Depuis juin 2024, Outlook sur le web peut aplatir le format des contenus collés (titres, couleurs, arrière‑plans). Voici comment conserver une mise en forme fidèle grâce à « Coller tel quel », et quelles limites connaître pour les extraits de code et le HTML.
Vue d’ensemble : pourquoi le format change lors du collage dans Outlook sur le web ?
Depuis le début de juin 2024, l’éditeur de messages d’Outlook sur le web (outlook.office.com) applique par défaut un mode de collage « Coller et fusionner le format » (Paste text and mergeformat). L’objectif est d’harmoniser le contenu collé (polices, tailles, couleurs) avec le style du message en cours. Concrètement, ce mode supprime ou remplace certaines mises en forme inline : tailles de police personnalisées, couleurs de texte, arrière‑plans (souvent utilisés par les colorations syntaxiques), et styles non conformes à l’éditeur.
La bonne nouvelle : il existe une option simple pour coller sans perdre la mise en forme d’origine. Après un collage classique (Ctrl + V ou Cmd + V), cliquez sur l’icône presse‑papiers qui apparaît en bas à gauche de la fenêtre de rédaction, puis choisissez « Paste as is » (« Coller tel quel »). Cette action conserve le format source (titres, couleurs, surlignage, etc.).
Pré‑requis essentiel : vérifier le format HTML du message
Assurez‑vous que le format par défaut du message est bien HTML (chemin : Paramètres → Rédiger et répondre → Format du message). Sans ce réglage, des contenus riches pourront être convertis en texte brut. Attention : même en HTML, c’est l’option de collage qui détermine si la mise en forme d’origine est conservée.
Les modes de collage d’Outlook sur le web, en clair
| Mode | Comportement | À privilégier quand… | Limites / Risques |
|---|---|---|---|
| Coller et fusionner le format (Paste text and mergeformat) — par défaut | Aligne polices et tailles sur le style du message ; simplifie ou supprime des styles inline (couleurs, fonds, tailles hétérogènes). | Vous voulez un look uniforme, conforme au thème de l’e‑mail, sans « copier‑coller » visuel trop contrasté. | Perte de couleurs d’en‑têtes, d’arrière‑plans de code, d’icônes emojis stylés, etc. |
| Coller tel quel (Paste as is) | Conserve le format source autant que possible : couleurs de texte, arrière‑plans, tailles, <pre>/<code>. | Vous avez besoin d’une fidélité maximale (documentation, extraits de code, captures de styles précis). | Certains HTML/CSS peuvent quand même être « sanitisés » pour sécurité/compatibilité. |
| Conserver le texte uniquement (Keep text only) | Supprime tous les styles et conserve le texte brut. | Vous voulez nettoyer un contenu trop riche, ou coller une citation sans style ni couleur. | Perte totale de la mise en forme, y compris listes et liens enrichis. |
Solution détaillée : comment coller en conservant la mise en forme d’origine
- Vérifiez le mode HTML : Paramètres → Rédiger et répondre → Format du message : HTML. Enregistrez.
- Collez normalement : Ctrl+V (Windows) ou Cmd+V (macOS).
- Ouvrez les options de collage : juste après le collage, une petite icône presse‑papiers apparaît en bas à gauche de la fenêtre de composition. Cliquez‑la.
- Choisissez « Paste as is » / « Coller tel quel » : Outlook rétablit la mise en forme source (titres, couleurs, arrière‑plans).
Astuce : si l’icône n’apparaît pas, cliquez une fois dans la zone que vous venez de coller, patientez une seconde, ou recoller le contenu. Essayez également dans un autre navigateur/profil si nécessaire : certaines extensions modifiant le presse‑papiers peuvent masquer cet indicateur.
Ce que « Coller tel quel » peut encore modifier
- Nettoyage de sécurité : Outlook neutralise des attributs et styles jugés risqués (scripts, styles non pris en charge, CSS trop complexes).
- Compatibilité multi‑clients : des styles très spécifiques au web (p. ex. animations CSS, variables CSS) ne sont pas reproduits dans tous les clients e‑mail.
- Thèmes/sombre : le rendu chez le destinataire peut varier (mode sombre, polices de substitution). Privilégiez des contrastes élevés et évitez les couleurs trop claires.
Cas pratiques : coller des extraits de code, des titres et des encadrés
Exemple : extrait TypeScript avec indentation
type Result<T> = { ok: true; value: T } | { ok: false; error: string };
export function parseIntSafe(input: string): Result\ {
const n = Number.parseInt(input, 10);
return Number.isNaN(n)
? { ok: false, error: "NaN" }
: { ok: true, value: n };
} Avec « Coller et fusionner le format », la police peut basculer sur celle du message et les couleurs de syntaxe disparaître. Avec « Coller tel quel », l’arrière‑plan sombre/clair et la coloration (si présents dans la source) ont plus de chances d’être conservés. Si votre source n’est pas enrichie (éditeur sans coloration), pensez à appliquer une police à chasse fixe côté message.
Exemple : titres hiérarchisés et mises en emphase
<h2 style="font-size: 20px; color: #0F6CBD">Étape 1</h2>
<p>Copiez le contenu depuis votre source.</p>
<h3 style="background: #FFF4CE; padding: 4px 8px">Conseil</h3>
<p>Conservez un contraste suffisant pour le mode sombre.</p>
Dans ce cas, le mode par défaut peut uniformiser la taille et retirer l’arrière‑plan jaune. « Coller tel quel » préserve généralement la taille et le fond.
Bonnes pratiques pour partager du code par e‑mail
- Police monospacée : utilisez la mise en forme « Texte préformaté » ou une police à chasse fixe (p. ex. Consolas, Menlo, Courier New).
- Contraste : choisissez des couleurs robustes (noir sur jaune pâle, blanc sur bleu foncé). Évitez les teintes pastels très claires.
- Lignes courtes : cassez les lignes au‑delà de ~80–100 caractères pour éviter l’horizontal scroll dans certains clients.
- Évitez les styles exotiques : ombres, animations, dégradés CSS ne sont pas fiables dans les clients e‑mail.
- Alternative sûre : si la fidélité visuelle est critique, joignez un fichier (markdown, PDF) ou insérez une capture d’écran en plus du texte.
Dépannage : symptômes courants, causes probables et correctifs
| Symptôme | Cause probable | Correctif |
|---|---|---|
| Les couleurs de code disparaissent après collage. | Mode par défaut « fusionner le format ». | Cliquer l’icône presse‑papiers → « Coller tel quel ». |
| L’icône de collage n’apparaît pas. | Latence UI, extensions de presse‑papiers, zoom navigateur. | Cliquer dans le bloc collé, attendre 1–2 s, recoller, désactiver extensions, essayer un autre navigateur/profil. |
| Les arrière‑plans sont remplacés ou supprimés. | Sanitisation HTML/CSS côté Outlook ou thème sombre du destinataire. | Utiliser des couleurs simples et contrastées ; éviter les images de fond et styles complexes. |
| Le texte perd sa police « mono ». | Fusion avec le style du message. | Appliquer « Texte préformaté » à la sélection, ou recoller « tel quel ». |
| Coller depuis Notion/Confluence casse la mise en page. | Transfert de HTML riche non standard. | Privilégier « Coller tel quel » et simplifier le style à la source (titres, listes, encadrés simples). |
| Le rendu diffère chez les destinataires. | Clients e‑mail variés, mode sombre, polices non disponibles. | Tester envoi pilote à vous‑même, éviter les styles dépendants d’un thème, conserver marges et tailles raisonnables. |
Comparatif bref : Outlook sur le web vs autres sources de copie
| Source de copie | Ce qui est généralement conservé | Ce qui peut être perdu | Conseil |
|---|---|---|---|
| VS Code / IDE avec coloration | Indentation, <pre>/<code>, police mono (si « Coller tel quel ») | Palette de couleurs complexe | Limiter le thème à quelques couleurs contrastées |
| Pages web (blog, doc) | Listes, titres, gras/italique | Fonds, bordures, polices web | Privilégier des sections simples, éviter les boîtes très stylées |
| Notion / Confluence | Structure (titres, listes) | Blocs callout, badges, syntaxes custom | Exporter/joindre quand la fidélité est critique |
| Word / PowerPoint | Hiérarchie titres, gras/italique | Couleurs de thème spécifiques | Coller « tel quel », simplifier le thème source |
Bonnes pratiques de rédaction pour un rendu fiable
- Structure claire : titres H2/H3, listes, paragraphes courts ; évitez l’empilement de styles (couleur + fond + bordure + police personnalisée).
- Palette limitée : 1 couleur d’accent + 1 fond léger si nécessaire.
- Tailles raisonnables : évitez les écarts extrêmes (p. ex. 12px → 36px) qui poussent l’éditeur à normaliser.
- Accessibilité : contraste AA, éviter le texte seul en couleur pour signifier l’importance.
- Prévisualisation : envoyez‑vous le message, vérifiez en clair/sombre et sur mobile.
FAQ
Est‑ce un bug ou un changement de produit ?
C’est un changement de comportement attendu : le collage par défaut fusionne désormais le format. Pour la fidélité visuelle, utilisez « Coller tel quel » au cas par cas.
Peut‑on remettre « Coller tel quel » en mode par défaut ?
À ce stade, le mode par défaut reste la fusion de format. Il n’existe pas toujours de paramètre utilisateur ou administrateur pour imposer « Coller tel quel » par défaut. Utilisez l’icône après collage et envoyez un feedback produit si ce besoin est récurrent.
Pourquoi Outlook « sanitise » certains styles même en « Coller tel quel » ?
Pour des raisons de sécurité et de compatibilité : scripts, styles non pris en charge, attributs jugés dangereux, ou classes trop complexes peuvent être supprimés.
Comment coller du texte sans aucun style ?
Utilisez « Conserver le texte uniquement » (ou Ctrl+Shift+V dans certains navigateurs) pour coller du texte brut.
Le destinataire me dit que les couleurs sont différentes.
Les clients e‑mail et les thèmes (clair/sombre) influencent le rendu. Choisissez des couleurs contrastées et testez l’affichage sur différents appareils.
Je ne vois pas l’icône de collage.
Cliquez dans le contenu collé, patientez 1–2 s, recoller si besoin, vérifiez les extensions de presse‑papiers et testez un autre navigateur/profil.
Checklist express
- Le message est‑il en HTML ? (Paramètres → Rédiger et répondre)
- Après le collage, ai‑je cliqué l’icône presse‑papiers ?
- Ai‑je choisi « Coller tel quel » pour conserver le style source ?
- Le contenu utilise‑t‑il une police monospacée quand c’est du code ?
- Le contraste est‑il suffisant en mode sombre ?
- Si la fidélité est critique, ai‑je ajouté un fichier joint ou une capture en complément ?
Pour les administrateurs (M365)
Dans les environnements où la documentation technique circule par e‑mail, expliquez ce changement à vos utilisateurs : « Coller tel quel » est la marche à suivre pour conserver un formatage riche. Si votre organisation exige une normalisation stricte, formalisez des guides de style (polices, tailles, couleurs autorisées) et encouragez l’usage de pièces jointes (Markdown/PDF) pour les contenus complexes. Enfin, centralisez les retours via le menu Aide/Commentaires afin de peser sur les évolutions du produit.
Procédure rapide
- Paramètres → Rédiger et répondre → Format du message : HTML → Enregistrer.
- Dans le brouillon, Ctrl + V pour coller.
- Cliquer l’icône de collage (en bas à gauche).
- Sélectionner « Paste as is / Coller tel quel » pour conserver le format d’origine.
Guides pratiques supplémentaires
Réduire les écarts de style avant le collage
- Dans la source, limitez les niveaux de titres (H2/H3), évitez les polices exotiques, conservez une palette simple.
- Convertissez les blocs très stylés (callouts, badges, « chips ») en encadrés simples.
Anticiper le mode sombre
- Évitez le texte gris clair sur fond clair ; préférez du texte foncé sur fond clair, ou l’inverse avec un contraste suffisant.
- Évitez les arrière‑plans saturés derrière de longues sections de texte.
Éviter les surprises avec les listes et tableaux
- Préférez des listes simples (•, 1., –) sans images en puces.
- Les tableaux passent mieux si leurs bordures et leurs couleurs restent sobres.
Résumé
Ce comportement de collage n’est pas un bug : le mode par défaut fusionne volontairement le format. Pour retrouver un collage fidèle, collez d’abord, puis utilisez l’icône des options et choisissez « Coller tel quel ». Gardez en tête les limites de sécurité/compatibilité d’HTML dans les e‑mails et adoptez des bonnes pratiques (police mono pour le code, contrastes élevés, pièces jointes en renfort si nécessaire).