Vous envoyez “au nom de” une boîte partagée et les messages disparaissent des radars ? Voici des méthodes éprouvées — côté Outlook et côté serveur — pour que chaque envoi soit automatiquement archivé et facilement retrouvable par toute l’équipe.
Contexte et enjeux
Dans de nombreuses équipes, la boîte aux lettres partagée (par exemple support@contoso.com ou finance@contoso.com) sert d’identité d’expéditeur commune. Or, dans Outlook pour Microsoft 365, les messages envoyés Send As (« Envoyer en tant que ») ou Send On Behalf (« Envoyer de la part de ») ne s’affichent pas toujours comme on l’attend dans Éléments envoyés de la boîte partagée. Résultat : perte de traçabilité, doublons et temps perdu à reconstituer l’historique.
Ce guide décrit les approches fiables pour forcer une copie automatique (CC ou BCC) vers la boîte partagée, ou mieux : faire enregistrer côté serveur chaque envoi dans les Éléments envoyés de la boîte partagée — indépendamment du client (Outlook bureau, web, mobile).
Résumé des approches
| Approche | Procédure | Points clés / Limitations |
|---|---|---|
| Règle Outlook “Appliquer aux messages que j’envoie” | Accueil ➜ Règles ➜ Gérer les règles et alertes. Nouvelle règle ➜ « Appliquer la règle aux messages que j’envoie ». Ne cochez aucune condition ➜ Suivant. Action : CC le message à (ou Cci le message à) l’adresse de la boîte partagée. Terminez, nommez la règle. | ✔️ Rapide, aucun droit admin. ❌ S’applique par défaut à tous vos comptes. |
| Limiter la règle au seul compte partagé | Dans la même règle, ajoutez la condition « par le biais du compte spécifié » et choisissez la boîte partagée. | Fonctionne uniquement si la boîte partagée apparaît comme un compte distinct (pas seulement un dossier ajouté). Sinon, Outlook ignore la condition. |
| Activer l’option “Copier dans Éléments envoyés” côté serveur | Exchange Online PowerShell : Set-Mailbox -Identity "NomBoîte" -MessageCopyForSentAsEnabled $true -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true Alternative granulaire : Set-MailboxSentItemsConfiguration -Identity "NomBoîte" -SendAsItemsCopiedTo SenderAndFrom -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom Centre d’administration Exchange : Boîtes aux lettres partagées ➜ sélectionner la boîte ➜ paramètre Éléments envoyés ➜ cocher « Copier les éléments envoyés ». | ✔️ Couvre tous les clients (Outlook bureau, web, mobile). ❌ Nécessite un rôle d’administrateur Exchange. |
| Quick Step ou VBA | Quick Step : créer une action « Nouveau message » préremplie avec la boîte partagée en BCC. VBA : macro Application_ItemSend ajoutant la BCC si l’expéditeur est la boîte partagée. | ✔️ Très flexible. ❌ Maintenance manuelle, macros désactivées par défaut, non pris en charge dans tous les clients. |
Pourquoi privilégier la configuration serveur
- Uniformité : un seul paramétrage pour tous, quelle que soit la version d’Outlook ou l’appareil.
- Fiabilité : pas de dépendance aux règles côté client, aux profils Outlook ou aux états de connexion.
- Conformité : l’archive Éléments envoyés de la boîte partagée reflète exactement ce qui est envoyé « en tant que » ou « de la part de » cette boîte.
Comprendre Send As vs Send On Behalf
| Mode d’envoi | Expéditeur affiché | Droit nécessaire | Impact sur l’archive |
|---|---|---|---|
| Send As (Envoyer en tant que) | La boîte partagée uniquement (pas votre nom) | Autorisation SendAs sur la boîte partagée | Avec configuration serveur : copie dans Éléments envoyés du Sender et/ou du From selon le paramètre choisi. |
| Send On Behalf (Envoyer de la part de) | Votre nom « au nom de » la boîte partagée | Autorisation SendOnBehalf | Avec configuration serveur : copie dans Éléments envoyés selon le paramètre SendOnBehalf sélectionné. |
Procédures détaillées
Activer la copie côté serveur dans Exchange Online
Pré‑requis : un compte disposant des rôles d’administration Exchange appropriés.
- Ouvrez une session PowerShell Exchange Online.
- Activez la copie pour la boîte partagée (recommandé pour la plupart des organisations) :
# Copie dans Éléments envoyés lors d'un envoi Send As ou Send On Behalf
Set-Mailbox -Identity "support@contoso.com" `
-MessageCopyForSentAsEnabled $true `
-MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $true
Alternative granulaire (contrôle de la destination des copies) :
# Valeurs possibles : Sender, From, SenderAndFrom, None
Set-MailboxSentItemsConfiguration -Identity "support@contoso.com" `
-SendAsItemsCopiedTo SenderAndFrom `
-SendOnBehalfOfItemsCopiedTo SenderAndFrom
La valeur SenderAndFrom est celle qui assure la meilleure traçabilité : une copie est placée à la fois dans les Éléments envoyés du délégant et dans ceux de la boîte partagée.
Configurer via le Centre d’administration Exchange
- Accédez aux Boîtes aux lettres partagées et sélectionnez la boîte concernée.
- Ouvrez la section Éléments envoyés (ou équivalent selon l’interface).
- Cochez l’option pour copier les éléments envoyés lorsqu’un délégué envoie Send As et/ou Send On Behalf.
- Enregistrez. Le changement est effectif sans redémarrer Outlook.
Créer une règle Outlook qui ajoute automatiquement un CC/BCC
Objectif : envoyer une copie vers la boîte partagée pour tous les messages que vous émettez depuis cette boîte.
- Dans Outlook, onglet Accueil ➜ Règles ➜ Gérer les règles et alertes.
- Nouvelle règle ➜ Appliquer la règle aux messages que j’envoie.
- Ne cochez aucune condition ➜ Suivant ➜ validez l’avertissement.
- Actions : choisissez CC le message à ou Cci le message à, et indiquez l’adresse de la boîte partagée.
- Suivant ➜ donnez un nom à la règle ➜ Activer ➜ Terminer.
Astuce pour limiter la règle au compte partagé : ajoutez la condition « par le biais du compte spécifié » et sélectionnez la boîte partagée. Cette condition n’est disponible et efficace que si la boîte partagée est ajoutée dans Outlook comme compte distinct (avec Accès total), et non simplement montée comme boîte supplémentaire.
Ajouter la boîte partagée comme compte dans Outlook
Pour que la condition « via le compte » fonctionne :
- Outlook ➜ Fichier ➜ Paramètres du compte ➜ Nouveau.
- Saisissez l’adresse de la boîte partagée (support@contoso.com). Outlook détecte qu’il s’agit d’une boîte partagée et l’ajoute sans mot de passe, à condition que vous ayez l’autorisation Accès total.
- Relancez Outlook si nécessaire. La boîte partagée apparaît désormais dans la liste des comptes.
Vous pouvez alors cibler la règle « messages que j’envoie » sur ce compte uniquement.
Outlook sur le web (OWA)
OWA propose un commutateur simple pour les boîtes partagées :
- Ouvrez la boîte partagée dans OWA (via Ajouter une boîte partagée ou en ouvrant la boîte dans une nouvelle fenêtre).
- Paramètres (engrenage) ➜ Voir tous les paramètres d’Outlook ➜ Courrier ➜ Boîtes aux lettres partagées.
- Activez Enregistrer une copie des messages envoyés (et, si proposé, la copie pour Send As / Send On Behalf).
Répondre à la question « désactiver le CC automatique pour la boîte personnelle »
Vous souhaitez que le CC/BCC ne s’applique pas lorsque vous envoyez depuis votre boîte personnelle ? Deux voies simples :
- Créer la règle dans la boîte partagée elle‑même (profil où la boîte partagée est le compte principal). Ainsi, la règle ne s’exécute que pour les envois effectués depuis celle‑ci.
- Paramétrer côté serveur la copie des Éléments envoyés (recommandé). La copie ne s’active que lorsque l’expéditeur effectif est la boîte partagée.
Alternative : si la condition « via le compte [BoîtePartagée] » est disponible, l’ajouter à la règle pour limiter précisément son champ d’action.
VBA : automatiser le BCC uniquement quand on envoie depuis la boîte partagée
Pour un contrôle maximal côté poste, une macro peut préremplir le champ BCC si le message sort via le compte de la boîte partagée.
' ThisOutlookSession
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
On Error Resume Next
Dim mail As Outlook.MailItem
If TypeOf Item Is Outlook.MailItem Then
Set mail = Item
Dim acc As Outlook.Account
' Détermine le compte utilisé pour l'envoi (fiable avant envoi)
If Not mail.SendUsingAccount Is Nothing Then
Set acc = mail.SendUsingAccount
If LCase$(acc.SmtpAddress) = "support@contoso.com" Then
' Ajoute la BCC sans doublonner
If InStr(1, mail.BCC, "support@contoso.com", vbTextCompare) = 0 Then
If Len(mail.BCC) > 0 Then
mail.BCC = mail.BCC & ";" & "support@contoso.com"
Else
mail.BCC = "support@contoso.com"
End If
End If
End If
End If
End If
End Sub
Notes :
- Les macros sont désactivées par défaut ; signez la macro (certificat auto‑signé) et approuvez‑la via le Centre de gestion de la confidentialité.
- Cette méthode ne fonctionne pas dans les clients où VBA n’est pas pris en charge.
Bonnes pratiques pour éviter les doublons et les surprises
- Une seule source de vérité : préférez la configuration serveur et évitez d’empiler règles client + macros + Quick Steps.
- Choisir BCC plutôt que CC quand vous utilisez une règle Outlook : les destinataires n’ont pas à voir la boîte partagée en copie.
- Documenter la convention d’équipe : « tout mail sortant de la boîte partagée est archivé dans ses Éléments envoyés », pour éviter des copies manuelles inutiles.
- Tester avec un message vers une adresse personnelle et vérifier : Éléments envoyés de votre boîte + Éléments envoyés de la boîte partagée.
Vérifications des droits et prérequis
- SendAs et/ou SendOnBehalf : nécessaires pour envoyer au nom de la boîte partagée.
- Accès total : nécessaire pour charger la boîte partagée comme compte dans Outlook (utile pour cibler les règles sur ce compte).
- Rôles admin Exchange : requis pour activer la copie côté serveur.
Dépannage : pourquoi la règle « via le compte » ne s’applique pas ?
Causes fréquentes et remèdes :
| Symptôme | Cause probable | Correctif |
|---|---|---|
| La condition « par le biais du compte spécifié » n’existe pas ou n’a aucun effet. | La boîte partagée est montée comme boîte supplémentaire, pas comme compte. | Ajouter la boîte partagée comme compte (avec Accès total), puis cibler la règle sur ce compte. |
| La BCC/CC ne s’ajoute pas systématiquement. | Conflit entre plusieurs règles, ou envoi depuis un autre client (mobile, OWA). | Privilégier la configuration serveur qui s’applique à tous les clients. |
| Les messages envoyés n’apparaissent pas en italiques dans le dossier de la boîte partagée. | Affichage Outlook qui n’indique pas l’état d’envoi par délégation. | Consulter les Éléments envoyés de la boîte partagée ou ajouter une colonne personnalisée (De / Envoyé par). |
| Règle Outlook inactive après un changement de poste. | Règle stockée côté client. | Importer/exporter les règles, ou basculer vers une règle côté serveur (EAC/PowerShell). |
Tableau de décision : quelle méthode choisir ?
| Contrainte / Besoin | Méthode recommandée | Raison |
|---|---|---|
| Plusieurs clients (bureau, web, mobile) | Copie côté serveur | Fonctionne partout, sans configuration locale. |
| Pas d’accès admin Exchange | Règle Outlook | Méthode la plus rapide sans droits élevés. |
| Besoin de BCC invisible | Règle Outlook (BCC) ou VBA | Contrôle fin du champ BCC. |
| Équipe avec exigences de conformité | Copie côté serveur | Traçabilité robuste au niveau de la boîte partagée. |
Modèle de communication interne
Pour aligner l’équipe, vous pouvez publier dans votre intranet la convention suivante :
Convention d’envoi : tout message émis « au nom de » support@contoso.com est automatiquement archivé dans ses Éléments envoyés. N’ajoutez pas de copies manuelles ; en cas de doute, consultez le dossier Éléments envoyés de la boîte partagée.
FAQ rapide
Q : Une règle Outlook peut‑elle s’exécuter si j’envoie depuis mon téléphone ?
R : Non, les règles côté client ne s’appliquent que sur le poste où elles résident. D’où l’intérêt de la configuration serveur.
Q : Faut‑il choisir CC ou BCC ?
R : Pour la traçabilité interne, BCC est préférable (invisible pour les destinataires). La configuration serveur, elle, n’ajoute pas de destinataire : elle archivera dans Éléments envoyés sans modifier le message.
Q : Puis‑je copier uniquement les envois Send As mais pas Send On Behalf ?
R : Oui, avec PowerShell : vous pouvez activer l’un et pas l’autre, ou définir des destinations distinctes via Set-MailboxSentItemsConfiguration.
Checklist de mise en œuvre
- Identifier la ou les boîtes partagées concernées et les modes d’envoi utilisés (Send As / Send On Behalf).
- Choisir la stratégie : serveur (préféré) ou règle Outlook.
- Valider les droits nécessaires (SendAs/SendOnBehalf/Accès total/Admin Exchange).
- Déployer (PowerShell/EAC ou règles client) et documenter la convention.
- Tester l’archive : vérifiez la présence dans les Éléments envoyés de la boîte partagée et du délégant si vous avez choisi
SenderAndFrom.
Sécurité, conformité et gouvernance
- Conformité : la copie dans Éléments envoyés de la boîte partagée participe à l’exhaustivité des recherches eDiscovery et des politiques de rétention.
- Confidentialité : évitez d’exposer l’adresse de la boîte partagée en CC visible si cela n’est pas nécessaire. Préférez BCC ou, mieux, l’archivage serveur.
- Changements d’équipe : la configuration serveur reste en place même si les membres changent, contrairement aux règles locales.
Exemples supplémentaires de commandes PowerShell
Activer uniquement Send As :
Set-Mailbox -Identity "support@contoso.com" -MessageCopyForSentAsEnabled $true
Set-MailboxSentItemsConfiguration -Identity "support@contoso.com" -SendAsItemsCopiedTo SenderAndFrom
Désactiver Send On Behalf (laisser Send As actif) :
Set-Mailbox -Identity "support@contoso.com" -MessageCopyForSendOnBehalfEnabled $false
Set-MailboxSentItemsConfiguration -Identity "support@contoso.com" -SendOnBehalfOfItemsCopiedTo None
Vérifier l’état :
Get-Mailbox -Identity "support@contoso.com" | fl MessageCopyForSentAsEnabled, MessageCopyForSendOnBehalfEnabled
Get-MailboxSentItemsConfiguration -Identity "support@contoso.com" | fl *
Cas particuliers
- Migration en cours : si une partie des boîtes est on‑premises et l’autre dans le cloud, vérifiez la disponibilité des paramètres MessageCopyFor* côté environnement source.
- Groupes Microsoft 365 : ne confondez pas avec les boîtes partagées. Les groupes ont des mécanismes d’abonnement différents et un comportement distinct pour les Éléments envoyés.
- Nouveau client Outlook pour Windows : étant aligné sur Outlook web, privilégiez Enregistrer une copie des messages envoyés au niveau de la boîte partagée plutôt que les règles locales ou VBA (non pris en charge).
Modèle de procédure opérationnelle standard (SOP)
- But : garantir la traçabilité des envois depuis support@contoso.com.
- Responsable : équipe Messagerie.
- Actions :
- Activer
MessageCopyForSentAsEnabledetMessageCopyForSendOnBehalfEnabledpour la boîte. - Informer les utilisateurs : ne pas ajouter manuellement la boîte en CC.
- Contrôler mensuellement la présence des envois dans les Éléments envoyés de la boîte partagée.
- Activer
- Critères d’acceptation : échantillon d’envois réalisés depuis 3 clients différents, tous visibles dans Éléments envoyés de la boîte partagée.
Conclusion
Pour conserver une trace exhaustive des messages envoyés depuis une boîte aux lettres partagée, la solution la plus robuste est d’activer la copie côté serveur vers les Éléments envoyés de la boîte partagée (et, si souhaité, du délégant). Les règles Outlook et les Quick Steps offrent des solutions d’appoint rapides, utiles lorsque l’accès admin n’est pas disponible, mais elles restent dépendantes du poste et du client. En mettant en place la configuration serveur et en documentant une convention d’équipe claire, vous éliminez les angles morts et sécurisez durablement votre traçabilité.
Foire aux astuces
- Colonnes personnalisées : ajoutez la colonne De aux dossiers Éléments envoyés pour visualiser rapidement l’identité d’expéditeur.
- Catégories : appliquez une catégorie Outlook « Envoyé par la boîte partagée » via une règle de mise en forme conditionnelle, pour repérer d’un coup d’œil les envois.
- Recherches enregistrées : créez un dossier de recherche « de:boite-partagee@contoso.com » dans Éléments envoyés pour lister instantanément les envois pertinents.
Récapitulatif visuel
| Option | Met en BCC/CC | Écrit dans Éléments envoyés | S’applique à tous les clients | Droits nécessaires |
|---|---|---|---|---|
| Règle Outlook | Oui (CC ou BCC) | Éléments envoyés du délégant | Non (poste local uniquement) | Utilisateur standard |
| VBA | Oui (souple) | Éléments envoyés du délégant | Non (client spécifique) | Utilisateur + activation macros |
| Configuration serveur | Non (n’ajoute pas de destinataire) | Éléments envoyés de la boîte partagée (et du délégant si souhaité) | Oui | Admin Exchange |
Mise en perspective : si vous avez la main sur l’environnement Microsoft 365, implémentez d’abord la configuration serveur. Les règles Outlook et VBA servent d’assurance ou de solution transitoire quand l’accès admin n’est pas disponible.