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Empêcher les pop‑up d’appels dans Microsoft Teams : Busy on Busy, notifications et messagerie vocale

Teams

Empêchez fenêtres contextuelles et sonneries d’interrompre vos appels actifs dans Microsoft Teams grâce à la stratégie Busy on Busy, aux réglages de messagerie vocale, au mode Ne pas déranger et aux nouvelles options de notification. Guide pas‑à‑pas pour administrateurs et utilisateurs.

Sommaire

Empêcher les interruptions d’appel dans Microsoft Teams

Les notifications d’appel entrant – bannière, fenêtre pop‑up ou simple sonnerie – peuvent briser le flux d’une réunion ou d’une conversation confidentielle. Heureusement, Teams propose plusieurs mécanismes – du réglage personnel jusqu’à la stratégie d’entreprise – pour désactiver ces intrusions. Ce guide réunit l’ensemble des bonnes pratiques, testé sur les versions Desktop (Windows 10/11), Web et Mobile, avec un accent sur la nouvelle application Teams (2024‑25).

Pourquoi les pop‑up d’appel sont un problème ?

  • Perte de concentration : la bannière masque parfois le contenu partagé ou détourne l’attention.
  • Confidentialité : le nom de l’appelant est visible à l’écran ou s’affiche sur un projecteur.
  • Audio parasite : la sonnerie se superpose à la voix du participant, surtout lorsqu’un casque unique est utilisé pour deux appels simultanés (PSTN et Teams).
  • Erreurs de clic : accepter ou rejeter un appel alors qu’un curseur flotte sur un autre contrôle peut perturber la réunion en cours.

Tableau récapitulatif des solutions

NiveauSolutionPoints clés
AdministrateurActiver Busy on BusyCentre d’administration Teams > Voice > Calling policies > Busy on Busy = On. L’appel supplémentaire est rejeté (tonalité d’occupation) ou redirigé selon la règle « Appels non répondus » : messagerie vocale, transfert, groupe de sondage, etc.
UtilisateurMessagerie vocale automatiqueTeams Desktop : Paramètres > Appels > Voicemail > When I’m on a call : choisir « Send calls to voicemail ». Option visible si l’admin n’a pas bloqué la messagerie.
UtilisateurCouper les notificationsNouvelle appli Teams : Paramètres > Notifications and activity : décocher « Show notifications during calls and meetings ». Sous Sound, désactivez « Play sounds when I’m busy or in a meeting » pour supprimer la sonnerie tout en conservant une notification discrète dans le flux d’activité.
UtilisateurFocus assist / Ne pas dérangerWindows : Paramètres > Système > Concentration (Focus assist). Choisir « Alarms only » ou « Priority only ». Teams synchronise l’état « Ne pas déranger » : aucune alerte visuelle ni sonore tant que le statut reste actif.
MobileBloquer les notifs “When in meetings”Teams mobile : Profil > Notifications > When in meetings : désactiver pour faire taire le smartphone lorsque l’utilisateur est déjà connecté sur PC ou Surface Hub.

Étape 1 : activer Busy on Busy (Administrateur)

Busy on Busy est la méthode la plus propre, car elle opère côté serveur. Un utilisateur déjà considéré comme « In a call / In a meeting / Busy » est traité comme occupé :

  1. Ouvrez le Teams Admin Center (TAC).
  2. Naviguez vers Voice › Calling policies.
  3. Sélectionnez la stratégie globale ou créez-en une nouvelle.
  4. Positionnez l’option Busy on Busy sur On.
  5. Appliquez la politique à vos groupes ou utilisateurs.

Deux comportements sont alors possibles : Reject (l’appelant entend une tonalité d’occupation) ou Redirect (l’appel est transféré selon la règle d’absence définie par l’utilisateur : messagerie vocale, Standard Automatique, etc.). La redirection est privilégiée dans un contexte centre d’appels ou télétravail, car elle garantit une prise en charge asynchrone.

PowerShell pour industrialiser le déploiement

# Exemple de script
Import-Module MicrosoftTeams
Connect-MicrosoftTeams
Set-CsCallingPolicy -Identity Global -BusyOnBusyEnabledType Enabled
Get-CsUser | Where-Object {$_.EnterpriseVoiceEnabled -eq $true} | Grant-CsCallingPolicy -PolicyName Global

Ce script : (1) active Busy on Busy dans la stratégie globale ; (2) assigne la stratégie à tous les utilisateurs équipés de Teams Phone.

Hiérarchie d’application des règles

  • Stratégies d’appels (Busy on Busy) priment sur les préférences utilisateur.
  • L’option d’envoi direct vers messagerie vocale est ignorée si Busy on Busy est désactivé ou si la messagerie vocale a été bloquée par le service de téléphonie opérateur.
  • Les Paramètres › Notifications de l’app s’appliquent seulement à l’interface utilisateur ; ils n’affectent pas la signalisation SIP ni le routage réseau.

Étape 2 : configurer les options utilisateur

Envoyer directement vers la messagerie vocale

Pour les utilisateurs qui gèrent leur propre emploi du temps, le renvoi automatique vers la messagerie reste la solution la plus simple :

  1. Cliquez sur … (Paramètres et plus) dans Teams.
  2. Sélectionnez Paramètres › Appels.
  3. Sous Messagerie vocale, ouvrez Configurer messagerie vocale.
  4. Dans la zone Quand je suis en appel, choisissez Envoyer les appels vers la messagerie vocale.

Avantage : vos correspondants peuvent laisser un message que vous écouterez après la réunion. Si vous craignez la saturation de la messagerie vocale, combinez cette option avec la transcription automatique pour suivre rapidement l’urgence de l’appel.

Désactiver les notifications visuelles et sonores

Depuis mi‑2024, la nouvelle application Teams permet de supprimer totalement les pop‑ups sans influencer le routage d’appel :

  1. Ouvrez Paramètres › Notifications and activity.
  2. Désactivez Show notifications during calls and meetings.
  3. Dans la section Sound, désactivez Play sounds when I’m busy or in a meeting.

La bannière n’apparaît plus et la sonnerie n’est plus jouée, mais l’appel reste visible dans le flux d’activité (icône téléphone) : pratique pour rappeler à la fin de la réunion.

Que faire si la case est absente ?

Dans les builds preview de fin 2023, cette case avait disparu. Elle a été réintroduite en mars 2024 (version 24066.2800 ou ultérieure). Si elle n’est toujours pas visible :

  • Vérifiez que vous n’utilisez pas la version « Teams Classic ».
  • Assurez-vous que l’Admin n’a pas déployé une stratégie de notification verrouillée.
  • Supprimez le cache Teams : %appdata%\Microsoft\Teams puis reconnectez‑vous.

Utiliser Focus assist / Ne pas déranger (Windows)

Focus assist s’applique à toutes les apps, pas uniquement Teams :

  1. Paramètres Windows > Système > Concentration.
  2. Sélectionnez Priorité uniquement et configurez la liste blanche (appels urgents, Teams Rooms, etc.).
  3. Ou choisissez Alarmes uniquement pour bloquer toute notification, hors alarme système.

Teams se cale alors sur le statut Ne pas déranger. Dans ce mode, aucune notification d’appel entrant ne se produit, excepté si l’appelant figure dans votre liste de personnes prioritaires.

Silencer les notifications sur mobile

Les utilisateurs qui portent un smartphone professionnel peuvent couper indépendamment les alertes mobiles :

  1. Dans Teams mobile, tapez sur votre avatar.
  2. Notifications > When in meetings.
  3. Désactivez l’option : le téléphone reste silencieux si vous êtes actif sur le client bureau.

Astuce : activez en parallèle « Block notifications on this device when I’m active on desktop » pour éviter le doublon de sonnerie Téléphone + PC.

Étape 3 : scénarios avancés & bonnes pratiques

Assurer la cohérence entre téléphones de bureau, casques et client Windows

Les terminaux certifiés Teams (Yealink, Poly, Audiocodes) reçoivent les mêmes signaux de présence. Si Busy on Busy est activé côté cloud, un second appel SIP direct au combiné affichera « Busy » ; aucun carillon ne retentira dans le casque USB branché au PC.

Tester avec un compte pilote

Toujours valider la politique sur un petit groupe avant déploiement global :

  1. Créer un groupe Teams‑Test‑BoB.
  2. Appliquer une stratégie d’appel dédiée.
  3. Simuler des appels PSTN, Teams‑to‑Teams, appels délégués, files d’attente, etc.
  4. Mesurer le taux d’appels manqués vs. occupation.

Informer les utilisateurs

Une communication interne claire évite la confusion :

  • Différences entre Messagerie vocale, Rejeter et Occupé.
  • Visuel comparatif avant / après pour rassurer.
  • FAQ simple : « Comment savoir qu’on m’a appelé ? » « Où récupérer les messages vocaux ? »

Intégration avec les files d’attente d’appels

Les agents d’un centre de service peuvent nécessiter des réglages spécifiques :

  • Busy on Busy ne s’applique pas sur les files d’attente d’appels (Call Queues) si l’agent est en consultation ; le routage est géré par l’ACD (Automatic Call Distribution).
  • Prévoir un script PowerShell pour exclure l’équipe support de la politique Busy on Busy et utiliser plutôt la fonctionnalité « Conference call capacity reached ».

FAQ

Busy on Busy fonctionne‑t‑il en mode fédération inter‑tenant ?

Oui : si l’utilisateur est occupé, l’appel fédéré reçoit une réponse 486 Busy Here, exactement comme un appel interne.
Puis‑je désactiver uniquement la sonnerie sans supprimer la bannière ?

Oui, dans Paramètres › Notifications › Sound. Décochez « Play sounds … » ; la fenêtre contextuelle reste visible, mais muette.
Qu’advient‑il d’un appel Transfert‑Aveugle vers un utilisateur occupé ?

Le transfert se comporte comme un appel direct. Si Busy on Busy est actif, l’appel est rejeté ou redirigé. Si non, la bannière s’affiche et l’utilisateur peut choisir de fusionner.

Conclusion

Entre la stratégie Busy on Busy, les réglages personnels et la gestion native des statuts Windows, Teams offre désormais une palette complète pour protéger vos appels des interruptions. Choisissez l’approche adaptée à votre contexte : policy globale pour un contrôle entreprise, notification mute pour un confort individuel, ou messagerie vocale pour assurer une continuité de service. Testez, communiquez et gardez vos échanges sans parasite !

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