Créer un nouveau profil Outlook (Windows) et gérer plusieurs adresses : guide complet

Vous utilisez plusieurs adresses e‑mail et Outlook devient confus ? Ce guide clair vous montre comment créer un nouveau profil dans Outlook pour Windows, gérer plusieurs comptes proprement, et éviter les pièges les plus courants — que vous soyez sur l’application « classique » ou sur le « nouveau Outlook ».

Sommaire

Créer un nouveau profil Outlook (et gérer plusieurs adresses)

Vue d’ensemble de la question

Peut‑on créer un profil dans toutes les versions d’Outlook pour Windows ? Non. Dans l’édition « nouveau Outlook pour Windows », la gestion par profils n’existe pas ; on ajoute simplement plusieurs comptes dans la même interface. Dans l’édition « Outlook classique pour Windows » (application Win32 de bureau), on peut créer, choisir et basculer entre plusieurs profils, chacun isolant comptes, fichiers de données, signatures et paramètres.

Réponse & solution

Distinction clé selon la version d’Outlook pour Windows

Nouveau Outlook pour Windows (l’application moderne, introduite via l’interrupteur Essayer le nouveau Outlook)
➤ Pas de prise en charge des profils. On ne peut pas créer ni basculer entre des profils.
Alternative : ajoutez plusieurs comptes dans la même interface (Paramètres → Comptes → Ajouter un compte). Pour influencer la feuille de route produit, ouvrez Aide → Commentaires.
Outlook classique pour Windows (Win32/desktop)
➤ Oui, vous pouvez créer un profil. C’est l’option recommandée pour séparer pro/perso, tester, dépanner ou isoler des environnements.

Procédure (Outlook classique pour Windows)

Fermez Outlook.
Ouvrez Panneau de configuration (réglez « Affichage par » sur Grandes icônes ou Petites icônes).
Cliquez Courrier / Mail (Microsoft Outlook).
Cliquez Afficher les profils → Ajouter…
Donnez un Nom de profil (ex. : Pro, Perso, Test).
Suivez l’assistant : saisissez adresse e‑mail et mot de passe → Suivant → Terminer.
Dans la zone Lors du démarrage d’Outlook, choisissez :
- Demander à utiliser ce profil (recommandé si vous alternez entre identités), ou
- Toujours utiliser ce profil et sélectionnez le nouveau.
Lancez Outlook avec le profil souhaité.

Utiliser plusieurs adresses : deux approches

Un seul profil, plusieurs comptes : plus simple, tout est visible dans la même session (boîtes, calendriers, contacts). Idéal si vous jonglez en permanence entre vos boîtes.
Profils distincts : environnements isolés (fichiers .OST/.PST, signatures, compléments, paramètres). Idéal pour séparer pro/perso, pour prêter un PC, ou pour le dépannage.

Basculer ou gérer les profils (Outlook classique)

Ouvrez Panneau de configuration → Courrier → Afficher les profils → choisissez Demander… ou Toujours utiliser…. Pour changer de profil, fermez Outlook puis relancez‑le (vous serez invité si l’option « Demander » est activée).

Quand choisir des profils séparés plutôt que plusieurs comptes dans un seul profil ?

La bonne stratégie dépend de votre contexte de travail et de vos contraintes de confidentialité. Le tableau ci‑dessous vous aide à décider.

Besoin	Un seul profil (multi‑comptes)	Profils séparés
Vue unifiée (boîtes, calendriers, contacts)	Excellent	Limité (switch nécessaire)
Isolation pro/perso (données, signatures, compléments)	Moyen	Excellent
Dépannage rapide (profil corrompu, cache, index)	Moins pratique	Excellent
Performance sur PC modeste	Charge élevée si nombreuses boîtes	Meilleure (profil léger)
Exigences de conformité/confidentialité	À évaluer	Recommandé

Reconnaître votre Outlook : « nouveau » vs « classique »

Nouveau Outlook : interface modernisée, bouton Paramètres (engrenage) très présent, et bascule Essayer le nouveau Outlook qui a pu être utilisée pour l’activer. Pas d’option de profils.
Outlook classique : application de bureau traditionnelle avec l’onglet Fichier très complet. L’applet Courrier du Panneau de configuration permet de gérer les profils.

Ajouter et organiser plusieurs comptes dans un seul profil (classique et nouveau Outlook)

Ajouter un compte

Outlook classique : Fichier → Informations → Paramètres du compte → Nouveau….
Nouveau Outlook : Paramètres → Comptes → Ajouter un compte.

Choisir le compte d’envoi par défaut

Outlook classique : Fichier → Informations → Paramètres du compte → Comptes de messagerie → onglet Messagerie → Définir par défaut.
Dans Fichier → Options → Courrier, vous pouvez activer Toujours utiliser le compte par défaut pour composer de nouveaux messages si vous voulez centraliser vos envois.

Changer l’adresse « De » à la volée

Lors de la rédaction d’un message, affichez le champ De (menu Options → De) et choisissez le compte souhaité. C’est la méthode la plus sûre pour répondre depuis la bonne identité quand on travaille dans un profil multi‑comptes.

Signatures différentes par compte

Dans Fichier → Options → Courrier → Signatures…, créez une signature par identité, puis associez‑la à chaque compte (nouveaux messages / réponses et transferts). Astuce : stockez vos modèles de signatures dans %APPDATA%\Microsoft\Signatures pour les sauvegardes.

Créer des raccourcis pour démarrer avec le bon profil (classique)

Si vous utilisez souvent plusieurs profils, créez des raccourcis Windows dédiés :

Sur le Bureau, clic droit → Nouveau → Raccourci.
Cible (exemples) :
- outlook.exe /profiles → force l’affichage du sélecteur de profils.
- outlook.exe /profile "Pro" → ouvre directement le profil nommé Pro.
Nommez le raccourci (ex. Outlook – Profil Pro).

Commande	Effet
`outlook.exe /profiles`	Affiche le sélecteur de profils au démarrage.
`outlook.exe /profile "Nom"`	Démarre Outlook avec le profil spécifié.
`outlook.exe /safe`	Mode sans échec (désactive compléments et personnalisations).
`outlook.exe /resetnavpane`	Réinitialise le volet de navigation (utile si Outlook ne se lance plus).

Dépannage : quand (re)créer un profil ?

Recréez un profil si vous constatez des symptômes persistants : plantages au démarrage, boîte partagée qui ne s’affiche plus, lenteurs soudaines après une migration de compte, règles qui ne s’appliquent pas, recherche qui ne renvoie rien malgré l’index à jour, ou messages d’erreur liés au cache.

Bonne pratique de réparation

Test rapide : lancez outlook.exe /safe. Si Outlook démarre, suspectez un complément ou une vue corrompue.
Nouveau profil « Test » : créez un profil minimal avec un seul compte. Si tout fonctionne, l’ancien profil est en cause.
Réintégration : reconfigurez progressivement vos comptes, règles et signatures dans le nouveau profil.

Ce que la suppression d’un profil fait (et ne fait pas)

Supprimer un profil ne supprime pas les messages côté serveur (Exchange/Outlook.com/Microsoft 365). Au premier lancement du nouveau profil, Outlook reconstruira automatiquement le fichier .OST pour les comptes de type Exchange/Outlook.com.
Avant suppression : si vous utilisez des .PST locaux (archives, dossiers personnels), copiez‑les ou sauvegardez‑les. N’oubliez pas aussi signatures et modèles.

Astuce : retrouver l’applet « Courrier/Mail » qui semble absente

Dans le Panneau de configuration, changez « Affichage par » en Grandes icônes ou Petites icônes.
Utilisez la recherche du Panneau de configuration : tapez Mail ou Courrier.
Vous pouvez également exécuter : control mlcfg32.cpl (ouvre directement l’applet Courrier).

Checklist de migration et de séparation pro/perso

Pour éviter les surprises, suivez cette liste lors de la création d’un nouveau profil « Pro » ou « Perso » :

Comptes : ajoutez uniquement le strict nécessaire au départ (boîte principale, puis boîtes partagées/alias après validation).
Signatures : recréez‑les ou copiez le dossier %APPDATA%\Microsoft\Signatures depuis l’ancien profil/PC.
Règles : exportez/importez via Fichier → Gérer les règles et alertes → Options.
Modèles (.oft) : vérifiez leurs emplacements et mettez à jour les signatures associées.
Calendriers & catégories : si vous utilisez des catégories couleur, recréez la palette si besoin pour garder une cohérence visuelle.
Compléments : réinstallez uniquement ceux que vous utilisez réellement pour garder un profil léger.
Archivage : si vous gérez des archives .PST, rattachez‑les (Fichier → Ouvrir et exporter → Ouvrir un fichier de données Outlook).

Gérer plusieurs adresses sans erreur d’envoi

Quand on jongle avec plusieurs identités, les erreurs les plus courantes sont : envoyer depuis la mauvaise adresse, répondre avec le mauvais compte, ou perdre ses signatures.

Activer le champ « De » dans chaque nouvelle fenêtre de message et vérifier l’adresse avant l’envoi.
Définir un compte par défaut comme filet de sécurité (voir plus haut).
Associer des signatures spécifiques à chaque compte (nouveau / réponse).
Règles ciblées : triez automatiquement les messages entrants par compte dans des dossiers dédiés ; cela réduit les erreurs de contexte.
Option de composition : dans Fichier → Options → Courrier, ajustez « Toujours utiliser le compte par défaut… » selon vos habitudes. Si vous travaillez surtout dans un dossier d’une boîte secondaire, vous préférerez peut‑être que Outlook réponde avec le compte qui a reçu le message.

Cas pratiques

Séparer radicalement pro/perso

Créez deux profils : Pro et Perso. Dans Courrier → Afficher les profils, choisissez Demander à utiliser ce profil. Créez deux raccourcis sur le Bureau, chacun lançant le profil approprié. Résultat : aucune confusion d’identité, signatures et règles dédiées, et un cache plus léger.

Dépanner sans interrompre la production

Votre profil « Pro » est lent ou plante au démarrage ? Créez un profil « Test » avec votre boîte principale uniquement. Si tout redevient fluide, migrez progressivement (comptes, règles, compléments), en vérifiant la stabilité à chaque étape. Conservez l’ancien profil quelques jours par sécurité.

Accéder à une boîte partagée

Dans un profil Pro, ajoutez la boîte partagée via Paramètres du compte ou en déléguant l’accès selon la configuration de votre organisation. L’isolation par profil permet d’éviter d’exposer cette boîte partagée dans vos contextes personnels.

FAQ rapide

Est‑ce possible dans toutes les versions d’Outlook pour Windows ?
Non. Nouveau Outlook pour Windows ne gère pas les profils ; Outlook classique pour Windows les gère pleinement.

Où se trouvent les données locales ?
Les comptes Exchange/Outlook.com utilisent un fichier .OST (cache local reconstruit automatiquement). Les archives personnelles utilisent des .PST que vous devez sauvegarder manuellement.

Supprimer un profil va‑t‑il effacer mes mails ?
Les données côté serveur restent intactes. Les fichiers locaux associés au profil peuvent être retirés ; sauvegardez vos .PST et tout contenu important avant suppression.

Je ne vois pas l’applet « Courrier ».
Passez l’affichage du Panneau de configuration en « Grandes/Petites icônes », utilisez la recherche, ou exécutez control mlcfg32.cpl.

Je veux isoler mes compléments et mes règles.
Utilisez des profils séparés. Chaque profil possède son propre ensemble de compléments (classique) et ses règles, ce qui limite l’impact d’un problème à un seul environnement.

Guide pas à pas complet (récapitulatif)

Décidez de la stratégie : un profil multi‑comptes (simplicité) ou des profils séparés (isolation, performance, conformité).
Si profils séparés (Outlook classique) :
1. Fermez Outlook.
2. Panneau de configuration → Courrier → Afficher les profils → Ajouter….
3. Nommez le profil et ajoutez votre premier compte.
4. Choisissez Demander à utiliser ce profil si vous devez alterner.
5. Lancez Outlook et laissez‑le initialiser le cache local.
Ajoutez vos autres comptes dans le profil adéquat (classique : Paramètres du compte → Nouveau ; nouveau Outlook : Paramètres → Comptes → Ajouter).
Réglez l’envoi : compte par défaut, signatures par compte, affichage du champ De, règles de tri par identité.
Créez vos raccourcis de démarrage (facultatif) pour éviter toute erreur d’identité au quotidien.
Sauvegardez vos .PST et %APPDATA%\Microsoft\Signatures. Exportez les règles si nécessaire.

Bonnes pratiques pour un Outlook serein

Léger c’est mieux : évitez d’empiler trop de boîtes partagées dans un même profil.
Un profil = un objectif : pro, perso, test. Cette discipline réduit les erreurs d’envoi et les lenteurs.
Règles sobres : trop de règles complexes compliquent le diagnostic. Regroupez et simplifiez.
Compléments : n’activez que l’essentiel.
Hygiène de cache : en cas de doute sur les performances, testez dans un nouveau profil avant d’investiguer plus loin.

En résumé

Si vous utilisez l’Outlook classique pour Windows, les profils sont votre meilleur allié pour séparer des contextes, accélérer le dépannage et éviter les erreurs d’identité. Si vous utilisez le nouveau Outlook, la bonne approche consiste à ajouter plusieurs comptes dans la même interface et à soigner les réglages d’envoi (De, signatures, compte par défaut). Dans les deux cas, quelques habitudes simples — champ De visible, signatures par compte, règles sobres — changent tout au quotidien.

Informations complémentaires utiles

Si l’applet Courrier/Mail n’apparaît pas, vérifiez l’affichage « Grandes/Petites icônes » ou recherchez Mail (Microsoft Outlook) (32‑bit).
Suppression d’un profil (classique) : n’efface pas les données côté serveur (Exchange/Outlook.com/Microsoft 365). Sauvegardez vos .PST locaux avant toute suppression.
Au premier lancement d’un profil Exchange/Outlook.com, Outlook recréera automatiquement le fichier .OST.

Checklist express

Je suis sur Outlook classique → j’utilise des profils.
Je suis sur le nouveau Outlook → j’ajoute des comptes et je règle le compte d’envoi par défaut.
Je vois le champ « De » avant chaque envoi.
Je crée des signatures par compte.
Je sauvegarde mes .PST et mes signatures.

Avec ces méthodes, vous maîtrisez enfin vos identités Outlook : séparées quand il le faut, rassemblées quand c’est utile, toujours sous contrôle.