Dans le nouveau Outlook pour Windows (Préversion), le bouton Joindre n’affiche plus l’historique complet de vos fichiers récents : seuls trois « fichiers suggérés » apparaissent. Ce guide explique pourquoi, ce que cela implique pour la productivité et les meilleurs contournements pratico‑pratiques.
Disparition de la liste « Documents récents » lors de l’insertion de pièces jointes
Vue d’ensemble de la question
Depuis la bascule vers le « New Outlook », la commande Joindre ne propose plus la liste chronologique des derniers fichiers ouverts. À la place : trois Suggested files. Les équipes s’interrogent :
- La fonctionnalité a‑t‑elle été désactivée ou supprimée ?
- Existe‑t‑il un paramètre côté utilisateur ou une politique d’entreprise pour la réactiver ?
- Comment éviter de perdre du temps à rechercher manuellement chaque fichier ?
Réponse brève
Dans l’état actuel de la Préversion, la liste complète des « Documents récents » n’est pas disponible dans le nouveau Outlook pour Windows. Il n’existe pas de commutateur caché ni de réglage administrateur permettant de la rétablir. Le sélecteur met en avant trois « fichiers suggérés » issus de vos emplacements M365 (OneDrive/SharePoint) et du poste local quand c’est pertinent. Vous pouvez soit rester en Préversion en adoptant des contournements, soit revenir à l’Outlook classique si cette fonction est critique.
Réponse & solutions proposées
| Point clé | Explication | Actions possibles |
|---|---|---|
| Fonction non encore implémentée | La liste exhaustive des documents récents de l’ancien client n’a pas été portée telle quelle dans la Préversion du nouveau Outlook. | Aucune bascule cachée n’active cette vue. Prévoir des alternatives ou revenir temporairement à l’Outlook classique. |
| État « Preview » | Le nouveau client est en développement ; certaines fonctionnalités héritées sont absentes ou incomplètes. | Rester en Préversion et envoyer un avis via les menus d’aide pour prioriser la demande. Quitter la Préversion si la liste « Récents » est indispensable à vos flux quotidiens. |
| Sollicitations des utilisateurs | De nombreux retours (2024 → 2025) soulignent une perte d’efficacité sans l’historique complet. | Continuer à voter/commenter via les canaux officiels ; le volume de retours influence la feuille de route. |
| Contournements temporaires | Les méthodes actuelles permettent d’attacher les bons fichiers mais ajoutent une ou deux actions par pièce jointe. | Parcourir manuellement via l’Explorateur. Épingler les dossiers récurrents dans Accès rapide (Windows) ou favoriser OneDrive. Glisser‑déposer depuis l’Explorateur ou une appli cloud. |
Pourquoi la liste complète a disparu ?
Le nouveau Outlook pour Windows unifie l’expérience avec la version web, en s’appuyant sur un sélecteur orienté « contexte cloud ». Au lieu d’une vue purement chronologique des fichiers du poste et du cloud, l’interface affiche un petit nombre d’éléments « suggérés » susceptibles d’être pertinents pour votre message. C’est utile dans des scénarios simples, mais insuffisant pour les utilisateur·rices qui enchaînent l’envoi de plusieurs pièces jointes récentes (reporting, centres de service, projets documentés au quotidien).
« Suggested files » vs « Documents récents »
- Suggested files : sélection limitée (souvent trois éléments) déterminée par la pertinence attendue selon votre activité récente (OneDrive/SharePoint et parfois local). L’ordre n’est pas strictement chronologique.
- Documents récents : liste ordonnée par date (jusqu’à ~20 éléments) englobant fichiers locaux et cloud, favorisant un parcours en un clic pour l’attachement sériel.
Conclusion : l’algorithme de suggestion n’est pas un remplacement fonctionnel complet de la liste « Récents » pour les usages intensifs.
Procédures pas‑à‑pas : retrouver de la vitesse
Glisser‑déposer depuis l’Explorateur
- Ouvrez l’Explorateur (Win+E).
- Localisez le fichier (ou sélection multiple).
- Faites glisser la sélection dans la zone de composition du message dans Outlook.
Astuce : pour les fichiers OneDrive, Outlook peut joindre un lien ; utilisez l’option « Joindre en tant que copie » si vous devez envoyer une pièce autonome.
Épingler les dossiers dans Accès rapide (Windows)
- Dans l’Explorateur, faites un clic droit sur un dossier de travail fréquent.
- Choisissez Épingler à Accès rapide.
- Répétez pour vos 5–10 emplacements principaux (projets, exports, partages).
Résultat : vous atteignez les bons dossiers en un clic lors de la navigation « Parcourir cet ordinateur » depuis Outlook.
Raccourcis de navigation et recherche ciblée
- Ctrl+L dans l’Explorateur pour positionner le curseur dans la barre d’adresses et coller un chemin réseau (
\\serveur\partage\projet). - Dans la zone de recherche de l’Explorateur, utilisez des filtres rapides :
date:aujourd'hui,date:cette semaine,kind:document,ext:xlsx OR ext:pptx OR ext:docx. - Combinez :
kind:document date:hier ext:pdfpour retrouver instantanément un export PDF récent.
Créer un « espace tampon » pour pièces jointes
Pour les envois en rafale, créez un dossier Temp – PJ (local ou OneDrive). Glissez‑déposez tous les fichiers à envoyer dans ce dossier pendant la journée. Vous attacherez ensuite depuis un seul endroit, sans re‑naviguer. En fin de journée, videz ce dossier.
Standardiser les noms de fichiers
Préfixez vos documents par la date et un code projet (2025‑10‑05_PROJET‑ACME_Rapport‑statut.docx). Outre l’ordonnancement naturel, la recherche ACME suffit presque toujours à remonter le bon fichier dans l’Explorateur, puis à l’attacher.
Utiliser les « Récents » côté applications
Beaucoup d’applications (Excel, Word, PowerPoint) affichent un onglet Récents à l’ouverture. Ouvrez d’abord le fichier depuis là, puis utilisez le glisser‑déposer ou la commande Fichier > Partager > Envoyer par e‑mail quand elle est disponible.
Rester local vs. lien cloud : bien choisir
- Envoyer un lien OneDrive/SharePoint : idéal pour les documents vivants, à jour et collaboratifs, avec contrôle d’accès.
- Envoyer une copie : préférable pour les archives, les devis figés, ou lorsque les destinataires externes n’ont pas d’accès M365.
Dans le nouveau Outlook, après avoir ajouté un élément cloud, contrôlez le mode de pièce jointe et, si nécessaire, choisissez « Joindre en tant que copie ».
Quand revenir à l’Outlook classique ?
En phase de projet, d’escalade client ou de clôture mensuelle, la vitesse prime souvent. Si vous attachez beaucoup de documents proches dans le temps (comptes rendus, exports chiffrés, rapports), l’absence d’une liste « Récents » chronologique peut rallonger chaque envoi. Dans ce cas, repassez à l’Outlook classique jusqu’à ré‑intégration de la fonctionnalité, puis réévaluez la bascule.
Impact mesurable : un mini‑modèle pour estimer la perte de temps
Selon la charge, l’effet cumulé peut surprendre. Utilisez ce modèle simple pour situer l’ordre de grandeur :
| Scénario | Hypothèses | Temps perdu par jour | Par an (220 j) |
|---|---|---|---|
| Modéré | 10 e‑mails × 2 PJ, +6 s/PJ | 10×2×6 s = 120 s = 2 min | 2×220 = 440 min = 7 h 20 |
| Soutenu | 20 e‑mails × 3 PJ, +6 s/PJ | 20×3×6 s = 360 s = 6 min | 6×220 = 1 320 min = 22 h |
| Intensif | 40 e‑mails × 3 PJ, +4 s/PJ | 40×3×4 s = 480 s = 8 min | 8×220 = 1 760 min = 29 h 20 |
Adaptez les paramètres à votre contexte. Même des écarts de quelques secondes par fichier finissent par compter à l’échelle d’une équipe.
FAQ opérationnelle
Existe‑t‑il un paramètre caché pour réactiver les « Documents récents » ?
Non. À ce jour, le nouveau Outlook n’expose pas de réglage utilisateur pour revenir à la liste chronologique complète.
Mon administrateur peut‑il forcer la réapparition de cette liste ?
Non. Il n’existe pas de stratégie connue pour la rétablir côté tenant. En revanche, l’administrateur peut autoriser/empêcher l’usage du nouveau client ou guider les équipes sur les bonnes pratiques transitoires.
Pourquoi ne vois‑je que trois suggestions ?
Par conception, le sélecteur met en avant un petit nombre de fichiers jugés pertinents au moment de la composition. Ce n’est pas une « liste des récents » exhaustive et l’ordre n’est pas strictement temporel.
Comment envoyer rapidement plusieurs fichiers récemment modifiés ?
Le plus efficace est d’ouvrir l’Explorateur sur votre dossier de travail, d’utiliser le filtre date:aujourd'hui ou date:hier puis de glisser‑déposer la sélection multiple dans le message.
Les pièces jointes depuis OneDrive sont‑elles obligatoirement des liens ?
Non. Après l’ajout d’un fichier cloud, Outlook permet en général de convertir en « copie » pour joindre le fichier lui‑même. Choisissez le mode adapté à votre contexte (collaboration vs. archivage).
Bonnes pratiques d’équipe pendant la transition
Cartographier les points d’attache fréquents
- Listez les 10 dossiers où partent le plus de pièces jointes.
- Épinglez‑les dans Accès rapide.
- Si possible, migrez ces dossiers vers OneDrive/SharePoint pour bénéficier des suggestions plus souvent pertinentes.
Normaliser le « centre d’export »
Pour les outils qui génèrent des exports (ERP, BI, CRM), définissez un répertoire d’export unique par équipe (Ex : OneDrive\Exports\Equipe‑Finance) et communiquez‑le. Moins il y a d’emplacements, plus les suggestions seront utiles et plus la navigation sera rapide.
Adopter des conventions de nommage et de version
- Préfixe date ISO (
AAAA‑MM‑JJ). - Séparateurs clairs (
_ou-), pas d’espaces multiples. - Suffixes de version (
v1,v2,finalsi nécessaire), ou mieux : versionnement dans le cloud et envoi de lien.
Processus « revenir au classique » sans douleur
Si vous décidez de quitter la Préversion :
- Dans Outlook, ouvrez les Paramètres.
- Repérez l’option permettant de basculer vers l’Outlook classique.
- Vérifiez que vos compléments indispensables (signature, VSTO/COM, etc.) fonctionnent dans l’ancien client.
- Communiquez en interne (support, consignes, captures d’écran) pour éviter les allers‑retours individuels non documentés.
Exemples concrets de contournements efficaces
| Besoin | Astuce | Gain attendu |
|---|---|---|
| Envoyer trois exports du jour | Recherche date:aujourd'hui ext:xlsx > Glisser‑déposer des trois fichiers | 0 navigation inter‑dossiers, un seul point de départ |
| Alterner entre deux projets | Épingler Projet‑A et Projet‑B dans Accès rapide | Accès constant aux deux espaces, moins de clics perdus |
| Envoyer une copie figée d’un document cloud | Joindre depuis OneDrive puis choisir Joindre en tant que copie | Expérience de pièce jointe classique, contenu figé pour audit |
| Envoyer 10 pièces en une fois | Sélection multiple dans l’Explorateur (Ctrl+clic ou Shift+clic) | Un seul glisser‑déposer, 10 pièces ajoutées |
Checklist de décision rapide
- Usage léger (1–2 pièces/jour) : rester en Préversion et adopter glisser‑déposer + Accès rapide.
- Usage moyen (5–10 pièces/jour) : rester en Préversion si les contournements conviennent ; sinon prévoir un retour au classique pendant les pics.
- Usage intensif (>20 pièces/jour) : privilégier l’Outlook classique le temps que la vue « Récents » soit réintroduite.
Encourager l’évolution du produit
Les retours utilisateurs orientent la feuille de route. Documentez vos cas d’usage (combien de pièces jointes, de quels emplacements, dans quels délais) et soumettez un avis clair, illustré, en demandant la réintroduction de la liste « Documents récents » ou l’option d’étendre les « fichiers suggérés » au‑delà de trois éléments.
Résumé stratégique
- La disparition de la liste « Récents » est une lacune connue de la Préversion du nouveau Outlook.
- Aucune option interne ne permet aujourd’hui de la réactiver.
- Deux voies pragmatiques : rester en Préversion avec contournements et feedback, ou revenir au classique si l’impact productivité est significatif.
- En équipe, standardisez Accès rapide, centralisez les exports, et imposez un nommage robuste pour limiter la friction.
Annexe : rappels utiles
Raccourcis clavier à connaître
- Win+E : ouvrir l’Explorateur.
- Ctrl+A : sélectionner tout.
- Ctrl+C / Ctrl+V : copier / coller (fonctionne aussi pour des fichiers dans le message).
- Alt+Tab : basculer entre Outlook et l’Explorateur rapidement.
Options de confidentialité de l’Explorateur
Pour afficher les fichiers récemment utilisés dans Accès rapide, ouvrez les Options des dossiers > onglet Général > section Confidentialité et cochez les cases relatives aux fichiers et dossiers récents. Décocher ces options vide l’historique Windows, ce qui peut nuire à vos recherches rapides.
Bon usage des liens cloud
Avant d’envoyer un lien, vérifiez le niveau d’accès (lecture/édition) et la portée (interne/externe). Pour les documents sensibles, privilégiez un lien en lecture seule, limité dans le temps, ou une copie PDF si la conformité l’exige.
En bref : la disparition de « Documents récents » dans le nouveau Outlook pour Windows est un manque fonctionnel reconnu de la Préversion. Aucun réglage ne permet de la réactiver aujourd’hui. En attendant un retour de la fonctionnalité, misez sur glisser‑déposer, Accès rapide, recherche ciblée et, si nécessaire, retour temporaire à l’Outlook classique.