Outlook : supprimer définitivement les messages d’Éléments supprimés (Recoverable Items/Dumpster) et libérer le quota Exchange Online

Outlook affiche « Éléments supprimés » vides, mais l’espace ne baisse pas ? Cette fiche explique pourquoi (Recoverable Items/Dumpster), montre comment purger vraiment, désactiver les blocages de rétention et mettre en place des scripts et bonnes pratiques pour éviter la saturation.

Sommaire

Impossibilité de supprimer définitivement les messages du dossier Éléments supprimés dans Outlook

Problème

Des règles déplacent automatiquement certains courriels vers Éléments supprimés.
La commande classique Vider le dossier semble inefficace : les messages « reviennent » ou l’espace ne diminue pas.
Les messages restent présents dans l’« arrière‑boutique » d’Exchange, le dossier Éléments récupérables (aussi appelé Recoverable Items ou Dumpster).
Le quota continue d’augmenter et la boîte approche de la saturation.

Pourquoi cela arrive ? Comprendre la mécanique de suppression dans Exchange Online

Dans Exchange/Outlook, la suppression n’est pas un acte unique mais une chaîne d’étapes conçue pour protéger l’utilisateur et répondre aux exigences de conformité :

Suppression « normale » (Soft Delete) : vider Éléments supprimés déplace les éléments vers Recoverable Items > Deletions. L’utilisateur peut encore les récupérer.
Suppression « permanente » côté client (Hard Delete) : Maj+Suppr ou purge via l’interface « Récupérer les éléments supprimés » bascule vers Recoverable Items > Purges.
Blocages par la conformité : si votre boîte est sous Litigation Hold, étiquettes de rétention, eDiscovery Hold ou des stratégies de rétention Teams/SharePoint/Mail, Exchange déplace les éléments vers DiscoveryHolds et empêche leur disparition tant que la durée de rétention n’est pas atteinte.
Quotas spéciaux : le magasin Recoverable Items a son propre quota. Par défaut, il est plus élevé que la corbeille utilisateur, et s’il est saturé, les purges échouent tant qu’on n’a pas vidé/augmenté ce quota.

Conséquence : même si le dossier Éléments supprimés semble vide, l’espace réel peut rester occupé par Recoverable Items si vous n’avez pas purgé (ou si une stratégie de rétention empêche la purge).

Plan d’action express

Étape A : Vider Éléments supprimés (client Outlook et Outlook Web).
Étape B : Purger Éléments récupérables (interface Outlook Web > « Récupérer les éléments supprimés » > Vider), ou via PowerShell Security & Compliance.
Étape C : Vérifier/désactiver temporairement les holds et politiques de rétention qui bloquent la suppression.
Étape D : Remplacer les suppressions automatiques par de l’archivage (Archive en ligne, étiquettes MRM) pour ne pas remplir le Dumpster.
Étape E : Mesurer le quota et automatiser une maintenance hebdomadaire.

Solutions et bonnes pratiques (vue d’ensemble)

Étape	Action	Détails clés
1	Vider Éléments supprimés côté client	Outlook/Outlook Web : clic droit sur Éléments supprimés ► Vider le dossier. Dans Outlook (Windows) : Fichier ► Options ► Avancé ► activer « Vider le dossier Éléments supprimés à la fermeture ».
2	Purger Éléments récupérables (Dumpster)	Interface : Outlook Web ► Récupérer les éléments supprimés ► Vider. PowerShell Purview/Compliance : lancer une recherche puis une action de purge (HardDelete).
3	Examiner les politiques de rétention / Conservation inaltérable	Litigation Hold, Retention Policy, eDiscovery hold, étiquettes Do Not Delete… peuvent empêcher la suppression. Adapter ou suspendre le blocage si la conformité le permet.
4	Préférer l’archivage à la suppression	Activer l’Archive en ligne et appliquer des étiquettes MRM (ex. « Supprimer après 30 jours ») pour un cycle de vie maîtrisé.
5	Contrôler régulièrement le quota	`Get-MailboxStatistics` expose la taille réelle et les éléments supprimés (TotalItemSize, DeletedItemCount, TotalDeletedItemSize).
6	Automatiser la maintenance	Script hebdomadaire pour purger le Dumpster selon l’âge/type, et alertes aux seuils (bandeaux Outlook à 90 % et 100 %).

Procédures détaillées

Vider le dossier Éléments supprimés (selon client)

Outlook pour Windows (Bureau)

Dans le volet des dossiers, clic droit sur Éléments supprimés ► Vider le dossier.
Fichier ► Options ► Avancé ► section Outlook au démarrage et à la fermeture ► cocher Vider le dossier Éléments supprimés à la fermeture.
Redémarrer Outlook pour appliquer.

Nouveau Outlook pour Windows et Outlook Web

Ouvrir le dossier Éléments supprimés.
Cliquer sur Vider le dossier.

Outlook pour Mac

Dans la barre latérale, clic droit sur Éléments supprimés ► Vider le dossier.

Purger Éléments récupérables (Dumpster) via l’interface

Ouvrir Outlook Web.
Dans le panneau des dossiers, clic droit sur Éléments supprimés ► Récupérer les éléments supprimés.
Dans la fenêtre qui liste les éléments du Dumpster, cliquer sur Vider (ou sélectionner des lots puis Purger).
Confirmer. Attention : c’est irréversible si aucune rétention ne s’y oppose.

Purger le Dumpster avec PowerShell (Purview/Compliance)

La purge en masse s’effectue côté service, avec des droits eDiscovery Manager ou équivalents. Le principe : créer une recherche de conformité (New-ComplianceSearch), puis lancer une action de purge (New-ComplianceSearchAction -Purge -PurgeType HardDelete). Exemples :

# 1) Prérequis&nbsp;: module et connexion
Install-Module ExchangeOnlineManagement -Scope CurrentUser
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

# 2) Définir la fenêtre d'âge à purger (ex&nbsp;: 30 jours et plus)
$cutoff = (Get-Date).AddDays(-30).ToString('yyyy-MM-dd')

# 3) Créer une recherche ciblée sur une boîte
$Mailbox = "user@domaine.com"
$SearchName = "PurgeDeleted_" + (Get-Date -Format 'yyyyMMdd_HHmm')

# KQL possible&nbsp;: kind:email AND received&lt;=YYYY-MM-DD
New-ComplianceSearch -Name $SearchName `
  -ExchangeLocation $Mailbox `
  -ContentMatchQuery "kind:email AND received&lt;=$cutoff"

# 4) Prévisualiser la portée (facultatif)
Start-ComplianceSearch -Identity $SearchName
Get-ComplianceSearch -Identity $SearchName | Format-List Name,Items,Status

# 5) Purger en HardDelete (irréversible côté utilisateur)
New-ComplianceSearchAction -SearchName $SearchName -Purge -PurgeType HardDelete

Bonnes pratiques de purge

Commencez par un échantillon (ex. un sous-ensemble de dossiers/critères) pour valider la portée.
Documentez l’intention (ticket de changement, liste des boîtes, critères KQL, date et opérateur).
Si la boîte est sous Litigation Hold ou étiquette « Ne pas supprimer », la purge ne retirera pas les éléments tant que la rétention s’applique.

Vérifier/neutraliser les politiques de rétention et holds

Des mécanismes de conformité peuvent verrouiller la suppression. Avant de purger, vérifiez :

# État des holds d'une boîte
Get-Mailbox -Identity user@domaine.com | 
  Format-List LitigationHoldEnabled,InPlaceHolds,RetentionHoldEnabled,RetainDeletedItemsFor,SingleItemRecoveryEnabled

Litigation Hold : garantit la conservation de tous les éléments. À lever temporairement seulement si conforme à vos obligations légales.
In-Place/eDiscovery Hold : appliqué par des cas eDiscovery ou des stratégies Purview.
Rétention MRM/Étiquettes : une étiquette Do Not Delete ou une règle « Conserver X années » bloque la purge jusqu’à expiration.

Délais et quotas usuels

RetainDeletedItemsFor : durée de rétention « corbeille » par défaut autour de 14 jours, extensible (ex. 30 jours) selon votre politique.
Recoverable Items (Dumpster) : quota standard souvent à 30 Go pour les boîtes non soumises à des holds avancés ; il peut être nettement plus élevé pour les boîtes en conservation inaltérable ou avec Single Item Recovery.

Attention : le respect des obligations réglementaires (finance, santé, secteur public, etc.) prime. Ne désactivez un hold qu’avec validation juridique formelle.

Remplacer la suppression par l’archivage

Les règles qui déplacent vers Éléments supprimés remplissent rapidement le Dumpster. Préférez un cycle de vie maîtrisé :

Archive en ligne : activez une archive associée à la boîte. Définissez une étiquette d’archivage (ex. « Archiver après 1 an ») pour déplacer automatiquement les anciens messages hors de la boîte principale.
Étiquettes MRM (Managed Folder Assistant) : créez des étiquettes « Supprimer après 30 jours », « Archiver après 1 an », etc., puis associez-les par une rétention policy à la boîte.
Règles de boîte : au lieu d’envoyer directement dans Éléments supprimés, déplacez vers un dossier d’Archivage ou appliquez une étiquette de rétention non destructive.

Mesurer précisément la taille et l’impact du Dumpster

Utilisez PowerShell pour suivre l’évolution et cibler les boîtes à risque :

# Statistiques d'une boîte, y compris l'impact des éléments supprimés
Get-MailboxStatistics -Identity user@domaine.com |
  Select DisplayName,TotalItemSize,DeletedItemCount,TotalDeletedItemSize

# Vue par sous-dossier "Recoverable Items"
Get-MailboxFolderStatistics -Identity user@domaine.com -FolderScope RecoverableItems |
  Select Name,FolderPath,ItemsInFolder,FolderAndSubfolderSize | Sort-Object Name

Ces commandes éclairent :

TotalDeletedItemSize : l’espace réellement occupé par les éléments supprimés (incluant le Dumpster).
RecoverableItems\Deletions/Purges/DiscoveryHolds : où se trouve l’accumulation.

Automatiser une maintenance hebdomadaire

Un script planifié limite la croissance du Dumpster sans intervention manuelle. Exemple : purger tous les éléments supprimés de plus de 60 jours pour une liste de boîtes, hors boîtes sous hold.

# Paramètres
$Days     = 60
$Cutoff   = (Get-Date).AddDays(-$Days).ToString('yyyy-MM-dd')
$Mailboxes = @(
  "utilisateur1@domaine.com",
  "utilisateur2@domaine.com"
)

# Connexion
Import-Module ExchangeOnlineManagement
Connect-ExchangeOnline

foreach($mbx in $Mailboxes) {
  $hold = (Get-Mailbox -Identity $mbx | Select-Object -ExpandProperty LitigationHoldEnabled)
  if($hold) {
    Write-Host "SKIP $mbx (Litigation Hold actif)" -ForegroundColor Yellow
    continue
  }

  $searchName = "WeeklyDumpsterPurge_${($mbx.Split('@')[0])}_$(Get-Date -Format 'yyyyMMdd_HHmm')"

  New-ComplianceSearch -Name $searchName `
    -ExchangeLocation $mbx `
    -ContentMatchQuery "kind:email AND received&lt;=$Cutoff"

  Start-ComplianceSearch -Identity $searchName

  # Attendre la complétion&nbsp;: boucle de vérif simple
  do {
    Start-Sleep -Seconds 10
    $status = (Get-ComplianceSearch -Identity $searchName).Status
    Write-Host "$mbx recherche&nbsp;: $status"
  } until ($status -eq "Completed" -or $status -eq "PartiallySucceeded")

  New-ComplianceSearchAction -SearchName $searchName -Purge -PurgeType HardDelete
}

Conseils d’exploitation

Journalisez dans un fichier (Start-Transcript) et exportez les statistiques avant/après (Export-Csv).
Ajoutez une alerte si TotalDeletedItemSize dépasse un seuil (ex. 5 Go).
Planifiez hors heures de pointe pour limiter l’impact.

Diagnostic rapide : savoir où ça coince

Le dossier « Éléments supprimés » est-il vraiment vide ? Videz-le dans le client et dans Outlook Web.
Le Dumpster contient-il encore des données ? Ouvrez « Récupérer les éléments supprimés » : s’il y a des éléments, Vider.
Un hold/rétention est-il actif ? Vérifiez LitigationHoldEnabled, InPlaceHolds.
Le quota « Recoverable Items » est-il plein ? Si oui, purgez d’abord ou contactez l’administrateur pour un ajustement temporaire.
Des règles déplacent-elles à la corbeille ? Convertissez ces règles en archivage ou appliquez une étiquette d’archivage.

Exemples de scénarios & remèdes

Les règles de tri envoient des newsletters directement dans Éléments supprimés

Remplacez la suppression par :

un dossier « Newsletters » avec une étiquette « Supprimer après 30 jours » ;
ou un dossier d’archivage et une étiquette « Archiver après 30 jours ».

La purge échoue malgré l’interface « Vider »

Vérifiez si la boîte est sous Litigation Hold ou une étiquette « Ne pas supprimer ». Si possible, mettez temporairement en pause la rétention, purgez, puis réactivez la politique. Documentez l’opération et obtenez la validation du service juridique.

Boîte partagée en surcharge

Les boîtes partagées accumulent souvent des copies. Activez une Archive en ligne, mettez une étiquette d’archivage à 6 mois, et planifiez une purge ciblée (>180 jours) du Dumpster.

Checklist d’exécution sécurisée

✔ Sauvegarde/extraction préalable si besoin (export eDiscovery PST) avant toute purge irréversible.
✔ Validation conformité (juridique, DPO) si vous intervenez sur une boîte sous hold.
✔ Documentation : date, périmètre, critères KQL, opérateur, approbations.
✔ Communication à l’utilisateur : les éléments supprimés deviennent irrécupérables après purge.
✔ Surveillance post‑opération (Get-MailboxStatistics avant/après).

FAQ technique

Vider « Éléments supprimés » suffit‑il ?
Non. Cela ne fait que déplacer vers le Dumpster. Pour récupérer de l’espace, il faut aussi purger le Dumpster (et s’assurer qu’aucune rétention ne s’y oppose).

Quelle est la différence entre Deletions et Purges dans le Dumpster ?
Deletions contient les éléments après un vidage de corbeille (récupérables par l’utilisateur). Purges contient les suppressions « dures » (non visibles par l’utilisateur, pouvant toutefois être retenues par la conformité).

Combien de temps les éléments restent‑ils dans le Dumpster ?
Sans politique spécifique, typiquement ~14 jours (paramètre ajustable). Les politiques de rétention et les holds peuvent étendre la durée.

Pourquoi mon quota ne baisse-t‑il toujours pas après purge ?
Parce que certaines zones du store (ex. versions, journaux calendrier) participent à la taille, ou parce qu’une rétention a déplacé les éléments vers DiscoveryHolds. Vérifiez Get-MailboxFolderStatistics -FolderScope RecoverableItems.

Est‑ce risqué d’utiliser -PurgeType HardDelete ?
Oui : côté utilisateur, c’est définitif. Assurez‑vous de vos obligations légales, faites un export préalable si nécessaire, et testez sur un échantillon.

Modèles prêt‑à‑l’emploi

Purgez tout ce qui a plus de 30 jours dans le Dumpster d’une boîte

$cutoff = (Get-Date).AddDays(-30).ToString('yyyy-MM-dd')
$mbx    = "user@domaine.com"
$name   = "Dumpster30_" + (Get-Date -Format 'yyyyMMdd_HHmm')

Connect-ExchangeOnline
New-ComplianceSearch -Name $name -ExchangeLocation $mbx -ContentMatchQuery "received<=$cutoff"
Start-ComplianceSearch -Identity $name
New-ComplianceSearchAction -SearchName $name -Purge -PurgeType HardDelete

Lister les boîtes dont le Dumpster > 5 Go

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited |
  ForEach-Object {
    $s = Get-MailboxStatistics -Identity $_.PrimarySmtpAddress
    [PSCustomObject]@{
      Mailbox            = $_.PrimarySmtpAddress
      TotalItemSize      = $s.TotalItemSize
      TotalDeletedItemSz = $s.TotalDeletedItemSize
    }
  } | Where-Object {
    # Conversion de la taille en Go (approx)&nbsp;:
    ($_.TotalDeletedItemSz.ToString() -replace '[^\d\.]' ) -as [double] -gt 5
  } | Sort-Object TotalDeletedItemSz -Descending | Format-Table -AutoSize

Accélérer le traitement MRM après un changement de politique

# Force le Managed Folder Assistant
Start-ManagedFolderAssistant -Identity user@domaine.com

Erreurs fréquentes à éviter

Confondre « vider la corbeille » avec une suppression définitive côté service.
Oublier qu’une rétention active prime sur les commandes de purge.
Lancer une purge globale sans filtre d’âge (risque d’effacement trop large).
Omettre l’export préalable dans les contextes soumis à audit.
Automatiser sans journalisation ni alerte de seuil.

Fiche mémo (à imprimer)

1. Vider Éléments supprimés dans le client et dans Outlook Web.
2. Ouvrir « Récupérer les éléments supprimés » > Vider.
3. Si l’espace ne baisse pas : vérifier LitigationHoldEnabled, InPlaceHolds, étiquettes.
4. Purger via PowerShell (HardDelete) avec critères d’âge.
5. Mettre en place l’archive, des étiquettes MRM et un script hebdo.
6. Surveiller TotalDeletedItemSize et alerter > seuil.

Informations complémentaires utiles

Limites par défaut : Recoverable Items est plafonné par un quota propre (souvent 30 Go pour des boîtes standards, plus élevé en cas de hold/SIR). Au‑delà, les suppressions échouent jusqu’à purge ou ajustement de quota.
Délais de rétention : sans politique spécifique, un message supprimé reste usuellement ~14 jours dans le Dumpster (souvent porté à 30 jours via Set-Mailbox -RetainDeletedItemsFor 30.00:00:00).
Conformité : valider avec le juridique avant toute suppression définitive si votre organisation est réglementée (finance, santé, secteur public).
Sécurité : HardDelete supprime de façon irréversible côté utilisateur. Effectuez au préalable une sauvegarde/export eDiscovery si nécessaire.

En appliquant successivement ces mesures — purge locale, nettoyage du Dumpster, contrôle des politiques de rétention et, si besoin, activation d’une archive dédiée — vous libérerez l’espace occupé et rétablirez le fonctionnement normal de la boîte aux lettres. Structurez ensuite votre maintenance avec des scripts et des seuils d’alerte pour éviter tout retour à la saturation.