Vous utilisez New Outlook pour Windows et cherchez l’équivalent des modèles (.oft) pour envoyer des messages prêts à l’emploi, avec images, destinataires et mise en forme ? Voici des méthodes éprouvées, leurs limites et des pas‑à‑pas concrets pour travailler efficacement dès aujourd’hui.
Vue d’ensemble de la question
Les utilisateurs de New Outlook for Windows veulent :
- enregistrer un message comme modèle (« .oft » ou équivalent) ;
- insérer automatiquement des images, des destinataires (À/CC) et du contenu riche (liens, listes, signatures) ;
- retrouver la commande « Fichier > Enregistrer sous » connue d’Outlook classique.
La nouvelle application évolue vite ; en attendant la prise en charge complète des modèles natifs, voici ce qui fonctionne le mieux et comment le mettre en place.
Réponse & solutions (comparatif express)
| Situation | Possibilités actuelles | Limites | Contournements conseillés |
|---|---|---|---|
| Modèles texte courts | Utiliser l’add‑in My Templates (… > My Templates dans la fenêtre de rédaction). | Contenu uniquement textuel ; pas d’images, ni de destinataires. | Répartir plusieurs fragments dans My Templates et compléter manuellement le reste. |
| Message complet, images incluses | Pas encore de support natif des fichiers .oft. | Images, destinataires et mise en forme complexe ne sont pas conservés par un simple snippet. | 1) Créer le message 2) L’enregistrer dans le dossier Brouillons 3) Dupliquer ce brouillon à chaque envoi ou 4) Clic‑droit sur le brouillon → Enregistrer sous pour générer un fichier .eml réutilisable. |
| Fonctionnalités classiques Outlook | Rebasculer temporairement vers Outlook (classique). | Implique de quitter la nouvelle interface. | Utile si vous gérez beaucoup de modèles riches et récurrents. |
Méthode A : créer des modèles texte avec My Templates
My Templates est l’option la plus rapide pour insérer des paragraphes standard (accroches, clauses, signatures textuelles, réponses FAQ…).
Étapes
- Ouvrez un nouveau message (Ctrl + N ou Ctrl + Shift + M).
- Cliquez sur … dans la barre d’outils de rédaction, puis sur My Templates.
- Dans le panneau latéral, cliquez sur + Template (ou Nouveau), donnez un nom, puis collez votre texte.
- Validez. Votre fragment apparaît dans la liste : un clic l’insère où se trouve le curseur.
Conseils d’usage
- Organisez des fragments courts : salutation, bloc juridique, CTA, remerciements. Composez ensuite votre message final en 2‑3 clics.
- Utilisez des variables visuelles (ex.
{Prénom},{Date},{Référence}) pour repérer rapidement ce qu’il faut personnaliser. - Raccourci utile : Ctrl + H pour Rechercher/Remplacer toutes les occurrences d’une variable (
{Prénom}→ « Camille »).
Limites à connaître
- Pas d’images ni de pièces jointes dans My Templates.
- Pas de pré‑remplissage des destinataires (À/CC) ni de l’objet.
Quand choisir My Templates ?
Parfait pour les réponses récurrentes, scripts d’appels, emails de support ou de prospection courte, où la richesse visuelle n’est pas indispensable.
Méthode B : un brouillon réutilisable (avec images, destinataires et mise en forme)
En l’absence de .oft, le meilleur contournement consiste à créer un brouillon maître contenant tout le nécessaire : mises en forme, visuels inline, pièces jointes, objet, destinataires.
Étapes pour créer le brouillon maître
- Créez un nouveau message et rédigez le modèle complet : objet, corps du message, images insérées dans le texte, pièces jointes, destinataires À/CC, signature.
- Insérez des marqueurs de personnalisation (
{Prénom},{Entreprise},{Offre}) dans l’objet et le corps. - Enregistrez le message dans le dossier Brouillons (Ctrl + S).
- Renommez clairement l’objet du brouillon pour le retrouver aisément : [MODÈLE] Onboarding – étape 1.
Dupliquer le brouillon à chaque envoi
- Ouvrez le dossier Brouillons.
- Ouvrez le brouillon maître → créez une copie (selon votre build : clic droit → Dupliquer / Copier dans, ou ouvrez le brouillon puis Enregistrer immédiatement pour figer une nouvelle instance).
- Personnalisez les marqueurs, vérifiez les destinataires, puis Envoyer (Ctrl + Entrée).
Exporter en fichier .eml pour réutilisation hors dossier Brouillons
Si vous préférez conserver un modèle sur disque, vous pouvez enregistrer un message en .eml :
- Dans Brouillons, clic droit sur le brouillon maître → Enregistrer sous → Fichier .eml.
- Pour réutiliser : glissez‑déposez le
.emldans votre boîte de réception New Outlook pour créer un nouveau message basé sur ce contenu (puis personnalisez).
Bons réflexes pour les images et pièces jointes
- Privilégiez les images inline (insérées dans le corps) pour un rendu cohérent ; ajoutez un attribut Texte de remplacement pour l’accessibilité.
- Compressez les images (idéalement < 200 Ko chacune) pour limiter le poids du message.
- Conservez une version source de vos visuels (logos, bannières) afin de rafraîchir facilement le brouillon maître.
| Type d’image | Avantages | Points d’attention |
|---|---|---|
| Inline (dans le corps) | Lecture immédiate ; design maîtrisé ; pas d’ouverture de PJ. | Veiller à la taille et au contraste (mode sombre). |
| Pièce jointe | Fichiers haute définition, documents à conserver. | Poids du mail ; risque de blocage par certains serveurs. |
Méthode C : Outlook (classique) pour les modèles riches récurrents
Si vous dépendez fortement des .oft, des Quick Steps ou de composants avancés (Quick Parts), le plus efficace est d’ouvrir ponctuellement Outlook (classique) pour créer/éditer vos modèles, puis d’envoyer depuis cette interface lorsque c’est nécessaire.
Astuce : conservez une copie .eml de vos modèles classiques pour les insérer rapidement dans New Outlook si vous devez rester dans la nouvelle application.
Choisir la bonne méthode selon votre besoin
| Besoins | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|
| Réponses courtes répétitives (support, FAQ) | My Templates | Insertion ultra‑rapide, maintenance facile, pas d’images requises. |
| Campagnes manuelles avec images/CTA + destinataires types | Brouillon maître (dossier Brouillons) | Conserve la mise en forme, les visuels et l’objet ; duplicable à volonté. |
| Workflows complexes (pièces jointes systématiques, Quick Steps) | Outlook (classique) | Accès à .oft, Quick Steps, Quick Parts et automatisations avancées. |
Concevoir des modèles qui fonctionnent partout
Structure conseillée
- Objet : clair, actionnable (ex. « [Action requise] Confirmation de rendez‑vous {Date} »).
- Accroche : rappelez le contexte en une phrase.
- Corps : paragraphes courts, listes à puces, boutons/CTA sous forme de liens explicites.
- Bloc visuel (optionnel) : bannière légère (< 60 Ko), logo vectorisé si possible.
- Encadré d’informations : modalités, délais, coordonnées.
- Bloc légal (disclaimer, RGPD) si nécessaire.
Lisibilité et accessibilité
- Contraste suffisant (texte ≥ 14 px, bold pour les éléments clés).
- Évitez le texte intégré dans les images ; préférez du vrai texte HTML pour qu’il reste lisible en mode sombre/relais mobile.
- Ajoutez un texte alternatif à chaque image.
Gérer les destinataires
- Placez des adresses de test en À/CC dans le brouillon maître, puis remplacez‑les avant l’envoi.
- Pour des envois à grande échelle, privilégiez un outil dédié ou Outlook classique avec publipostage (Word) ; New Outlook reste optimal pour des envois ciblés et manuels.
Automatiser la personnalisation sans modèles avancés
- Signatures comme mini‑modèles : créez plusieurs signatures thématiques (ex. Relance devis, Onboarding) et insérez‑les au besoin. Limité au texte + mise en forme légère.
- Raccourcis clavier : Ctrl + S (enregistrer), Ctrl + Entrée (envoyer), Ctrl + K (vérifier noms), Ctrl + H (remplacer).
- Fragments modulaires : combinez My Templates (texte) + brouillon maître (visuel) pour garder flexibilité et cohérence.
FAQ
Où est passée la commande « Fichier > Enregistrer sous » ?
Dans New Outlook, l’interface de composition n’expose pas la même arborescence que l’Outlook classique. Pour enregistrer un modèle, utilisez le dossier Brouillons (duplication) ou enregistrez un fichier .eml via le menu contextuel du brouillon.
Puis‑je insérer automatiquement les destinataires (À/CC) et l’objet ?
Pas via My Templates (texte seul). Le brouillon maître reste la solution la plus fiable pour pré‑renseigner Objet, À et CC. Revérifiez systématiquement avant l’envoi.
Les images de mon modèle s’affichent mal en mode sombre
Augmentez le contraste, utilisez des fonds transparents quand c’est possible et évitez le texte dans les images. Testez en vous envoyant le modèle sur un client en mode sombre.
Comment tenir mes modèles à jour ?
- Centralisez vos visuels (logos, bannières) dans un dossier de référence.
- Créez un journal de version en pied de brouillon (ex. v2025‑09 – Nouveaux tarifs).
- Planifiez une revue trimestrielle des textes légaux et informations commerciales.
New Outlook prendra‑t‑il en charge les fichiers .oft ?
Microsoft a indiqué travailler à une prise en charge plus complète des modèles dans New Outlook, sans date publique à ce jour. Surveillez les annonces produits et, si le sujet est critique pour vous, envoyez un retour via « Aide > Envoyer des commentaires » en décrivant précisément votre scénario.
Dépannage
| Symptôme | Cause probable | Correctif |
|---|---|---|
| Mes images disparaissent à l’envoi | Images liées/externes au lieu d’être intégrées | Insérez l’image dans le message (copier‑coller ou Insert > Image) plutôt qu’un lien vers un fichier local. |
| Le modèle perd sa mise en forme | Copier depuis un éditeur qui ajoute un HTML exotique | Collez d’abord en texte brut, puis reformatez avec l’éditeur de New Outlook. |
| Destinataires oubliés | Modèle texte (My Templates) sans pré‑remplissage | Basculer vers le brouillon maître pour pré‑renseigner À/CC et l’objet. |
| Impossible de retrouver mon modèle | Objet peu distinct, tri par date | Préfixez l’objet par [MODÈLE] et épingler le brouillon en haut si votre build le permet. |
| Le fichier .eml s’ouvre en lecture seule | Association de fichier/lecteur externe | Glissez‑déposez le .eml dans New Outlook ou utilisez l’option Réutiliser/Transférer pour créer un brouillon éditable. |
Checklist – votre modèle prêt à l’envoi
- Objet clair avec variable (ex. {Entreprise}, {Date}).
- Salutation personnalisée (ex. « Bonjour {Prénom} »).
- Corps structuré : 2–3 paragraphes courts + liste à puces.
- CTA explicite avec verbe d’action (ex. « Planifier la démo »).
- Images compressées & texte alternatif ajouté.
- Destinataires À/CC vérifiés, pièces jointes à jour.
- Signature professionnelle conforme (coordonnées, mentions légales).
- Test d’envoi à soi‑même (rendu mobile + mode sombre).
Modèle type à copier dans votre brouillon maître
Copiez‑collez ce squelette dans un nouveau message, insérez vos images et enregistrez‑le dans Brouillons.
Objet : {Sujet court et actionnable} – {Entreprise}/{Date}
Bonjour {Prénom},
Merci pour votre intérêt concernant {Produit/Service}.
Voici les prochaines étapes :
* {Étape 1}
* {Étape 2}
* {Étape 3}
Ressources :
* {Lien vers guide}
* {Lien vers calendrier}
{Bloc CTA} : Répondre à ce message ou {Action alternative}.
—
{Signature avec coordonnées}
Mentions : {Conditions, délais, RGPD}.
Rappels clés
- My Templates = texte uniquement, idéal pour des blocs courts.
- Brouillon maître = meilleur substitut aux
.oftpour conserver images, objet, destinataires. - Outlook (classique) = recours pour les besoins avancés (Quick Steps, Quick Parts,
.oft). - Faites des retours via Aide > Envoyer des commentaires pour accélérer l’arrivée des modèles complets dans New Outlook.
Informations complémentaires utiles
- Microsoft travaille à une prise en charge plus complète des modèles dans New Outlook, sans date publique annoncée au moment d’écriture.
- Les nouveautés sont publiées sur la feuille de route Microsoft 365 Roadmap ; surveillez‑la pour suivre l’arrivée des fonctionnalités.
- Décrivez précisément votre scénario via Aide > Envoyer des commentaires (ex. « modèles contenant images et destinataires à insérer en un clic ») : le volume et la clarté des retours influent sur la priorisation produit.
En résumé
La nouvelle version d’Outlook ne gère aujourd’hui que des modèles simples via My Templates. Pour des modèles riches, le brouillon maître dans le dossier Brouillons (et, si besoin, l’export .eml) fournit un flux fiable et rapide. Si vos workflows exigent les .oft et automatisations avancées, Outlook (classique) reste la voie la plus productive en attendant la prise en charge officielle dans New Outlook.