Vos réunions Outlook affichent encore un bloc Zoom par défaut alors que votre entreprise est passée à Microsoft Teams ? Voici une procédure claire et exhaustive pour retirer Zoom des nouvelles invitations et imposer Teams (ou aucun lien) sur toutes les plateformes.
Pourquoi le bloc Zoom réapparaît-il ?
Dans Outlook, l’insertion automatique d’un lien de réunion dépend de plusieurs éléments qui peuvent coexister :
- Fournisseur de réunion par défaut (Teams, Zoom, etc.) défini dans Outlook (Windows) ou dans Outlook sur le Web (OWA).
- Compléments (COM add-ins sur Outlook « classique » pour Windows, add-ins web dans le « nouveau Outlook » et dans OWA) qui ajoutent du contenu automatiquement.
- Paramètre “Ajouter automatiquement une réunion en ligne” qui force l’ajout d’un lien à chaque nouvel événement.
- Modèles de réunions (.oft, “Signatures de réunion”, Quick Parts) qui contiennent du texte Zoom collé manuellement.
- Politiques d’organisation dans Microsoft 365/Teams/Exchange susceptibles d’imposer un fournisseur et de l’appliquer à tous les utilisateurs.
Pour supprimer définitivement le bloc Zoom, il faut agir à l’endroit exact où il est injecté (paramètre utilisateur, complément, modèle, ou stratégie).
Solution rapide (par plateforme)
| Contexte | Action à effectuer | Résultat attendu |
|---|---|---|
| Outlook pour Windows (classique) | 1. Fichier ➜ Options ➜ Calendrier. 2. Section Ajouter automatiquement une réunion en ligne : cliquer sur Fournisseurs de réunion…. 3. Désactiver (décochez) Zoom et/ou cochez Microsoft Teams comme fournisseur par défaut. 4. (Facultatif) Décochez totalement Ajouter une réunion en ligne à tous les événements si vous ne voulez aucun lien par défaut. | Les nouvelles invitations n’intègrent plus le bloc Zoom ; le cas échéant, seul le bloc Teams est ajouté. |
| Outlook Web (OWA) | 1. Paramètres ⚙️ ➜ Calendrier ➜ Événements et invitations. 2. Dans Ajouter automatiquement une réunion en ligne, choisir Teams ou désactiver l’option. | Même résultat que ci‑dessus. |
| Add‑in Zoom pour Outlook | Dans Fichier ➜ Gérer les compléments ou dans Accueil ➜ Compléments, recherchez Zoom et cliquez sur Désactiver ou Désinstaller. | Empêche toute réactivation automatique du bloc Zoom. |
| Modèle d’invitation Outlook (signature de réunion) | Si un texte Zoom a été collé dans un modèle de réunion : 1. Ouvrez une nouvelle réunion vierge. 2. Supprimez le texte Zoom dans le corps. 3. Fichier ➜ Options ➜ Courrier ➜ Signatures… (ou Modèles de formulaires) et enregistrez le modèle sans le bloc Zoom. | Garantit qu’aucun contenu Zoom résiduel n’apparaît. |
Étapes détaillées et bonnes pratiques
Outlook pour Windows (classique, Win32)
- Ouvrez Fichier ➜ Options, puis Calendrier.
- Dans la zone Réunions en ligne, cliquez sur Fournisseurs de réunion….
- Décochez Zoom. Cochez Microsoft Teams si vous souhaitez qu’il soit ajouté par défaut. Validez.
- (Optionnel) Désactivez entièrement Ajouter une réunion en ligne à tous les événements pour revenir à des invitations sans lien par défaut.
- Ouvrez Fichier ➜ Options ➜ Compléments. En bas, dans Gérer, sélectionnez Compléments COM, cliquez sur Atteindre… et désactivez les éléments Zoom (ex. Zoom Outlook Plug‑in) s’ils sont présents.
- Fermez et relancez Outlook, puis créez une nouvelle réunion test. Le bloc Zoom ne doit plus apparaître.
Bon à savoir : sur les versions récentes de Microsoft 365 Apps, le paramètre “réunion en ligne par défaut” est prioritaire : si vous laissez l’option active mais décochez Zoom, Teams sera injecté automatiquement. Si vous ne souhaitez rien, désactivez l’option globale.
Nouveau Outlook pour Windows (basé sur le Web)
Le « nouveau Outlook » n’utilise pas les compléments COM locaux. Il s’aligne sur les paramètres de votre compte cloud (comme OWA) et sur les add-ins web.
- Ouvrez Paramètres ⚙️ → recherchez Calendrier → Événements et invitations.
- Dans Ajouter automatiquement une réunion en ligne, sélectionnez Teams ou désactivez l’option pour ne rien insérer.
- Dans Compléments, désactivez l’add‑in Zoom s’il est activé.
Outlook sur le Web (OWA)
- Accédez à Paramètres ⚙️ → Calendrier → Événements et invitations.
- Réglez Ajouter automatiquement une réunion en ligne sur Microsoft Teams ou désactivez complètement l’insertion automatique.
- Ouvrez Paramètres ⚙️ → Gérer les compléments et désactivez l’add‑in Zoom.
Outlook pour Mac
- Dans Outlook ➜ Réglages (ou Préférences selon la version), ouvrez Calendrier.
- Si l’option équivalente à Ajouter automatiquement une réunion en ligne est disponible, sélectionnez Teams comme fournisseur ou désactivez-la.
- Dans Outils ➜ Compléments, désactivez l’add‑in Zoom (sur Mac, seuls les add-ins web sont pris en charge dans les versions modernes).
Remarque : Outlook pour Mac hérite souvent du paramétrage d’OWA. Si vous corrigez OWA, Mac cessera également d’insérer Zoom.
iOS et Android
Les applications mobiles Outlook s’alignent sur les paramètres du compte cloud. Si vous avez désactivé Zoom et choisi Teams comme fournisseur par défaut dans OWA, l’application mobile suivra ce comportement. Si vous observez encore un bloc Zoom :
- Vérifiez que Zoom n’est pas défini comme calendrier ou add-in actif dans l’app mobile (menu de profil → engrenage → add-ins).
- Forcer l’arrêt et redémarrer l’application après modification des paramètres.
Désactiver ou supprimer le complément Zoom
Il existe deux familles de compléments Zoom qui peuvent injecter du contenu :
- Plug-in COM hérité (principalement sur Outlook « classique » Windows) : se désactive via Fichier ➜ Options ➜ Compléments → Gérer : Compléments COM → Atteindre…, puis décochez ou supprimez “Zoom Outlook Plug‑in”.
- Add-in Web (Magasin Office/Exchange) : se désactive dans Gérer les compléments (Outlook, nouveau Outlook, OWA). Recherchez “Zoom” et cliquez sur Désactiver ou Supprimer.
Si votre service IT déploie l’add-in au niveau organisation, vous pourriez le voir réapparaître. Dans ce cas, demandez à l’administrateur de retirer le déploiement centralisé de Zoom ou de le basculer en “Non assigné”.
Nettoyer les modèles et “signatures de réunion”
Même après avoir changé de fournisseur, du texte Zoom peut persister dans vos modèles. Voici comment assainir vos contenus :
Supprimer les blocs Zoom dans un modèle .oft
- Créez une nouvelle réunion vide.
- Effacez toute mention Zoom (lien, numéros d’appel, mentions « Join Zoom Meeting », etc.).
- Enregistrez le modèle mis à jour : Fichier ➜ Enregistrer sous → type Modèle Outlook (*.oft) et écrasez l’ancien modèle.
Mettre à jour la “signature de réunion”
- Ouvrez Fichier ➜ Options ➜ Courrier ➜ Signatures….
- Sélectionnez la signature utilisée pour les invitations (si vous en avez une) et retirez tout contenu Zoom.
- Enregistrez. Créez une réunion test pour vérifier le rendu.
Nettoyer les Quick Parts / Éléments de document
- Dans une fenêtre de réunion, tapez Alt + F3 pour créer un Quick Part, ou utilisez Insertion ➜ Quick Parts.
- Supprimez les Quick Parts contenant Zoom. Réinsérez au besoin un bloc d’informations Teams approuvé.
Administration Microsoft 365 : imposer Teams et neutraliser Zoom
Pour éviter une reconfiguration poste par poste, standardisez au niveau tenant :
Actions côté administrateur
- Définir Teams comme fournisseur par défaut pour les réunions créées via Outlook et OWA (paramètres de calendrier dans Microsoft 365, politiques Teams/Exchange). Cela rend inutile l’intervention manuelle des utilisateurs.
- Désactiver ou retirer l’add-in Zoom du déploiement centralisé (Centre d’administration Microsoft 365 → Paramètres → Intégrations → Add-ins). Assurez-vous qu’aucun groupe d’utilisateurs ne reçoit l’add-in.
- Forcer “Ajouter une réunion en ligne” sur Teams (ou le désactiver) via les stratégies appropriées, afin d’éviter une co‑existence Zoom/Teams.
- Communiquer un modèle de réunion standard aux équipes (ex. bloc Teams recommandé, mentions d’accès invités, politique d’enregistrement).
Impact sur les réunions existantes
Les changements ci‑dessus n’affectent pas les invitations déjà envoyées. Pour corriger une série récurrente contenant du Zoom :
- Ouvrez la série (pas une occurrence).
- Supprimez manuellement tout bloc Zoom résiduel, insérez le lien Teams si nécessaire.
- Cliquez sur Envoyer la mise à jour pour notifier les participants.
Astuce : si la série est très longue, vous pouvez faire expirer la série à une date proche et créer une nouvelle série propre avec Teams, afin d’éviter des incohérences ou des historiques confus chez les participants.
Dépannage : si le bloc Zoom revient malgré tout
| Symptôme | Cause probable | Correctif |
|---|---|---|
| Un bloc Zoom s’ajoute aléatoirement | Add-in Zoom web encore actif dans OWA ou nouveau Outlook | Désactivez l’add-in dans Gérer les compléments (OWA/nouveau Outlook), puis redémarrez Outlook. |
| Le paramètre revient après redémarrage | Déploiement centralisé de l’add-in Zoom par l’IT | Vérifiez auprès de l’administrateur : retirer l’assignation (tenant, groupe ou utilisateur). |
| Outlook Windows ignore “Fournisseurs de réunion” | Composant COM Zoom toujours chargé | Fichier ➜ Options ➜ Compléments → Gérer COM → désactivez “Zoom Outlook Plug‑in”. |
| Les invités reçoivent encore des détails Zoom | Modèles/.oft ou signatures non nettoyés | Mettez à jour vos modèles (voir section dédiée) et supprimez tout contenu Zoom sauvegardé. |
| Sur Mac/mobile, Zoom persiste | Paramètre OWA non aligné | Corrigez d’abord OWA (fournisseur par défaut + add-in), puis redémarrez l’app Outlook. |
| Teams ne s’insère pas automatiquement | Option “Ajouter une réunion en ligne” désactivée ou add-in Teams manquant | Activez l’option, vérifiez la présence de l’add-in Teams, ou insérez manuellement via le bouton Teams. |
Bonnes pratiques pour une bascule propre vers Teams
- Geler les outils hérités : retirez l’accès au complément Zoom avant d’annoncer la migration pour éviter les écarts.
- Standardiser l’expérience : imposez Teams comme fournisseur par défaut et désactivez l’insertion automatique si votre politique le requiert (par exemple, pour ne pas imposer systématiquement un mode virtuel).
- Fournir des modèles approuvés : un bloc Teams clair (lien, ID de réunion si applicable, téléphone d’accès) et un pied de page conformité.
- Former et informer : guides, messages internes, et rappel sur l’impact sur les séries existantes.
- Contrôler : quelques jours après le changement, vérifiez les invitations envoyées par échantillonnage (ou via retours helpdesk) pour repérer une régression.
Check‑list d’audit poste utilisateur
- Dans Outlook Windows (classique) : Fichier ➜ Options ➜ Calendrier → Fournisseurs de réunion : Teams activé, Zoom désactivé.
- Dans la même fenêtre : Ajouter une réunion en ligne activée/désactivée selon votre politique.
- Fichier ➜ Options ➜ Compléments → Gérer COM : Zoom décoché/supprimé.
- Dans OWA / nouveau Outlook : Événements et invitations : Teams sélectionné ou option désactivée.
- Dans Gérer les compléments : Zoom désactivé/supprimé.
- Modèles/.oft : aucun bloc Zoom résiduel.
- Test : créer une nouvelle réunion → vérifier que seul Teams (ou rien) s’insère.
FAQ
Dois-je désinstaller Zoom de mon PC ?
Non. Désinstaller l’application Zoom n’est pas nécessaire pour empêcher l’insertion du bloc Zoom dans Outlook. Il suffit de désactiver le fournisseur Zoom et/ou l’add-in dans Outlook et OWA, et de nettoyer vos modèles. Vous pouvez conserver Zoom pour rejoindre des réunions externes occasionnelles.
Que se passe-t-il si je garde l’option “Ajouter automatiquement une réunion en ligne” activée ?
Si Teams est défini comme fournisseur par défaut et que l’option est activée, Outlook ajoutera automatiquement un lien Teams. Si vous ne voulez aucun lien par défaut, désactivez l’option (les liens pourront toujours être ajoutés manuellement via le bouton Teams au cas par cas).
Pourquoi mes collègues voient encore Zoom alors que j’ai tout désactivé ?
Ils ont peut‑être un modèle personnalisé contenant Zoom ou leur add-in Zoom est encore assigné par l’IT. Partagez cette procédure ou remontez le sujet à l’administrateur pour retirer l’assignation centrale.
Quelle différence entre l’Outlook “classique” et le “nouveau Outlook” ?
Le client “classique” Windows utilise des compléments COM et possède un panneau Fournisseurs de réunion. Le nouveau Outlook et OWA s’appuient sur les add-ins web et sur le paramétrage du compte cloud. Pour une expérience cohérente, corrigez en priorité OWA et le déploiement des add-ins.
Comment traiter les réunions récurrentes déjà planifiées avec Zoom ?
Ouvrez la série, supprimez le bloc Zoom, insérez Teams si besoin, puis cliquez sur Envoyer la mise à jour. Pour des séries très longues, il est souvent plus propre de clôturer la série et d’en créer une nouvelle sous Teams.
Exemples d’actions et résultats
| Action | Attendu | Notes |
|---|---|---|
| Désactiver Zoom dans Fournisseurs de réunion (Windows) | Le bloc Zoom cesse d’apparaître | Redémarrez Outlook si le changement ne s’applique pas tout de suite. |
| Désinstaller l’add-in Zoom (OWA/nouveau Outlook) | Empêche toute réinsertion côté web | Vérifiez également sur mobile après quelques minutes. |
| Désactiver “Ajouter une réunion en ligne” | Aucun lien n’est ajouté par défaut | Les organisateurs doivent cliquer sur Teams lorsqu’ils veulent une réunion en ligne. |
| Nettoyer les modèles/.oft | Plus de contenu Zoom résiduel | Contrôlez aussi les Quick Parts et les signatures de réunion. |
Procédure express (copiable-collable pour un mémo interne)
- Outlook Windows → Fichier > Options > Calendrier > Fournisseurs de réunion : Décochez Zoom, cochez Teams (ou désactivez l’ajout automatique).
- OWA → Paramètres > Calendrier > Événements et invitations : Teams ou désactivé.
- Compléments → Zoom désactivé/supprimé partout (Windows, OWA, nouveau Outlook).
- Modèles → supprimer tout texte Zoom, enregistrer un modèle propre.
- Séries existantes → ouvrir la série, retirer Zoom, Envoyer la mise à jour.
Informations complémentaires utiles
- Propagation aux utilisateurs : dans Microsoft 365, l’option “Ajouter une réunion en ligne à tous les événements” peut être gérée par stratégie Exchange ou Teams. Les administrateurs peuvent imposer Teams comme fournisseur par défaut à l’échelle de l’organisation, ce qui élimine la configuration manuelle utilisateur par utilisateur.
- Impact sur les réunions récurrentes existantes : la procédure n’affecte pas les invitations déjà envoyées. Ouvrez chaque série et cliquez sur Envoyer la mise à jour après avoir retiré le bloc Zoom si vous devez corriger l’existant.
- Autres plateformes (Outlook Mac, mobile) : la plupart héritent du paramètre du compte cloud ; une fois Zoom désactivé via OWA ou par stratégie, elles cessent également d’insérer le lien Zoom.
Résumé
Pour neutraliser l’ajout automatique de Zoom dans Outlook, alignez tous les leviers : fournisseur de réunion (Teams), option d’insertion automatique (activée vers Teams ou désactivée), add-ins (Zoom désactivé/supprimé), modèles (nettoyés), et, idéalement, une politique Microsoft 365 qui impose le comportement souhaité. Une fois ces étapes appliquées, vos nouvelles réunions contiendront uniquement les informations Microsoft Teams ou resteront vierges de tout lien, selon votre choix de configuration.