Vos e‑mails de publipostage Word/Excel/Outlook partent du mauvais compte ? Voici une méthode fiable et native pour forcer l’envoi depuis votre compte Exchange B, avec un pas‑à‑pas détaillé, des bonnes pratiques, des variantes par version d’Outlook et un plan B en VBA.
Vue d’ensemble de la question
Dans un scénario classique de publipostage e‑mail réalisé avec Word (document), Excel (liste de destinataires) et Outlook (envoi), les messages s’envoient systématiquement depuis le compte Exchange A, alors que l’utilisateur possède aussi un compte Exchange B (par exemple marketing@entreprise.com) et souhaite l’utiliser comme expéditeur. L’assistant de fusion Word ne propose aucun choix de compte, et la version en ligne d’Office ne prend pas en charge le publipostage. Comment faire ?
Pourquoi Word/Outlook envoient par défaut depuis le compte A
Le mécanisme d’envoi du publipostage repose sur Outlook installé en local : Word remet à Outlook les messages à expédier, et Outlook décide du compte utilisé. Sauf configuration spécifique, Outlook emploie le compte de messagerie par défaut de votre profil. Si votre compte A est défini par défaut, tous les messages issus d’un publipostage partiront de A.
- Point clé : l’identifiant expéditeur du publipostage dépend exclusivement du réglage du compte par défaut dans Outlook (bureau). Il n’existe pas de sélecteur de compte dans la boîte de dialogue Terminer et fusionner > Envoyer des messages électroniques de Word.
- Conséquence : pour envoyer depuis B sans ruser, il faut faire de B le compte par défaut d’Outlook et demander à Outlook d’utiliser toujours ce compte par défaut pour les nouveaux messages.
Réponse et solution (méthode native, recommandée)
- Définir le compte souhaité comme compte par défaut
- Outlook (bureau) : Fichier ► Paramètres du compte ► Paramètres du compte.
- Onglet Messagerie : sélectionnez le compte B, puis cliquez sur Définir par défaut.
- Forcer Outlook à toujours utiliser ce compte par défaut
- Outlook (bureau) : Fichier ► Options ► Courrier.
- Dans la section Envoi de messages, cochez Toujours utiliser le compte par défaut pour rédiger de nouveaux messages.
- Relancer Outlook si nécessaire, puis lancer le publipostage depuis Word
- Ouvrez votre document Word, choisissez Démarrer la fusion et le publipostage > Messages électroniques, associez votre source de données (Excel) et cliquez sur Terminer et fusionner > Envoyer des messages électroniques.
- Les e‑mails seront envoyés via le compte B.
Astuce : avant de lancer votre campagne, créez un petit lot de test (2‑3 adresses qui vous appartiennent) et vérifiez dans le message reçu que le champ De affiche bien le compte B.
Procédure détaillée pas à pas
Préparer la source (Excel)
- Placez votre liste de contacts dans une seule feuille, avec une ligne d’en‑tête (par ex. Email, Nom, Prénom, Entreprise).
- Évitez les cellules fusionnées et nommez la plage (facultatif : Destinataires).
- Enregistrez le fichier Excel fermé (Word l’ouvrira en lecture).
Composer le message (Word)
- Dans Word : Publipostage > Démarrer la fusion et le publipostage > Messages électroniques.
- Sélection des destinataires > Utiliser une liste existante, pointez vers votre Excel (et vers la feuille/la plage si demandé).
- Rédigez votre message dans Word. Insérez les champs personnalisés via Insérer un champ de fusion (par ex. « Bonjour «
<<Prénom>>» »).
Envoyer le publipostage via le compte B
- Assurez-vous que le compte B est défini par défaut dans Outlook (Fichier > Paramètres du compte), et que l’option Toujours utiliser le compte par défaut… est cochée (Fichier > Options > Courrier).
- Dans Word, cliquez sur Terminer et fusionner > Envoyer des messages électroniques. Indiquez :
- À : le champ contenant les adresses e‑mail (par ex. Email),
- Objet : votre objet (pouvant inclure des champs de fusion),
- Format des e‑mails : HTML (recommandé),
- Optionnel : Enregistrer une copie des messages (selon vos réglages Outlook).
- Confirmez : Outlook enverra chaque message depuis B.
Variantes selon la version d’Outlook
| Produit | Prise en charge du publipostage Word | Réglage du compte expéditeur | Remarques |
|---|---|---|---|
| Outlook (classique) pour Windows | Oui (recommandé) | Compte par défaut + option Toujours utiliser le compte par défaut | Chemin : Fichier > Paramètres du compte… puis Fichier > Options > Courrier. |
| Outlook (nouveau) pour Windows | Comportement variable | Ne propose pas la même granularité | Si l’envoi ne démarre pas ou part du mauvais compte, repassez sur Outlook (classique) pour le publipostage. |
| Outlook pour Mac | Publipostage Word possible | Utilise le compte par défaut du profil | Les chemins d’options diffèrent ; privilégiez un profil dédié au compte expéditeur. |
| Outlook Web (navigateur) | Non | — | Le publipostage Word vers e‑mail n’est pas disponible dans la version Web. |
Bonnes pratiques avant d’appuyer sur « Envoyer »
- Vérifier le compte par défaut : dans Outlook, créez un nouveau message (Ctrl+N) ; le champ De doit pré‑renseigner B. Si ce n’est pas le cas, reconfigurez le défaut.
- Tester en petit : exécutez une fusion d’essai (3 à 5 contacts internes).
- Surveiller l’Outbox : si vous travaillez en mode Hors connexion, vous pouvez tout vérifier puis repasser en ligne.
- Respecter les limites d’envoi : évitez d’expédier des milliers de messages en quelques minutes. Fractionnez en lots si nécessaire (par ex. 200‑300 e‑mails, pause, puis reprise).
- Authenticité et autorisations : pour envoyer « en tant que » une boîte partagée (ex. newsletter@), il faut des droits Envoyer en tant que côté Exchange. Sans ces droits, l’envoi échouera ou partira « de votre compte » avec « de la part de ».
Cas d’usage fréquents et stratégies efficaces
Envoyer depuis une boîte aux lettres partagée ou un alias
Vous souhaitez envoyer depuis marketing@entreprise.com (boîte partagée) ?
- Demandez à l’administrateur : Full Access + Send As sur la boîte partagée.
- Ajoutez la boîte partagée dans Outlook (comme compte supplémentaire ou ouvert automatiquement par Exchange).
- Créez un profil Outlook dédié ne contenant que la boîte partagée et définissez‑la par défaut. Utilisez ce profil uniquement pour le publipostage.
Avantage : vous ne touchez pas à votre profil quotidien et évitez les erreurs d’expéditeur.
Profil dédié pour éviter les erreurs
- Ouvrez le Panneau de configuration > Courrier (Microsoft Outlook).
- Cliquez sur Afficher les profils > Ajouter, créez un profil Publipostage‑B.
- Ajoutez uniquement le compte B (ou la boîte partagée) et cochez Toujours utiliser ce profil lors de la session de publipostage.
Quand la campagne est terminée, repassez sur votre profil habituel.
Limiter les rebonds et les blocages anti‑spam
- Qualité des listes : nettoyez les adresses invalides avant l’envoi.
- Rythme : fractionnez par lots. Un macro (voir ci‑dessous) peut insérer de petites pauses.
- Contenu : évitez les mots déclencheurs de spam, gardez un ratio texte/images raisonnable.
- SPF/DKIM/DMARC : si vous envoyez « en tant que » un domaine spécifique, vérifiez auprès de l’admin que la configuration d’authentification est en ordre.
Alternative avancée : macro VBA pour choisir l’expéditeur sans changer le compte par défaut
Si vous ne pouvez pas modifier le compte par défaut (contexte IT verrouillé) ou si vous devez ponctuellement envoyer depuis un autre compte, vous pouvez automatiser l’envoi avec une macro qui force l’expéditeur via la propriété SendUsingAccount d’Outlook. Le principe : Word lit vos données (Excel), compose le contenu et remet à Outlook en spécifiant explicitement le compte B.
Sécurité : activez les macros uniquement si vous faites confiance au code. Idéalement, signez la macro et limitez‑la à un poste de travail de campagne.
Exemple de code (Word → Outlook)
' Module Word - Envoi personnalisé vers Outlook avec compte B
Option Explicit
' → À adapter
Const SMTP\_COMPTE\_B As String = "[marketing@entreprise.com](mailto:marketing@entreprise.com)"
Const CHEMIN\_EXCEL As String = "C:\Chemins\Contacts.xlsx"
Const FEUILLE As String = "Destinataires"
Const COL\_EMAIL As String = "Email"
Sub PublipostageCompteB()
Dim xl As Object, wb As Object, ws As Object
Dim olApp As Object, olMail As Object, olAcc As Object
Dim lastRow As Long, i As Long
Dim sujet As String, corpsHTML As String
Dim email As String
```
' Rédigez ici votre sujet et votre corps HTML (peuvent inclure des jetons remplaçables)
sujet = "Votre offre personnalisée"
corpsHTML = "<p>Bonjour,</p>" & _
"<p>Voici votre offre.</p>" & _
"<p>Cordialement,<br>Équipe Marketing</p>"
On Error GoTo Quitter
' Ouvrir Excel en arrière-plan
Set xl = CreateObject("Excel.Application")
xl.Visible = False
Set wb = xl.Workbooks.Open(CHEMIN_EXCEL, False, True)
Set ws = wb.Worksheets(FEUILLE)
' Dernière ligne
lastRow = ws.Cells(ws.Rows.Count, 1).End(-4162).Row ' xlUp = -4162
' Ouvrir Outlook
On Error Resume Next
Set olApp = GetObject("", "Outlook.Application")
If olApp Is Nothing Then Set olApp = CreateObject("Outlook.Application")
On Error GoTo Quitter
Set olAcc = GetAccountBySmtp(olApp, SMTP_COMPTE_B)
If olAcc Is Nothing Then
MsgBox "Compte B introuvable dans Outlook (" & SMTP_COMPTE_B & ").", vbCritical
GoTo Quitter
End If
' Boucle d'envoi
For i = 2 To lastRow ' en supposant la ligne 1 = en-têtes
email = CStr(GetCell(ws, i, COL_EMAIL))
If Len(email) > 3 Then
Set olMail = olApp.CreateItem(0) ' olMailItem
With olMail
.To = email
.Subject = sujet
.HTMLBody = corpsHTML
Set .SendUsingAccount = olAcc
.Send
End With
DoEvents
' Petite pause pour ménager l'antispam
PauseMs 500
End If
Next i
MsgBox "Envois terminés via le compte B.", vbInformation
```
Quitter:
On Error Resume Next
If Not wb Is Nothing Then wb.Close False
If Not xl Is Nothing Then xl.Quit
Set ws = Nothing: Set wb = Nothing: Set xl = Nothing
Set olMail = Nothing: Set olAcc = Nothing: Set olApp = Nothing
End Sub
Private Function GetAccountBySmtp(app As Object, smtp As String) As Object
Dim acc As Object
For Each acc In app.Session.Accounts
If LCase\$(acc.SmtpAddress) = LCase\$(smtp) Then
Set GetAccountBySmtp = acc
Exit Function
End If
Next acc
End Function
Private Function GetCell(ws As Object, row As Long, colName As String) As Variant
Dim c As Object
Dim header As Object
Dim lastCol As Long, j As Long
lastCol = ws.Cells(1, ws.Columns.Count).End(-4159).Column ' xlToLeft = -4159
For j = 1 To lastCol
If LCase\$(CStr(ws.Cells(1, j).Value)) = LCase\$(colName) Then
GetCell = ws.Cells(row, j).Value
Exit Function
End If
Next j
GetCell = ""
End Function
Private Sub PauseMs(ms As Long)
Dim t As Single: t = Timer
Do While Timer < t + (ms / 1000!)
DoEvents
Loop
End Sub Points forts de cette approche : vous choisissez explicitement le compte B sans modifier le compte par défaut d’Outlook ; vous pouvez insérer des pauses, gérer des pièces jointes, personnaliser finement l’HTML, etc. Limite : ce n’est plus le publipostage Word « bouton en 3 clics », mais un envoi piloté par macro.
Dépannage : problèmes courants et solutions
Les e‑mails partent toujours de A
- Vérifiez que B est bien Défini par défaut (Fichier > Paramètres du compte).
- Vérifiez que l’option Toujours utiliser le compte par défaut pour rédiger de nouveaux messages est cochée (Fichier > Options > Courrier).
- Fermez/rouvrez Outlook, puis Word (l’ordre peut compter).
- Si vous utilisez le nouvel Outlook pour Windows et que la fusion ne respecte pas l’expéditeur, basculez sur Outlook (classique) pour la campagne.
L’envoi ne démarre pas, ou le bouton « Envoyer des messages électroniques » est grisé
- Assurez‑vous qu’Outlook (bureau) est installé et configuré comme client de messagerie par défaut du système.
- Fermez Outlook avant de lancer l’envoi depuis Word, ou au contraire ouvrez Outlook après avoir cliqué sur Envoyer : selon les environnements, un des deux flux est plus fiable.
- Vérifiez que votre source Excel n’est pas ouverte en mode édition sur un autre poste.
Vous envoyez « de la part de » au lieu de « en tant que »
- Il manque le droit Envoyer en tant que sur le compte/boîte partagée. Demandez à l’admin Exchange de l’ajouter.
- Après délégation, patientez le temps que la réplication prenne effet, ou redémarrez Outlook.
Antispam ou limites d’envoi
- Si beaucoup de messages restent dans Boîte d’envoi ou reviennent en erreur, réduisez le débit : envoyez par lots (ex. 200), faites une pause, puis reprenez.
- Vérifiez que votre domaine a bien des enregistrements SPF/DKIM/DMARC cohérents avec le compte B.
Le champ « Répondre à » doit pointer vers une autre adresse
Le publipostage Word ne propose pas ce champ. Deux options : (1) utilisez la macro VBA et définissez .ReplyRecipients.Add "support@entreprise.com" pour chaque message ; (2) utilisez une règle côté boîte aux lettres pour rediriger les réponses (selon votre politique interne).
Résumé opérationnel
- Objectif : envoyer un publipostage Word/Excel depuis le compte B.
- Réglage indispensable : dans Outlook, définir B par défaut + cocher Toujours utiliser le compte par défaut….
- Exécution : relancer Outlook si besoin, lancer la fusion depuis Word, l’envoi partira de B.
- Alternative : macro VBA qui force
SendUsingAccount = Bsans toucher au compte par défaut.
Informations complémentaires utiles
- Pour changer ponctuellement de compte, il faudra redéfinir le compte par défaut avant chaque nouvelle fusion.
- Les macros VBA ou certains compléments tiers permettent de spécifier un expéditeur sans modifier le compte par défaut, mais la méthode native repose uniquement sur cette valeur.
- La version Web d’Office n’inclut pas la fonction de publipostage ; seule la version de bureau permet cette personnalisation.
FAQ rapide
Puis‑je choisir l’expéditeur pendant l’étape « Envoyer des messages électroniques » ?
Non. Word ne propose pas de liste déroulante de comptes. L’expéditeur provient d’Outlook et de son compte par défaut.
Changer l’ordre des comptes dans Outlook suffit‑il ?
Pas forcément. Il faut explicitement cliquer sur Définir par défaut pour le compte B, puis activer l’option Toujours utiliser le compte par défaut….
Et si mon environnement impose le nouveau client Outlook ?
Si la fusion ne respecte pas l’expéditeur, demandez l’installation d’Outlook (classique) pour la durée de la campagne, ou utilisez l’alternative VBA.
Puis‑je faire un « Envoyer en tant que » depuis une boîte partagée ?
Oui, si l’admin vous accorde Envoyer en tant que. La méthode native nécessite alors que la boîte partagée soit le compte par défaut du profil (ou que vous utilisiez un profil dédié).
Comment être sûr que tout part de B ?
Testez un mini‑échantillon, ouvrez un message envoyé, contrôlez le champ De. Surveillez la Boîte d’envoi et les Éléments envoyés pendant la campagne.
Checklist finale
| Contrôle | OK ? | Détails |
|---|---|---|
| Compte B défini par défaut | Fichier > Paramètres du compte > Messagerie > B > Définir par défaut | |
| Option « Toujours utiliser le compte par défaut » | Fichier > Options > Courrier > Envoi de messages | |
| Lot de test envoyé | Vérifier le champ « De » et le rendu HTML | |
| Fractionnement si gros volume | Prévoir des pauses pour éviter les blocages | |
| Autorisations « Envoyer en tant que » (si boîte partagée) | Vérifiées avec l’administrateur |
En appliquant la méthode native (compte par défaut + option d’utilisation systématique) ou, à défaut, l’alternative VBA, vous contrôlez précisément l’expéditeur de vos publipostages Word/Outlook et évitez les envois involontaires depuis le compte A.