Vous êtes passé au nouveau Outlook pour Windows et vos signatures ne suivent pas ? Voici comment configurer plusieurs signatures, les insérer rapidement, et surtout différencier une signature pour les nouveaux messages et une autre pour les réponses ou transferts, avec ou sans intervention d’un administrateur.
Nouveau Outlook – définir plusieurs signatures et différencier « Nouveau message » et « Réponse »
Vue d’ensemble de la question
Dans le nouveau Outlook pour Windows, certains utilisateurs constatent qu’ils ne peuvent pas créer plusieurs signatures comme dans Outlook classique, ni définir une signature par type de message (« Nouveaux messages » vs « Réponses/Transferts »). Cette différence s’explique par le fait que le nouveau client s’aligne sur l’infrastructure web d’Outlook/Exchange et s’appuie sur la fonctionnalité Signatures itinérantes (Roaming Signatures) stockées dans Microsoft 365. Si votre organisation reporte ou désactive cette fonctionnalité, l’onglet Signatures peut être absent, limité ou instable.
Réponses et solutions
Création et sélection manuelle de plusieurs signatures
Si l’option est disponible, vous pouvez gérer plusieurs signatures et les insérer à la demande :
- Ouvrez Paramètres (icône d’engrenage) → Compte → Signatures → + Nouvelle signature.
- Créez autant de variantes que nécessaire (par exemple : « Signature – Nouveau », « Signature – Réponse »), puis cliquez sur Enregistrer.
- En rédaction ou en réponse : Insertion → Signature → choisissez la variante souhaitée.
Remarque : dans le nouveau Outlook, la sélection automatique d’une signature différente pour les Nouveaux messages et pour les Réponses/Transferts n’est pas exposée partout. Sur de nombreux tenants, le comportement attendu est un choix manuel via Insertion → Signature. Lorsque les signatures itinérantes sont activées côté organisation et que l’option est prévue pour votre locataire, l’automatisme peut redevenir visible.
Quand l’onglet « Signatures » n’apparaît pas ou que les signatures ne s’enregistrent pas
Cause la plus probable : la fonctionnalité Signatures itinérantes est reportée au niveau de l’organisation. Le nouveau Outlook peut alors masquer ou limiter la gestion des signatures.
Action côté administrateur Exchange Online
Demandez à l’administrateur de vérifier et d’activer la fonctionnalité au niveau du tenant :
# Module Exchange Online (PowerShell)
Install-Module ExchangeOnlineManagement
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline
# Vérifier l'état actuel
Get-OrganizationConfig | fl PostponeRoamingSignaturesUntilLater
# Activer les signatures itinérantes (ne plus les reporter)
Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater \$false Après propagation, redémarrez Outlook et vérifiez à nouveau Paramètres → Compte → Signatures. Si l’option reste absente, contrôlez que votre compte est bien hébergé sur Exchange Online, que des stratégies de l’organisation ne substituent pas la signature (par exemple solutions tierces), et que vous utilisez bien le nouveau Outlook (et non Outlook classique).
Dépannage déjà recommandé et constat
- Réparer l’application Outlook (nouveau) via Paramètres Windows → Applications → Outlook (nouveau) → Options avancées → Réparer → Problème persistant.
- Mettre à jour Microsoft 365 → Comportement identique.
- Dans Outlook classique (Win32), la granularité « Nouveau » vs « Réponse » fonctionne dans la plupart des environnements → Comportement conforme.
Contournements si vous n’êtes pas administrateur
- Poursuivre avec le choix manuel de la signature via Insertion → Signature.
- Si la différenciation automatique est indispensable immédiatement, revenir temporairement à Outlook classique (où la sélection par type de message est disponible dans la majorité des cas).
- Utiliser des modèles de réponses (complément Mes modèles) ou des Texte rapide (Quick Parts) pour insérer des blocs de signature prédéfinis lorsque vous répondez, en attendant l’activation des signatures itinérantes.
Pourquoi ce comportement dans le nouveau Outlook
Le nouveau Outlook pour Windows est étroitement aligné sur Outlook sur le web ; de ce fait, les signatures sont stockées côté service (Exchange Online) et non plus seulement en local. Ce modèle roaming offre une expérience cohérente entre appareils pris en charge, mais dépend de paramètres tenant. Si l’organisation a choisi de postposer la fonctionnalité (pour des raisons de conformité, de branding centralisé, ou de coexistence avec une solution tierce), le client masque ou restreint la page Signatures et peut ne proposer qu’une insertion manuelle.
Procédures détaillées
Créer et nommer des signatures pour les retrouver en un clin d’œil
- Ouvrez Paramètres → Compte → Signatures.
- Créez deux variantes au minimum :
- [Nouveau] Nom – Titre : version complète avec coordonnées détaillées, bannière, mentions légales si requis.
- [Réponse] Nom – Titre : version allégée (souvent sans bannière), adaptée aux fils de discussion.
- Dans l’éditeur, soignez :
- Lisibilité (police standard, taille 10–11 pt).
- Accessibilité (contraste suffisant, texte alternatif si vous insérez un logo).
- Poids (évitez les images énormes ; préférez un logo compressé en PNG ou SVG selon compatibilité).
- Enregistrez et testez l’insertion via Insertion → Signature dans une nouvelle fenêtre de rédaction.
Différencier « Nouveau » et « Réponse » sans automatisme
En l’absence d’option automatique, adoptez une routine rapide :
- Au moment de créer un nouveau message, insérez [Nouveau] … via Insertion → Signature. Si vous utilisez un raccourci clavier pour l’onglet Insertion, la manipulation devient quasi instantanée.
- Au moment de répondre, insérez votre signature [Réponse] minimaliste pour ne pas rallonger le fil.
Astuce : placez les deux signatures en haut de la liste et donnez-leur des noms clairs et triables ([Nouveau] … avant [Réponse] …) afin d’accélérer la sélection.
Tableau de décision rapide
| Symptôme | Contexte | Action immédiate | Action administrateur |
|---|---|---|---|
| Onglet Signatures absent | Nouveau Outlook pour Windows | Insertion manuelle via le ruban | Activer Roaming Signatures au tenant |
| Impossible d’enregistrer une signature | Erreur côté service/synchronisation | Redémarrer Outlook, renouveler la session | Vérifier paramètre PostponeRoamingSignaturesUntilLater |
| Pas d’assignation automatique par type | Option non exposée dans ce tenant | Choix manuel Nouveau/Réponse | Évaluer les besoins et la politique de signature |
| Signature de l’entreprise ajoutée en bas | Solution tierce ou règle de transport | Conserver votre signature courte | Harmoniser la politique avec la solution tierce |
Bonnes pratiques de conception
- Version courte pour les réponses : prénom nom, titre, téléphone, lien vers le site de l’entreprise si la charte l’autorise, sans bannière ni images lourdes.
- Version complète pour les nouveaux mails : éléments de marque, mentions légales, certification (si nécessaire), tout en gardant un poids réduit.
- Images : préférez un hébergement fiable et un logo retina compressé. Évitez les GIF animés en signature.
- Accessibilité : alternative textuelle sur les images, structurez avec des balises HTML simples, soignez les contrastes.
Check-list pour l’administrateur
- Confirmer que les comptes concernés sont hébergés dans Exchange Online.
- Vérifier l’état du paramètre :
Get-OrganizationConfig | fl PostponeRoamingSignaturesUntilLater - Si nécessaire, activer les signatures itinérantes :
Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $false - Informer les utilisateurs : redémarrer Outlook, recréer au besoin leurs variantes [Nouveau] et [Réponse].
- Si une solution de signatures tierce est en place (règles de transport, connecteurs), valider l’ordre d’application et le rendu final pour éviter les doublons.
Procédure utilisateur après activation par le tenant
- Ouvrez le nouveau Outlook, allez dans Paramètres → Compte → Signatures.
- Créez ou importez vos signatures. Vérifiez le rendu en vous envoyant un message de test.
- Si l’option d’assignation automatique par type est disponible, configurez-la. Sinon, conservez la méthode Insertion → Signature.
Modèle de message pour solliciter l’administrateur
Objet : Activation des signatures itinérantes dans Outlook
Bonjour,
Dans le nouveau Outlook pour Windows, l’onglet "Signatures" est absent/limité.
Pourriez-vous vérifier et, si possible, activer la fonctionnalité Roaming Signatures côté tenant ?
Paramètre Exchange Online :
Get-OrganizationConfig | fl PostponeRoamingSignaturesUntilLater
Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater \$false
Merci d’avance,Questions fréquentes
La gestion par type de message va-t-elle revenir automatiquement ?
Elle dépend de l’exposition de l’option dans votre locataire et de la politique de signatures. Lorsque les signatures itinérantes sont actives et que votre organisation le permet, l’expérience peut évoluer.
Mes signatures s’appliquent-elles aussi sur d’autres appareils ?
Les signatures itinérantes sont conçues pour suivre l’utilisateur sur les clients Outlook alignés sur l’infrastructure web. Le comportement peut différer selon la version de client et les politiques en place.
Pourquoi ma signature personnelle est-elle doublée par une signature d’entreprise ?
Des règles serveur (ou une solution tierce) peuvent injecter une signature officielle. Coordonnez-vous avec l’administrateur pour éviter les redondances et définir quelle signature doit rester courte.
Je travaille en POP/IMAP ou compte non Microsoft 365 : suis-je concerné ?
Le nouveau Outlook pour Windows privilégie les comptes Microsoft 365/Exchange. Selon la configuration, certaines fonctionnalités de signature peuvent ne pas être disponibles ou être simplifiées.
Comparatif rapide entre clients Outlook
| Client | Stockage des signatures | Plusieurs signatures | Sélection automatique par type | Remarques |
|---|---|---|---|---|
| Nouveau Outlook pour Windows | Serveur (Exchange Online) | Oui, si l’onglet est exposé | Option non garantie selon tenant | Dépend des signatures itinérantes |
| Outlook classique pour Windows | Profil local (et export possible) | Oui | Oui dans la plupart des environnements | Granularité Nouveau/Réponse courante |
| Outlook sur le web | Serveur | Oui | Variable selon la configuration | Référence pour le nouveau Outlook |
Erreurs courantes et comment les éviter
- Insérer des images lourdes : compressez vos logos, pas de bannières en plusieurs Mo.
- Police exotique : favorisez des polices sûres (Calibri, Arial, Segoe UI) pour un rendu stable.
- Signature trop verbeuse : limitez le nombre de lignes, surtout dans les réponses.
- Copier-coller depuis Word : privilégiez un éditeur HTML propre pour éviter un balisage pollué.
Stratégie de déploiement recommandée
- Décider de la politique de signatures de l’organisation (centralisée vs laissée aux utilisateurs).
- Activer les signatures itinérantes si vous souhaitez une expérience cohérente entre clients pris en charge.
- Documenter un guide interne avec capture d’écran : où créer, comment insérer, quelle variante utiliser selon le contexte.
- Standardiser un kit signature : modèles HTML validés par la communication et la conformité.
- Contrôler l’effet des règles serveur et des solutions tierces pour éviter les doublons.
Exemple de signatures prêtes à l’emploi
Signature – Nouveau
<strong>Prénom Nom</strong> | Titre
Société | Département
Tél. : +33 1 23 45 67 89 | Mobile : +33 6 12 34 56 78
Adresse | Code postal Ville | Pays
Site : www.exemple.com
Signature – Réponse
Prénom Nom — Titre | Société
+33 1 23 45 67 89 | www.exemple.com
Personnalisez ces blocs, puis collez-les dans l’éditeur de signatures du nouveau Outlook. Conservez un style sobre et un poids réduit.
Checklist utilisateur en une minute
- Créer deux signatures [Nouveau] et [Réponse] dans Paramètres → Compte → Signatures (si visible).
- En rédaction : Insertion → Signature → sélectionnez la variante adaptée.
- Si l’onglet manque : appliquer les contournements et alerter l’administrateur.
Résumé opérationnel
Dans le nouveau Outlook pour Windows, la coexistence de plusieurs signatures et la différenciation Nouveau vs Réponse dépendent de la disponibilité des signatures itinérantes dans votre tenant. Quand l’onglet Signatures est présent, créez des variantes et insérez-les manuellement via le ruban. Si l’onglet est absent ou que l’enregistrement échoue, une vérification/activation côté administrateur est nécessaire ; vous pouvez, en attendant, recourir aux modèles et Texte rapide ou basculer temporairement sur Outlook classique pour bénéficier de l’assignation automatique par type de message.
Étapes condensées à retenir
- Utilisateur : Paramètres → Compte → Signatures → + Nouvelle signature → nommez « [Nouveau] … », « [Réponse] … » → insérez via Insertion → Signature.
- Si l’onglet n’existe pas : contournements + contact administrateur.
- Administrateur : contrôle du paramètre
PostponeRoamingSignaturesUntilLateret activation si nécessaire.
Fiche mémo pour le support
| Diagnostic | Commande/Action | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Vérifier si la fonctionnalité est postposée | Get-OrganizationConfig | fl PostponeRoamingSignaturesUntilLater | $false pour permettre les signatures itinérantes |
| Activer la fonctionnalité | Set-OrganizationConfig -PostponeRoamingSignaturesUntilLater $false | Onglet Signatures visible ou enrichi après propagation |
| Informer l’utilisateur | Redémarrer Outlook et tester l’insertion | Signatures [Nouveau]/[Réponse] opérationnelles en manuel |
Points clés à communiquer aux équipes
- Le nouveau Outlook suit le modèle cloud-first : certaines fonctions dépendent du tenant.
- La synchronisation des signatures vise la cohérence multi-appareils, mais l’automaticité par type n’est pas universellement exposée.
- Le choix manuel via le ruban est le comportement by design lorsque l’assignation par défaut n’est pas disponible.
Conclusion
Si vous ne voyez pas l’assignation automatique de signatures par type de message dans le nouveau Outlook pour Windows, ce n’est pas forcément un bug : dans bien des cas, c’est lié au paramétrage du tenant et au statut des signatures itinérantes. Utilisez des variantes nommées et insérez-les manuellement pour maintenir une communication soignée, puis coordonnez-vous avec l’administrateur pour une activation organisationnelle lorsque cela est pertinent.