Dans le nouveau Outlook pour Windows (v1.2024.223.300), la commande « Répondre par une réunion » existe toujours. Voici où la trouver, comment l’afficher en un clic, ce qu’elle remplit automatiquement (À → obligatoires, Cc → facultatifs), et comment diagnostiquer sa disparition.
Contexte et objectif
Dans Outlook « classique », beaucoup d’équipes utilisaient la commande Répondre par une réunion (ou Reply with Meeting) pour transformer un e‑mail en invitation de calendrier en un seul geste. Avec l’arrivée du nouveau Outlook pour Windows (version v1.2024.223.300), une question revient souvent : la commande est‑elle toujours là ? Oui. Ce guide détaille son emplacement, la logique de remplissage automatique des participants, des champs, ainsi que les options pour la faire remonter dans l’interface et les solutions si elle n’apparaît pas.
La réponse courte
La fonctionnalité est toujours disponible.
- Ouvrez le message concerné (dans la vue Courrier).
- Dans le panneau de lecture, cliquez sur ••• Plus d’actions.
- Choisissez Autres actions de réponse › Répondre à tous par une réunion.
Outlook génère alors une invitation : À → Participants obligatoires, Cc → Participants facultatifs. Le corps du message est inséré dans la description de la réunion.
Ce que fait exactement « Répondre par une réunion »
La commande crée une nouvelle réunion liée au message source. Elle applique la logique suivante :
Correspondance des destinataires
| Champ de l’e‑mail | Dans l’invitation | Détails / remarques |
|---|---|---|
| À | Participants obligatoires | Tous les contacts présents en « À » sont ajoutés comme indispensables. |
| Cc | Participants facultatifs | Les personnes en copie deviennent des invités facultatifs. |
| Cci (Bcc) | Non repris | Par conception, les destinataires masqués ne sont pas ajoutés automatiquement (confidentialité). |
| Objet | Titre de la réunion | Repris tel quel ; vous pouvez le modifier avant l’envoi. |
| Corps du message | Description de la réunion | Le contenu s’insère au début ou à la fin selon le client ; libre à vous de le réorganiser. |
| Pièces jointes | Non reprises par défaut | Ajoutez-les manuellement si nécessaire (glisser‑déposer ou « Joindre »). |
| Expéditeur | Organisateur | Par défaut, c’est le compte qui a reçu le message. Vérifiez l’alias « De » avant l’envoi si vous avez plusieurs comptes. |
Guide pas à pas dans le nouveau Outlook (v1.2024.223.300)
- Dans la vue Courrier, cliquez sur le message que vous voulez transformer en réunion.
- Dans la barre d’outils du panneau de lecture, cliquez sur ••• Plus d’actions.
Astuce : selon la largeur de votre fenêtre, la commande peut se trouver dans le menu Autres actions de réponse. - Sélectionnez Répondre à tous par une réunion.
- Une fenêtre de réunion s’ouvre : vérifiez les Participants, le Titre, l’Emplacement et l’Heure.
- Si vous utilisez Teams, activez le commutateur Réunion Teams (ou « Ajouter une réunion en ligne »).
- Ajoutez, si besoin, un ordre du jour, des liens ou des fichiers.
- Cliquez sur Envoyer.
Bonnes pratiques lors de la conversion
- Clarifiez l’objet pour refléter l’objectif du meeting (« Point projet X – Décisions », « Atelier – Kick‑off », etc.).
- Proposez un créneau réaliste en regardant les disponibilités (Vérifier la disponibilité / Assistante Planification selon l’interface).
- Ajoutez un ordre du jour en 3–5 points pour sécuriser la participation et le timing.
- Précisez le format : sur site, Teams, hybride, salle réservée.
- Documentez les objectifs attendus (décider, valider, brainstormer…) et les prérequis (documents à lire, actions à préparer).
Rendre l’action visible en un clic
Vous pouvez faire remonter la commande pour l’avoir sous la main sans passer par « ••• ».
Nouveau Outlook pour Windows (interface « web‑like »)
- Ouvrez le menu Paramètres (icône d’engrenage).
- Cliquez sur Courrier puis sur Personnaliser les actions.
- Dans la section Barre d’outils du message (et/ou Panneau de lecture), cochez Répondre à tous par une réunion.
- Validez. La commande apparaît alors directement dans la barre d’outils de vos messages.
Remarque : Sur cet « habillage web », la personnalisation se fait via Paramètres et non via « Fichier › Options ». La personnalisation du ruban façon Office « classique » ne s’applique pas telle quelle dans le nouveau client.
Outlook classique pour Windows (ruban)
- Allez dans Fichier › Options › Personnaliser le ruban.
- Ajoutez la commande Répondre par une réunion dans l’onglet et le groupe de votre choix.
- Validez pour l’afficher en permanence.
Disponibilité par plateforme
| Plateforme | État | Où la trouver | Remarques |
|---|---|---|---|
| Nouveau Outlook pour Windows (v1.2024.223.300) | Disponible | Courrier → ••• Plus d’actions → Autres actions de réponse → Répondre à tous par une réunion | Peut être ajouté aux actions via Paramètres › Courrier › Personnaliser les actions. |
| Outlook sur le web (OWA) | Disponible | Similaire au nouveau Outlook : ••• → Répondre à tous par une réunion | Interface et logique très proches du nouveau client Windows. |
| Outlook classique pour Windows | Disponible | Ruban (ou ••• selon affichage) | Personnalisation via Fichier › Options › Personnaliser le ruban. Quick Steps possibles. |
| Outlook mobile (iOS/Android) | Non disponible en tant que « Répondre par une réunion » | Créer un événement à partir du message | Il faut ajouter les participants et les options manuellement. |
Différences vs autres actions proches
- Répondre : crée un e‑mail, ne propose pas d’horaire ni d’invités.
- Transférer : envoie l’e‑mail tel quel à d’autres destinataires.
- Répondre à tous par une réunion : crée une invitation, propose un horaire, et ajoute automatiquement À → obligatoires, Cc → facultatifs.
- Nouveau rendez-vous / Nouvelle réunion : invitation vierge, à remplir manuellement.
Limites et comportements à connaître
- Pièces jointes : elles ne sont pas reprises automatiquement. Glissez‑déposez depuis le message ou cliquez sur Joindre.
- Destinataires Cci : par confidentialité, ils ne sont jamais ajoutés automatiquement.
- Organisateur et compte d’envoi : l’invitation est créée au nom du compte qui a reçu l’e‑mail. Si vous devez organiser depuis un autre compte (délégation, boîte partagée), créez la réunion depuis cette boîte.
- Fuseaux horaires : vérifiez la zone horaire de l’invitation si vous organisez avec des participants internationaux.
- Réunions en ligne : activez explicitement l’option « Réunion Teams » si elle n’est pas cochée par défaut.
- Affichages différents : l’intitulé peut varier légèrement (« Répondre par une réunion », « Répondre à tous par une réunion », « Reply all with meeting »).
Astuce : gagner du temps avec la recherche et les actions
- Recherche d’actions (Alt+Q) : tapez « répondre réunion » pour appeler la commande, même si elle est cachée derrière « ••• ».
- Personnalisation des actions : dans le nouveau client, épinglez la commande à la barre d’outils de message pour l’avoir en 1 clic.
- Modèles d’ordre du jour : gardez un petit canevas (Objectif / Agenda / Pré-requis / Documents) que vous collez dans la description.
Procédures types selon les scénarios
Transformer un long fil d’e‑mails en point rapide
- Sur le message récapitulant les échanges, lancez Répondre à tous par une réunion.
- Réduisez la durée (ex. 25 min) et ajoutez un objectif clair dans l’objet.
- Activez Réunion Teams et collez l’ordre du jour minimal.
- Envoyez. Les « À » deviennent obligatoires, les « Cc » facultatifs.
Escalader un incident
- Depuis le mail d’alerte, utilisez Répondre par une réunion.
- Invitez l’auteur du message (obligatoire) et les observateurs en facultatif.
- Mettez l’objet en « [Incident X] Stand‑up de reprise ».
- Joignez le plan d’action si besoin.
Organiser un atelier à partir d’une demande entrante
- Ouvrez la demande, choisissez Répondre à tous par une réunion.
- Ajoutez la salle (si nécessaire) et basculez en Assistante Planification pour caler un créneau.
- Précisez les livrables attendus dans la description.
Diagnostic : si vous ne voyez pas la commande
| Symptôme | Cause probable | Action corrective |
|---|---|---|
| La commande n’apparaît pas dans la fenêtre de réunion | La commande est propre à la vue Courrier | Revenez à Courrier, sélectionnez un message, ouvrez ••• |
| Introuvable dans la barre d’outils du message | Masquée derrière « ••• » ou non épinglée | Ouvrez Paramètres › Courrier › Personnaliser les actions et cochez la commande |
| Intitulé différent | Variantes de traduction / largeur de fenêtre | Recherchez « répondre » puis « réunion » dans ••• ou via Alt+Q |
| Aucun résultat via la recherche | Vue mobile ou client non supporté | Utilisez le nouveau Outlook pour Windows ou Outlook sur le web |
| Création sur le mauvais compte | Plusieurs boîtes configurées | Vérifiez « De » dans l’invitation et sélectionnez le bon calendrier avant d’envoyer |
Paramètres utiles à vérifier
- Actions de message : Paramètres › Courrier › Personnaliser les actions → placez la commande au bon endroit (barre d’outils, panneau de lecture).
- Options de réunion en ligne : activez la réunion Teams par défaut si votre organisation le recommande.
- Disponibilités : utilisez l’outil de planification pour éviter les conflits.
- Heure de fin automatique : activer le zéro minute de fin ou « fin anticipée » si disponible pour ménager des pauses (ex. 25/50 min).
Comparatif express des flux
| Action | Étapes | Effet | Gain de temps |
|---|---|---|---|
| Répondre à tous par une réunion | 1 clic depuis Courrier | Crée une invitation avec participants auto (À/Cc) | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
| Nouveau rendez-vous | Plusieurs champs à remplir | Invitation vierge | ⭐⭐ |
| Répondre puis proposer des créneaux | E‑mail → échanges supplémentaires | Risque d’allers‑retours | ⭐ |
FAQ
La fonctionnalité existe‑t‑elle dans la version v1.2024.223.300 ?
Oui. Dans la vue Courrier, ouvrez ••• Plus d’actions → Autres actions de réponse → Répondre à tous par une réunion.
Comment l’activer si elle n’est pas visible ?
Dans le nouveau Outlook, passez par Paramètres › Courrier › Personnaliser les actions et épinglez la commande à la barre d’outils. Dans Outlook classique, utilisez Fichier › Options › Personnaliser le ruban.
Les destinataires en « Cci » sont-ils ajoutés ?
Non. Pour des raisons de confidentialité, les « Cci » ne sont pas repris automatiquement. Ajoutez‑les manuellement si nécessaire, en pesant les implications de visibilité.
Les pièces jointes du mail sont‑elles transférées dans l’invitation ?
Non par défaut. Ajoutez‑les manuellement (glisser‑déposer depuis le message ou bouton Joindre).
Peut‑on changer le compte organisateur après coup ?
Pas directement. Si l’invitation a été créée depuis la mauvaise boîte, recréez la réunion depuis le bon compte (ou utilisez une délégation/boîte partagée configurée pour l’organisation de réunions).
Est‑ce disponible sur iOS/Android ?
Pas sous la forme « Répondre par une réunion ». Sur mobile, créez l’événement depuis le message et ajoutez les participants manuellement.
Conseils rédactionnels pour l’invitation
- Objet : commencez par le projet ou l’enjeu (Projet Orion – Cadrage sprint 8).
- Description : structurez en quatre blocs : Contexte / Objectifs / Agenda / Pré‑requis.
- Timing : 25 min pour un point court, 50 min pour un échange, 90 min max pour un atelier focalisé.
- Clôture : précisez le livrable (Décisions consignées dans le CR) et le responsable du procès‑verbal.
Bonnes pratiques d’équipe
- Éthique d’invitation : n’ajoutez pas systématiquement les « Cc » en obligatoires ; laissez‑les en facultatifs si leur présence n’est pas critique.
- Règles de présence : dans la description, précisez qui doit être là et qui peut être remplacé(e).
- Préparation : joignez un mémo court (1 page) plutôt que 15 pièces disparates.
- Respect des fuseaux : alternez les créneaux si votre équipe est multi‑timezones.
Récapitulatif
Oui, « Répondre par une réunion » est toujours présent dans le nouveau Outlook (v1.2024.223.300). Depuis la vue Courrier, ouvrez ••• Plus d’actions → Autres actions de réponse → Répondre à tous par une réunion. Les destinataires À deviennent obligatoires, les Cc deviennent facultatifs, et le corps du message s’insère dans la description. Pour l’avoir en un clic, épinglez‑la via Paramètres › Courrier › Personnaliser les actions. Si elle n’apparaît pas, vérifiez que vous êtes bien dans la vue Courrier, que l’action n’est pas seulement sous « ••• », et que vous n’utilisez pas le client mobile. Avec ces repères, vous transformez n’importe quel e‑mail en réunion claire et structurée en quelques secondes.