Enregistrer une réunion Teams n’est pas un geste anodin : consentement, notifications, droit à l’image et accès au récapitulatif doivent être correctement paramétrés pour éviter tout risque juridique ou technique.
Consentement à l’enregistrement : pourquoi est‑ce indispensable ?
Depuis que Microsoft a introduit l’option Require participant consent for recording & transcription (anciennement « Explicit recording consent »), toute organisation disposant de Microsoft 365 peut rendre obligatoire l’acceptation formelle de chaque participant avant le lancement de l’enregistrement ou de la transcription. Cette mécanique répond à plusieurs exigences :
- Conformité RGPD : l’article 6 exige une base légale pour le traitement des données personnelles ; le consentement explicite en est une, traçable dans le rapport de présence.
- Législation du travail : dans certains pays, filmer ou enregistrer la voix d’employés requiert leur accord écrit ou la validation des représentants du personnel.
- Confiance et transparence : afficher clairement qu’une session est enregistrée réduit les risques de litige et améliore l’expérience utilisateur.
Fonctionnement technique du bandeau de consentement
Lorsque la stratégie est activée :
- Aussitôt que l’organisateur clique sur Enregistrer, un bandeau non escamotable s’affiche pour chaque participant.
- Le micro, la caméra et le partage d’écran de l’utilisateur sont désactivés tant que celui‑ci n’a pas cliqué sur Accepter.
- Un refus ou la fermeture de la fenêtre entraîne la déconnexion automatique de l’utilisateur de la réunion.
- L’information « UserAcceptedRecordingConsent » est consignée par Teams et exportable dans le rapport d’assiduité.
Comparatif des paramètres disponibles
| Niveau | Paramètre | Effet | Où le configurer ? |
|---|---|---|---|
| Stratégie Teams | Require participant consent for recording & transcription | Affiche le bandeau d’acceptation/refus. Aucun média n’est capturé tant que le consentement n’est pas donné. | Centre d’administration Teams → Meetings → Policies → Recording & transcription |
| Stratégie Événement (à partir de 02/2025) | Require participant consent for recording & transcription | S’applique aux webinars et town halls. Permet de dissocier la gouvernance entre réunions internes et événements publics. | Centre d’administration Teams → Events → Policies |
| Organisateur | Bouton Enregistrer | Déclenche l’enregistrement en fonction de la stratégie ci‑dessus. Une info‑bulle rappelle le niveau de protection activé. | Interface de réunion Teams |
| Fichier d’enregistrement | Permissions OneDrive / SharePoint | Par défaut, seuls les membres de l’organisation de l’organisateur ont Can view. Les invités externes voient un message d’interdiction. | Onglet Details du fichier ou portail SharePoint |
| PowerShell | Set-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "NomDeLaPolicy" -RequireParticipantConsentForRecordingAndTranscription Enabled | Automatise la mise à jour pour des centaines d’utilisateurs ou pilote le paramètre via des scripts CI/CD. | Module Teams PowerShell ≥ 5.x |
Scénarios concrets et comportements observés
1. Consentement explicite activé
- Toute tentative de démarrer l’enregistrement sans consentement génère un message d’erreur côté organisateur.
- Les participants rejoignant la réunion après le déclenchement voient immédiatement le bandeau et doivent valider.
- Les invités externes, utilisateurs Teams gratuits ou anonymes suivent exactement le même flux.
2. Consentement explicite désactivé
- L’enregistrement démarre dès que l’organisateur appuie sur Enregistrer ou lorsque l’option Record automatically est activée.
- Un bandeau discret « Cette réunion est enregistrée » ainsi qu’un bip sonore unique informent les participants.
- La présence continue de l’utilisateur est assimilée à un consentement tacite, mais non traçable ; cela peut poser problème lors d’un audit RGPD.
3. Accès au récapitulatif et à la transcription
Depuis la généralisation de Teams Premium, l’organisateur dispose d’un onglet Recap réunissant :
- Le lien vers la vidéo enregistrée.
- Le document de transcription horodatée (format VTT ou Word).
- Le Copilot summary si Copilot était activé.
Limitation : quel que soit le type de licence de l’invité externe, celui‑ci ne peut pas ouvrir la page View Recap / Transcript tant qu’il n’est pas ajouté comme Guest à l’annuaire Azure AD de l’organisateur ou tant que les permissions du dossier SharePoint ne sont pas ajustées manuellement.
Étapes détaillées pour activer le consentement explicite
Méthode graphique (Teams Admin Center)
- Ouvrez Teams Admin Center › Meetings › Policies.
- Créez ou éditez une stratégie dédiée (ex.
Meeting‑Recorded‑Consent). - Activez Require participant consent for recording & transcription.
- Attribuez la stratégie :
- globalement via Org‑wide default, ou
- par lot en sélectionnant les utilisateurs puis Assign.
- Le déploiement peut prendre jusqu’à 24 h.
Méthode PowerShell (déploiement massif)
# Connexion
Connect-MicrosoftTeams
# Création d’une nouvelle stratégie
New-CsTeamsMeetingPolicy -Identity "RecordingConsent-Required" \`
-RequireParticipantConsentForRecordingAndTranscription Enabled
# Attribution à un groupe de sécurité
Grant-CsTeamsMeetingPolicy -PolicyName "RecordingConsent-Required" \`
-Group "Tous\_les\_managers" Considérations légales et éthiques
- Base légale : sans consentement, l’organisateur doit justifier un autre fondement (intérêt légitime, obligation légale, contrat).
- Droit à l’information : chaque participant doit connaître l’objectif, la durée de conservation et les destinataires.
- Droit d’opposition et d’effacement : sur demande motivée, l’organisateur est tenu de supprimer ou d’anonymiser la partie du participant.
- Pays tiers : si les données sont stockées hors EEE, vérifier les clauses contractuelles type ou le Data Privacy Framework.
Bonnes pratiques pour les administrateurs et organisateurs
Avant la réunion
- Indiquer clairement dans l’invitation « Cette session sera enregistrée ».
- Joindre ou référencer la politique interne de conservation.
Pendant la réunion
- Rappeler oralement que l’enregistrement démarre et verbaliser le motif.
- Restreindre qui peut présenter ou enregistrer via Meeting options.
Après la réunion
- Définir une expiration automatique pour supprimer la vidéo au bout de X jours.
- Partager le lien uniquement avec les participants internes concernés.
- En cas de litige, extraire la partie nécessaire plutôt que de divulguer l’intégralité du fichier.
Questions fréquentes (FAQ)
Un invité peut‑il enregistrer la réunion ?
Oui, si l’organisateur ou la politique lui octroie le rôle Presenter et que l’option Allow cloud recording est activée.
Le consentement est‑il valable pour toute la durée de l’appel ?
Oui. Toutefois, si le participant se reconnecte, il doit à nouveau accepter si l’enregistrement est encore en cours.
Que se passe‑t‑il si l’organisateur quitte la réunion ?
L’enregistrement se poursuit si au moins un Presenter reste connecté. Le fichier reste stocké dans OneDrive de l’organisateur.
Peut‑on activer l’enregistrement automatique et le consentement explicite ?
Oui. Le flux ne commence réellement qu’après que tous les participants actifs ont cliqué sur Accepter. Les retardataires devront également valider.
Checklist express
- ✔️ La bonne stratégie est attribuée à l’organisateur.
- ✔️ Les participants ont été informés à l’avance.
- ✔️ Les permissions post‑réunion sont restreintes.
- ✔️ Une date d’expiration est planifiée.
Conclusion
Le paramètre Require participant consent for recording & transcription est la clé pour concilier besoins métier et impératifs réglementaires. Une fois activé : pas de clic, pas d’enregistrement. Couplé à des politiques de conservation responsables et à une communication transparente, il constitue le socle d’une gouvernance audio‑vidéo moderne et respectueuse des droits de chacun.