Nouveau Outlook Windows 11 : signature qui disparaît chaque jour — causes, correctifs et solutions

Dans le nouveau Outlook pour Windows sur Windows 11, certains utilisateurs voient leur signature disparaître chaque matin. Voici un guide complet, concret et actionnable pour diagnostiquer, corriger et prévenir ce problème de signatures « itinérantes ».

Sommaire

Contexte et compréhension rapide

Le nouveau Outlook pour Windows adopte une architecture web (alignée sur Outlook sur le Web). Les signatures y sont stockées côté serveur et synchronisées sur vos appareils via le service de roaming signatures. Quand cette synchronisation se dérègle, les effets visibles sont typiques : signature qui s’efface au premier lancement du matin, impossibilité de conserver plusieurs variantes, caractères spéciaux qui se corrompent.

Bonne nouvelle : dans la très grande majorité des cas, une mise à jour d’Office (canal actuel) corrige la synchronisation. À défaut, un retour temporaire au stockage local via le Registre règle la situation jusqu’au prochain correctif durable.

Diagnostic express à réaliser tout de suite

Vérifier la signature dans Outlook sur le Web : ouvrez Outlook sur le Web, créez un message neuf et insérez la signature par défaut. Si elle est intacte, le serveur la possède bien ; le problème vient de la synchronisation côté poste.
Créer une signature test : ajoutez du texte simple (sans image ni formatage complexe). Si cette signature tient côté Web mais disparaît dans le client Windows le lendemain, vous confirmez un défaut de roaming.
Contrôler la version d’Office : dans Outlook classique → Fichier > Compte > À propos d’Outlook. Si vous n’êtes pas à jour (canal actuel, versions récentes), mettez à jour.
Essayer un profil Windows local (compte test) ou un autre PC : si la signature persiste ailleurs, la cause est locale (cache, profil, Registre).
Désactiver temporairement la synchro cloud (si le souci persiste) : basculez sur le stockage local via le Registre (voir plus bas), redémarrez Outlook et reconfigurez la signature.

Tableau de réponse et solutions (vue d’ensemble)

Objectif	Actions recommandées	Détails / sources
Vérifier où la signature est stockée	Ouvrir Outlook sur le Web et contrôler si la signature y apparaît toujours.	Le nouveau Outlook est une « coquille » d’Outlook sur le Web ; les signatures sont enregistrées côté serveur et synchronisées (roaming signatures).
Mettre à jour Office	Passer à la dernière version disponible du canal actuel (incluant le correctif de synchro publié fin 2024). Redémarrer après mise à jour.	Le correctif de synchronisation est inclus à partir des versions publiées à partir de novembre 2024.
Désactiver temporairement la synchronisation cloud	Basculer en stockage local via le Registre : créer/éditer la valeur `DisableRoamingSignatures` (ou `DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle`) et redémarrer Outlook.	Clés utilisateur : `HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup`. Remettre la valeur à `0` une fois stabilisé.
Réinstaller le nouveau Outlook	Désinstaller « Nouveau Outlook pour Windows » depuis les applis installées, puis réactiver le basculeur « Try the new Outlook » dans Outlook classique pour réinstaller proprement.	Réinstalle les composants, régénère le cache, et réinitialise les paramètres locaux du client web moderne.
Contrôler les stratégies d’organisation	Dans Exchange Admin Center, vérifier les rôles et stratégies OWA pour s’assurer que la fonctionnalité Signature n’est pas restreinte. Vérifier aussi d’éventuelles GPO.	Point de gouvernance : une stratégie restrictive peut empêcher la persistance ou l’injection automatique de signatures.
Solutions de contournement	Revenir temporairement à Outlook classique ; utiliser une solution centralisée de signatures si nécessaire.	Pratique lors d’un déploiement en cours ou d’une vague de correctifs.
Surveiller les problèmes connus	Suivre les pages officielles « problèmes connus/fixes » d’Outlook.	Permet d’anticiper les régressions et de caler les déploiements.

Procédures détaillées pas à pas

Vérifier la signature côté serveur

Ouvrez Outlook sur le Web (portail Microsoft 365) et créez un nouveau message.
Dans la fenêtre de composition, insérez la signature par défaut. Si elle est bien présente, elle est stockée côté serveur.
Créez une seconde signature test, simple (texte uniquement), et définissez-la comme par défaut pour les nouveaux messages et/ou les réponses. Testez ensuite le client Windows.

Interprétation : si les signatures sont visibles et stables dans Outlook sur le Web mais disparaissent dans le nouveau Outlook pour Windows le lendemain, la cause est très probablement un défaut local de roaming (cache, profil, runtime).

Mettre à jour Office sur le canal actuel

Ouvrez Outlook classique (application Win32).
Allez dans Fichier > Compte, puis cliquez sur Options de mise à jour > Mettre à jour maintenant.
Une fois la mise à jour terminée, redémarrez l’ensemble des applications Office.
Vérifiez la version. Les versions publiées à partir de novembre 2024 intègrent des corrections de synchronisation des signatures dans le nouveau Outlook.

Astuce : si votre organisation utilise un autre canal (Semi-Annual, bêta, etc.), validez la présence du correctif sur un poste pilote (programme Insider) avant généralisation.

Désactiver temporairement la synchronisation cloud des signatures

Ce contournement force Outlook à revenir au stockage local pour les signatures, ce qui évite que le service de roaming écrase la définition à la reconnexion. Il s’agit d’une mesure temporaire le temps de stabiliser le correctif.

Prérequis et prudence

Effectuez une sauvegarde du Registre ou créez un point de restauration.
Fermez Outlook avant toute modification.

Chemin et valeurs du Registre

HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup

DisableRoamingSignatures (DWORD) = 1 pour désactiver la synchro cloud des signatures.
DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle (DWORD) = 1 alternative équivalente selon les environnements.

Méthode graphique (regedit)

Appuyez sur Win+R > tapez regedit > Entrée.
Naviguez jusqu’à HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup. Créez la clé Setup si elle n’existe pas.
Clic droit > Nouveau > Valeur DWORD 32 bits > DisableRoamingSignatures > valeur 1.
Répétez pour DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle si besoin.
Fermez l’éditeur, redémarrez Outlook.

Commande en ligne (exécuter en tant qu’utilisateur)

reg add "HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup" /v DisableRoamingSignatures /t REG_DWORD /d 1 /f
reg add "HKCU\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup" /v DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle /t REG_DWORD /d 1 /f

PowerShell (exécuter dans la session de l’utilisateur)

$base = "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup"
New-Item -Path $base -Force | Out-Null
New-ItemProperty -Path $base -Name DisableRoamingSignatures -PropertyType DWord -Value 1 -Force | Out-Null
New-ItemProperty -Path $base -Name DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle -PropertyType DWord -Value 1 -Force | Out-Null
Write-Host "Roaming signatures désactivé. Redémarrez Outlook."

Retour arrière : remettez les valeurs à 0 (ou supprimez-les) après stabilisation de la synchronisation, puis redémarrez Outlook.

Réinstaller proprement le nouveau Outlook pour Windows

Ouvrez Paramètres > Applications > Applications installées.
Recherchez Outlook (nouveau) ou Nouveau Outlook pour Windows, puis Désinstaller.
Lancez Outlook classique (Win32) et activez le basculeur Try the new Outlook pour réinstaller l’application moderne.
Reconnectez votre compte Microsoft 365 et testez la persistance de la signature.

Pourquoi ça marche ? La réinstallation régénère le cache local et re-télécharge les composants modernes utilisés par le client (runtime web), ce qui résout une partie des corruptions.

Contrôler les stratégies d’organisation

Côté administration :

Dans Exchange Admin Center, inspectez les rôles et les politiques OWA pour vérifier qu’aucune option ne désactive ou n’écrase les signatures.
Vérifiez vos GPO (si vous en avez) et tout outil d’endpoint management (Intune, etc.) poussant des paramètres Outlook/OWA.
Confirmez qu’aucun connecteur ou add-in n’injecte systématiquement une signature organisationnelle en remplaçant celle de l’utilisateur.

Information complémentaire utile

Cause racine la plus fréquente : défaut de synchronisation du service roaming signatures écrasant la signature locale à la reconnexion.
Symptômes typiques : disparition aléatoire, impossibilité de conserver plusieurs signatures, corruption d’accents/umlauts, signature par défaut non appliquée.

Bonnes pratiques

Conservez une copie texte/HTML de la signature (.txt et .html) pour réimportation rapide.
Validez la signature dans Outlook sur le Web avant d’utiliser le client Windows.
Activez un poste pilote (canal bêta / Insider) pour valider les correctifs avant déploiement général.
Évitez les signatures « images seulement » : privilégiez le texte + images hébergées avec alt text.
Réduisez les polices exotiques, utilisez des alternatives web-safe, limitez les styles inline complexes.

Modèle de signature HTML robuste (copier-coller)

Un modèle minimaliste compatible OWA et clients modernes :

&lt;table role="presentation" cellpadding="0" cellspacing="0" style="font-family: Arial, Helvetica, sans-serif; font-size:14px; line-height:1.35; color:#222;"&gt;
  &lt;tr&gt;
    &lt;td style="padding:0 0 8px 0; font-weight:bold; font-size:16px;"&gt;Prénom Nom&lt;/td&gt;
  &lt;/tr&gt;
  &lt;tr&gt;
    &lt;td&gt;Fonction • Service&lt;/td&gt;
  &lt;/tr&gt;
  &lt;tr&gt;
    &lt;td&gt;Société • &lt;a href="https://exemple.com"&gt;exemple.com&lt;/a&gt;&lt;/td&gt;
  &lt;/tr&gt;
  &lt;tr&gt;
    &lt;td&gt;Tél. : +33 1 23 45 67 89 • Mobile : +33 6 12 34 56 78&lt;/td&gt;
  &lt;/tr&gt;
  &lt;tr&gt;
    &lt;td style="padding:8px 0; border-bottom:1px solid #e5e5e5;"&gt;&lt;/td&gt;
  &lt;/tr&gt;
  &lt;tr&gt;
    &lt;td style="padding-top:8px; font-size:12px; color:#666;"&gt;Ce message et ses pièces jointes sont confidentiels...&lt;/td&gt;
  &lt;/tr&gt;
&lt;/table&gt;

Conseils : utilisez des URLs absolues pour les images (hébergement HTTPS), veillez aux dimensions raisonnables, et évitez les scripts ou CSS externes.

Dépannage avancé côté poste

Réparer le runtime web

Le nouveau Outlook s’appuie sur un runtime web moderne. Une réparation peut résoudre des corruptions locales.

Ouvrez Paramètres > Applications > Applications installées.
Recherchez le runtime Web utilisé par les applications Microsoft et choisissez Modifier > Réparer.
Redémarrez Windows si proposé.

Réinitialiser le cache du nouveau Outlook

En cas d’anomalies persistantes :

Fermez Outlook.
Videz le cache de l’application (menus Windows > Options avancées de l’app Outlook (nouveau) > Réinitialiser si l’option est disponible).
Rouvrez Outlook, reconnectez le compte, puis vérifiez la signature.

Nettoyer les informations d’identification

Ouvrez le Gestionnaire d’identification Windows.
Supprimez les anciennes entrées liées à Office/Outlook (uniquement celles correspondant à votre compte pro), reconnectez-vous.

FAQ utile

« Est-ce un bug connu ? » – Oui, le mécanisme de roaming des signatures a connu des régressions. Des correctifs ont été intégrés dans les versions récentes (depuis novembre 2024). Si vous êtes déjà à jour et que le problème persiste, utilisez le contournement via le Registre.

« Les clés du Registre sont-elles sans risque ? » – Elles se limitent au périmètre des signatures. Sauvegardez toujours avant modification et documentez le changement. Remettez-les à 0 une fois la synchronisation stabilisée.

« Dois-je configurer la signature à la fois dans OWA et dans le client Windows ? » – Par conception, une seule définition côté serveur suffit. Créez/validez d’abord dans OWA ; le client doit la récupérer automatiquement lorsque la synchro fonctionne.

« Les signatures avec images intégrées disparaissent plus souvent ? » – Les signatures lourdes (images intégrées, polices custom) augmentent la surface d’erreur. Préférez des images hébergées et un HTML simple.

Checklist d’escalade pour l’administrateur

Confirmer la présence et la stabilité de la signature dans Outlook sur le Web.
Vérifier la version d’Office et le canal (doit inclure les correctifs récents).
Appliquer le toggle Registre de désactivation du roaming, puis valider la persistance sur 24–48 h.
Inspecter les politiques OWA/EAC et GPO ; vérifier l’absence de règles tierces qui substituent les signatures.
Réinstaller le nouveau Outlook si une corruption locale est suspectée.
Documenter l’issue et planifier le retour au roaming une fois la version stable déployée.

Bonnes pratiques de déploiement en entreprise

Standardiser un modèle HTML validé (accessibilité, poids, compatibilité).
Mettre en place un poste Insider pour tester les builds Office avant large diffusion.
Conserver un plan de repli (retour à Outlook classique ou désactivation du roaming) en cas de régression.
Former les utilisateurs : où vérifier la signature, comment la re-sélectionner comme par défaut, et comment remonter un incident avec captures et horodatage.

Exemples de symptômes et pistes de correction

Symptôme	Analyse	Action corrective
Signature par défaut non insérée	Paramètre de signature par défaut perdu lors de la synchro	Re-sélectionner la signature par défaut dans OWA, mettre à jour Office
Caractères accentués corrompus	Conversion d’encodage côté client	Utiliser un HTML simple, vérifier la police et les caractères spéciaux
Disparition uniquement le matin	Rafraîchissement de profil/token et resynchro au premier lancement	Désactiver temporairement le roaming via Registre, valider
Plusieurs signatures se « vaporisent »	Conflit entre profils ou stratégies	Vérifier EAC/OWA policies, tester sur un autre poste
Nouvel Outlook OK, Web OK, classique KO	Incohérence de build Win32	Mettre à jour Office Win32 ou réparer Office

Script PowerShell d’inventaire rapide

Pour documenter un ticket (à lancer en session utilisateur) :

$result = [ordered]@{}
$result["User"] = $env:USERNAME
$result["Machine"] = $env:COMPUTERNAME
$result["WindowsVersion"] = (Get-ItemProperty "HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion").DisplayVersion
$result["OutlookRoamingDisabled"] = (Get-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup" -Name "DisableRoamingSignatures" -ErrorAction SilentlyContinue).DisableRoamingSignatures
$result["OutlookRoamingTempToggle"] = (Get-ItemProperty -Path "HKCU:\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Setup" -Name "DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle" -ErrorAction SilentlyContinue).DisableRoamingSignaturesTemporaryToggle
$result["OfficeBuild"] = (Get-ChildItem "HKLM:\SOFTWARE\Microsoft\Office\ClickToRun\Configuration" | ForEach-Object { (Get-ItemProperty $_.PSPath).VersionToReport }) -join ","
$result | Format-List

Plan d’action recommandé

Valider la présence de la signature côté Web et la définir comme par défaut.
Mettre à jour Office (canal actuel) pour intégrer les derniers correctifs de synchronisation.
Si le problème persiste, désactiver temporairement le roaming via le Registre et recréer la signature localement.
Réinstaller le nouveau Outlook si une corruption locale est suspectée.
Vérifier les stratégies OWA/EAC et GPO.
Revenir au roaming une fois stabilisé (remettre les valeurs à 0) afin de bénéficier de la synchronisation multi‑appareils.

Résumé exécutable

Le nouveau Outlook s’appuie sur des signatures côté serveur synchronisées.
Les versions Office publiées depuis novembre 2024 incluent un correctif de synchro.
Le contournement fiable consiste à désactiver temporairement le roaming via DisableRoamingSignatures=1.
Si besoin, réinstallez le nouveau Outlook et réparez le runtime web.
Gardez une copie HTML de votre signature et validez-la toujours dans OWA.

En appliquant la mise à jour d’Office ou, à défaut, le basculement temporaire en stockage local via le Registre, la quasi‑totalité des utilisateurs retrouvent une signature stable et persistante dans le nouveau Outlook pour Windows.