Apprenez à afficher le champ CCI par défaut dans le nouveau Outlook et à automatiser l’ajout d’une adresse en CCI pour la journalisation CRM. Ce guide explique les réglages, alternatives viables et bonnes pratiques, avec comparatifs, check-lists et dépannage.
Sommaire
Afficher la ligne CCI (BCC) par défaut dans le nouveau Outlook
Pourquoi rendre CCI toujours visible ?
Le champ CCI (copie cachée) est essentiel pour préserver la confidentialité des destinataires, consigner des échanges dans un coffre d’archives ou un CRM, ou diffuser des communications à large audience sans divulguer les adresses. L’activer par défaut évite les oublis et réduit les risques de non‑conformité.
Procédure dans le nouveau Outlook pour Windows et Mac
- Ouvrez Paramètres (icône d’engrenage en haut à droite).
- Accédez à Courrier → Rédiger et répondre.
- Activez l’option Toujours afficher CCI.
- Cliquez sur Enregistrer.
Cette option s’applique aux nouveaux messages et aux réponses rédigés dans la nouvelle application Outlook (basée sur Outlook sur le web).
Procédure dans Outlook sur le web
- Ouvrez Paramètres.
- Allez dans Courrier → Rédiger et répondre.
- Activez Toujours afficher CCI, puis cliquez sur Enregistrer.
Procédure dans Outlook classique pour Windows ou Mac
Si vous utilisez encore l’édition « classique » d’Outlook :
- En mode composition, ouvrez l’onglet Options, puis cliquez sur CCI.
- Le champ CCI restera ensuite visible par défaut pour vos prochains messages.
Récapitulatif des parcours d’activation
| Plateforme | Chemin d’accès | Action à effectuer | Portée |
|---|---|---|---|
| Nouveau Outlook (Windows/Mac) | Paramètres → Courrier → Rédiger et répondre | Activer Toujours afficher CCI puis Enregistrer | Nouveaux messages et réponses |
| Outlook sur le web | Paramètres → Courrier → Rédiger et répondre | Activer Toujours afficher CCI puis Enregistrer | Nouveaux messages et réponses |
| Outlook classique | En composition → Options | Cliquer sur CCI pour le rendre visible | Persistance locale côté client |
Conseils rapides
- Vérifiez en situation réelle : ouvrez une réponse et un nouveau message pour confirmer que le champ CCI apparaît dans les deux cas.
- Profils multiples : si vous utilisez plusieurs comptes, répétez la vérification pour chacun.
- Modèles : si vous utilisez des modèles d’e‑mail, assurez‑vous qu’ils n’écrasent pas le réglage d’affichage CCI.
Ajouter automatiquement une adresse en CCI à tous les nouveaux messages et réponses dans le nouveau Outlook
Ce qu’il faut savoir avant de commencer
- Dans le nouveau Outlook (et dans Outlook sur le web), il n’existe pas de réglage natif « Auto‑CCI vers une adresse fixe » côté utilisateur.
- Dans Outlook classique, cet automatisme reposait souvent sur des compléments COM, des macros VBA, des règles locales ou des Quick Steps — des technologies non prises en charge par le nouveau Outlook (qui accepte uniquement les compléments web modernes).
Quatre solutions de contournement fiables
Complément officiel de votre CRM
Principe : utiliser un complément web fourni par votre CRM (installé depuis AppSource ou déployé par l’administrateur) pour journaliser automatiquement les messages envoyés, avec ou sans insertion d’une adresse CCI dite « dropbox ».
- Quand l’utiliser : si votre CRM propose un add‑in Outlook moderne et une fonction de journalisation automatique.
- Pré‑requis : accès au magasin des compléments, compte CRM actif, autorisations d’organisation si déploiement centralisé.
- Étapes type :
- Installer le complément et se connecter au CRM.
- Activer la journalisation automatique (et, si proposé, la dropbox CCI).
- Épingler le complément dans la fenêtre de composition pour qu’il s’exécute systématiquement.
- Avantages : conformité au modèle de données du CRM, compatibilité avec le nouveau Outlook et le web, traçabilité fiable.
- Limites : dépend de l’éditeur du CRM, peut exiger une licence ou un paramétrage admin.
Synchronisation côté serveur du CRM
Principe : le CRM se connecte à votre boîte aux lettres Microsoft 365/Exchange côté serveur pour capturer automatiquement les messages envoyés. Aucune CCI n’est nécessaire ; la journalisation opère en arrière‑plan, y compris depuis mobile.
- Quand l’utiliser : si vous envoyez des e‑mails depuis plusieurs appareils (PC, Mac, mobile) et souhaitez une couverture 100 % sans action utilisateur.
- Pré‑requis : connecteur serveur activé dans le CRM, consentements et autorisations OAuth/Graph selon la plateforme.
- Avantages : homogène, fiable, indépendant du client Outlook.
- Limites : nécessite une configuration d’intégration et des contrôles de conformité/retention.
Règle de transport Exchange côté organisation
Principe : un administrateur Microsoft 365 crée une règle de flux de messagerie (mail flow/transport) qui ajoute en CCI une adresse donnée pour les messages sortants d’un ou plusieurs comptes.
- Quand l’utiliser : si l’organisation accepte l’ajout systématique d’une CCI à des fins de journalisation ou d’archivage.
- Pré‑requis : droits d’administration Exchange, règles de conformité validées (RGPD, confidentialité client, contrats).
- Avantages : centralisé, couvre tous les clients (nouveau Outlook, web, mobile), robuste.
- Limites : impose une politique à tout ou partie de l’organisation, visibilité potentielle dans les en‑têtes, gouvernance requise.
Retour à Outlook classique avec compléments COM ou VBA
Principe : si la fonctionnalité Auto‑CCI est critique et autorisée, rester (temporairement) sur Outlook classique avec un complément COM Auto‑BCC ou un script VBA contrôlé par l’IT.
- Quand l’utiliser : seulement si vos contraintes métier l’exigent et que l’IT approuve.
- Avantages : forte souplesse côté poste.
- Limites : non compatible avec le nouveau Outlook, maintenance locale, surface de risque sécurité.
Comparatif des solutions
| Option | Niveau | Ajout CCI auto | Fonctionne sur mobile | Effort de mise en œuvre | Conformité & gouvernance |
|---|---|---|---|---|---|
| Complément CRM | Utilisateur / Admin | Oui, selon le CRM (CCI « dropbox » ou journalisation automatique) | Partiel (selon le client mobile et le complément) | Moyen | Bon cadrage si add‑in éditeur, gestion des consentements |
| Synchronisation serveur CRM | Serveur | Pas nécessaire (capture côté serveur) | Oui (couverture complète) | Moyen à élevé | Très bon si gouvernance CRM/tenant maîtrisée |
| Règle de transport Exchange | Admin | Oui (tous les messages ciblés) | Oui | Moyen | À valider RGPD ; visibilité dans les logs, documentation requise |
| Outlook classique + COM/VBA | Client | Oui | Non (poste uniquement) | Variable (suivi IT nécessaire) | Risque sécurité ; non compatible avec le nouveau Outlook |
Points d’attention essentiels
- Confidentialité et conformité : l’ajout systématique d’une CCI vers une adresse externe peut exposer des données personnelles ou sensibles. Faites valider l’usage par la conformité et la sécurité.
- Portée réelle : certaines solutions n’ajoutent la CCI qu’aux nouveaux messages, pas aux réponses. Testez soigneusement.
- Expérience mobile : pour couvrir smartphone et tablette, privilégiez règle côté serveur ou synchro serveur du CRM.
- Visibilité de la CCI : le destinataire ne voit pas la CCI, mais l’adresse peut apparaître dans les en‑têtes techniques ou les journaux. Tenez‑en compte en gouvernance.
Check‑list de décision
- Votre priorité est‑elle la couverture totale multi‑appareils ? → Synchro serveur CRM ou règle Exchange.
- Vous avez un CRM avec complément moderne déjà déployé ? → Add‑in CRM avec épinglage et règles d’auto‑journalisation.
- Contrainte temporelle et poste unique ? → Outlook classique avec contrôle IT (solution transitoire).
- Exigences fortes de conformité ? → Politiques côté tenant et documentation des cas d’usage.
Procédures détaillées selon le scénario
Configurer un complément CRM pour journaliser automatiquement
- Installez le complément web du CRM depuis la galerie d’applications autorisée par votre organisation.
- Ouvrez une nouvelle composition dans le nouveau Outlook, cliquez sur l’icône du complément, puis connectez‑vous au CRM.
- Recherchez l’option Journalisation automatique ou Auto‑log. Activez‑la.
- Épinglez le complément (l’icône reste active) pour qu’il s’exécute à chaque rédaction et envoi.
- Envoyez un message test au CRM de démonstration pour vérifier la création d’un enregistrement (opportunité, contact, activité).
Mettre en place une règle de transport Exchange côté tenant
- Documentez l’adresse CCI de journalisation (ex. dropbox@votrecrm.tld) et les comptes concernés.
- Demandez à l’administrateur de créer une règle de flux de messagerie qui ajoute cette adresse en CCI pour les messages sortants selon le périmètre décidé.
- Faites valider la règle par la conformité et la sécurité ; précisez les exceptions (par ex. messages internes, domaines sensibles).
- Testez avec plusieurs cas : nouveau message, réponse, transfert, envoi depuis mobile.
- Planifiez un suivi régulier (audits, modifications de périmètre, incidents).
Utiliser Outlook classique de manière transitoire
- Vérifiez la politique IT : les compléments COM ou scripts VBA sont‑ils autorisés et supervisés ?
- Installez un complément Auto‑BCC approuvé ou déployez un script VBA signé.
- Testez l’ajout automatique sur nouveaux messages et réponses.
- Évaluez la feuille de route pour la bascule vers le nouveau Outlook et remplacez cette solution par un mécanisme côté serveur dès que possible.
Questions fréquentes
Le nouveau Outlook permet‑il d’ajouter une CCI fixe sans complément ? Non. Il n’existe pas de réglage natif « Auto‑CCI vers une adresse fixe » côté utilisateur. Utilisez un add‑in CRM, une synchro serveur, ou une règle Exchange.
<dt>Activer « Toujours afficher CCI » suffit‑il pour la journalisation CRM ?</dt>
<dd>Non. Cette option ne fait qu’afficher le champ. La journalisation nécessite un mécanisme <em>automatisé</em> (complément CRM, règle serveur, etc.).</dd>
<dt>Les réponses et transferts sont‑ils couverts par les solutions Auto‑CCI ?</dt>
<dd>Selon la solution. Les règles côté serveur et la synchro CRM couvrent typiquement réponses et transferts ; les compléments doivent être testés.</dd>
<dt>Puis‑je limiter l’Auto‑CCI à certains domaines ou dossiers ?</dt>
<dd>Oui avec des <em>règles de transport</em> configurées par l’admin. Les options varient pour les compléments CRM.</dd>
<dt>Épingler un complément garantit‑il son exécution ?</dt>
<dd>Épingler maximise l’activation à la composition. Vérifiez néanmoins que l’add‑in traite <em>l’envoi</em> (event‑based) si requis par votre cas d’usage.</dd>
<dt>Quelles implications RGPD ?</dt>
<dd>L’Auto‑CCI peut transférer des données personnelles vers un tiers. Tenez un registre, définissez une base légale, informez les personnes concernées et gérez les demandes d’accès/suppression.</dd>
<dt>Pourquoi je ne trouve pas « Rédiger et répondre » ?</dt>
<dd>Assurez‑vous d’être dans les <em>Paramètres de courrier</em> du nouveau Outlook ou d’OWA. Selon l’affichage, la page peut être dans une section de paramètres avancés.</dd>Dépannage
- Le champ CCI n’apparaît pas : repassez par Paramètres → Courrier → Rédiger et répondre, désactivez puis réactivez « Toujours afficher CCI », sauvegardez et redémarrez l’application.
- Le complément CRM ne s’active pas : vérifiez vos droits, l’état de la licence, l’épinglage dans la fenêtre de composition et les autorisations demandées par l’add‑in.
- La CCI ne s’ajoute pas sur mobile : privilégiez une règle côté serveur ou la synchro CRM pour couvrir les clients mobiles.
- Doublons en CRM : si vous combinez CCI et synchro serveur, vous pouvez créer des doublons. Choisissez un seul mécanisme principal.
Bonnes pratiques
- Principe du minimum nécessaire : n’auto‑CCIz que les messages qui doivent réellement être journalisés.
- Transparence : informez les équipes de l’existence d’une CCI systématique lorsque la loi ou la politique interne l’exige.
- Tests croisés : validez l’automatisation sur des cas réels (pièces jointes volumineuses, conversations longues, réponses depuis mobile, destinataires externes multiples).
- Surveillance : mettez en place des journaux et alertes côté CRM/Exchange pour détecter anomalies et latences.
- Plan de repli : documentez comment suspendre rapidement l’Auto‑CCI en cas d’incident ou de demande d’un client.
En bref
- Afficher CCI par défaut : Paramètres → Courrier → Rédiger et répondre → Toujours afficher CCI puis Enregistrer.
- Auto‑CCI vers une adresse : pas de réglage natif dans le nouveau Outlook. Utilisez un complément CRM, une synchro serveur, une règle Exchange côté admin, ou Outlook classique avec compléments/macro si votre contexte l’autorise.
Scénarios d’usage concrets
Équipe commerciale avec CRM
L’équipe envoie depuis PC, Mac et smartphones. Objectif : journaliser tout échange client.
- Choix recommandé : synchro serveur CRM pour couverture totale.
- Alternative : add‑in CRM avec auto‑journalisation + règle Exchange pour les exceptions.
- Contrôles : revues mensuelles des associations d’e‑mails → opportunités/contacts.
Cabinet de conseil avec archivage légal
Besoin d’une trace systématique vers une boîte d’archives interne.
- Choix recommandé : règle de transport Exchange ajoutant une CCI pour un groupe d’utilisateurs.
- Contrôles : exceptions pour les messages internes, documentation de la base légale, rétention alignée sur les exigences légales.
PME sans CRM
Volonté de garder un historique par dossier client.
- Choix recommandé : boîte partagée d’archives et règle Exchange ciblée.
- Bonnes pratiques : nommage strict des sujets, étiquettes par client, revue trimestrielle.
Gouvernance et conformité
Avant de déployer une Auto‑CCI, formalisez les éléments suivants :
- Finalité : archivage légal, traçabilité commerciale, qualité, sécurité.
- Base légale : obligation légale, contrat, intérêt légitime, consentement le cas échéant.
- Périmètre : comptes concernés, types de messages, exceptions (interne, RH, juridique).
- Transparence : information aux personnes concernées, mentions dans les politiques internes.
- Mesures techniques : chiffrement en transit et au repos, contrôle d’accès à la boîte CCI, rétention et purge.
- Audit : journalisation, alertes, revues périodiques, tests d’intrusion si nécessaire.
Modèle de procédure à adapter
Vous pouvez reprendre ce canevas pour votre documentation interne :
- Objectif : « Assurer la journalisation conforme des e‑mails sortants via CCI automatique ».
- Périmètre : « Commerciaux EMEA ; messages externes ; hors messages internes ».
- Mécanisme : « Règle de transport Exchange ajoutant archives@exemple.tld en CCI ».
- Exceptions : « Domaines internes, mots‑clés sensibles ».
- Contrôles : « Audit mensuel, supervision, revue semestrielle de la règle ».
- Consignes utilisateurs : « Ne pas retirer manuellement la CCI sauf consigne du juridique ».
Résumé opérationnel
- Pour voir CCI à chaque rédaction : activez Toujours afficher CCI dans Paramètres → Courrier → Rédiger et répondre puis Enregistrer.
- Pour ajouter automatiquement une adresse en CCI : choisissez un complément CRM, une synchro serveur CRM ou une règle Exchange. Évitez les anciennes approches COM/VBA dans le nouveau Outlook.
- Pour rester conforme : documentez finalité, base légale et exceptions ; verrouillez l’accès à la boîte CCI ; planifiez des audits.
Annexe : rappels sur CCI
- CCI vs CC : les destinataires en CCI ne sont pas visibles des autres ; en CC, ils le sont.
- Répondre à tous : un destinataire CCI qui répond à tous se révèle potentiellement ; évitez‑le si l’anonymat est crucial.
- Traçabilité : la CCI peut apparaître dans les métadonnées techniques ; considérez‑la comme traçable.
Conclusion
Dans le nouveau Outlook, rendre le champ CCI visible en permanence est simple et évite les oublis. Pour l’Auto‑CCI vers une adresse fixe, le bon choix dépend de votre environnement : add‑in CRM pour l’ergonomie, synchro serveur pour la couverture exhaustive, ou règle Exchange pour un contrôle centralisé. Quel que soit l’option retenue, associez‑la à des règles de gouvernance et à des tests réguliers.