Dans un calendrier partagé Outlook, certains collègues ne voient que « Afficher quand je suis occupé » alors que d’autres disposent d’autorisations avancées ? Voici une explication claire et des solutions concrètes pour rétablir des droits cohérents dans Microsoft 365.
Pourquoi certains participants ne voient‑ils que l’option « Afficher quand je suis occupé » ?
Le comportement provient d’un décalage entre les versions d’Outlook et le type d’infrastructure Exchange utilisée (Exchange Online vs Exchange Server local, ou environnement hybride). Historiquement, le partage de calendrier dans Outlook se limitait à la publication du Free/Busy — en français « Afficher quand je suis occupé ». Les niveaux modernes (Auteur, Éditeur, Délégué, Afficher tous les détails) dépendent des “améliorations du partage de calendrier” introduites côté serveur ainsi que des clients Outlook récents capables d’exposer ces niveaux.
Concrètement :
- Outlook Microsoft 365 (canal actuel), Outlook 2019/2021 et Outlook sur le web (OWA) prennent en charge l’ensemble des niveaux modernes et les appliquent côté serveur Exchange Online.
- Outlook 2013/2016 (selon la build) n’affiche parfois que l’échelle “héritée” (Free/Busy, Détails limités, Détails complets) et masque l’UI de Modificateur/Éditeur/Délégué, même si le serveur autorise ces droits.
- Dans un environnement hybride (boîtes aux lettres réparties entre Exchange local et Exchange Online), les boîtes hébergées sur un serveur plus ancien imposent souvent la vue Free/Busy uniquement aux clients qui s’y connectent.
Réponse et solution — en bref
- Oui, la disparité de version explique la limitation. Les clients plus anciens n’exposent qu’un sous‑ensemble des autorisations.
- Mettre à niveau vers Outlook Microsoft 365 (version 2108 ou ultérieure) ou Outlook 2019/2021 règle la majorité des cas.
- Attribuer les droits côté serveur depuis Outlook sur le web ou via PowerShell rend les autorisations effectives pour tous, même si certains clients n’affichent qu’“Occupé”.
Comprendre les modèles d’autorisations
Héritage Free/Busy vs droits modernes
Les anciens Outlook utilisaient principalement trois paliers : Afficher quand je suis occupé, Afficher les détails limités, Afficher tous les détails. Les clients récents et Exchange Online ont généralisé des niveaux de type dossier : Lecteur, Auteur, Éditeur, Délégué, proches de ce qu’on trouve dans d’autres dossiers (Courrier, Contacts, Tâches). L’UI n’est visible au complet que si le client et le serveur le permettent.
Où se situe la rupture ?
- Client ancien : UI bridée, ne montrant que Free/Busy. Les droits avancés existent côté serveur mais ne sont pas affichés par le client.
- Serveur ancien (Exchange 2010/2013 sans mises à jour majeures) ou hybride non uniformisé : certaines combinaisons empêchent l’exposition des niveaux modernes pour des destinataires spécifiques.
- Calendriers secondaires (sous‑dossiers) : tous les clients ne présentent pas la même interface pour gérer leurs droits.
Tableau de correspondance — niveaux d’accès et capacités
| Niveau d’accès | Capacités principales | Compatibilité et remarques |
|---|---|---|
| Afficher quand je suis occupé | Lecture des plages libres/occupées uniquement | Niveau hérité, mis en avant dans Outlook ≤ 2016 SP1. Suffisant pour la planification simple. |
| Afficher tous les détails | Affiche sujet, lieu, participants (selon confidentialité) | Requiert une version de serveur moderne. Les clients anciens l’exposent parfois sans édition. |
| Auteur | Ajoute des éléments et modifie/supprime ceux qu’il crée | Disponible dans Outlook 2016+ (selon build) et pleinement dans Outlook Microsoft 365/OWA. |
| Éditeur | Ajoute, modifie, supprime tout élément du calendrier | Recommandé pour les gestionnaires d’équipe. UI pleinement affichée dans Outlook 2016 (≥ 16.0.6741), Outlook 2019/2021, Microsoft 365 et OWA. |
| Délégué | Éditeur + gère les invitations au nom du propriétaire | Idéal pour assistants. Nécessite Exchange Online ou Exchange 2013+ bien à jour. |
Procédures recommandées
1) Mettre à niveau le client Outlook
Pour les collègues qui ne voient que “Afficher quand je suis occupé”, recommandez :
- Passage à Microsoft 365 Apps (version 2108 ou ultérieure) ou à Outlook 2021.
- Sur macOS : utiliser Nouvel Outlook pour Mac (version récente), qui s’aligne sur Outlook sur le web.
Vérifier la build rapidement : Fichier > Compte Office > À propos d’Outlook. Assurez-vous que les mises à jour de sécurité cumulatives sont appliquées. Les builds Outlook 2016/2013 postérieures à 2018 reconnaissent partiellement les nouveaux droits, mais l’UI reste parfois incomplète.
2) Attribuer les droits depuis le propriétaire du calendrier (UI moderne)
Attribuez les autorisations côté serveur. Même si un client ancien n’affiche que “Occupé”, l’autorisation réelle sera honorée dans OWA et dans les clients à jour.
- Dans Outlook récent (Windows/Mac) :
- Dans Calendrier, clic droit sur le calendrier > Autorisations / Partager.
- Ajoutez ou sélectionnez la personne > choisissez Peut modifier ou Délégué.
- Validez ; la modification est appliquée côté Exchange.
- Dans Outlook sur le web :
- Ouvrez le Calendrier > Partager.
- Saisissez les destinataires, réglez le niveau (Peut consulter tous les détails, Peut modifier, Délégué).
- Enregistrez. Cette méthode fonctionne même pour des boîtes mixant anciennes et nouvelles versions côté client.
3) PowerShell Exchange Online (gestion en masse)
Pour des équipes de 13 personnes (ou plus), PowerShell est rapide et auditables :
# Élever un collègue au rôle Éditeur sur le calendrier par défaut
Add-MailboxFolderPermission -Identity "proprietaire@domaine.com:\Calendar" `
-User "collegue@domaine.com" `
-AccessRights Editor
# Vérifier les droits existants
Get-MailboxFolderPermission -Identity "[proprietaire@domaine.com](mailto:proprietaire@domaine.com):\Calendar"
# Mettre à jour un droit existant (par ex. Auteur -> Éditeur)
Set-MailboxFolderPermission -Identity "[proprietaire@domaine.com](mailto:proprietaire@domaine.com):\Calendar" ` -User "collegue@domaine.com"`
-AccessRights Editor
# Supprimer un droit devenu inutile
Remove-MailboxFolderPermission -Identity "[proprietaire@domaine.com](mailto:proprietaire@domaine.com):\Calendar" \`
-User "[collegue@domaine.com](mailto:collegue@domaine.com)" Astuce : pour gérer un groupe d’équipe, attribuez les droits à un groupe de sécurité à extension messagerie (mail‑enabled security group) puis gérez l’appartenance au groupe, plutôt que d’ajouter 13 utilisateurs un par un.
4) Collecter et fiabiliser les versions clientes
- Demandez à chacun d’indiquer : Fichier > Compte Office > À propos d’Outlook.
- Uniformisez le canal de mise à jour (Canal actuel/Entreprise mensuel) si possible.
- Validez que l’authentification moderne est active côté tenant (les anciens schémas sont désactivés et peuvent dégrader l’expérience).
Guide de diagnostic rapide
- Identifier l’environnement : Exchange Online, Exchange Server local, hybride ? Les boîtes locales anciennes imposent souvent Free/Busy.
- Repérer la version d’Outlook du participant qui ne voit que “Occupé”. Si Outlook 2013/2016 (build ancienne), planifiez la mise à niveau.
- Tester via OWA : si l’utilisateur voit les niveaux avancés sur le web, la limitation est bien côté client (et la solution est la mise à jour).
- Vérifier le type de calendrier : calendrier par défaut ou calendrier secondaire ? Certains clients gèrent différemment les sous‑dossiers.
- Déterminer l’étendue : un seul utilisateur, un site, ou tous ceux restés sur une ancienne version ? Ajustez l’action (ciblée vs campagne de mise à niveau).
Scénarios typiques et réponses
Utilisateur externe à votre organisation
Lors d’un partage vers l’extérieur, beaucoup de clients anciens se limitent à “Occupé” ou “Détails limités”. Les droits de type Éditeur/Délégué ne s’appliquent qu’aux identités authentifiées de votre tenant ou d’un tenant fédéré compatible. Préférez l’accès via invitation OWA moderne.
Boîte partagée (shared mailbox)
Pour une boîte partagée, attribuez les droits sur le calendrier de la boîte partagée et non sur la boîte personnelle de l’assistant. Assurez-vous que la boîte est montée en Accès délégué dans les profils Outlook récents (ou ajoutée en compte secondaire dans le nouvel Outlook qui s’aligne sur OWA).
Calendrier secondaire
Si vous utilisez un sous‑calendrier, la surface d’UI peut varier. Privilégiez, lorsque c’est possible, le calendrier par défaut du propriétaire pour bénéficier de la meilleure compatibilité client.
Bonnes pratiques pour un calendrier d’équipe (13 personnes)
- Principe du moindre privilège : accordez Afficher tous les détails à la majorité, Auteur aux contributeurs, Éditeur aux coordinateurs, Délégué aux assistants qui gèrent les invitations.
- Centraliser la gestion via un groupe : créez un groupe de sécurité à extension messagerie Équipe‑X‑Calendrier‑Éditeurs et attribuez‑lui Editor. Ajoutez/retirez ensuite des membres sans toucher aux ACL.
- Standardiser le client : ciblez Microsoft 365 Apps (Windows/macOS) ou le nouvel Outlook pour Windows. Évitez un parc hétérogène (2013/2016/2019 mêlés).
- Documenter : publiez des pas‑à‑pas avec captures internes expliquant comment ouvrir le calendrier partagé dans Outlook et via le web.
- Confidentialité : rappelez l’usage du marquage Privé pour les événements sensibles et la case “Le délégué peut voir les éléments privés” selon le besoin.
Procédures détaillées pas à pas
Attribuer les droits via Outlook sur le web
- Ouvrez le Calendrier.
- Clic droit sur le calendrier > Partager.
- Ajoutez le collègue > choisissez Peut consulter tous les détails, Peut modifier ou Délégué.
- Validez. Le partage est effectif côté serveur immédiatement.
Attribuer les droits via Outlook (client de bureau récent)
- Dans Calendrier, clic droit sur le calendrier > Autorisations.
- Ajouter un utilisateur ou sélectionnez‑le si déjà présent.
- Choisissez le niveau (Auteur, Éditeur, Délégué), cochez Le délégué reçoit les invitations si nécessaire.
- Appliquez.
Attribuer en masse via PowerShell (exemple 13 personnes)
$Owner = "manager@contoso.com"
$Editors = @(
"a.dupond@contoso.com",
"b.martin@contoso.com",
"c.ngo@contoso.com",
"d.lecoq@contoso.com",
"e.bernard@contoso.com",
"f.henry@contoso.com",
"g.moreau@contoso.com",
"h.renard@contoso.com",
"i.meyer@contoso.com",
"j.roche@contoso.com",
"k.soumare@contoso.com",
"l.fernandez@contoso.com",
"m.lam@contoso.com"
)
foreach (\$u in \$Editors) {
try {
\# Crée le droit si absent, sinon le met à jour
if (-not (Get-MailboxFolderPermission -Identity "\$Owner:\Calendar" -User \$u -ErrorAction SilentlyContinue)) {
Add-MailboxFolderPermission -Identity "\$Owner:\Calendar" -User \$u -AccessRights Editor -ErrorAction Stop
} else {
Set-MailboxFolderPermission -Identity "\$Owner:\Calendar" -User \$u -AccessRights Editor -ErrorAction Stop
}
Write-Host "OK - \$u"
} catch {
Write-Warning "Échec - \$u : \$($\_.Exception.Message)"
}
} Symptômes fréquents et réponses ciblées
| Symptôme | Cause probable | Action corrective |
|---|---|---|
| L’UI ne propose que “Afficher quand je suis occupé”. | Outlook ancien (2013/2016) ou build non à jour. | Mettre à niveau le client ; attribuer temporairement via OWA pour effet immédiat. |
| Les droits “Éditeur” ne semblent pas pris en compte. | Calendrier secondaire ou client mobile limitant la surface d’édition. | Tester via OWA ; attribuer sur le calendrier par défaut ; vérifier que l’utilisateur ouvre le bon dossier. |
| Partage externe limité à “Occupé”. | Règles de partage organisationnel restrictives. | Ajuster la stratégie de partage ; privilégier l’accès authentifié. |
| Délégué ne voit pas les éléments privés. | Case “Le délégué peut voir les éléments privés” non cochée. | Activer l’option chez le propriétaire ou réduire l’usage de “Privé”. |
| Certains voient “Détails complets”, d’autres seulement “Occupé”. | Parc hétérogène + hybridation serveur. | Uniformiser les versions ; vérifier la localisation des boîtes (Online vs local). |
Nuances selon les clients Outlook
- Outlook Microsoft 365 (Windows) : support complet des niveaux modernes ; recommandé.
- Nouvel Outlook pour Windows (basé web) : expérience proche d’OWA, partage moderne par défaut.
- Outlook 2019/2021 : support stable, UI alignée.
- Outlook 2016 : selon build, UI partiellement limitée ; privilégier la mise à niveau.
- Outlook 2013 : fin de support ; surface de partage datée.
- Outlook pour Mac : la “Nouvelle expérience” expose bien les droits modernes, surtout avec Exchange Online.
- Mobiles (iOS/Android) : Outlook mobile respecte les droits, mais l’interface offre moins d’options de gestion fine. Faites les attributions via OWA ou poste de travail.
Check‑list de mise en conformité
- Identifier où résident les boîtes (Online, local, hybride).
- Choisir une cible de standardisation (Microsoft 365 Apps / Nouvel Outlook).
- Mettre à niveau les clients & activer les mises à jour automatiques.
- Attribuer/revalider les droits via OWA ou PowerShell.
- Communiquer une procédure d’ouverture du calendrier partagé.
- Auditer régulièrement les ACL avec
Get-MailboxFolderPermissionet corriger les dérives.
FAQ express
“Partager” vs “Publier” un calendrier, c’est pareil ?
Non. Partager crée des autorisations serveur (contrôle précis, édition possible). Publier génère un lien ICS en lecture seule (usage externe simple), souvent limité aux détails. Pour l’édition et la délégation, utilisez le partage moderne.
Pourquoi OWA “voit” plus de niveaux que mon Outlook ?
Parce qu’OWA reflète toujours les capacités côté serveur et n’est pas contraint par la version du client local. Si OWA affiche Éditeur/Délégué, alors la plateforme le supporte ; votre Outlook doit être mis à jour.
Les autorisations appliquées dans OWA s’appliquent‑elles à tous ?
Oui, elles sont stockées sur Exchange. Un client ancien peut n’afficher que “Occupé”, mais les droits réels seront effectifs dès qu’il se connectera via un client compatible (OWA, Outlook récent).
Puis‑je accorder les droits à un groupe ?
Oui, à un groupe de sécurité à extension messagerie. C’est la voie recommandée pour des équipes afin de simplifier la gouvernance des accès.
Exemples d’erreurs et correctifs
- “User not found” lors d’
Add-MailboxFolderPermission: vérifiez l’adresse UPN mail‑enabled et les éventuels alias. Attendez la réplication d’annuaire si le compte vient d’être créé. - “You do not have permission” : exécutez la commande avec un compte disposant des rôles Exchange nécessaires (par ex. Organization Management ou délégation appropriée).
- “Cannot modify non-default calendar” : précisez le chemin exact du dossier (ex.
:\Calendar\Projetspour un sous‑calendrier).
Modèle de communication utilisateur
Pour réduire les tickets, envoyez un message type :
Objet : Mise à jour Outlook & accès calendrier d’équipe
Bonjour,
Pour bénéficier de l’édition du calendrier d’équipe (niveaux Auteur/Éditeur/Délégué), merci d’utiliser Outlook Microsoft 365 à jour ou Outlook sur le web. Si vous ne voyez que “Afficher quand je suis occupé”, c’est le signe d’une version locale ancienne. La mise à jour restaure l’interface complète. En cas d’urgence, l’accès est déjà actif via le web.
Merci,
Checklist sécurité et conformité
- Principe du besoin d’en connaître : évitez de laisser “Éditeur” à tout le monde indéfiniment.
- Éléments privés : restreignez la visibilité aux délégués explicitement autorisés.
- Audit régulier : exportez les ACL avant/après campagne de mise à niveau.
- Revue de fin de projet : rétrogradez les droits “Éditeur” vers “Afficher tous les détails” une fois le projet clos.
Conclusion
La situation “certains ne voient que Afficher quand je suis occupé” ne vient pas d’une erreur isolée, mais de l’hétérogénéité des clients et parfois de l’infrastructure. La recette gagnante tient en trois actions : standardiser sur Outlook Microsoft 365 ou OWA, attribuer les autorisations côté serveur (OWA/PowerShell), gouverner les accès via des groupes. Vous obtenez alors une expérience cohérente et moderne — y compris pour une équipe de 13 personnes — sans retomber sur la vue limitée Free/Busy.
Annexe : Rappel des commandes PowerShell utiles
# Ajouter un Éditeur
Add-MailboxFolderPermission -Identity "user@domaine.com:\Calendar" -User "collegue@domaine.com" -AccessRights Editor
# Ajouter un Auteur
Add-MailboxFolderPermission -Identity "[user@domaine.com](mailto:user@domaine.com):\Calendar" -User "[contributeur@domaine.com](mailto:contributeur@domaine.com)" -AccessRights Author
# Afficher tous les droits
Get-MailboxFolderPermission -Identity "[user@domaine.com](mailto:user@domaine.com):\Calendar"
# Modifier un droit existant
Set-MailboxFolderPermission -Identity "[user@domaine.com](mailto:user@domaine.com):\Calendar" -User "[collegue@domaine.com](mailto:collegue@domaine.com)" -AccessRights Editor
# Supprimer un droit
Remove-MailboxFolderPermission -Identity "[user@domaine.com](mailto:user@domaine.com):\Calendar" -User "[externe@domaine.com](mailto:externe@domaine.com)" Annexe : Stratégie de déploiement conseillée
- Inventaire : recensez versions Outlook et localisation des boîtes (Online/local).
- Pilote : migrez 3‑5 utilisateurs en Microsoft 365 Apps, validez l’UI et la gestion des droits.
- Généralisation : plan de mise à niveau, bascule des partages via OWA, création des groupes d’accès.
- Conduite du changement : guide pas‑à‑pas, Q/R, point de contact.
- Contrôle : audit PowerShell hebdomadaire des ACL et nettoyage périodique.
En résumé
Si des collègues ne voient que « Afficher quand je suis occupé » dans un calendrier partagé Outlook, c’est généralement parce qu’ils utilisent un client Outlook ancien ou accèdent à une boîte aux lettres hébergée sur une version Exchange plus ancienne. La solution éprouvée consiste à mettre à niveau le client vers Microsoft 365/Outlook 2019‑2021, à gérer les autorisations côté serveur via Outlook sur le web ou PowerShell, et à standardiser les pratiques (groupes, délégation, audit). Vous retrouverez ainsi des droits cohérents (Auteur/Éditeur/Délégué) pour tous les participants.