Vous voulez glisser vos tâches Planner “Assigned to me” dans le calendrier Outlook ? Voici l’état réel de l’intégration en octobre 2025 et des solutions concrètes pour planifier malgré tout, sans perdre en visibilité ni en discipline d’exécution.
Visibilité des tâches “Assigned to me” de Planner dans la barre To‑Do d’Outlook
Vue d’ensemble de la question
De nombreux utilisateurs souhaitent voir, directement dans Outlook (application de bureau, Outlook sur le Web et “new Outlook”), les tâches qui leur sont attribuées dans Microsoft Planner — celles qui apparaissent déjà dans la liste Assigned to me de Microsoft To Do. Le cas d’usage est simple : faire glisser ces tâches vers le calendrier pour réserver un créneau (time‑boxing), comme on le fait avec les tâches personnelles ou les courriels signalés. À ce jour, ces tâches n’apparaissent toutefois pas dans la barre latérale My Day / To‑Do d’Outlook, ce qui empêche tout glisser‑déposer natif vers le calendrier.
Réponse & solutions
| Situation (octobre 2025) | Détails |
|---|---|
| Fonctionnalité native | Microsoft confirme que l’affichage direct des tâches Assigned to me dans la barre To‑Do est toujours en cours de développement et qu’aucune date de déploiement n’est annoncée. |
| Vue To Do intégrée | Dans new Outlook et Outlook Web, l’ouverture complète de l’application To Do (icône “Tâches”) affiche bien la liste Assigned to me avec les autres smart lists (My Day, Important, Planned, etc.). On peut consulter et éditer ces tâches, mais pas les glisser dans le calendrier depuis la barre latérale. |
| Glisser‑déposer de tâches | Le glisser‑déposer est actuellement réservé aux éléments visibles dans le volet My Day (tâches To Do créées par l’utilisateur, e‑mails signalés, etc.). Les tâches Planner Assigned to me n’y sont pas exposées. |
Contournements pratiques et modes opératoires
1) Créer manuellement un rendez‑vous à partir d’une tâche
Principe : copier le titre et les informations clés de la tâche (liste, plan, bucket, priorité, lien) et créer un événement Outlook dédié pour bloquer du temps.
- Étapes rapides (toutes plateformes)
- Dans To Do (liste Assigned to me) ou dans Planner, ouvrez la tâche.
- Copiez le titre (et le lien vers la tâche si besoin).
- Dans Outlook, créez un nouvel événement (Nouvel élément > Événement).
- Collez le titre de la tâche dans l’objet, ajoutez un code projet (ex. “PLN‑ACME‑123”), réglez la durée (focus de 25/50/90 min, selon votre méthode de time‑boxing), définissez la catégorie et, si utile, collez le lien de la tâche dans la description.
- Activez un rappel (5 ou 10 min) et enregistrez.
- Atouts : crée une vraie réservation visible pour soi et son manager ; compatible avec toutes les plateformes.
- Limites : pas de synchronisation bidirectionnelle ; il faut clôturer la tâche et l’événement séparément.
2) Power Automate (flux unidirectionnel)
Principe : automatiser la création d’une tâche Outlook (To Do) ou d’un événement lorsque vous recevez une tâche dans Planner. C’est un flux aller simple : les modifications ultérieures ne “remontent” pas automatiquement vers Planner.
Modèle de flux recommandé
- Déclencheur : Quand une tâche est créée (Planner), ou Quand une tâche est assignée à un utilisateur.
- Filtrez par Plan ID ou par Bucket si nécessaire.
- Ajoutez une condition : Assigned to contient votre UPN / e‑mail.
- Action A (option 1) : Créer une tâche (Microsoft To Do).
- Titre :
[PLN] @{title} - Liste : choisissez “Tâches” ou une liste dédiée “
From Planner”. - Échéance : mappez la dueDate Planner si présente.
- Importance : mappez priority (ex.
urgent=High,important=Normal). - Notes : collez le lien vers la tâche Planner et le nom du plan.
- Titre :
- Action B (option 2) : Créer un événement (Outlook).
- Objet :
[Focus] @{title} - Heure de début/fin : calculez un créneau par défaut (ex. 60 min, prochain créneau libre).
- Corps : lien de la tâche Planner, bucket, plan, checklist.
- Catégorie : “Focus – Planner”.
- Objet :
Conseils d’implémentation : préférez l’option A (To Do) si votre objectif est de faire apparaître la tâche dans My Day pour la glisser‑déposer manuellement. Optez pour l’option B (événement direct) si vous pratiquez un time‑boxing strict.
Mapping type (Planner → To Do / Outlook)
| Champ Planner | Vers To Do (tâche) | Vers Outlook (événement) | Remarques |
|---|---|---|---|
| Titre | Objet de la tâche | Objet de l’événement | Préfixez (ex. [PLN], [Focus]) pour filtrer facilement. |
| Date d’échéance | Échéance | All‑day (optionnel) ou créneau calculé | Si manquant, définissez une valeur par défaut. |
| Priorité | Importance | Catégorie | Uniformisez vos codes de priorité/couleurs. |
| Plan/Bucket | Liste/Tags | Catégorie/Corps | Utile pour les vues segmentées. |
| Notes/Checklist | Notes | Corps | Ajoutez l’URL de la tâche Planner. |
Licences : les connecteurs Planner et Office 365 Outlook sont standards pour la plupart des abonnements Microsoft 365 ; pas de licence Premium requise pour le scénario de base. Attention : certains déclencheurs/conditions avancées ou connecteurs tiers peuvent nécessiter des droits supplémentaires.
3) S’abonner au calendrier du plan (iCalendar)
Principe : exposer les échéances Planner dans Outlook via un abonnement iCal. Les tâches avec date d’échéance apparaissent comme éléments “toute la journée”.
- Étapes
- Dans Planner : ouvrez le plan > menu … > Ajouter le plan à Outlook (copiez l’URL iCal).
- Dans Outlook Web : Calendrier > Ajouter un calendrier > À partir d’Internet > collez l’URL > nommez le calendrier (ex. “Échéances Planner – Marketing”).
- Dans Outlook Desktop (new) : Calendrier > Ajouter un calendrier > S’inscrire à partir du Web > collez l’URL.
- Atouts : visibilité transverse de toutes les échéances ; pas d’effort manuel par tâche.
- Limites : rafraîchissement asynchrone (latence possible), éléments “All‑day” non glissables en créneau horaire sans recréation ; pas d’état “terminé”.
4) Utiliser Teams / “Tasks by Planner and To Do”
Principe : dans Microsoft Teams, l’application Tasks agrège Assigned to me, My tasks et les plans d’équipe. Travaillez sur vos tâches en parallèle de votre calendrier Outlook (fenêtre séparée).
- Atouts : une “tour de contrôle” unique des tâches ; filtres puissants, checklists, commentaires, pièces jointes.
- Limites : pas de glisser‑déposer direct dans le calendrier ; dépend de Teams.
5) Réplication manuelle dans Outlook Tasks
Principe : recréer la tâche dans Outlook (ou To Do) pour qu’elle apparaisse dans My Day et soit glissable. Recommandé en dernier recours ou pour des tâches critiques nécessitant un bloc horaire immédiat.
- Outlook classique (Windows) : Ctrl+Shift+K pour créer une tâche ; renseignez l’échéance et la catégorie. Puis, dans My Day, faites‑la glisser vers le calendrier.
- new Outlook / Outlook Web : créez la tâche dans To Do (icône “Tâches”), épinglez‑la à My Day, puis utilisez le glisser‑déposer depuis le volet.
Attention : risqué en cas de volume important (duplicata et divergence d’état). Adoptez une convention claire pour marquer les “copies” (préfixe [COPY] ou catégorie dédiée).
Quel contournement choisir ?
| Besoin principal | Solution conseillée | Pourquoi | Limites à connaître |
|---|---|---|---|
| Bloquer rapidement un créneau focus | Événement manuel (ou Power Automate → Événement) | Réservation immédiate, visibilité managériale | Pas de synchro d’état avec Planner |
| Voir toutes les échéances d’un plan | Abonnement iCal au plan | Vue calendrier “macro” sur les due dates | Éléments All‑day, rafraîchissement non instantané |
| Glisser‑déposer depuis My Day | Power Automate → crée une tâche To Do | Alimente My Day, compatible drag‑and‑drop | Flux unidirectionnel (pas de mises à jour retour) |
| Travailler dans Teams | Tasks by Planner and To Do | Vue consolidée, filtres riches | Pas de drag‑and‑drop vers Outlook |
| Cas isolé critique | Réplication manuelle To Do / Outlook Tasks | Contrôle total, immédiat | Double saisie, vigilance sur l’achèvement |
Bonnes pratiques de mise en œuvre
Standardiser la “grammaire” des objets
- Préfixes :
[PLN]pour les tâches issues de Planner ;[Focus]pour les blocs calendrier ;[COPY]pour les duplications manuelles. - Catégories Outlook : définissez des couleurs standard (ex. “Focus – Planner”, “Revue quotidienne”, “Revue hebdo”).
- Durées par défaut : 25/50/90 min pour limiter le morcellement.
- Règles My Day : maximum 5 items focus simultanés ; ré‑évaluer chaque matin.
Modèle de flux Power Automate “starter” (pseudo‑paramétrage)
Déclencheur : Planner - Quand une tâche est assignée
Condition : AssignedTo contient <votre UPN>
Action 1 : To Do - Créer une tâche
↳ Titre = [PLN] @{taskTitle}
↳ Échéance = @{dueDateTime}
↳ Importance = @{priority}
↳ Notes = Lien Planner + Bucket + Plan
Action 2 : (Optionnel) Outlook - Créer un événement
↳ Objet = [Focus] @{taskTitle}
↳ Début/Fin = Prochain créneau libre + 60 min
↳ Catégorie = Focus – Planner
Checklist d’équipe (adoption)
- Valider le besoin (drag‑and‑drop vs. simple visibilité).
- Choisir le contournement par tribu/équipe (tableau ci‑dessus).
- Configurer 1 modèle de flux et le partager (environnement d’équipe).
- Définir conventions de nommage et catégories Outlook.
- Former 30 min : My Day, glisser‑déposer, hygiène To Do.
- Mesurer (2–4 semaines) : temps planifié vs. achevé, collisions.
Spécificités par plateforme
| Plateforme | Disponibilités clés | Points d’attention |
|---|---|---|
| Outlook Web / new Outlook | Volet My Day avec glisser‑déposer de tâches To Do et mails signalés ; app intégrée To Do. | Les tâches Assigned to me ne s’affichent pas dans le volet pour drag‑and‑drop. |
| Outlook classique (Windows) | Création rapide de tâches (Ctrl+Shift+K) ; glisser‑déposer vers calendrier. | Coexistence avec To Do ; éviter les listes locales PST si vous migrez vers “new Outlook”. |
| macOS | Expérience alignée sur new Outlook. | Vérifier la version ; préférer l’app To Do pour gérer la liste Assigned to me. |
| Mobile (iOS/Android) | To Do affiche Assigned to me ; création rapide de focus via événements Outlook. | Pas de drag‑and‑drop vers calendrier ; pensez “rappel + événement bref”. |
Gouvernance, sécurité et conformité
- Propriété des plans : privilégiez des plans rattachés à des groupes M365 (contrôles de sécurité et de rétention unifiés).
- Automatisations : stockez les flux dans un environnement d’équipe, pas personnel.
- Propreté des catégories : limitez la prolifération (5–7 catégories globales).
- Rétention : les événements créés via Power Automate sont soumis aux stratégies de rétention Outlook de votre tenant.
Limites connues & pièges à éviter
- Double vérité : éviter d’éditer la même tâche à la fois dans Planner et dans sa “copie” To Do manuelle.
- Rafraîchissement iCal : la fréquence n’est pas instantanée ; ne l’utilisez pas pour un pilotage “temps réel”.
- Notifications : cumuls de rappels (Planner, To Do, Outlook) ; harmonisez au niveau équipe.
- Migration vers new Outlook : testez vos habitudes de drag‑and‑drop et votre flux Power Automate avant bascule.
FAQ express
Peut‑on glisser une tâche Assigned to me directement depuis la barre My Day ? Non, pas nativement en octobre 2025. Utilisez un des contournements ci‑dessus. Les mises à jour dans Planner se répercutent‑elles dans l’événement Outlook créé automatiquement ? Non. Le scénario documenté est unidirectionnel : création à l’assignation, sans synchronisation retour. iCal montre‑t‑il l’état “terminé” des tâches ? Non. Il expose principalement les échéances, typiquement en “toute la journée”. Quid des pièces jointes et commentaires Planner ? Référencez le lien de la tâche dans l’événement ou la tâche To Do pour y accéder en contexte.
Indicateurs pour piloter votre adoption
| Indicateur | Comment le mesurer | Objectif de référence |
|---|---|---|
| % de tâches Planner ayant un bloc focus | Échantillons hebdomadaires / revues d’équipe | ≥ 70 % pour les tâches > 1 h |
| Délai moyen entre assignation et premier bloc | Export Planner + journal Outlook (manuel) | < 48 h |
| Collisions de calendrier | Analyse manuelle sur 2–4 semaines | < 5 % |
À surveiller (feuille de route & convergence)
- Intégration native : Microsoft indique que l’exposition des tâches Assigned to me dans le volet To‑Do est en développement.
- Unification Planner / To Do / Loop : la consolidation des expériences de tâche progresse. Attendez‑vous à plus de cohérence de liste, de priorités et d’édition en contexte.
- Expériences calendrier enrichies : de futures capacités pourraient simplifier le time‑boxing depuis la tâche elle‑même.
Résumé opérationnel
En octobre 2025, Outlook ne permet toujours pas de glisser‑déposer les tâches Planner Assigned to me depuis la barre My Day / To‑Do. La meilleure approche dépend de votre priorité : réservation immédiate (événement manuel ou flux vers événement), visibilité globale des échéances (abonnement iCal), ou glisser‑déposer via My Day (flux créant une tâche To Do). Encadrez le tout par des conventions simples (préfixes, catégories, durées), un modèle de flux partagé et une courte formation. Suivez 2–3 indicateurs d’adoption et ajustez. L’intégration native étant annoncée comme “en cours”, gardez un œil sur les mises à jour Microsoft 365.
Annexes
Raccourcis utiles
- Outlook (classique, Windows) : créer une tâche : Ctrl+Shift+K ; nouvelle réunion : Ctrl+Shift+Q.
- To Do : ajouter rapidement une tâche : Alt+N (Web) / Ctrl+N (Desktop, selon version).
Tableau de comparaison détaillé des contournements
| Option | Synchronisation | Drag‑and‑drop | Effort | Risque de doublons | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|---|
| Événement manuel | Aucune (copie) | — (créneau déjà créé) | Faible | Faible | Time‑boxing immédiat |
| Power Automate → Tâche To Do | Aller simple | Oui (depuis My Day) | Moyen (initial) | Moyen | Glisser‑déposer structuré |
| Power Automate → Événement | Aller simple | — | Moyen | Faible | Réservations automatiques |
| Abonnement iCal | Lecture seule | Non | Faible | Nul | Visibilité “macro” des échéances |
| Réplication manuelle | Aucune (copie) | Oui (depuis My Day) | Moyen | Élevé | Cas isolés/urgents |
Procédure type d’équipe (exemple 45 min)
- 10 min : choix du contournement par tribu (marketing, produit, support).
- 15 min : configuration du flux “starter” (voir plus haut), test sur un plan pilote.
- 10 min : standardisation catégories & préfixes.
- 10 min : pratique du glisser‑déposer dans My Day + time‑boxing.
Modèles de texte (copier‑coller)
- Objet événement :
[Focus] <Nom de la tâche Planner> - Corps événement :
Plan : <Nom du plan> | Bucket : <Nom> | Lien : <URL tâche> | Checklist : ... - Titre tâche To Do :
[PLN] <Nom de la tâche Planner> - Notes tâche To Do :
Plan : <Nom> | Bucket : <Nom> | Lien : <URL>
Conclusion
Le drag‑and‑drop natif des tâches Planner Assigned to me vers le calendrier Outlook n’est pas encore livré. En attendant, trois axes fonctionnent vraiment : événements manuels pour bloquer vite, flux Power Automate pour alimenter My Day ou réserver automatiquement, et abonnements iCal pour une vision calendrier globale. Encadrés par des conventions légères, ils offrent une productivité tangible sans attendre la fonctionnalité native.
En résumé : pas d’intégration complète aujourd’hui ; solutions viables via Power Automate, iCal et duplication maîtrisée ; suivez les annonces Microsoft 365 pour l’arrivée officielle.