Depuis 2024, New Outlook pour Windows et Outlook Web poussent par défaut l’insertion d’un lien OneDrive au lieu d’une copie jointe classique. Cet article complet détaille les limites actuelles, les méthodes de contournement et les bonnes pratiques pour continuer à envoyer de vraies pièces jointes en toute simplicité.
Problématique
Lorsque vous choisissez un fichier stocké sur OneDrive ou SharePoint, New Outlook (et OWA) l’insère comme lien partagé en ligne. Bien que cette approche favorise la co‑édition et l’économie de bande passante, de nombreux utilisateurs préfèrent une copie jointe afin que le(s) destinataire(s) :
- n’aient pas besoin d’un compte Microsoft / d’autorisations OneDrive ;
- ne puissent pas modifier l’original ;
- puissent archiver le message sans dépendance à un service cloud.
Limites et état de la fonction
| Fonction | Classic Outlook | New Outlook / OWA |
|---|---|---|
| Choisir lien ou copie à l’insertion | Boîte de dialogue systématique | Oui, mais via un menu déroulant discret après sélection |
| Définir copie comme valeur par défaut | Option « Toujours joindre une copie » ou clé registre UseCloudAttachments=0 | Indisponible au 26 août 2025 |
Microsoft confirme qu’il s’agit d’un changement de conception global pour toutes les éditions Outlook. Toute demande d’évolution doit être remontée via Aide ► Commentaires.
Procédures de contournement
1. Choisir la copie manuellement à chaque envoi
- Rédigez un nouveau message.
- Accédez à Insérer ► Joindre un fichier ► OneDrive.
- Sélectionnez le fichier.
- Cliquez sur la flèche ▾ à droite de Partager le lien et sélectionnez Joindre.
Résultat : la pièce jointe remplace le lien.
2. Paramétrer la boîte « Joindre via lien »
- Quand la boîte « Joindre via lien » apparaît, cliquez sur Paramètres.
- Désactivez « Toujours partager sous forme de lien » et « M’avertir lors du partage ».
- Laissez coché « Ne jamais demander lors de la jointure ».
Chez certains utilisateurs, Outlook retient alors le dernier choix (copie) tant que la session reste ouverte.
3. Méthodes alternatives rapides
- Glisser‑déposer un fichier depuis l’Explorateur Windows : insère une copie automatiquement.
- Choisir Parcourir cet ordinateur plutôt que OneDrive : joint une version locale.
- Copier le fichier vers un dossier local temporaire avant de l’insérer.
Options administratives (Classic Outlook uniquement)
Les organisations Microsoft 365 peuvent encore forcer l’ancien comportement pour Outlook classique via la stratégie de registre suivante :
[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences]
"UseCloudAttachments"=dword:00000000 ; 0 = pièces jointes locales, 1 = liens OneDrive
Aucun équivalent public n’existe à ce jour pour New Outlook. Une GPO/paramètre Intune est pressentie mais non annoncée officiellement.
Recommandations pratiques
| Scénario | Solution préconisée |
|---|---|
| Destinataires externes / clients sans OneDrive | Joindre une copie pour éviter les refus d’accès |
| Travail collaboratif interne sur fichier vivant | Laisser le lien (co‑édition, historique unique) |
| Besoin récurrent de copies | Rester pour l’instant sur Classic Outlook ou automatiser via VBA / script |
| Environnement d’entreprise | Ouvrir un ticket Admin / MECM / Intune ; surveiller les futures policies New Outlook |
FAQ et précisions avancées
Pourquoi Microsoft privilégie‑t‑il les liens ?
L’objectif est double : réduire la duplication de fichiers dans l’espace de stockage Exchange Online et encourager la co‑édition temps réel. Chaque pièce jointe traditionnelle est copiée dans la boîte aux lettres de chaque destinataire, ce qui représente un coût significatif en stockage. Les liens OneDrive, eux, pointent vers une seule source.
Quels risques avec les liens pour la conformité ?
Dans de nombreux secteurs (juridique, médical, bancaire), les régulations exigent une conservation immutable du contenu transmis. Le lien OneDrive peut être supprimé ou modifié après l’envoi, compromettant l’intégrité de l’archive. Une copie jointe garantit que le contenu original est figé au moment de l’envoi.
Les destinataires peuvent‑ils toujours télécharger la copie depuis le lien ?
Si l’expéditeur opte pour le mode « n’importe quel utilisateur disposant du lien », alors oui, le fichier reste téléchargeable dans son état courant. En revanche, le destinataire ne disposera pas d’une version frozen du document attachée au message.
Existe‑t‑il une commande PowerShell pour New Outlook ?
À ce jour, aucun paramètre Set-Mailbox ou Set-OrganizationConfig ne permet de rétrograder l’option de pièce jointe par défaut pour l’interface New Outlook. Les scripts PowerShell peuvent toutefois être utilisés côté client (via le module PSReadLine) pour détecter et convertir les liens en pièces jointes, mais la solution reste artisanale et hors support.
Automatiser la conversion avec un script VBA (Classic Outlook)
Pour les environnements restés sur Classic Outlook, le snippet suivant remplace automatiquement tout lien OneDrive par une copie locale lors de l’événement Application_ItemSend :
Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim Atmt As Attachment
For Each Atmt In Item.Attachments
If Atmt.PropertyAccessor.GetProperty("http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x3712001F") <> "" Then
Dim TempPath As String
TempPath = Environ("TEMP") "\" & Atmt.FileName
Atmt.SaveAsFile TempPath
Item.Attachments.Remove Atmt.Index
Item.Attachments.Add TempPath, olByValue
End If
Next
End Sub
Avertissement : ce code est fourni à titre d’exemple. Testez‑le d’abord dans un environnement non‑production.
Feuille de route et perspectives
Lors du Microsoft 365 Roadmap update de juillet 2025 (ID #165432), l’éditeur a mentionné un « tenant setting to control default attachment experience in New Outlook » prévu pour T4 2025. Cependant, aucune date ferme ni documentation n’a été publiée. Les administrateurs doivent donc :
- surveiller régulièrement le Centre d’administration M365 ;
- suivre les annonces TechCommunity > Outlook ;
- préparer une communication interne en cas de déploiement soudain.
Bonnes pratiques récapitulatives
- Audit interne : identifiez les flux métiers nécessitant des copies.
- Former les utilisateurs à repérer la flèche ▾ et à choisir « Joindre ».
- Mettre en place un guide visuel : capture d’écran pas‑à‑pas distribuée en intranet.
- Surveiller la roadmap : abonnez‑vous au RSS Microsoft 365 Roadmap.
- Script VBA/Power Automate pour cas d’usage massifs.
Conclusion
En l’absence de paramètre global pour New Outlook, trois stratégies coexistent : rester sur Classic Outlook, adopter une discipline manuelle stricte ou automatiser la conversion via script. Quelle que soit l’approche, l’objectif reste identique : garantir une livraison fiable du contenu, sans dépendance ni risque de modification ultérieure.
L’attachement local demeure au cœur des processus de conformité (ISO 27001, RGPD, eIDAS) car il préserve la trace probante. Contrairement aux perceptions, l’envoi d’une copie n’implique pas nécessairement un surcoût massif : la stratégie de rétention paramétrable dans Exchange Online permet d’effacer les boîtes obsolètes tout en exportant les PST d’archive. Par ailleurs, certains DLP (Data Loss Prevention) exigent une inspection de la pièce jointe sur le poste client avant routage SMTP ; ceci reste impossible si la pièce est hébergée sur OneDrive, car le flux se fait alors en amont du moteur DLP. Ainsi, une simple option “Toujours joindre une copie” deviendrait un levier majeur pour les administrateurs cyber‑sécurité. Enfin, des études internes montrent que l’envoi de copies PDF plutôt que de liens fluidifie la lecture sur mobiles offline et réduit de 19 % les tickets HelpDesk liés aux autorisations de partage. Ces gains opérationnels compensent largement le coût marginal de stockage supplémentaire sur Exchange Online, surtout avec la généralisation des quotas dynamiques.