En 2025, Microsoft a consolidé la planification et l’expérience B2C : l’application « Virtual Appointments » de Teams a été retirée au 30 juin 2025 et les fonctionnalités passent par Bookings et Teams (avec des options avancées via Teams Premium).
Sommaire
Stratégie Microsoft : Bookings et Virtual Appointments resteront-ils deux produits distincts ?
Vue d’ensemble de la question
Deux offres ont longtemps cohabité dans l’écosystème Microsoft 365 :
- Microsoft Bookings : l’outil de planification (pages de réservation, services, ressources, personnels, rappels e‑mail), accessible sur le web et en tant qu’application Teams.
- Virtual Appointments : une expérience B2C intégrée à Teams qui ajoutait la réunion (voix/vidéo), la file d’attente en temps réel, les rappels par SMS, la salle d’attente personnalisée et des tableaux d’analytique.
Ce qui a changé en 2025 : fin de l’app Virtual Appointments, consolidation sur Bookings
Microsoft a clarifié sa stratégie en mettant fin à l’application « Virtual Appointments » dans Teams au 30 juin 2025. Les capacités de rendez‑vous virtuels demeurent, mais sont désormais exposées à travers Bookings (planification) et Teams (moteur de réunion), avec des enrichissements activés par Teams Premium (file d’attente, SMS, lobby personnalisé, analytique organisationnelle).
| Chronologie | Événement | Impact |
|---|---|---|
| 15 juillet 2023 | Fin des apps mobiles Bookings (iOS/Android) | Gestion via le web et l’application Teams uniquement. |
| 30 juin 2025 | Retrait de l’app Virtual Appointments dans Teams | Les scénarios B2C s’opèrent via Bookings ; les fonctions avancées restent disponibles avec Teams Premium. |
| Depuis 2025 | Positionnement consolidé | « Virtual Appointments » devient un ensemble de capacités (join web, lobby, SMS, queue, analytics) surfacées par Bookings/Teams. |
Réponse & cap à suivre
- Coexistence → Consolidation. Il n’y a plus deux applications à maintenir. Bookings reste la brique de planification et orchestre l’agenda ; Teams fournit la réunion et la salle d’attente ; Teams Premium débloque la file d’attente temps réel, les SMS, les salles d’attente personnalisées et l’analytique.
- Modèle cible. Pensez « Bookings pour planifier » + « Teams pour rencontrer » + « Teams Premium pour industrialiser » (échelle, expérience, reporting).
- Évolutivité. Pour des parcours front office entièrement brandés, combinez Bookings/Graph avec Azure Communication Services (ACS) en interop Teams.
Pourquoi ce choix ? (lecture produit)
- Simplifier l’accès : un point de vérité unique pour la planification (Bookings), visible dans Teams et sur le web.
- Standardiser la réunion : toutes les interactions passent par le moteur « Teams Meeting », garantissant l’expérience join‑in‑browser, le lobby et la conformité.
- Séparer fondations et premium : les capacités avancées (queue, SMS, analytics, lobby personnalisé) deviennent des avantages de Teams Premium.
Évolution des canaux d’accès
- Bookings : web + application Teams (gestion complète). Les applications mobiles natives ont été retirées ; l’interface web responsive demeure la voie recommandée sur smartphone.
- Virtual Appointments : l’application Teams n’est plus disponible, mais la capacité de tenir des rendez‑vous virtuels perdure via Bookings/Teams. Les organisations sous Teams Premium conservent la file d’attente, les rappels SMS, la salle d’attente personnalisée et l’analytique d’usage.
Conseil pratique : comment choisir ?
| Besoins | Solution recommandée | Licences |
|---|---|---|
| Prise de rendez‑vous simple (interne/externe), lien de réunion, rappels e‑mail | Bookings (web/Teams) + réunion Teams standard | Microsoft 365 + Teams inclus |
| Expérience B2C pilotée (file d’attente, lobby brandé, analytics, SMS) | Bookings comme planificateur + capacités avancées via Teams Premium | Teams Premium requis pour les fonctions avancées |
| Parcours client sur portail/app propriétaire, authentification B2C, intégration CRM | Bookings / Graph (agenda) + ACS « Virtual Visits » (join côté client) + interop Teams (côté agent) | Microsoft 365 + Azure (ACS) |
Infrastructure technique et localisation des données pour Virtual Appointments
Vue d’ensemble de la question
Quels services supportent le scénario de rendez‑vous virtuels ? Où résident les données ? Qui sont les sous‑traitants ? Voici l’architecture de référence, telle qu’opérée après la consolidation de 2025.
Réponse & architecture
| Aspect | Détails clés |
|---|---|
| Moteur de planification | Microsoft Graph Bookings API (entités bookingBusiness, bookingService, bookingStaffMember, bookingAppointment). C’est la même API que celle utilisée par Bookings ; Virtual Appointments s’appuyait déjà sur ce socle pour créer les créneaux et pages de réservation. |
| Moteur de réunion | Microsoft Teams Meeting Service (Azure). Génère les liens de réunion, gère le lobby, la jointure via navigateur, et expose la télémétrie utilisable pour l’analytique organisationnelle. |
| SMS & notifications | Les rappels SMS liés aux rendez‑vous Teams sont exposés via Microsoft Graph (sendVirtualAppointmentSms) et nécessitent Teams Premium. À la date de publication, l’envoi est limité aux numéros US côté destinataire. |
| Personnalisation avancée | Azure Communication Services (Virtual Visits) pour intégrer la vidéo/voix dans un portail externe (client) tout en laissant l’agent rejoindre depuis Teams (interop Teams). Idéal pour santé, banque, service public, retail. |
| Analytique | Tableaux et rapports d’usage au niveau organisation (temps d’attente, no‑shows, durée), accessibles aux administrateurs lorsque Teams Premium est activé. |
| Localisation des données | Les composants Bookings/Teams suivent la résidence des données Microsoft 365 : vos rendez‑vous et métadonnées (participants, horaires) sont stockés dans la géographie de votre locataire (UE, US, UK, etc.). |
| Sous‑traitants | Microsoft publie une liste unique de sous‑traitants pour les services en ligne. Aucune entité tierce spécifique n’administre « Virtual Appointments » ; ce sont les mêmes sous‑traitants et processus encadrés que pour Microsoft 365/Teams. |
| Conformité | Héritage de Teams : ISO 27001/27018, SOC 1/2/3, engagements RGPD (DPA), chiffrement au repos et en transit. |
Bonnes pratiques supplémentaires
- Confirmez la géographie du tenant dans le centre d’administration Microsoft 365 ; Virtual Appointments/Bookings y sont rattachés.
- Minimisez les données collectées sur vos formulaires : limitez‑vous aux informations nécessaires (principe de proportionnalité RGPD).
- Industrialisez l’accès programmatique : utilisez Graph Bookings (listing, création, mise à jour, annulation) et les API de conformité (eDiscovery, DSR) déjà disponibles pour Teams.
- Personnalisation avancée : pour un parcours 100 % brandé (authentification B2C, CRM, portail), combinez ACS, Graph Bookings et un front‑end hébergé sur Azure. L’agent reste dans Teams ; le client rejoint via votre app web/mobile.
- Gouvernance : définissez des politiques de conservation (Teams/Exchange), des règles d’accès conditionnel et des contrôles DLP adaptés aux formulaires d’accueil client.
Comparatif : avant/après le 30 juin 2025
| Dimension | Avant (jusqu’au 30/06/2025) | Depuis (01/07/2025 →) |
|---|---|---|
| Produit/accès | Deux applications dans Teams : Bookings et Virtual Appointments. | Bookings concentre la gestion ; « Virtual Appointments » n’est plus une app séparée. |
| Planification | Bookings (Graph Booking API) | Identique (Bookings/Graph) |
| Réunion | Teams Meeting (join web, lobby) | Identique (Teams Meeting) |
| Fonctions avancées | Dans l’app Virtual Appointments + Teams Premium | Exposées via Bookings/Teams Premium (queue, SMS, lobby personnalisé, analytics) |
| Mobile | Apps Bookings iOS/Android retirées depuis 2023 | Web responsive + Teams |
Plan de migration pas‑à‑pas (tenants qui utilisaient l’app Virtual Appointments)
- Inventorier l’usage : déterminez quels services/équipes utilisaient l’app Virtual Appointments (types de rendez‑vous, files d’attente, SMS, analytics).
- Activer Bookings dans Teams : vérifiez les stratégies d’installation/pin de l’app Bookings et les autorisations nécessaires pour les planificateurs.
- Recréer vos « types de service » dans Bookings : durée, buffer, plages d’ouverture, assignation des membres du personnel, champs additionnels du formulaire client.
- Configurer la page de réservation : branding (logo, couleurs), politique d’annulation, consentement, fuseau horaire par défaut, collecte des données minimales.
- Teams Premium (si requis) : assignez les licences aux rôles concernés (agents, gestionnaires). Activez la Queue (vue des rendez‑vous planifiés et à la demande), la salle d’attente personnalisée et les rapports d’usage.
- Notifications : vérifiez les e‑mails transactionnels. Si vous exploitez les SMS, tenez compte de la limitation aux numéros US côté destinataire.
- Modèles de réunion : adoptez un modèle Teams dédié aux rendez‑vous (pré‑configurez lobby, enregistrement, chat, watermarking si nécessaire).
- Parcours client : mettez à jour vos e‑mails, pages d’aide et scripts de support avec les nouvelles étapes d’accès (join via navigateur, salle d’attente).
- Analytique : validez l’accès aux tableaux d’usage et aux métriques clés (no‑show, temps d’attente, durée). Définissez un tableau de bord d’équipe.
- Tests & bascule : réalisez un pilote par service, puis généralisez. Archivez l’ancienne documentation liée à l’app Virtual Appointments.
Modèle d’architecture de référence (parcours B2C brandé)
Objectif : offrir une expérience client sur votre portail/app en marque blanche, tout en conservant la robustesse de Teams côté agent.
- Front‑end client : votre application web/mobile (authentification B2C au choix). Présente les créneaux et permet de rejoindre le rendez‑vous.
- Planification : Bookings via Graph (création de bookingAppointment, policy staff, exceptions calendaires).
- Réunion : ACS « Virtual Visits » en interop Teams : le client rejoint depuis votre app (SDK ACS) ; l’agent depuis Teams (client Teams classique nouvelle génération).
- Notifications : e‑mails via Bookings ; SMS via Graph (Teams Premium, zone supportée).
- CRM/ERP : synchronisation légère (ID de rendez‑vous, heures, statut, participants) plutôt que duplication complète.
- Conformité & sécurité : chiffrement au repos/en transit, DLP, rétention, eDiscovery, télémétrie d’usage au niveau organisation.
FAQ rapides
La fonctionnalité « rendez‑vous virtuels » disparaît‑elle ?
Non. Seule l’application Virtual Appointments a été retirée. Les fonctionnalités existent via Bookings/Teams, avec des enrichissements en option via Teams Premium.
Les SMS sont‑ils disponibles hors États‑Unis ?
À la date de publication, l’API de notification SMS pour les rendez‑vous Teams cible les numéros américains. Prévoyez une stratégie alternative (e‑mail, notifications in‑app) pour les autres régions.
Puis‑je continuer d’utiliser une file d’attente « à la demande » ?
Oui, avec Teams Premium : la Queue agrège en temps réel les rendez‑vous planifiés et walk‑ins (on‑demand) définis dans votre page Bookings.
Quelles données sont stockées et où ?
Les métadonnées de rendez‑vous (service, date/heure, participants) et les artefacts de réunion sont hébergés conformément à la résidence des données de votre locataire Microsoft 365 (géographie choisie). Les accès opérés par Microsoft et ses contractants sont encadrés via la liste officielle des sous‑traitants.
Pouvons‑nous intégrer le parcours dans notre portail ?
Oui. Utilisez Bookings/Graph pour la planification et ACS pour la jointure côté client (interop Teams). Vous obtenez ainsi une expérience totalement brandée sans renoncer à Teams côté agent.
Checklists express
Pour les administrateurs IT
- Vérifier l’activation et le pin de l’application Bookings dans Teams.
- Attribuer/retirer les licences Teams Premium selon les rôles.
- Contrôler l’App Permission Policy pour ACS, si utilisé.
- Configurer la rétention et le DLP pour les rendez‑vous sensibles.
- Auditer la géographie de données du tenant et la conformité.
Pour les équipes métiers
- Cartographier les services et durées réelles (buffer inclus).
- Optimiser les formulaires de réservation (données minimales).
- Définir la politique d’annulation/no‑show et les SLA.
- Standardiser les e‑mails de confirmation/rappel (ton, champs).
- Suivre les KPI : temps d’attente, no‑shows, conversion, ré‑engagement.
Points d’attention techniques
- Graph Bookings : la gestion s’effectue via des endpoints v1.0 matures (listing, création, mise à jour, suppression). Réservez un identifiant fonctionnel dédié (application permission) et limitez le scope.
- Join web : privilégiez la jointure via navigateur pour réduire la friction côté client (aucune installation requise).
- Modèles de réunion : figez les options (lobby, enregistrement, chat) pour éviter les dérives entre équipes.
- Analytics : centralisez les rapports (équipe/service) et cadrez les définitions (no‑show, délai d’attente, durée nette) pour des comparaisons fiables.
- ACS : testez les performances réseau (WebRTC) et définissez des garde‑fous d’enrôlement (qualité caméra/micro) côté client.
Synthèse rapide
- Rien d’obsolète côté scénario : seule l’app Virtual Appointments a été retirée. La planification reste l’apanage de Bookings ; l’expérience de réunion s’appuie sur Teams.
- Capacités avancées : file d’attente, SMS, lobby personnalisé, analytics → Teams Premium.
- Architecture : Graph Bookings (agenda) + Teams Meeting Service (réunion) + option ACS pour les portails brandés.
- Données & sous‑traitants : mêmes garanties que Microsoft 365 (résidence des données, DPA, liste publique des sous‑traitants).
- Étapes : activer Bookings dans Teams, reparamétrer services/pages, assigner Teams Premium si besoin, valider notifications et analytics, piloter la bascule.
En pratique : si vos besoins sont simples, Bookings seul suffit. Si vous gérez un vrai front B2C à volume, couplez Bookings à Teams Premium (queue, SMS, analytics). Et si le parcours doit être 100 % brandé, ajoutez ACS pour l’interface client tout en gardant Teams côté agent.