Outlook : réparer l’affichage Libre/Occupé dans l’Assistant Planification

Vous tentez de programmer une réunion et certains collègues apparaissent toujours « Disponibilité inconnue » ? Ce guide exhaustif explique comment restaurer l’affichage Libre/Occupé dans l’Assistant Planification d’Outlook pour Windows, même lorsque Outlook Web fonctionne parfaitement.

Sommaire

Contexte et symptômes observés

Le problème se manifeste généralement comme suit :

Dans Outlook pour Windows, l’Assistant Planification affiche des hachures grises pour les agendas de quelques collaborateurs, alors que d’autres s’affichent correctement.
Les mêmes agendas sont lisibles sans restriction dans Outlook sur le Web (OWA).
Les collègues posant problème ont déjà été ajoutés au calendrier local ou figurent dans la liste d’adresses globale (GAL).
Aucune erreur de connexion n’est signalée côté utilisateur.

Cette disparité indique que le cache local du client Outlook (mode Exchange mis en cache) ou la méthode de récupération des informations Libre/Occupé (MAPI vs EWS) est en cause, plutôt qu’un dysfonctionnement serveur global.

Diagnostics rapides côté poste de travail

Commencez par les actions les plus simples ; elles résolvent plus de 70 % des cas analysés par le support Microsoft.

Étape	Action	But / Explication
1	Vider la liste de saisie semi‑automatique : dans le champ À d’une nouvelle réunion, supprimez l’adresse problématique via la croix « X », puis sélectionnez de nouveau ce contact via le Carnet d’adresses global.	Oblige Outlook à rafraîchir le cache du destinataire et à récupérer les données de disponibilité actualisées.
2	Mettre Outlook à jour : Fichier › Compte Office › Options de mise à jour.	Les versions obsolètes corrigent mal les requêtes Autodiscover ou l’affichage Free/Busy.
3	Désactiver temporairement le mode Exchange en cache : Fichier › Paramètres du compte › Compte Exchange › décocher Mode Exchange en cache, redémarrer Outlook et tester.	Permet de vérifier si le cache local est corrompu ; en mode en ligne, Outlook interroge directement le serveur.
4	Reconstruire le fichier OST (si le test précédent résout le problème).	Un nouveau cache sain restaure souvent l’accès aux informations Libre/Occupé.
5	Vérifier les autorisations côté serveur (Centre d’administration Microsoft 365 / PowerShell).	Un écart d’autorisations peut expliquer pourquoi Outlook Web (EWS) fonctionne et pas Outlook (MAPI).
6	Contrôler la publication de disponibilité : Outlook des collègues impactés › Fichier › Options › Calendrier › Temps de publication Libre/Occupé (par défaut : 2 mois).	Si la fenêtre publiée est trop courte, aucun créneau ne s’affiche pour les dates futures.

Procédure pas à pas détaillée

1. Forcer le rafraîchissement du destinataire

Outlook conserve l’identificateur unique (Legacy Exchange DN) du collaborateur dans son cache de destinataires .NK2 (ou dans le cache Autocomplete moderne stocké en boîte aux lettres). Une valeur obsolète redirige les requêtes Libre/Occupé vers une ancienne boîte ou un objet supprimé. Effacer et resélectionner le contact oblige Outlook à récupérer l’identité courante via l’Autodiscover.

2. Vérifier la version d’Outlook et d’Office

Les builds antérieurs à Mai 2024 contiennent plusieurs correctifs relatifs à la découverte de service (Autodiscover v2 et v3) et à la prise en charge de TLS 1.3. Assurez‑vous d’exécuter au minimum la Version 2402 (build 17328.20354), ou une version plus récente dans le canal actuel. Les mises à jour corrigent également des régressions dans le module MSO.DLL qui gère les appels EWS internes.

3. Passage temporaire en mode en ligne

Le mode Exchange en cache accélère l’expérience utilisateur, mais il réside dans un fichier .OST susceptible de contenir des métadonnées de disponibilité corrompues. Lorsque vous décochez l’option Utiliser le mode Exchange en cache, Outlook passe en mode MAPI en ligne ; toutes les requêtes Libre/Occupé transitent directement par le service Availability de votre tenant Microsoft 365. Si la disponibilité s’affiche soudainement, le diagnostic est posé : votre cache est à reconstruire.

4. Reconstruire l’OST

Fermez Outlook.
Ouvrez Panneau de configuration › Courrier › Afficher les profils › Fichiers de données.
Repérez l’OST du profil, cliquez sur Ouvrir l’emplacement du fichier, puis renommez‑le (.old).
Relancez Outlook : un nouveau fichier se crée. La première synchronisation peut durer plusieurs minutes selon la taille de la boîte.

Le fait de renommer plutôt que de supprimer l’OST permet de le restaurer si besoin, mais dans 95 % des cas le fichier est recréé sans perte de données.

5. Vérifier les autorisations de calendrier au serveur

Dans Exchange Online, les droits par défaut pour Default (utilisateurs internes) sont AvailabilityOnly. Toutefois, un administrateur peut les avoir modifiés ou remplacés par des policies de partage. Une vérification PowerShell est donc indispensable :

Get-MailboxFolderPermission user@domaine.com:\Calendar | ft User,AccessRights

Assurez‑vous que l’utilisateur Anonymous et le groupe Default disposent bien de AvailabilityOnly ou d’un droit supérieur (LimitedDetails, Reviewer, etc.).

6. Contrôler la fenêtre de publication Libre/Occupé

Pour réduire la charge, Outlook ne publie que deux mois de disponibilité par défaut. Si vous planifiez une formation ou un projet plusieurs mois à l’avance, les créneaux peuvent apparaître gris. Demandez aux collègues concernés d’allonger la fenêtre dans Options › Calendrier › Libre/Occupé, puis de redémarrer Outlook pour pousser une nouvelle mise à jour sur le service d’Availability.

Analyse technique : comment Outlook résout les informations Libre/Occupé ?

Lorsque vous ouvrez l’Assistant Planification, le client déroule les étapes suivantes :

Récupération de l’URL Autodiscover associée au UPN du destinataire pour obtenir le point de terminaison Availability Service.
Appel MAPI sur HTTP ou RPC sur HTTP (selon l’ancienneté du profil) pour interroger le service GetSchedule.
Si le serveur répond 5035 – AvailabilityDataNotFound, Outlook tente un repli via EWS (Exchange Web Services) dans services.wsdl.
En cas d’échec EWS, Outlook affiche la zone hachurée, mais ne remonte pas toujours d’alerte.

Avec Outlook sur le Web, les étapes sont simplifiées : le navigateur appelle directement l’API REST Graph (v1.0 /users/{id}/calendarView). C’est pourquoi la disponibilité peut s’afficher dans OWA mais pas dans le client lourd.

Scénarios courants et solutions associées

Migration hybride Exchange 2016 → Exchange Online : une boîte aux lettres déplacée récemment peut toujours pointer vers l’ancien serveur dans le cache Autodiscover « ex13.contoso.local ». Vider le cache ou créer un nouveau profil Outlook force la découverte vers outlook.office365.com.
Fusion de sociétés : les objets utilisateurs sont synchronisés avec Azure AD Connect mais les LegacyDN historiques diffèrent. Le support recommande un Set-MailUser –EmailAddresses pour aligner le X500 hérité.
Configuration M365 EOP strict : si Authenticated SMTP est désactivé, certaines versions d’Outlook contournent l’authentification et voient leurs requêtes bloquées. Activer OAuth2 Modern Auth résout l’erreur.
Client Citrix ancien : des machines virtuelles épinglées sur Outlook 2016 (build 4266) n’implémentent pas MAPI sur HTTP. Activer la clé Registre DisableRpcHttp=0 et forcer la mise à jour Office permet le basculement en MAPI/HTTP.

Bonnes pratiques pour éviter les problèmes à long terme

Toujours utiliser un client Outlook à jour (idéalement canal d’entreprise mensuel ou semestriel).
Limiter la taille de la boîte OST : un fichier > 10 Go augmente les risques de corruption ; prévoyez des archives en ligne.
Mettre en place SaRA (Support and Recovery Assistant) en libre‑service pour vos utilisateurs ; le scénario Calendar issues automatise les vérifications précédentes.
Documenter et standardiser les autorisations Default et Anonymous sur les calendriers dans un script de post‑provisioning.
Surveiller les événements EventID 10025 (MSExchange Availability) sur les serveurs hybrides afin de détecter proactivement les erreurs 5035.

Outils supplémentaires à connaître

Microsoft met à disposition plusieurs utilitaires internes ou peu médiatisés :

Outlook Calendaring Diagnostic ( CalCheck ) : scanne les boîtes pour repérer les rendez‑vous corrompus, fuseaux erronés ou séries récurrentes cassées.
Fiddler Classic avec l’extension Decrypt HTTPS : capture le POST /ews/exchange.asmx et permet de visualiser le XML GetUserAvailabilityRequest.
O365 Network Onboarding Tool : vérifie la latence vers l’endpoint availability.outlook.office365.com et détecte un éventuel proxy bloquant.

Conclusion

Dans la majorité des cas, la désynchronisation des caches (destinataires ou fichier OST) explique l’absence d’informations Libre/Occupé dans Outlook pour Windows, alors que tout fonctionne via Outlook Web. En suivant systématiquement la séquence vider le cache → mettre à jour Outlook → tester en mode en ligne, vous éliminez les causes locales avant de passer aux contrôles serveur (droits et publication). Une méthodologie pas à pas et la mise à disposition d’outils d’auto‑réparation permettent de réduire drastiquement les tickets de support liés à l’Assistant Planification.