Vos e‑mails de plus de 2 ans ont « disparu » d’Outlook (Web et client) ? Voici un guide clair pour comprendre les vraies causes—AutoArchive, Archive en ligne, stratégies MRM—et récupérer rapidement vos messages, côté utilisateur comme côté administrateur Microsoft 365.
Problème : disparition des courriels de plus de 2 ans dans Outlook
Ce symptôme se manifeste de plusieurs façons : des dossiers vides sans alerte, une boîte principale qui s’arrête à N‑2, ou des sous‑dossiers intacts mais « vidés ». Dans la majorité des cas, les messages ne sont pas perdus : ils ont été déplacés (vers un fichier .pst local ou vers une archive en ligne) par une règle d’archivage, ou supprimés par une stratégie de rétention. Plus rarement, ils sont encore présents mais non visibles à cause d’un paramètre d’affichage ou d’un cache limité. Ce guide vous aide à poser le bon diagnostic et à revenir à une situation saine, en minimisant le risque pour la conformité et la recherche.
Diagnostic express (utilisateur)
- Rechercher l’« Archive » dans le volet des dossiers (Outlook Web et client).
- Si vous voyez Archive ou Boîte d’archivage sous la boîte principale, ouvrez‑la : les dossiers y sont souvent répliqués et les éléments > 730 jours y ont été déplacés automatiquement.
- Vérifier un éventuel fichier
.pstAutoArchive sur le poste Windows :- Fichier › Ouvrir › Ouvrir un fichier de données Outlook, parcourez Documents\Fichiers Outlook (chemin fréquent) et ouvrez
Archive.pst.
- Fichier › Ouvrir › Ouvrir un fichier de données Outlook, parcourez Documents\Fichiers Outlook (chemin fréquent) et ouvrez
- Essayer une recherche globale :
- Dans Outlook, placez le curseur dans la barre de recherche > étendez à Tous les éléments Outlook puis cherchez un e‑mail connu de 2019/2020 (expéditeur, objet, mot‑clé).
- Contrôler le « mode cache » (Windows classique) :
- Fichier › Paramètres du compte › Paramètres du compte › Modifier › Conserver le courrier hors connexion pour : si le curseur est à 12 mois, les e‑mails plus anciens restent sur le serveur mais ne sont pas tous synchronisés localement. Attention : ceci n’explique pas une disparition dans Outlook Web.
- Inspecter « Éléments supprimés › Récupérer les éléments supprimés » :
- Si des messages y figurent, vous pouvez les restaurer immédiatement.
Diagnostic express (administrateur Microsoft 365)
- Boîte d’archivage en ligne activée ? Dans le Centre d’administration Exchange : Destinataires › Boîtes aux lettres › <compte>. Si l’archive est Activée, vérifiez son contenu (via Outlook Web) et la stratégie associée.
- Stratégie de rétention (MRM) affectée ? Toujours dans la boîte aux lettres, consultez Stratégie de rétention. Recherchez des tags « Déplacer vers l’archive après 730 jours » ou « Supprimer après 730 jours ».
- Éléments récupérables : vérifiez l’état du dossier caché Recoverable Items (via eDiscovery/Purview). Si la politique applique PermanentlyDelete, la récupération peut être impossible.
- Ancien poste hors ligne : si un utilisateur mentionne un PC non connecté depuis longtemps, envisagez l’export
.pstà froid (voir procédure plus bas).
Comprendre les causes les plus probables
Dans l’écosystème Microsoft 365, plusieurs mécanismes peuvent transférer ou supprimer des messages anciens :
- AutoArchive (local) : Outlook déplace automatiquement vers un
.pstlocal les éléments plus vieux que N jours/mois/années. Le fichier se trouve sur le poste et n’est pas géré/backupé par Microsoft 365. - Boîte d’archivage en ligne (Exchange Online Archive) : un deuxième magasin serveur, activé par l’admin ou par standard de l’organisation, qui reçoit automatiquement les messages > X jours selon un tag MRM.
- Stratégies de rétention MRM : des Retention Policy Tags (RPT/DPT/Tags personnels) définissent des actions (ex. Déplacer vers l’Archive, Supprimer et autoriser la récupération, Supprimer définitivement) après un âge défini (AgeLimitForRetention).
- Suppression définitive : si la stratégie applique PermanentlyDelete et qu’aucune rétention légale n’est active (Litigation Hold ou eDiscovery Hold), les messages ne sont plus récupérables.
- Cache Outlook limité (client Windows classique uniquement) : n’affecte pas le serveur ; explique des « trous » locaux mais pas une disparition côté Web.
Tableau de vérification et actions
| Piste | Vérification | Action correctrice |
|---|---|---|
| Archive locale AutoArchive (.pst) | Outlook : Fichier › Options › Avancé › Paramètres d’AutoArchive. Si « Déplacer les éléments vers l’archive quand plus anciens que… » est activé, l’archive locale contient les messages anciens. | Ouvrir le .pst (Fichier › Ouvrir › Ouvrir un fichier de données Outlook) puis déplacer/copier vers la boîte principale si souhaité. |
| Boîte d’archivage en ligne | Dans Outlook/OWA, présence d’un magasin Archive sous la boîte principale. Dossiers répliqués, éléments > 2 ans déplacés automatiquement. | Utilisateur : déplacer/copier ce qui doit revenir dans les dossiers primaires. Admin : Centre d’administration Exchange › Destinataires › Boîtes aux lettres › <compte> › Autres actions › Désactiver la boîte d’archivage (si la politique organisationnelle le permet). |
| Stratégie de rétention MRM | Centre d’administration Exchange › Destinataires › Boîtes aux lettres › <compte> › Stratégie de rétention. Repérer des tags « Déplacer vers l’archive après 730 jours » ou « Supprimer après 730 jours ». | Admin : ajuster la stratégie (durée, action) ou en assigner une autre. Attendre le Managed Folder Assistant (jusqu’à 7 jours) ou forcer une passe via PowerShell (Start-ManagedFolderAssistant). |
| Éléments récupérables / Purview | Dans Outlook Web : Éléments supprimés › Récupérer les éléments supprimés. Sinon, vérifier via eDiscovery/Purview. | Restaurer les éléments trouvés. Si absents et que la politique PermanentlyDelete s’applique sans rétention légale : non récupérables. |
| Sauvegarde d’un poste hors‑ligne | Un ancien PC contient un cache .ost complet mais ne doit pas se reconnecter (risque de resync destructif). | Démarrer hors connexion › Exporter en .pst (Fichier › Ouvrir & exporter › Importation/Exportation › Exporter vers un fichier) › Importer le .pst depuis un poste en ligne. |
Procédures détaillées
Retrouver et réintégrer une archive locale AutoArchive
- Dans Outlook (Windows classique) : Fichier › Options › Avancé › Paramètres d’AutoArchive. Notez le chemin du fichier
.pst. - Fichier › Ouvrir › Ouvrir un fichier de données Outlook puis sélectionnez le
.pst. - Dans le volet des dossiers, un nouveau magasin Archives apparaît. Parcourez les dossiers pour vérifier la présence des messages > 2 ans.
- Pour les réintégrer, faites un glisser‑déposer vers les dossiers de la boîte principale (ou utilisez Déplacer > Copier vers un dossier pour préserver une copie).
- Bonnes pratiques : conservez le
.pstsur un emplacement sauvegardé (NAS, OneDrive Entreprise si autorisé) et documentez la source de récupération.
Explorer et gérer la boîte d’archivage en ligne (Exchange Online Archive)
La boîte d’archivage en ligne est un second magasin attaché à la boîte principale. Lorsqu’un tag MRM Déplacer vers l’archive est en place, les éléments qui atteignent l’âge défini (ex. 730 jours) sont transférés automatiquement.
- Visibilité : elle apparaît sous le nom Archive dans Outlook Web et Outlook classique. Les sous‑dossiers sont généralement dupliqués (structure miroir).
- Réversibilité : l’utilisateur peut déplacer/copier ce qu’il veut dans la boîte principale. L’administrateur peut désactiver l’archive (si la politique interne le permet), auquel cas les éléments restent généralement dans le magasin d’archive—préparez un plan de migration s’il faut tout rapatrier.
- Recherche : selon la version du client, la recherche ne couvre pas toujours l’archive par défaut. Utilisez « Tous les éléments Outlook » ou optez pour une recherche ciblée (par dossier/domaine/expéditeur).
Ajuster une stratégie de rétention MRM (Exchange Online)
Les MRM utilisent des tags appliqués soit à toute la boîte (DPT : Default Policy Tag), soit à des dossiers par défaut (RPT : Retention Policy Tag), soit à des dossiers/éléments via des tags personnels.
- Cas typique : un DPT « Déplacer vers l’archive après 2 ans » explique la disparition apparente. Les éléments ne sont pas supprimés : ils ont été déplacés dans l’archive en ligne.
- Cas sensible : un DPT « Supprimer après 2 ans » avec action PermanentlyDelete. En l’absence de rétention légale, la récupération est impossible.
Étapes pour modifier la stratégie (administrateur) :
- Identifiez la stratégie attachée à la boîte aux lettres dans le Centre d’administration Exchange (EAC).
- Éditez ou créez une nouvelle stratégie : ajustez la durée (ex. 1095 jours pour 3 ans) et l’action (Déplacer vers l’archive plutôt que Supprimer si l’objectif est la conservation).
- Réassignez la nouvelle stratégie à la/aux boîtes aux lettres concernées.
- Laissez le Managed Folder Assistant réappliquer la politique (jusqu’à 7 jours selon charge) ou forcez une passe.
Exemples PowerShell (Exchange Online)
# Connexion
Connect-ExchangeOnline
# Vérifier si l'archive en ligne est activée
Get-Mailbox -Identity [user@domaine.com](mailto:user@domaine.com) | ft DisplayName,ArchiveStatus,RetentionPolicy
# Lister les tags et actions
Get-RetentionPolicyTag | ft Name,Type,AgeLimitForRetention,RetentionAction
# Modifier l'âge d'un tag (ex. déplacer vers archive après 3 ans)
Set-RetentionPolicyTag -Identity "Déplacer vers archive - 2 ans" -AgeLimitForRetention 1095
# Assigner une nouvelle stratégie à une boîte
Set-Mailbox -Identity [user@domaine.com](mailto:user@domaine.com) -RetentionPolicy "Conservation 5 ans - Dépl. Archive"
# Forcer une passe MRM
Start-ManagedFolderAssistant -Identity [user@domaine.com](mailto:user@domaine.com) Remarques pratiques : préférez créer de nouveaux tags et une nouvelle stratégie pour éviter d’impacter des boîtes non ciblées ; documentez les changements et communiquez avant déploiement.
Restaurer via « Éléments récupérables » et Purview
Si la politique autorise la récupération (DeleteAndAllowRecovery) ou si la boîte est en Litigation Hold, des messages supprimés peuvent être restaurés.
- Utilisateur : Éléments supprimés › Récupérer les éléments supprimés > sélectionner > Restaurer.
- Admin : utilisez eDiscovery (Microsoft Purview) pour rechercher et restaurer/exporter. En dernier recours, effectuez une exportation
.pstcontrôlée.
Limite : si l’action est PermanentlyDelete sans rétention légale, il n’y a pas de retour possible.
Exporter depuis un ancien poste hors ligne (cache .ost)
- Démarrez le PC hors connexion (pas de réseau) pour empêcher une resynchronisation qui allègerait le cache.
- Ouvrez Outlook et exportez en
.pst: Fichier › Ouvrir & exporter › Importation/Exportation › Exporter vers un fichier › Fichier de données Outlook (.pst). - Copiez le
.pstsur un support externe sécurisé. - Sur un poste sain connecté, Fichier › Ouvrir › Ouvrir un fichier de données Outlook puis réintégrez ce qui est nécessaire.
Spécificités selon le client Outlook
| Client | Points d’attention |
|---|---|
| Outlook Web (OWA) | Montre toute la vérité serveur. Si les messages > 2 ans manquent aussi ici, il s’agit d’archivage en ligne/d’une rétention côté Exchange, ou d’une suppression. |
| Outlook Windows (classique) | Le curseur « Conserver le courrier hors connexion » peut masquer des messages plus anciens localement. L’AutoArchive y est configurable. Ouverture/gestion des .pst supportée. |
| Nouveau Outlook pour Windows | Fonctionne comme OWA (web). À date, l’ouverture directe de .pst n’est pas prise en charge : utilisez Outlook classique pour manipuler des .pst. |
| Outlook pour Mac | Pas d’AutoArchive identique à Windows. Vérifiez l’archive en ligne et les stratégies MRM côté serveur. |
| Mobile (iOS/Android) | Affichage cohérent avec le serveur. Idéal pour vérifier rapidement si les e‑mails sont encore présents dans l’archive en ligne. |
Optimiser la recherche après restauration
- Étendre le périmètre : dans la barre de recherche, sélectionnez Tous les éléments Outlook (inclut l’archive en ligne).
- Indexation Windows (Outlook classique) : Panneau de configuration › Options d’indexation > assurez‑vous que le profil Outlook est indexé. En cas d’export/import massifs, reconstruisez l’index.
- Recherche par dossiers : ciblez un sous‑dossier de l’archive pour des résultats plus rapides lorsque vous savez où chercher.
- Mots‑clés pertinents : combinez expéditeur, domaine, objet, plage de dates (ex. « de:@client.com reçu:2019..2020 »).
Bonnes pratiques administrateur
- Documenter et annoncer la politique de rétention avant activation : objectifs, portée, effets attendus, procédure de récupération.
- Équilibrer conformité et productivité : « Déplacer vers l’archive » protège l’accès utilisateur tout en limitant la boîte principale ; réserver « Supprimer » aux vrais besoins légaux.
- Modéliser par persona : commerciaux/projets peuvent nécessiter des durées plus longues (ex. 5 ans) que des équipes internes (ex. 2–3 ans).
- Prévoir la restauration : eDiscovery, export
.pst, sauvegardes tierces—choisissez une voie supportée et testez‑la. - Surveiller l’expérience : si la recherche se dégrade, réévaluez l’indexation et le périmètre de l’archive dans les paramètres de recherche.
Erreurs fréquentes à éviter
- Confondre AutoArchive et Archive en ligne : la première est locale et hors sauvegarde Microsoft 365, la seconde est serveur et administrée.
- Changer un tag global en production : modifier un DPT « 2 ans » existant peut impacter des milliers de boîtes. Préférez un nouveau tag et une nouvelle stratégie assignée progressivement.
- Désactiver l’archive sans plan : clarifiez comment rapatrier les données utiles et comment les utilisateurs rechercheront après.
- Ignorer les partages : les boîtes partagées suivent aussi des politiques. Vérifiez leur stratégie et leur archive dédiée.
FAQ rapide
Pourquoi l’archive en ligne a‑t‑elle été activée « toute seule » ?
Dans certaines organisations, l’archive est activée par politique ou lors de la création des boîtes. Ce n’est pas spontané côté Microsoft, mais une décision de configuration/cadre de conformité.
Combien de temps avant que les changements MRM s’appliquent ?
Jusqu’à 7 jours selon la charge. Vous pouvez déclencher une passe avec Start-ManagedFolderAssistant.
Les e‑mails plus anciens que 2 ans sont‑ils vraiment supprimés ?
Souvent non : ils ont été déplacés vers l’archive en ligne. Ils ne sont supprimés que si un tag de suppression s’applique.
Puis‑je exclure un dossier projet de l’archivage ?
Oui, via un tag personnel appliqué au dossier (ex. « Ne pas déplacer » ou « Déplacer après 5 ans »), si votre organisation autorise les tags personnels.
Quid du Nouveau Outlook pour Windows ?
Il reflète le serveur comme OWA et ne gère pas l’ouverture de .pst. Utilisez Outlook classique pour les opérations PST.
Modèles prêts à l’emploi
Message d’information aux utilisateurs
Objet : Archivage automatique des e‑mails > 2 ans
Bonjour,
Conformément à notre politique de conservation, vos e‑mails de plus de 2 ans sont automatiquement déplacés dans la Boîte d’archivage. Pour y accéder, ouvrez le dossier Archive dans Outlook/Outlook Web. Si vous avez besoin de réintégrer des messages dans votre boîte principale, déplacez‑les par glisser‑déposer. Pour toute question, contactez l’assistance.
Check‑list d’intervention (admin)
- Confirmer la présence d’une archive en ligne et l’assignation d’une stratégie MRM.
- Décider : maintenir la politique (et accompagner) ou ajuster (durée, action).
- Exécuter le changement sur un groupe pilote, mesurer l’impact (recherche, volumétrie).
- Communiquer aux utilisateurs et mettre à jour la documentation.
- Mettre en place un processus de récupération (eDiscovery, export, PST).
Points de repère essentiels
- AutoArchive : fichier
.pstlocal, non géré par Microsoft 365, à sauvegarder par l’utilisateur/IT. - Exchange Online Archive : second magasin serveur, quotas dédiés, visibilité via Archive dans Outlook/OWA.
- MRM : appliquer des âges/action cohérents (ex. 730 jours → Déplacer vers archive plutôt que suppression, sauf exigences légales).
- Récupération : possible via Éléments récupérables/Purview si la politique n’est pas en PermanentlyDelete.
En résumé
La boîte d’archivage en ligne activée par défaut est, dans la pratique, la cause la plus fréquente de la « disparition » des messages de plus de 2 ans. Commencez par vérifier l’existence de ce magasin et des tags MRM associés. Si nécessaire, désactivez l’archive ou ajustez la stratégie (durée, action) afin d’aligner conformité et usage. Rapatriez ensuite les messages clés dans la boîte principale ou dans un .pst structuré pour optimiser la recherche. En l’absence de politique de suppression définitive, les e‑mails ne sont pas perdus : ils ont simplement changé de place.
Annexes utiles
Chemins et emplacements fréquents
- Fichier AutoArchive : Documents\Fichiers Outlook\Archive.pst (peut varier selon profil/langue).
- Paramètres AutoArchive (Windows classique) : Fichier › Options › Avancé › Paramètres d’AutoArchive.
- Curseur de cache (Windows classique) : Fichier › Paramètres du compte › Paramètres du compte › Modifier.
- Récupérer les éléments supprimés (OWA) : Éléments supprimés › Récupérer les éléments supprimés.
Lexique rapide
- DPT (Default Policy Tag) : tag par défaut qui s’applique à tous les éléments sans tag spécifique.
- RPT (Retention Policy Tag) : tag appliqué aux dossiers spéciaux (Boîte de réception, Éléments envoyés…).
- Tag personnel : tag que l’utilisateur peut appliquer à un dossier/élément pour déroger au DPT/RPT.
- RetentionAction : MoveToArchive, DeleteAndAllowRecovery, PermanentlyDelete.
- MFA (Managed Folder Assistant) : service qui applique/rafraîchit les politiques MRM.
Conclusion
Avec une méthode structurée—diagnostiquer (archive locale vs archive en ligne vs rétention), corriger (ajuster stratégies, désactiver/activer l’archive si besoin), restaurer (déplacer, récupérer, exporter/importer)—vous pouvez rétablir la visibilité des e‑mails > 2 ans tout en renforçant la gouvernance de l’information. L’important est de traiter la cause (politiques et paramètres) et pas seulement le symptôme (dossiers vides). En adoptant les bonnes pratiques ci‑dessus, vous réduirez durablement les « disparitions » perçues et améliorerez l’expérience Outlook/Exchange pour l’ensemble des utilisateurs.