique complet, évitant les notifications intempestives.
Add‑ins Outlook : quand les utiliser ?
Les compléments commerciaux gagnent du temps dans des calendriers très volumineux (>1 000 événements/mois). Ils proposent :
- Expressions régulières et opérateurs logiques imbriqués.
- Listes blanches/noires par domaine ou fuseau horaire.
- Application rétroactive sur l’historique.
- Rapports d’usage (combien de réunions externes par semaine, etc.).
Évaluez toutefois :
- Conformité RGPD / hébergement européen.
- Modèle de licence (par utilisateur ou par tenant).
- Performance : exécution côté client ou via un service cloud externe.
Scénarios d’entreprise concrets
1. Coaching individuel et plages Deep Work
Le coach réserve des blocs de 90 min “Deep Work” ; Power Automate détecte « DW » dans le sujet et applique la catégorie Focus Time. Les collaborateurs visualisent donc d’un coup d’œil ses indisponibilités.
2. Cabinet d’avocats
Domaine interne @cabinet‑x.fr = violet ; domaine tribunal @justice.fr = rouge ; domaine client = bleu pétant. Une règle Outlook « Organisateur ne contient pas @cabinet‑x.fr » colore en bleu ; une condition Subject contains 'Aud.' OR 'Plaidoirie' passe le bloc en rouge.
3. Équipe produit SaaS : support premium vs réunions internes
Une étiquette Support Premium clignote dans Teams grâce à une catégorie orange appliquée par un flux lorsque le mot clé « Support P1 » apparaît dans le titre de la réunion calée via un formulaire web externe.
Bonnes pratiques pour un calendrier lisible
- Limiter à 5 couleurs : au‑delà, le cerveau perd du temps à décoder.
- Mettre à jour le modèle de réunion : imposer un préfixe normalisé (EXTERNE –, FOCUS –, etc.) pour faciliter la mise en forme conditionnelle.
- Former les assistantes / PMO : elles étiquettent souvent pour plusieurs cadres ; vos règles Power Automate doivent gérer les délégations (champ
FromvsOrganizer). - Surveiller la feuille de route Microsoft 365 : Microsoft suit la UserVoice “Color-code meetings in Teams calendar”. Lorsqu’un déploiement natif sortira, migrez progressivement afin d’éviter le double système.
FAQ
Les invites Teams « Tenir à jour la catégorie côté Outlook ? » sont‑elles gênantes ?
Elles apparaissent seulement si vous modifiez manuellement la catégorie dans Teams. En automatisant via Outlook ou Power Automate, aucun pop‑up n’est généré.
Combien de catégories Outlook peut‑on créer ?
Microsoft ne publie pas de limite officielle ; la majorité des tenants supportent > 250 catégories. Au‑delà, la liste devient difficile à scroller ; simplifiez plutôt votre nuancier.
Les catégories affectent‑elles le statut de confidentialité ?
Non. Une catégorie n’a aucun lien avec le marqueur « Privé ». Les participants voient seulement le nom de la catégorie s’ils peuvent déjà voir la réunion.
Puis‑je synchroniser les couleurs avec Google Calendar ?
Pas directement ; Google ignore la propriété Categories. Utilisez un connecteur tiers (Zapier, Make) qui lit l’ID de catégorie et applique une couleur Google correspondante.
Conclusion
Aujourd’hui, la meilleure approche pour distinguer visuellement vos réunions Teams est d’exploiter la puissance des Catégories Outlook, enrichies au besoin par une mise en forme conditionnelle, un flux Power Automate ou un add‑in spécialisé. Vous obtenez une charte couleur homogène sur l’ensemble de Microsoft 365 sans attendre une fonctionnalité native encore absente de Teams. Prenez le temps de définir un nuancier simple, formez vos équipes, et la lecture du calendrier deviendra instantanément plus claire et plus productive.