Ces fenêtres « Are you going to be out of office? Plan for your time away » et autres “Tips” s’affichent dans Outlook 365 après le champ À : ? Voici comment désactiver uniquement les encarts promotionnels Viva Insights tout en conservant les MailTips utiles.
Problème posé
Dans Outlook pour Microsoft 365 (version 2408, 32 bits), des fenêtres surgissantes apparaissent lors de la rédaction d’un nouveau message juste après la saisie des destinataires. Parmi elles : « Are you going to be out of office? Plan for your time away », ainsi que d’autres encadrés de conseils (“Tips”). Elles déplacent les zones de saisie, reviennent même après un clic sur Dismiss et perturbent le flux de travail.
L’objectif est clair : supprimer ces encarts promotionnels sans sacrifier les avertissements réellement utiles à l’expéditeur (adresse invalide, destinataire externe, grande liste de diffusion, rappel de pièce jointe, etc.).
Pourquoi ces encarts apparaissent
Il existe deux familles distinctes de conseils dans Outlook :
- Viva Insights – Productivity inline suggestions : ce sont des suggestions contextuelles (par exemple « Plan for your time away ») générées par l’add‑in Microsoft Viva Insights. Elles sont perçues comme promotionnelles ou intrusives par de nombreux utilisateurs, et ne font pas partie des MailTips classiques.
- MailTips classiques d’Outlook/Exchange : ces messages d’alerte (adresse introuvable, destinataires externes, dépassement de quotas, réponse automatique du destinataire, envoi à une grande liste, etc.) sont indépendants de Viva Insights et doivent rester actifs pour éviter les erreurs.
La solution consiste donc à désactiver uniquement les “Productivity inline suggestions” de Viva Insights, ou à retirer l’add‑in si nécessaire, tout en conservant la configuration des MailTips.
Solution express
- Dans Outlook, onglet Accueil, cliquer sur Viva Insights.
- Ouvrir Settings (icône ⚙️).
- Basculer Productivity inline suggestions sur Off.
Après redémarrage d’Outlook, les encarts « Plan for your time away » disparaissent, tandis que les MailTips utiles restent visibles.
Solutions proposées et vérifiées
| Action | Où l’effectuer | Résultat |
|---|---|---|
| Désactiver les “Productivity inline suggestions” | Outlook → ruban Accueil → icône Viva Insights → ⚙️ Settings → Productivity inline suggestions : Off | Supprime les pop‑ups issus de Viva Insights sans toucher aux MailTips classiques. |
| Désactiver ou retirer complètement l’add‑in Viva Insights (niveau utilisateur) | Fichier → Gérer les compléments ou Options → Compléments → Gérer : Compléments COM → Atteindre… → décocher Microsoft Viva Insights | Élimine toutes les suggestions Viva, donc aussi l’encart indésirable. |
| Désactivation globale (niveau locataire) | Admin Microsoft 365 : Centre d’administration → Paramètres Viva Insights / stratégies → désactiver l’add‑in ou la fonctionnalité Insights Outlook add‑in and inline suggestions | Bloque ces pop‑ups pour tous les utilisateurs ; nécessite droits Global Admin. |
| Affiner les MailTips “classiques” | Fichier → Options → Courrier → Options MailTips | Permet de garder/retirer d’autres conseils contextuels (quotas, destinataires externes, etc.) sans lien avec Viva Insights. |
| Escalade au support Microsoft | Centre d’administration → Créer une demande de service ou téléphone | Si les pop‑ups persistent malgré la désactivation, les ingénieurs analysent les journaux avancés. |
Désactiver les “Productivity inline suggestions” de Viva Insights
Sur Outlook pour Microsoft 365 (bureau)
- Ouvrez Outlook et créez un nouveau message pour vérifier la présence des encarts.
- Dans le ruban Accueil, cliquez sur Viva Insights.
- Dans le panneau Viva, cliquez sur l’icône ⚙️ Settings.
- Localisez Productivity inline suggestions et passez le commutateur sur Off.
- Fermez le panneau, redémarrez Outlook pour finaliser la prise en compte.
Effet attendu : les encarts Viva (dont « Plan for your time away ») n’apparaissent plus lors de la saisie des destinataires. Les MailTips d’Outlook/Exchange, eux, continuent de s’afficher normalement (adresse invalide, destinataires externes, envoi volumineux…).
Sur Outlook sur le web
- Composez un nouveau message.
- Cliquez sur ⋯ More actions (ou l’icône Viva si déjà visible), puis ouvrez Viva Insights.
- Accédez à Settings et désactivez Productivity inline suggestions.
- Fermez la fenêtre et actualisez la page.
La préférence est synchronisée avec votre compte. Selon l’infrastructure, la propagation peut nécessiter un court délai.
Bon à savoir : la désactivation des inline suggestions ne touche pas les rappels intelligents d’Outlook tels que « Vous semblez avoir mentionné une pièce jointe » ou les avertissements d’adresse invalide. Ces éléments relèvent d’Outlook/Exchange et restent actifs.
Retirer l’add‑in Viva Insights au niveau utilisateur
Si vous ne souhaitez plus aucune fonctionnalité Viva dans Outlook, vous pouvez désactiver l’add‑in.
Méthode via “Gérer les compléments”
- Ouvrez Fichier → Gérer les compléments (ou Manage add‑ins).
- Recherchez Microsoft Viva Insights dans la liste.
- Désactivez ou retirez l’add‑in selon les options proposées.
Méthode via les compléments COM (Windows)
- Allez dans Fichier → Options → Compléments.
- En bas de la fenêtre, Gérer : Compléments COM → cliquez sur Atteindre….
- Décochez Microsoft Viva Insights → validez.
- Redémarrez Outlook.
Impact : toutes les suggestions Viva disparaissent, y compris les éléments potentiellement utiles pour d’autres utilisateurs (par exemple, recommandations de concentration). Les MailTips classiques restent opérationnels.
Désactivation globale côté administrateur
Dans les organisations qui souhaitent bloquer ces encarts pour tous les utilisateurs, la désactivation se fait au niveau du locataire Microsoft 365.
- Ouvrir le Centre d’administration Microsoft 365.
- Accéder aux paramètres Viva Insights (ou aux stratégies correspondantes).
- Désactiver l’add‑in Outlook et/ou l’option inline suggestions.
Propagation : la prise d’effet peut prendre jusqu’à 24 heures selon la taille du tenant et la réplication des paramètres.
Conserver les alertes utiles avec les MailTips
Les MailTips classiques sont essentiels pour prévenir des erreurs coûteuses. Vérifiez qu’ils restent activés et, si besoin, affinez leur comportement.
- Ouvrez Fichier → Options → Courrier.
- Cliquez sur Options MailTips.
- Sélectionnez les conseils souhaités (ex. : destinataires externes, destinataires avec réponse automatique active, grande liste de diffusion, dépassement de taille, etc.).
- Validez et testez en situation réelle.
À quoi correspond chaque alerte ?
| Alerte | Origine | Impact si désactivée | Recommandation |
|---|---|---|---|
| Adresse invalide / introuvable | MailTip Outlook/Exchange | Risque d’échec d’envoi ou de non‑livraison | Conserver |
| Destinataires externes détectés | MailTip Outlook/Exchange | Risque de fuite d’information | Conserver |
| Grande liste de distribution | MailTip Outlook/Exchange | Risque d’envoi massif involontaire | Conserver |
| Réponse automatique du destinataire | MailTip Outlook/Exchange | Attente de réponse inutile, mauvaise priorisation | Conserver |
| Pièce jointe manquante (vous avez mentionné « pièce jointe ») | Fonction Outlook | Envoi incomplet des informations | Conserver |
| « Plan for your time away » et suggestions similaires | Viva Insights – inline suggestions | Charge visuelle, distraction, décalage de l’éditeur | Désactiver via Viva |
Diagnostic rapide si les pop‑ups persistent
Si les encarts réapparaissent malgré la désactivation, procédez par élimination.
Vérifier qu’il s’agit bien de Viva Insights
- Les pop‑ups portent souvent des indices visuels liés à Viva (libellés “Insights”, icône spécifique, liens de paramètres vers Viva).
- Après désactivation de Productivity inline suggestions, ils doivent disparaître : si ce n’est pas le cas, l’origine peut être un autre module.
Démarrer Outlook en mode sans échec
Fermez Outlook, puis lancez outlook.exe /safe. Rédigez un message : si les encarts n’apparaissent plus, la cause est très probablement un complément. Réactivez un à un les compléments pour identifier le fautif.
Contrôler les compléments actifs
- Ouvrez Fichier → Options → Compléments → Gérer : Compléments COM → Atteindre….
- Désactivez les éléments suspects autres que Viva, puis testez.
Examiner “Aide” / “Dites‑moi” / panneaux contextuels
Dans de rares cas, des bulles d’aide contextuelle ou un module d’assistance peuvent se comporter comme des pop‑ups. Vérifiez les options d’affichage des descriptions de fonctionnalités et réduisez le niveau d’aide si celui‑ci est réglé au maximum.
Vider le cache d’Outlook (profil) et redémarrer
Un cache obsolète peut conserver des états d’add‑ins. Fermez Outlook, purgez les données temporaires liées au profil si votre politique le permet, puis relancez.
Bonnes pratiques pour les administrateurs
- Commencer par un pilote : désactiver les inline suggestions sur un sous‑ensemble d’utilisateurs et mesurer la satisfaction.
- Documenter la différence entre MailTips et Viva pour éviter les tickets « je n’ai plus l’alerte d’adresse invalide ».
- Contrôler la propagation : la désactivation au niveau du locataire peut mettre jusqu’à 24 heures à s’appliquer partout.
- Prévoir une option de retour si certaines équipes utilisent des capacités Viva (concentration, recommandations) qu’elles jugent utiles.
Comparatif : MailTips classiques vs Viva Insights
| Caractéristique | MailTips classiques | Viva Insights – inline suggestions |
|---|---|---|
| Source | Outlook/Exchange | Add‑in Viva Insights |
| Exemples | Adresse invalide, destinataires externes, grande liste, absence du destinataire, taille excessive | Plan for your time away, suggestions de planification, conseils de productivité |
| Activation/désactivation | Options Outlook → Courrier → MailTips | Panneau Viva Insights → Settings → Productivity inline suggestions |
| Impact visuel | Bandeau discret au-dessus de l’éditeur | Encarts contextuels pouvant décaler l’éditeur |
| Recommandation | Conserver | Désactiver si jugé intrusif |
Scénarios concrets et résultats attendus
- Après désactivation de “Productivity inline suggestions” : en tapant À :, aucun encart « Plan for your time away » n’apparaît ; si vous saisissez une adresse inexistante, vous recevez toujours un MailTip d’erreur.
- Après retrait complet de l’add‑in Viva : plus aucune suggestion Viva, même en répondant à un long fil ou en préparant un départ en congés ; les avertissements d’Outlook/Exchange restent actifs.
- Après désactivation globale : comportement homogène pour tout le tenant, sans action individuelle côté utilisateur.
Questions fréquentes
Cliquer sur “Dismiss” suffit‑il ?
Non. Dismiss masque souvent l’encart pour la session en cours, mais n’empêche pas sa réapparition. La désactivation dans les paramètres Viva est la solution durable.
Puis‑je désactiver seulement « Plan for your time away » et garder d’autres conseils Viva ?
Les Productivity inline suggestions forment un bloc fonctionnel. Il n’existe pas, côté utilisateur, de réglage natif permettant de cibler juste cet encart. Il faut donc désactiver l’ensemble des inline suggestions ou retirer l’add‑in.
Les MailTips disparaissent‑ils si je coupe Viva Insights ?
Non. Les MailTips sont indépendants de Viva et restent actifs, y compris l’avertissement d’adresse invalide, les destinataires externes ou les listes volumineuses.
La procédure est‑elle identique dans Outlook sur le web ?
Oui, les réglages Viva sont accessibles via ⋯ More actions → Viva Insights → Settings pendant la composition d’un message.
Combien de temps pour que la désactivation s’applique partout ?
Selon la configuration, jusqu’à 24 heures peuvent être nécessaires pour une propagation complète dans tout le locataire.
Checklist rapide
- Je dois garder les alertes utiles ? → Oui, conservez les MailTips.
- Je veux supprimer « Plan for your time away » uniquement ? → Désactivez Productivity inline suggestions.
- J’ai encore des encarts après la désactivation ? → Testez en mode sans échec et vérifiez les autres compléments.
- Je gère un tenant ? → Envisagez la désactivation globale via les paramètres Viva.
Conclusion
La clé est de faire la distinction entre les MailTips essentiels d’Outlook/Exchange et les Productivity inline suggestions de Viva Insights. En désactivant Viva Insights (de préférence via le réglage Productivity inline suggestions : Off, sinon en retirant l’add‑in), vous éliminez les encarts « Plan for your time away » sans priver les utilisateurs des avertissements cruciaux qui sécurisent l’envoi d’e‑mails. En environnement d’entreprise, une politique locataire garantit une expérience cohérente, avec un délai de propagation pouvant aller jusqu’à 24 heures.
En appliquant d’abord la désactivation des Productivity inline suggestions, puis, si besoin, le retrait de l’add‑in, on supprime efficacement les encarts indésirables tout en préservant l’ergonomie et la sécurité offertes par les MailTips classiques.