Vous utilisez Microsoft 365 Business Essentials (désormais Business Basic) et vous souhaitez activer l’enregistrement et la transcription dans Microsoft Teams ? Suivez ce guide exhaustif : vous découvrirez la procédure pas‑à‑pas, les bonnes pratiques d’administration, des conseils de conformité, ainsi que des solutions de contournement quand les options paraissent grisées.
Activer l’enregistrement et la transcription dans Microsoft Teams (offre Business Essentials)
Vue d’ensemble
Par défaut, la stratégie globale (« Global — Organisation ») appliquée aux nouveaux locataires Business Essentials désactive l’enregistrement et la transcription. Pour permettre à vos collaborateurs d’enregistrer leurs réunions (vidéo, audio et partage d’écran) et de bénéficier d’une transcription en direct multilingue, vous devez modifier ou créer une stratégie de réunion dans le Centre d’administration Teams. Les données générées (fichiers MP4 & WebVTT) sont stockées dans OneDrive ou SharePoint, ce qui vous fait bénéficier de l’ensemble des contrôles de gouvernance Microsoft 365 (rétention, DLP, eDiscovery, étiquettes de confidentialité, etc.).
Étapes pas‑à‑pas
- Se connecter au Centre d’administration Teams
Rendez‑vous surhttps://admin.teams.microsoft.comavec un compte disposant du rôle Teams Administrator (ou au minimum Teams Communications Administrator). - Créer ou modifier une stratégie de réunion
Navigation : Réunions ▸ Stratégies de réunion
Vous pouvez soit éditer la stratégie par défaut, soit cliquer sur « Ajouter » pour en créer une nouvelle, par exemple “FR‑BusinessBasic‑Recording”. - Activer les options « Enregistrement » et « Transcription »
Dans la section Enregistrement et transcription :
▸ Enregistrement de la réunion :Activé
▸ Transcription :Activé
Éventuellement, activez aussi « Autoriser le téléchargement de transcriptions » si vous souhaitez que l’utilisateur récupère le fichier .vtt brut.
Cliquez sur Enregistrer. - Attribuer la stratégie aux utilisateurs
Navigation : Utilisateurs ▸ sélectionner un utilisateur ▸ Stratégies
Dans « Stratégies de réunion », choisissez la stratégie que vous venez de créer. Vous pouvez également appliquer la stratégie en masse via PowerShell :$Users = Get-CsOnlineUser -Office365TenantId <TenantID> ForEach ($u in $Users) { Grant-CsTeamsMeetingPolicy -PolicyName "FR‑BusinessBasic‑Recording" -Identity $u.UserPrincipalName } - Délai de propagation
La mise à jour est généralement effective en 1 à 3 heures, mais Microsoft annonce jusqu’à 24 h pour les grands locataires. - Démarrer l’enregistrement ou la transcription en réunion
Pendant l’appel, cliquez sur … (Autres actions) ▸ Démarrer l’enregistrement puis, si nécessaire, Démarrer la transcription.
▸ Le fichier MP4 est placé dans le dossier OneDrive de l’organisateur (/Enregistrements/).
▸ Les fichiers issus d’une réunion de canal sont stockés dans la bibliothèque SharePoint du canal (/Documents/General/Enregistrements/).
▸ Le fichier .vtt est joint à la vidéo et reste éditable via OneDrive/SharePoint si vous souhaitez corriger des coquilles.
Bonnes pratiques d’administration et de conformité
- Licences incluses : Business Essentials/Basic comprend OneDrive 1 To par utilisateur. Aucune licence Stream n’est nécessaire depuis le basculement vers OneDrive/SharePoint (2021).
- Quota & archivage : Un enregistrement HD de 60 min pèse ± 400 Mo. Surveillez les quotas ou configurez une politique de rétention automatique (p. ex. suppression après 180 jours).
- RGPD & transparence : Teams affiche l’avertissement « Cette réunion est enregistrée » à chaque participant. Informez tout de même vos interlocuteurs externes de la durée de conservation et de leur droit d’accès.
- Sensibilité des transcriptions : Le texte est indexé pour la recherche Microsoft 365 ; appliquez des sensitivity labels pour chiffrer la vidéo si des données personnelles ou confidentielles sont discutées.
- Accès invité : Les invités (Azure AD B2B) peuvent visionner l’enregistrement s’ils possèdent le lien, sauf si vous restreignez le partage externe via le Centre d’administration SharePoint.
Un utilisateur non‑administrateur peut‑il forcer l’activation automatique de la transcription ?
Constat
Contrairement à l’option « Enregistrement automatique » (que l’organisateur peut activer pour une réunion donnée), aucune case à cocher n’existe dans l’interface Teams pour lancer automatiquement la transcription à chaque appel. Le déclenchement reste une action manuelle ou déléguée via un co‑organisateur.
Analyse fonctionnelle
| Fonctionnalité | Qui peut la configurer ? | Observations clés |
|---|---|---|
| Autoriser la transcription (stratégie) | Administrateur Teams | Condition préalable : sans cela, le bouton « Démarrer la transcription » reste masqué. |
| Démarrage automatique de la transcription | Aucun paramètre natif | Non disponible à ce jour (août 2025). Microsoft ne propose pas l’équivalent de « Enregistrement automatique ». |
| Enregistrement automatique (par réunion) | Organisateur | Active uniquement la capture vidéo ; il faut toujours cliquer pour la transcription. |
Solutions de contournement pragmatiques
- Désigner un co‑organisateur
Ajoutez un collègue en tant que co‑organisateur lors de la planification. Il pourra démarrer la transcription si l’organisateur oublie. - Rappels automatisés
Créez un flux Power Automate déclenché sur l’événement « Quand un événement Outlook commence » pour envoyer un message Teams à l’organisateur contenant : « Cliquez sur Démarrer ». - PowerShell & API
Si vous administrez plusieurs centaines d’utilisateurs, attribuez une politique standardisée contenant la transcription activée :Grant-CsTeamsMeetingPolicy -PolicyName "FR‑Transcription‑On" -Identity user@mondomaine.frImportant : aucun paramètre API/Graph ne permet (encore) de déclencher la transcription à l’ouverture d’une réunion.
Informations complémentaires utiles
- Langues prises en charge : plus de 40 langues dont le français, l’anglais, l’espagnol, l’allemand et le japonais. Le moteur adapte automatiquement la langue à celle déclarée dans le client Teams.
- Breakout Rooms : l’enregistrement se poursuit dans les salles de répartition, mais la transcription en direct est désactivée par conception. Vous devrez enregistrer le flux principal.
- VDI & Citrix : la transcription n’est disponible qu’avec la redirection média optimisée récente (client ≥ 2.0.46). Surveillez les notes de version Citrix/VMware.
- Stream (Classic) vs Stream (sur SharePoint) : depuis février 2021, Stream (Classic) est en mode maintenance. Microsoft recommande de migrer vos vidéos sur SharePoint Online où les transcriptions seront ré‑indexées.
- Sauvegarde hors ligne : téléchargez le MP4 et le VTT si vous devez archiver la réunion dans un coffre‑fort chiffré ou un SI tiers en dehors de Microsoft 365.
FAQ express
Que faire si le bouton « Démarrer l’enregistrement » est grisé ?
Vérifiez que :
- Le compte dispose d’une licence Microsoft 365 Business Essentials (ou supérieure).
- La stratégie de réunion enregistrement : Activé est bien attribuée.
- Le stockage OneDrive de l’utilisateur n’est pas saturé.
- Aucun paramètre de conformité (eDiscovery hold ou sensitivity label) ne bloque l’enregistrement.
Combien de temps faut‑il pour indexer la transcription dans la recherche Microsoft 365 ?
En pratique, le fichier VTT est indexé dans les 15 à 60 minutes suivant la fin de l’enregistrement. Les termes clés deviennent alors consultables via le champ Recherche de Teams et de SharePoint Online.
La transcription est‑elle chiffrée au repos et en transit ?
Oui. Les fichiers MP4 et VTT sont protégés par le chiffrement BitLocker au niveau disque et par le chiffrement TLS 1.2+ lors du transfert. Pour renforcer la sécurité, appliquez une Sensitivity Label avec chiffrement Azure Information Protection.
Dépannage avancé
Lorsque vous rencontrez des problèmes persistants (enregistrement incomplet, absence de piste audio, transcription hors synchronisation), collectez Teams Diagnostic Logs (Ctrl+Alt+Shift+1) et vérifiez :
- La version du client Teams (viser au minimum
v2408pour profiter des correctifs transcription 2025). - Les règles de pare‑feu locales ou proxy qui bloquent les domaines
*.streaming.mediaservices.windows.netou*.speech.microsoft.com. - Le statut du service : Microsoft 365 Service Health ▸ ID TM282149 pour les incidents en cours.
- Les coâteurs CPU/GPU si vous utilisez l’arrière‑plan flouté ou des filtres vidéo lourds ; la transcription repose sur un flux audio clair sans désynchronisation.
Étendre l’expérience avec Viva Topics et Copilot
En activant la transcription, vous posez les bases de fonctionnalités d’IA plus évoluées :
- Copilot pour Teams : génère des résumés automatiques et des actions à suivre basées sur la transcription. Disponible pour les licences Microsoft 365 Copilot depuis janvier 2025.
- Viva Topics : identifie les concepts clés évoqués en réunion et crée des cartes de connaissance accessibles dans SharePoint et Outlook.
En résumé
L’enregistrement et la transcription sont deux atouts majeurs pour capitaliser la connaissance dans votre PME : formation interne, compte‑rendus précis, conformité RGPD, support client… Avec Business Essentials/Basic, l’infrastructure nécessaire (OneDrive, Cognitive Services) est incluse sans coût additionnel. Une configuration correcte de la stratégie, un plan de gouvernance des vidéos et quelques astuces (co‑organisateur, Power Automate) vous permettront d’en tirer le meilleur parti tout en restant conforme à vos obligations légales.