Dans la nouvelle interface d’Outlook Web (Chrome sur macOS), vous pouvez apparaître en « Hors ligne » alors que vous êtes connecté. C’est normal : pour les comptes Microsoft 365, le statut de présence est contrôlé par Microsoft Teams. Voici comment comprendre, corriger et optimiser cet affichage.
Problème observé dans Outlook Web
De nombreux utilisateurs constatent que leur avatar dans Outlook Web affiche en permanence une pastille grise ou l’état Hors ligne, sans option visible pour changer le statut (Disponible, Occupé, Ne pas déranger, Invisible). Cette situation est fréquente avec la nouvelle interface Outlook Web, y compris sous Chrome sur macOS, mais elle peut aussi se produire sur d’autres navigateurs.
Ce comportement n’est pas un bug : dans Microsoft 365, Outlook n’est pas maître de la présence. L’application qui décide de votre statut est Microsoft Teams. Autrement dit, tant que vous n’ajustez pas votre statut dans Teams, l’icône d’Outlook Web ne reflètera pas l’état souhaité.
Comment Outlook Web gère la présence
La « présence » est l’indicateur de disponibilité qui apparaît sous forme de pastille de couleur et d’un libellé (« Disponible », « Occupé », etc.). Dans les comptes Microsoft 365 professionnels ou universitaires, la présence est mutualisée entre les services collaboratifs. C’est Teams qui publie votre statut, et Outlook Web ne fait que l’afficher. Cette intégration permet d’aligner votre état avec votre activité réelle (réunion en cours, présentation, appel, ne pas déranger, etc.).
Cas des comptes Microsoft 365 entreprise/éducation
La présence est pleinement prise en charge. Le statut est lu par Outlook Web et défini par Teams. Si Teams n’est pas ouvert ou si votre session est expirée, l’icône d’Outlook peut basculer en grisé.
Cas des comptes Outlook.com personnels
La présence n’est pas exposée de la même manière. L’icône grise dans Outlook Web peut simplement refléter l’état de connexion et ne peut pas être changée. Sans Teams, il n’existe pas de réglage natif dans Outlook Web pour choisir « Disponible », « Occupé », etc.
Solution directe : changer le statut dans Microsoft Teams
Pour modifier le statut affiché dans Outlook Web avec un compte Microsoft 365, il faut le faire dans Teams. La mise à jour se propage généralement en quelques secondes.
- Ouvrez l’application Microsoft Teams (bureau ou web).
- Cliquez sur votre avatar (coin supérieur droit).
- Sélectionnez le statut souhaité : Disponible, Occupé, Ne pas déranger, Absent, Apparaître hors ligne, etc.
- Patientez quelques instants : Outlook Web actualise alors la pastille de présence.
Astuce : si la synchronisation tarde, choisissez Réinitialiser le statut dans Teams, fermez puis rouvrez votre session Teams, et rafraîchissez la page Outlook (Ctrl + R / ⌘ + R).
Correspondance des statuts entre Teams et Outlook Web
Outlook Web reflète ce que publie Teams. Le tableau ci‑dessous aide à comprendre l’affichage et la meilleure façon de sélectionner le bon état.
| Statut Teams | Signification | Exemples de déclencheurs | Impact dans Outlook Web | Comment le définir au mieux |
|---|---|---|---|---|
| Disponible | Vous êtes joignable | Aucune réunion ni partage en cours | Pastille verte « Disponible » | Choisir « Disponible » dans Teams |
| Occupé | Focus ou réunion non bloquante | Événement de calendrier marqué Occupé | Pastille rouge « Occupé » | Laisser Teams s’aligner sur le calendrier |
| Ne pas déranger | Pas de notifications | Réunion critique, partage d’écran | Pastille rouge « NPD » | Activer manuellement « Ne pas déranger » |
| Absent | Inactif ou éloigné | Inactivité prolongée | Pastille jaune « Absent » | Se met souvent automatiquement |
| Apparaître hors ligne | Vous cachez votre présence | Choix explicite de discrétion | Pastille grise « Hors ligne » | Sélection manuelle dans Teams |
| Absent du bureau | Indisponible sur une période | Réponse automatique activée | Indicateur « Absent du bureau » | Programmer l’absence dans Outlook/Teams |
Dépannage quand l’icône reste grise ou « Hors ligne »
Si, malgré la modification dans Teams, votre présence ne s’actualise pas dans Outlook Web, suivez ces vérifications concrètes.
Vérifications rapides
- Réinitialiser le statut dans Teams, puis le re‑sélectionner.
- Se déconnecter/reconnecter à Teams (bureau ou web).
- Rafraîchir la page Outlook (Ctrl + R / ⌘ + R).
- Confirmer qu’aucune session Teams ancienne n’est restée connectée avec « Apparaître hors ligne ».
- Fermer l’ancien client Outlook pour Windows si son mode « Hors connexion » est activé.
Causes fréquentes et remèdes
| Symptôme | Cause possible | Vérification | Action corrective |
|---|---|---|---|
| Pastille grise persistante | Session Teams expirée | Teams demande de se reconnecter | Se reconnecter à Teams, puis rafraîchir Outlook |
| Statut correct dans Teams, incorrect dans Outlook | Cache navigateur obsolète | Incohérence visible après plusieurs minutes | Vider le cache, ouvrir Outlook Web en navigation privée pour tester |
| Statut bascule à « Hors ligne » au bout de peu de temps | Conflit entre sessions (appareil secondaire) | Teams ouvert sur un autre poste en « Apparaître hors ligne » | Aligner le statut sur tous les appareils, fermer les sessions inutiles |
| Aucun statut visible pour certains contacts | Contacts externes à l’organisation | Adresses hors domaine de l’entreprise | Comportement normal : la présence n’est visible qu’en interne |
| Statut « Absent du bureau » inattendu | Réponse automatique active | Vérifier les réponses automatiques | Désactiver ou ajuster la période d’absence |
| Mises à jour très lentes | Réseau filtré ou latences | Variations selon le réseau | Tester sur un autre réseau ou via partage de connexion |
| Icône change selon le navigateur | Cookies tiers bloqués / ITP | Safari/Chrome avec blocage strict | Autoriser les cookies pour les domaines Microsoft, recharger Outlook |
| Impossible de choisir « Disponible » | Règle de calendrier « Occupé » en cours | Événement actuellement actif | Terminer la réunion ou forcer « Disponible » dans Teams |
| Présence correcte dans Teams web mais pas dans l’appli | Version Teams bureau obsolète | Numéro de version ancien | Mettre à jour l’application Teams, redémarrer |
| Outlook Web affiche « Hors connexion » | Mode hors connexion du navigateur | Indication « Vous êtes hors ligne » | Revenir en ligne, recharger la page |
Bonnes pratiques pour une présence fiable
- Ouvrir Teams en parallèle : garder une session Teams active (bureau ou web) améliore la réactivité de la présence affichée dans Outlook Web.
- Synchroniser avec le calendrier : créez des réunions et marquez‑les correctement (« Occupé », « Libre », etc.) pour que Teams ajuste automatiquement le statut.
- Programmer les absences : utilisez les réponses automatiques « Absent du bureau » avec des dates précises pour éviter les oublis.
- Éviter les statuts contradictoires : si vous utilisez plusieurs appareils, vérifiez que le même statut est appliqué partout.
- Limiter les extensions intrusives : certaines extensions de navigateur bloquent les scripts nécessaires à l’actualisation de la présence.
- Mettre à jour Teams : une version récente garantit une meilleure compatibilité avec Outlook Web.
Limites et comportements importants à connaître
- Pas de réglage dans Outlook Web : il n’existe pas, à ce jour, de menu natif pour choisir « Disponible » ou « Ne pas déranger » dans Outlook Web.
- Visibilité interne uniquement : vos destinataires externes (hors de votre organisation) ne voient pas votre présence.
- Comptes personnels : avec un compte Outlook.com, l’icône peut rester grise sans possibilité de la personnaliser.
- Multiples tenants : si vous intervenez comme invité dans un autre tenant Microsoft 365, la présence peut varier selon le contexte actif. Assurez‑vous d’être dans le bon profil dans Teams.
- Impact des absences : une réponse automatique active peut forcer l’indicateur « Absent du bureau » tant que la période n’est pas terminée.
- Hors connexion réseau : en cas de perte de connexion, Outlook Web ne peut pas récupérer l’état à jour et peut afficher une présence obsolète.
Procédures détaillées dans Teams
Depuis Teams bureau
- Ouvrez Teams et authentifiez‑vous avec votre compte Microsoft 365.
- Cliquez sur votre avatar en haut à droite.
- Dans le menu « Statut », choisissez l’option souhaitée : Disponible, Occupé, Ne pas déranger, Absent, Apparaître hors ligne.
- Optionnel : définissez une durée (ex. « Jusqu’à demain », « 1 heure »).
- Revenez à Outlook Web et vérifiez l’actualisation de la pastille.
Depuis Teams web
- Ouvrez Teams dans votre navigateur et connectez‑vous.
- Cliquez sur l’avatar, puis sur le statut actuel.
- Sélectionnez le nouveau statut souhaité et, si besoin, une durée.
- Actualisez Outlook Web pour refléter le changement.
Utiliser « Réinitialiser le statut »
Si votre statut reste bloqué, choisissez Réinitialiser le statut dans le menu de votre avatar, puis redéfinissez le statut souhaité. Cette action résout beaucoup de cas où un événement de calendrier ou une session ancienne maintient un état indésirable.
Exemples d’utilisation et scénarios pratiques
- Vous souhaitez être joignable après une réunion : forcez Disponible dans Teams à la fin de la réunion si celle‑ci vous a laissé en Occupé.
- Vous donnez une présentation : passez en Ne pas déranger pour éviter toute notification pendant le partage d’écran. Outlook Web reflétera immédiatement cet état.
- Vous partez en congés : activez les Réponses automatiques et vérifiez que le statut « Absent du bureau » s’affiche bien dans Outlook Web.
- Vous ne voulez pas être vu en ligne : choisissez Apparaître hors ligne dans Teams. Dans Outlook Web, la pastille devient grise.
Comparatif rapide des environnements
| Environnement | Contrôle du statut | Peut‑on changer dans Outlook Web ? | Remarques |
|---|---|---|---|
| Microsoft 365 pro/édu | Par Microsoft Teams | Non (affichage uniquement) | Ouvrir Teams et choisir le statut |
| Outlook.com personnel | Non exposé comme statut de présence | Non | Pastille grise ≈ état de connexion |
| Multi‑apps (ancien Outlook + Teams) | Teams prioritaire | Non | Éviter les statuts contradictoires |
Questions fréquentes
Pourquoi Outlook Web ne propose‑t‑il aucun bouton pour changer mon statut ?
Parce que, dans Microsoft 365, la présence est centralisée dans Teams. Outlook Web se contente de l’afficher pour garantir une cohérence avec vos réunions, vos appels et vos règles d’absence.
Combien de temps faut‑il pour que le changement apparaisse ?
La mise à jour est souvent quasi immédiate (quelques secondes). Si vous observez un délai inhabituel, réinitialisez le statut dans Teams et rafraîchissez Outlook Web.
Les personnes externes voient‑elles mon statut ?
Non. La présence est en général limitée à votre organisation. Vos contacts externes ne voient pas votre état « Disponible/Occupé » dans Outlook.
Je n’utilise pas Teams. Puis‑je changer mon statut dans Outlook Web ?
Non. Sans Teams (ou avec un compte Outlook.com personnel), il n’existe pas de réglage pour gérer la présence dans Outlook Web.
Un événement de calendrier peut‑il forcer mon statut ?
Oui. Un rendez‑vous marqué Occupé rendra votre statut Occupé. Les réponses automatiques activent Absent du bureau. Vous pouvez toutefois forcer manuellement un statut dans Teams si nécessaire.
Bon à savoir sur Chrome et macOS
- Autoriser les cookies et données locales pour les services Microsoft afin d’éviter une présence « gelée ».
- Vérifier le mode Économie d’énergie de macOS : s’il met en veille agressive, les sessions web peuvent se déconnecter et la présence devenir obsolète.
- Tester un autre profil Chrome si vous utilisez plusieurs comptes Microsoft, pour isoler un éventuel conflit de session.
Récapitulatif
Pas de réglage dans Outlook Web : la présence est pilotée par Microsoft Teams pour les comptes Microsoft 365. Pour changer votre statut Disponible/Occupé/Ne pas déranger/Invisible dans Outlook Web, modifiez‑le dans Teams. En cas de retard, Réinitialiser le statut, se reconnecter à Teams et rafraîchir la page Outlook résolvent la majorité des cas. La présence reste visible uniquement en interne et ne s’applique pas de la même façon aux comptes Outlook.com personnels.
Checklist express
- Compte Microsoft 365 ? Ouvrir Teams et choisir le statut.
- Statut bloqué ? Réinitialiser dans Teams et recharger Outlook.
- Plusieurs appareils ? Unifier le statut partout.
- Délais ? Vider cache, vérifier cookies et réseau.
- Compte personnel ? Statut non modifiable dans Outlook Web.
Conclusion
En résumé : le seul moyen de modifier votre statut affiché dans Outlook Web est de le changer dans Microsoft Teams. Cette architecture garantit une présence cohérente entre votre calendrier, vos appels et vos réunions, tout en limitant la visibilité aux interlocuteurs de votre organisation.