Nouvel Outlook : classer automatiquement les Éléments envoyés par alias (solutions, règles, Power Automate)

Vous envoyez des e‑mails avec deux alias depuis un seul compte Outlook ? Dans le nouvel Outlook, les règles ne touchent que la Boîte de réception. Voici des méthodes concrètes pour organiser automatiquement (ou presque) vos Éléments envoyés par alias, sans bousculer votre flux de travail.

Sommaire

Problème traité : alias et Éléments envoyés dans le nouvel Outlook

Un même compte Outlook peut exposer plusieurs adresses (alias). Vous souhaitez que chaque message Envoyé soit rangé dans un dossier différent selon l’adresse d’expéditeur utilisée (alias A → dossier A, alias B → dossier B). Dans l’interface nouvel Outlook (basée sur le web), les règles intégrées sont quasi exclusivement orientées réception. D’où la question : comment obtenir un classement fiable des messages envoyés par alias ?

Résumé décisionnel

Option	Niveau d’automatisation	Effort & mise en place	Environnement	Points forts	Limites
Tri manuel par lot	Moyen (semi‑manuel)	Très faible	Tous (nouvel Outlook inclus)	Rapide, zéro risque	À relancer périodiquement
Catégories & filtres	Moyen (manuel à l’envoi)	Faible	Tous	Visuel, filtrage instantané	Dépend de la discipline utilisateur
Outlook classique (Windows) – règle après envoi	Élevé (client)	Moyen	PC Windows (client Outlook « classique »)	Vraie automatisation côté poste	Doit rester ouvert, réglages plus techniques
Power Automate (Microsoft 365)	Élevé (cloud)	Moyen	Comptes pros/éducation (Exchange Online)	Automatisation serveur, pérenne	Pas disponible tel quel pour Outlook.com personnel
Deux comptes distincts	Élevé (séparation « naturelle »)	Moyen	Tous	Chaque compte a ses Envoyés dédiés	Plus de boîtes, gestion identités/franchissement

État actuel : ce que permet (et ne permet pas) le nouvel Outlook

Dans le nouvel Outlook, il n’existe pas de règle « à l’envoi ». Les règles natives s’appliquent quasiment uniquement aux messages reçus. En clair : vous ne pouvez pas configurer nativement un déplacement automatique des messages Envoyés vers des sous‑dossiers en fonction de l’alias utilisé.

Cette restriction vient du fait que le pipeline de traitement des règles est branché sur l’ingestion des messages (réception). La phase d’émission n’est pas exposée aux mêmes déclencheurs dans l’interface web. Il faut donc recourir à des contournements ou à des outils complémentaires.

Solutions et contournements recommandés

Tri manuel efficace (par lot)

La méthode la plus sûre, sans script ni droit supplémentaire :

Créez deux sous‑dossiers sous Éléments envoyés (p. ex. : Envoyés — perso et Envoyés — public).
Dans Éléments envoyés, lancez une recherche sur l’alias, par exemple :
folder:sentitems from:alias@domaine.tld
Sélectionnez tout (Ctrl/Cmd + A) → Déplacer vers → choisissez le dossier cible.
Répétez ponctuellement (chaque semaine ou en fin de projet) pour conserver un classement propre.

Astuce : combinez la recherche par alias avec d’autres critères (p. ex. catégorie, présence de pièces jointes, destinataire) pour affiner les lots à déplacer.

Catégories pour filtrer rapidement

Sans déplacer vos messages, vous pouvez les marquer pour retrouver instantanément les envois par alias.

Créez deux catégories (ex. : Alias perso et Alias public), avec des couleurs distinctes.
Au moment de l’envoi, appliquez la catégorie correspondant à l’alias utilisé (ou faites‑le juste après l’envoi depuis Éléments envoyés).
Plus tard, filtrez sur la catégorie pour isoler les messages d’un alias et, si besoin, déplacez‑les en lot.

Cette approche est très rapide au quotidien et fonctionne partout (web, desktop, mobile). Elle requiert seulement un peu de discipline utilisateur.

Revenir à Outlook « classique » (Windows) si vous l’avez

Sur Outlook pour Windows (client « classique »), il est possible de créer une règle « après l’envoi » pour déplacer le message selon des critères. Deux scénarios :

Sans macro : créez une règle « après l’envoi », puis utilisez un critère qui permet d’identifier l’alias (selon votre version, « mots spécifiques dans l’en‑tête du message » peut suffire si l’alias apparaît dans From:). Action : déplacer vers le sous‑dossier cible. Limite : la granularité par alias n’est pas toujours exposée dans l’assistant de règles.
Avec macro (VBA) : solution robuste et précise. Le code fixe, à l’envoi, le dossier où sera enregistré l’élément envoyé selon l’alias. Voir l’exemple ci‑dessous.

Important : les règles & macros côté client ne s’exécutent que si Outlook est ouvert sur le poste concerné.

Exemple de macro VBA (Outlook classique) pour classer par alias

Ce script affecte le dossier d’enregistrement des messages envoyés (SaveSentMessageFolder) en fonction de l’adresse utilisée à l’envoi.

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
  On Error Resume Next
  Dim mail As Outlook.MailItem
  If TypeOf Item Is Outlook.MailItem Then
     Set mail = Item
     Dim smtp As String
     If Not mail.SendUsingAccount Is Nothing Then
        smtp = LCase$(mail.SendUsingAccount.SmtpAddress)
     Else
        smtp = ""
     End If
     Dim ns As Outlook.NameSpace
     Set ns = Application.GetNamespace("MAPI")
     Dim tgt As Outlook.MAPIFolder
     ' &lt;-- Remplacez par vos alias et noms de dossiers -->
     If InStr(smtp, "alias.perso@domaine.tld") &gt; 0 Then
        Set tgt = ns.GetDefaultFolder(olFolderSentMail).Folders("Envoyés — perso")
        Set mail.SaveSentMessageFolder = tgt
     ElseIf InStr(smtp, "alias.public@domaine.tld") &gt; 0 Then
        Set tgt = ns.GetDefaultFolder(olFolderSentMail).Folders("Envoyés — public")
        Set mail.SaveSentMessageFolder = tgt
     End If
  End If
End Sub

Mise en place : appuyez sur Alt + F11 → collez le code dans ThisOutlookSession → adaptez alias et noms de dossiers → redémarrez Outlook. Respectez la politique de sécurité macros de votre organisation.

Comptes pros (Microsoft 365 / Exchange Online) avec Power Automate

En environnement professionnel/éducation (Exchange Online), créez un flux Power Automate pour déclencher « lorsqu’un message est envoyé » et déplacer le message dans le bon dossier selon l’alias.

Déclencheur : Quand un e‑mail est envoyé (V3) du connecteur Office 365 Outlook.
Condition : si le champ From renvoyé par le déclencheur contient alias.perso@domaine.tld → Vrai.
Action : Déplacer l’e‑mail (V2) vers Éléments envoyés/Envoyés — perso.
Sinon si : alias public → déplacer vers Éléments envoyés/Envoyés — public.
Optionnel : insérer une étape Délai de quelques secondes si le déplacement arrive trop tôt (certains locataires écrivent l’élément Envoyé avec un léger décalage).

Remarques : ce scénario vise les boîtes Microsoft 365. Pour les comptes personnels Outlook.com, le déclencheur « à l’envoi » n’est généralement pas exploitable tel quel.

Architecture alternative : deux comptes séparés

Si la séparation stricte est prioritaire et que vous pouvez vous passer des alias, remplacez les alias par deux comptes distincts ajoutés dans Outlook. Chacun aura son propre Éléments envoyés, ce qui fournit la séparation souhaitée sans aucune règle. C’est la solution la plus simple sur le long terme lorsque les identités sont réellement indépendantes.

Guides pas‑à‑pas détaillés

Créer les sous‑dossiers de destination

Ouvrez Éléments envoyés.
Clic droit → Nouveau dossier → nommez Envoyés — perso.
Répétez pour Envoyés — public.

Rechercher et déplacer en lot dans le nouvel Outlook

Placez‑vous dans Éléments envoyés.
Cliquez sur la zone de recherche et tapez :
folder:sentitems from:alias.perso@domaine.tld
Sélectionner tout → Déplacer vers → choisissez Envoyés — perso.
Recommencez avec l’autre alias.

Configurer des catégories utiles

Ouvrez n’importe quel message envoyé → Catégoriser → Gérer les catégories.
Créez Alias perso (couleur A) et Alias public (couleur B).
Appliquez la catégorie correspondant à l’alias à chaque envoi (ou batchez plus tard via recherche).

Créer une règle « après l’envoi » dans Outlook classique

Fichier → Gérer les règles et alertes → Nouvelle règle.
Choisissez Appliquer cette règle après l’envoi du message.
Ajoutez un critère permettant d’isoler l’alias (p. ex. « mots spécifiques dans l’en‑tête du message » contenant From: alias.perso@domaine.tld), lorsque disponible.
Action : déplacer le message vers le sous‑dossier visé.
Répétez pour l’autre alias et testez.

Si l’assistant de règles ne permet pas d’identifier l’alias de manière fiable, préférez la macro VBA ci‑dessus, bien plus précise.

Construire un flux Power Automate

Dans Power Automate, créez un Flux cloud automatisé.
Sélectionnez le déclencheur Quand un e‑mail est envoyé (V3) → connectez votre compte.
Ajoutez une Condition → « De (adresse) contient » votre alias.
Dans la branche Si vrai → action Déplacer l’e‑mail (V2) vers Éléments envoyés/Envoyés — perso.
Ajoutez une branche pour l’autre alias vers Envoyés — public.
Enregistrez et testez avec un envoi par chaque alias.

Requêtes de recherche prêtes à l’emploi

Requête	Utilité	Notes
`folder:sentitems from:alias.perso@domaine.tld`	Liste tous les envois via l’alias perso	Utilisez cette base pour vos déplacements par lot
`folder:sentitems from:alias.public@domaine.tld`	Liste tous les envois via l’alias public	Idem, pour l’autre alias
`folder:sentitems category:"Alias perso"`	Filtre par catégorie attribuée	Pratique quand vous catégorisez à l’envoi
`folder:sentitems from:alias.perso@domaine.tld hasattachments:true`	Envois par alias avec pièces jointes	Idéal pour audits et contrôles qualité
`folder:sentitems from:alias.public@domaine.tld to:@client.com`	Envois alias public vers un domaine client	Combine alias + périmètre destinataire

Erreurs courantes & diagnostic

Confondre « compte » et « alias » : une règle « via le compte X » ne distingue pas deux alias du même compte. D’où l’intérêt des macros (Outlook classique) ou de Power Automate côté serveur.
Alias non activé en envoi : si votre organisation n’autorise pas l’envoi depuis l’alias, le champ From restera l’adresse principale. Le filtrage par alias ne fonctionnera pas.
Déplacements trop précoces dans Power Automate : ajoutez un Délai court si l’élément Envoyé n’existe pas encore au moment où le flux tente de le déplacer.
Règles client inopérantes : vérifiez qu’Outlook Windows reste ouvert et que la règle est en haut de la pile, avant d’éventuelles règles contradictoires.

FAQ ciblée

Peut‑on le faire 100 % nativement dans le nouvel Outlook ?
Non. Pas de règle « à l’envoi » dans l’interface web au moment d’écrire ces lignes. Les règles agissent essentiellement sur la réception.

Les catégories suffisent‑elles ?
Oui pour retrouver rapidement vos envois par alias. Non si vous exigez un classement physique automatique par sous‑dossier sans intervention.

Que vaut la solution avec deux comptes ?
Excellente quand chaque identité a une vie distincte. Chacun de vos comptes a son propre Éléments envoyés, donc séparation parfaite et zéro règle.

Power Automate fonctionne‑t‑il avec un compte personnel Outlook.com ?
Pas de manière standard pour le déclencheur « à l’envoi ». Cette voie cible surtout les boîtes Microsoft 365 (Exchange Online).

Les macros sont‑elles autorisées ?
Cela dépend des politiques de sécurité. Dans beaucoup d’organisations, les macros sont restreintes. Faites valider la solution par votre IT.

Modèle de procédure interne (prêt à copier)

Créer les dossiers : Envoyés — perso et Envoyés — public.
Choisir une méthode : Catégories (rapide), Outlook classique (règle/macro), Power Automate (entreprise), Deux comptes (séparation).
Tester : envoyer 2 messages de test par alias, vérifier le classement.
Documenter : une page interne avec captures et requêtes de recherche (ci‑dessus).
Auditer : hebdomadaire, recherche folder:sentitems from:<alias> + déplacement par lot.

Conclusion & recommandations

Le nouvel Outlook ne prend pas en charge, à ce jour, l’automatisation complète du classement des Éléments envoyés par alias. Pour autant, vous avez des solutions pragmatiques :

Tri manuel + catégories : zéro risque, productif dès aujourd’hui.
Outlook classique (Windows) : vraie automatisation côté client, idéal si vous travaillez surtout sur PC et pouvez utiliser une macro ou une règle « après l’envoi » adaptée.
Power Automate (Microsoft 365) : automatisation cloud robuste si votre locataire le permet.
Deux comptes distincts : la séparation « naturelle » la plus simple quand les identités le justifient.

En pratique, la combinaison gagnante est souvent : catégories pour l’usage quotidien, recherche par alias + déplacement par lot pour l’archivage, et automatisation (Outlook classique ou Power Automate) dès que votre contexte le permet.

Annexe : check‑list rapide

Dossiers cibles créés sous Éléments envoyés.
Deux catégories « Alias » prêtes (couleurs distinctes).
Requêtes de recherche mémorisées (par alias).
Flux Power Automate ou règle/macro Outlook classique testés si disponibles.
Audit hebdomadaire de propreté (5 minutes).

Message clé : tant que le nouvel Outlook ne propose pas de règle « à l’envoi », il faut combiner bonnes pratiques et outils adaptés (client lourd ou Power Automate) pour retrouver l’élasticité d’un classement par alias sans y passer du temps chaque jour.