Guide pas‑à‑pas pour déléguer l’accès à la messagerie dans le nouveau Outlook (Windows) : différences avec Outlook classique, choix entre partages par dossier et Accès complet, configuration Send as/Send on behalf, gestion des sous‑dossiers, éléments privés, contacts et dépannage.
Vue d’ensemble de la question
Comment accorder à un assistant un accès efficace à une boîte aux lettres dans le nouveau Outlook pour Windows (pas seulement au calendrier) ? La clé consiste à choisir le bon modèle d’accès, comprendre ce que fait l’interface Partage et autorisations, et savoir quand recourir à un Accès complet (ou à une boîte aux lettres partagée) administré côté Exchange/Microsoft 365.
Le nouveau client privilégie des droits par dossier simples via l’UI, mais ne remplace pas la délégation complète historique ni les droits d’envoi (Send as/Send on behalf) qui, eux, se règlent côté organisation. Les sections ci‑dessous proposent une méthode de décision, des procédures pas‑à‑pas et des correctifs aux cas fréquents.
Réponse & solutions
Distinguer les trois modèles d’accès
- Délégation « classique » (assistant) : créée depuis Outlook classique. Permet souvent Send on behalf, la gestion des demandes de réunion et, selon le réglage, la visibilité des éléments privés du calendrier.
- Autorisations par dossier (clic droit ► Partage et autorisations) : droit au dossier (Courrier entrant, Éléments envoyés, etc.). Ne confère pas Send as/Send on behalf par défaut.
- Accès complet / boîte aux lettres partagée : ajouté par l’administrateur dans Exchange/Microsoft 365. Monte l’ensemble de la boîte. Avec les droits complémentaires, permet Send as ou Send on behalf.
À retenir : dans le nouveau Outlook, le menu Partage et autorisations règle des besoins par dossier. Pour une expérience « délégué d’exécutif » complète (déplacement/suppression partout, envoi au nom ou en tant que, visibilité homogène des sous‑dossiers), visez Accès complet + droits d’envoi côté admin.
Comparatif rapide
| Modèle | Qui l’accorde | Portée | Envoi | Calendrier (privés) | Points forts | Limites / Quand éviter |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Délégation classique | Propriétaire (Outlook classique) | Boîte + flux réunion | Souvent on behalf | Option voir privés | Workflow assistant complet | Peu exposée dans la nouvelle UI |
| Autorisations par dossier | Propriétaire (nouveau Outlook) | Dossier ciblé | Non (séparé) | Hors calendrier | Simple, granulaire | Ne se propage pas aux sous‑dossiers ; opérations parfois bridées |
| Accès complet / boîte partagée | Administrateur | Toute la boîte | Send as/on behalf possibles | Indépendant | Expérience la plus robuste | Nécessite intervention IT / gouvernance |
Procédures recommandées selon le besoin
Accès lecture/écriture à un dossier précis (ex. Inbox)
Côté propriétaire
- Clic droit sur l’adresse de la boîte ou sur le dossier cible ► Partage et autorisations.
- Ajouter l’assistant, puis choisir le niveau (Lecteur, Éditeur, Propriétaire selon le besoin).
- Important : si l’assistant doit atteindre des sous‑dossiers, donner au minimum Visible du dossier (Folder Visible) sur la racine et des droits explicites sur chaque sous‑dossier utile.
Côté assistant
- Dans le volet Courrier, clic droit ► Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagée.
- Renseigner l’adresse du propriétaire. La boîte apparaît sous Partagés avec moi.
- Développer l’arborescence et travailler dans le(s) dossier(s) autorisé(s).
Cas d’usage : déléguer uniquement l’Inbox ou les Éléments envoyés sans ouvrir toute la boîte.
Accès complet à toute la boîte
Côté administrateur
- Attribuer à l’assistant le droit Accès complet (Full Access) sur la boîte du propriétaire.
- Ajouter selon le besoin Send as et/ou Send on behalf.
Côté assistant
- Dans le volet Courrier, utiliser Ajouter une boîte aux lettres partagée et saisir l’adresse du propriétaire.
- Vérifier que l’ensemble des dossiers (y compris sous‑dossiers) est visible et manipulable (déplacement, suppression, règles, etc.).
Pourquoi privilégier ce modèle ? Il lève la plupart des limitations d’opérations dans le nouveau Outlook (suppression/déplacement, marquage, visibilité des sous‑dossiers) et simplifie l’expérience au quotidien.
Envoyer au nom de / Envoyer en tant que
- Ces droits ne se règlent pas via Partage et autorisations.
- Ils doivent être configurés côté organisation (Exchange Admin Center / équipe IT) en complément des droits de lecture/écriture.
- Dans Outlook classique, l’assistant de délégation pouvait ajouter Send on behalf ; dans le nouveau client, la configuration n’est pas exposée dans l’UI.
Voir les éléments privés du calendrier
- Paramètre propre au dossier Calendrier, distinct du courrier.
- Géré depuis Outlook classique (case « Le délégué peut voir mes éléments privés ») ou par l’admin via des autorisations avancées sur le dossier Calendrier.
- Dans le nouveau Outlook, cette option spécifique est rarement disponible dans l’UI.
Cas particuliers & correctifs
| Symptôme | Cause probable | Correctif recommandé |
|---|---|---|
| Seul le dossier Courrier entrant est visible (pas les sous‑dossiers) | Droits non propagés / absence de « Visible du dossier » sur la racine | Donner Visible du dossier à la racine et des droits sur chaque sous‑dossier utile, ou migrer vers un Accès complet |
| Impossible de marquer (flag), supprimer ou déplacer | Droit par dossier insuffisant (Lecteur) | Monter au niveau Éditeur ou activer Accès complet. En dépannage ponctuel, utiliser Outlook sur le web ou Outlook classique |
| Contacts délégués invisibles pour le propriétaire | Édition du dossier Contacts du propriétaire non fiable via la nouvelle UI | Ouvrir la boîte du propriétaire dans Outlook sur le web pour créer/éditer les contacts, ou utiliser Outlook classique. Pour un carnet d’équipe, préférer SharePoint/Teams |
| La GAL ne contient personne d’autre (solo‑entreprise) | Aucun compte interne pour déléguer | Créer un utilisateur interne ou une boîte partagée dans le tenant, puis attribuer les droits. La délégation vers une adresse externe n’est pas supportée |
| Retirer une boîte sous « Partagés avec moi » | Nettoyage d’accès ou interface | Clic droit sur la boîte ► Supprimer/Enlever de la liste |
| Remonter la boîte partagée en haut de l’arborescence | Limitation de l’UI du nouveau Outlook | Non pris en charge ; Ajouter aux Favoris les dossiers utiles pour un accès rapide |
| Droits préexistants non visibles dans la nouvelle UI | La nouvelle UI n’affiche pas toujours les anciennes délégations | Forcer l’ajout via Ajouter un dossier/une boîte aux lettres partagée. Certaines fonctions historiques ne sont pas exposées |
| Travail hors‑ligne non fiable | Mode hors‑ligne limité du nouveau client | Pour un usage offline intensif, privilégier Outlook classique ou assurer une connexion stable |
Tableau des capacités par type d’accès
Le tableau ci‑dessous synthétise ce que l’assistant pourra réellement faire selon le modèle choisi. Les mentions « Selon droits » signifient qu’il faut au moins Éditeur (ou Propriétaire) au niveau du dossier concerné.
| Action | Partage par dossier | Délégation classique | Accès complet / boîte partagée |
|---|---|---|---|
| Lire le courrier | Oui (dossier attribué) | Oui | Oui (toute la boîte) |
| Répondre au courrier | Selon droits | Oui | Oui |
| Envoyer au nom de | Non (réglage séparé) | Souvent oui | Oui (si accordé) |
| Envoyer en tant que | Non | Non par défaut | Oui (si accordé) |
| Marquer avec drapeau | Selon droits | Oui | Oui |
| Supprimer / déplacer | Selon droits | Oui | Oui |
| Créer des sous‑dossiers | Selon droits | Oui | Oui |
| Voir les sous‑dossiers | Seulement si droits explicites + « Visible du dossier » sur la racine | Oui | Oui |
| Créer/modifier des règles de boîte | Selon droits sur le dossier ciblé | Oui | Oui |
| Rechercher dans tous les dossiers | Limité aux dossiers partagés | Plus large | Oui |
| Gérer les contacts du propriétaire | Peut être instable dans la nouvelle UI | Oui | Oui (préférer Outlook sur le web pour fiabilité) |
| Voir éléments privés du calendrier | Non (hors calendrier) | Oui si coché dans Outlook classique | Selon autorisations calendrier |
Matrice de décision express
- Besoin ponctuel sur un dossier unique : Partage et autorisations sur le dossier, avec « Éditeur ». Ajouter « Visible du dossier » à la racine pour l’accès aux sous‑dossiers.
- Assistant d’exécutif : Accès complet + Send as/on behalf via l’admin. Ajouter la boîte sous Partagés avec moi.
- Collaboration d’équipe (adresses génériques, info@) : créer une boîte partagée dédiée + Send as.
Check‑list mise en place propre
- Définir ce qui est requis : dossier(s) vs boîte entière, Send as/on behalf, visibilité des éléments privés (calendrier).
- Si nécessaire, demander à l’IT : Accès complet et droits d’envoi.
- Compléter côté propriétaire avec Partage et autorisations sur les dossiers clés et « Visible du dossier » à la racine.
- Côté assistant, ajouter la boîte sous Partagés avec moi.
- Tester les opérations cœur : lecture, réponse, marquage, suppression/déplacement, recherche, sous‑dossiers, contacts.
- En cas de blocage dans la nouvelle UI, valider dans Outlook sur le web ou Outlook classique, puis ajuster les droits (souvent le passage à Accès complet débloque tout).
Bonnes pratiques & sécurité
- Ne partagez jamais des identifiants ; préférez des droits formels (Accès complet, Send as, partages par dossier).
- Principe du moindre privilège : commencez par le minimum et élargissez si nécessaire.
- Traçabilité : documenter qui a accès à quoi, et révoquer régulièrement les accès obsolètes.
- Boîtes partagées : idéales pour les adresses génériques, avec Send as pour une expérience homogène.
- Favoris : épinglez les dossiers critiques de la boîte partagée pour compenser l’impossibilité de la remonter en tête d’arborescence.
- Sensibles & privés : si l’assistant doit voir des éléments privés du calendrier, formalisez‑le et limitez ce droit aux personnes adéquates.
Procédures détaillées pas‑à‑pas
Configurer un partage par dossier dans le nouveau Outlook
- Dans la barre latérale Courrier, clic droit sur le dossier à partager (par ex. Courrier entrant) ► Partage et autorisations.
- Rechercher et sélectionner l’utilisateur (assistant) dans la liste interne.
- Choisir le niveau d’accès :
- Lecteur : lecture seule.
- Éditeur : lecture/écriture, marquage, déplacement, suppression.
- Propriétaire : droits complets sur le dossier.
- Si l’assistant doit parcourir des sous‑dossiers, accorder aussi Visible du dossier sur la racine de la boîte et répéter l’opération sur chaque sous‑dossier cible.
- Demander à l’assistant d’ajouter la boîte depuis le volet Courrier ► Ajouter un dossier ou une boîte aux lettres partagée.
Demander un Accès complet + droits d’envoi à l’IT
Exemple de demande structurée à transmettre à l’administrateur :
Objet : Accès complet + Send as pour l’assistant sur la boîte de [Prénom Nom]
Détails : merci d’attribuer Full Access à [Assistant] sur la boîte [proprietaire@domaine.tld], et Send as (ou Send on behalf selon la politique). Besoin : gestion complète de la messagerie et envoi depuis l’adresse du propriétaire. Urgence : [date].
FAQ ciblée
Peut‑on déléguer à une adresse externe (Gmail, etc.) ?
Non. La délégation de messagerie exige un compte interne au tenant. Créez un utilisateur interne ou une boîte partagée et attribuez les droits.
Où apparaissent les dossiers délégués ?
Dans la barre latérale, sous Partagés avec moi. Utilisez les Favoris pour un accès rapide.
Pourquoi mes sous‑dossiers n’apparaissent‑ils pas ?
Les droits ne se propagent pas automatiquement ; accordez « Visible du dossier » à la racine et des droits explicites aux sous‑dossiers concernés.
Je ne peux pas envoyer « au nom de » ou « en tant que » malgré le partage
Ces droits sont distincts et doivent être ajoutés par l’administrateur (Send on behalf/Send as).
Comment retirer une boîte partagée de la vue ?
Clic droit sur la boîte ► Supprimer/Enlever de la liste.
Le mode hors‑ligne est‑il fiable ?
Le nouveau Outlook dispose d’un mode hors‑ligne limité. Pour un usage offline poussé, préférez Outlook classique.
Bon à savoir sur les niveaux d’autorisation
Les intitulés peuvent varier, mais l’esprit reste le même. Voici un repère utile pour les dossiers de messagerie :
| Niveau | Lire | Créer | Modifier | Supprimer | Créer sous‑dossiers | Gérer le dossier |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Lecteur | Oui | Non | Non | Non | Non | Non |
| Éditeur | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Non |
| Propriétaire | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui | Oui (droits sur les permissions du dossier) |
Conseil : pour un parcours fluide des sous‑dossiers, pensez toujours à la combinaison « Visible du dossier » sur la racine + droits explicites sur les sous‑dossiers requis.
Erreurs fréquentes & comment les éviter
- Confondre le partage par dossier et les droits d’envoi : le premier n’accorde jamais Send as/on behalf. Demandez‑les à l’IT.
- Oublier la racine : sans « Visible du dossier », l’assistant voit le dossier partagé mais pas son chemin d’accès ni ses sous‑dossiers.
- Ignorer les Éléments envoyés : pensez à partager/attribuer des droits aussi sur Éléments envoyés si l’assistant doit y ranger les messages sortants.
- Négliger l’expérience contacts : préférez Outlook sur le web (ou Outlook classique) pour créer/modifier des contacts du propriétaire de façon fiable.
- Ne pas tester : après toute modification de droit, validez lecture, déplacement, suppression, marquage et l’accès aux sous‑dossiers.
Exemples de configurations gagnantes
Assistante de direction avec gestion complète
Accès complet sur la boîte du leader + Send as. Ajout de la boîte sous Partagés avec moi. Favoris : Inbox, Éléments envoyés, Dossiers projets.
Comptabilité qui traite une sous‑boîte « Factures »
Partage du dossier « Factures » en niveau Éditeur + « Visible du dossier » sur la racine. Éventuellement Send on behalf si des relances doivent partir au nom de la personne.
Adresse générique « info@ »
Boîte partagée dédiée, avec membres disposant de l’Accès complet + Send as. Dossiers Favoris pour les plus consultés.
En bref
- Dans le nouveau Outlook, Partage et autorisations gère des permissions par dossier et n’accorde pas Send as/on behalf.
- Pour une expérience complète (déplacement/suppression, sous‑dossiers, envoi), privilégier Accès complet + droits d’envoi côté admin, puis ajouter la boîte sous Partagés avec moi.
- Certaines fonctions de la délégation classique (ex. voir les éléments privés du calendrier) ne sont pas exposées dans la nouvelle UI ; utilisez Outlook sur le web ou Outlook classique pour les paramétrer, ou adoptez une boîte partagée.