Vous devez importer un calendrier Excel/CSV dans le nouvel Outlook (web ou application Windows) ? Voici un guide technique et pragmatique pour convertir proprement vos données en ICS, éviter les pièges courants et réussir l’import du premier coup.
Importer un calendrier Excel/CSV dans le nouvel Outlook
Vue d’ensemble du problème
De nombreux utilisateurs, habitués à l’ancien menu Fichier › Importer/Exporter d’Outlook « classique », ne retrouvent plus cette option dans le nouvel Outlook (interface web et nouvelle application Windows). Lorsqu’ils tentent d’ajouter un calendrier via Calendrier › Ajouter un calendrier › Téléverser depuis un fichier, l’écran réclame un fichier .ICS : les formats .CSV et .XLSX sont refusés pour l’import direct.
Solutions et pistes concrètes
| Étape | Détails pratiques |
|---|---|
| 1. Vérifier le format accepté | Le nouvel Outlook importe aujourd’hui les calendriers via le format ICS uniquement lorsqu’on passe par Téléverser depuis un fichier. Si vous soumettez un CSV, l’opération échoue. Autrement dit, la question n’est pas « comment importer un CSV ? » mais comment obtenir un ICS propre à partir de votre CSV/Excel. |
| 2. Convertir CSV/Excel → ICS | Deux voies robustes : • Convertisseur en ligne / logiciel dédié (CSV‑to‑ICS, Indical, outils open‑source, etc.) : idéal pour des fichiers ~500–1 000 lignes. Vérifiez le mapping des colonnes ( Subject, Start Date…) et l’encodage (UTF‑8).• Google Calendar : importez votre CSV (réglé au bon fuseau), validez les résultats, puis exportez le calendrier en .ics. Vous importerez ensuite cet ICS dans Outlook.Astuce : travaillez sur un échantillon de 10–20 lignes avant de traiter le fichier complet. |
| 3. Respecter la structure ICS | Un fichier ICS minimal doit inclure les balises : BEGIN:VCALENDAR, VERSION:2.0, BEGIN:VEVENT, DTSTART, DTEND, SUMMARY, END:VEVENT, END:VCALENDAR. Enregistrez en UTF‑8 (sans BOM) et privilégiez des retours de ligne CRLF. |
| 4. Importer dans Outlook | Dans le nouvel Outlook (web ou Windows) : Calendrier › Ajouter un calendrier › Téléverser depuis un fichier › sélectionnez votre .ics. Choisissez la cible : calendrier existant ou nouveau calendrier. Après import, les éléments apparaissent souvent dans un calendrier secondaire nommé Calendrier importé. |
| 5. Contourner la limitation | • Outlook « classique » (bureau) : Fichier › Ouvrir et exporter › Importer/Exporter › Importer à partir d’un fichier et choisissez CSV. Une fois importé, synchronisez avec votre boîte Microsoft 365. • Power Automate (ancien Flow) : créez un flux qui lit un fichier Excel (OneDrive/SharePoint) et génère des événements via l’action Créer un événement (V4) d’Outlook. Idéal pour des imports fréquents et automatisés. |
Colonnes Excel types et mapping ICS
Préparez votre feuille avec des en-têtes explicites pour un mapping sans friction. Exemple de colonnes :
Subject | Start Date | Start Time | End Date | End Time | Time Zone | Location | Description | All Day | Recurrence | Reminder (min)
| Colonne Excel | Propriété ICS | Exemple | Remarques |
|---|---|---|---|
| Subject | SUMMARY | Réunion d’équipe | Obligatoire et concis (≤255 car.). |
| Start Date + Start Time | DTSTART | 20251105T090000Z | UTC (Z) ou DTSTART;TZID=Europe/Paris:20251105T100000. |
| End Date + End Time | DTEND | 20251105T100000Z | Doit être > DTSTART. Pour les journées entières, utilisez VALUE=DATE. |
| Time Zone | TZID | Europe/Paris | Uniformisez le fuseau ou préférez UTC pour éviter les décalages. |
| Location | LOCATION | Salle A, Bât. 2 | Évitez les virgules superflues, pas d’HTML. |
| Description | DESCRIPTION | Ordre du jour… | Remplacez les retours chariot par \n si nécessaire. |
| All Day | DTSTART;VALUE=DATE / DTEND;VALUE=DATE | 20251105 / 20251106 | DTEND exclusif : pour 1 jour, mettre le lendemain. |
| Recurrence | RRULE | FREQ=WEEKLY;BYDAY=MO,WE | Ajoutez éventuellement UNTIL=…Z ou COUNT. |
| Reminder (min) | VALARM | TRIGGER:-PT15M | Alarmes locales à l’événement (voir exemple plus bas). |
Modèles ICS prêts à l’emploi
Événement simple (heure locale avec TZID)
BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//VotreOrganisation//CSV-to-ICS//FR
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:PUBLISH
BEGIN:VEVENT
UID:20251105T090000-evt-0001@example.com
DTSTAMP:20251101T070000Z
DTSTART;TZID=Europe/Paris:20251105T100000
DTEND;TZID=Europe/Paris:20251105T110000
SUMMARY:Réunion d’équipe
DESCRIPTION:Ordre du jour:\n- Projets\n- Budget
LOCATION:Salle A
BEGIN:VALARM
TRIGGER:-PT15M
ACTION:DISPLAY
DESCRIPTION:Rappel: Réunion d’équipe
END:VALARM
END:VEVENT
END:VCALENDAR
Événement en UTC
BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//VotreOrganisation//CSV-to-ICS//FR
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:PUBLISH
BEGIN:VEVENT
UID:20251105T080000-evt-0002@example.com
DTSTAMP:20251101T070000Z
DTSTART:20251105T080000Z
DTEND:20251105T090000Z
SUMMARY:Point projet
DESCRIPTION:Statut hebdomadaire
LOCATION:Visio
END:VEVENT
END:VCALENDAR
Journée entière (notez DTEND au lendemain)
BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//VotreOrganisation//CSV-to-ICS//FR
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:PUBLISH
BEGIN:VEVENT
UID:anniv-0001@example.com
DTSTAMP:20251101T070000Z
DTSTART;VALUE=DATE:20251210
DTEND;VALUE=DATE:20251211
SUMMARY:Anniversaire - Jean
DESCRIPTION:Ne pas oublier le gâteau
END:VEVENT
END:VCALENDAR
Récurrence hebdomadaire avec date de fin
BEGIN:VCALENDAR
VERSION:2.0
PRODID:-//VotreOrganisation//CSV-to-ICS//FR
CALSCALE:GREGORIAN
METHOD:PUBLISH
BEGIN:VEVENT
UID:20250108T090000-evt-rec-01@example.com
DTSTAMP:20250101T070000Z
DTSTART;TZID=Europe/Paris:20250108T100000
DTEND;TZID=Europe/Paris:20250108T110000
SUMMARY:Cours - Algorithms
RRULE:FREQ=WEEKLY;BYDAY=WE;UNTIL=20250331T215959Z
LOCATION:Amphi 3
END:VEVENT
END:VCALENDAR
Procédure d’import détaillée dans le nouvel Outlook
- Ouvrez le Calendrier dans le nouvel Outlook (web ou application Windows).
- Cliquez sur Ajouter un calendrier puis sur Téléverser depuis un fichier.
- Glissez‑déposez votre fichier
.ics(ou cliquez pour parcourir et le sélectionner). - Choisissez la destination : calendrier existant ou Créer un nouveau calendrier (recommandé pour vérifier l’import).
- Validez. Les événements sont ajoutés. Le cas échéant, Outlook crée un calendrier Calendrier importé. Vous pourrez ensuite déplacer ou fusionner les éléments vers votre calendrier principal.
Bonnes pratiques supplémentaires
- Taille du fichier : visez ≤ 5 Mo. Scindez au besoin (par exemple, 6 mois par fichier).
- Fuseaux horaires : utilisez
TZID(Europe/Paris, America/Montreal…) ou du UTC (Z) pour éviter les décalages à l’import et lors des changements d’heure. - Encodage : enregistrez en UTF‑8 sans BOM. Évitez les caractères exotiques non nécessaires.
- Échappement : dans
DESCRIPTION/LOCATION, échappez les virgules et points‑virgules si besoin, remplacez les retours par\n. - Validation : ouvrez l’ICS dans un éditeur texte, contrôle rapide des balises et de la cohérence des dates.
- Unicité : fournissez un
UIDunique par événement si vous envisagez de ré‑importer (évite la création de doublons dans certains clients). - Après import : vérifiez un échantillon représentatif. Si tout est OK, déplacez les événements vers le calendrier principal et supprimez le calendrier de test.
Faut‑il absolument un fichier ICS ?
Oui. Dans le nouvel Outlook, la fonctionnalité Téléverser depuis un fichier est conçue pour des fichiers .ICS. Pour rester en CSV / Excel, utilisez les contournements suivants :
- Outlook « classique » (bureau) : import CSV via Fichier › Ouvrir et exporter › Importer/Exporter.
- Power Automate : lisez les lignes d’un tableau Excel et créez les événements via Microsoft 365.
- Google Calendar comme passerelle : import CSV → export ICS → import dans Outlook.
Guide complet de conversion CSV/Excel → ICS
1) Nettoyer votre fichier source
- Une ligne = un événement. Éliminez les lignes vides, unifiez les formats de date (ISO :
YYYY‑MM‑DD) et d’heure (HH:MM24 h). - Vérifiez l’orthographe des en‑têtes (voir mapping plus haut).
- Retirez les formules volatiles ou fusion de cellules : préférez des valeurs brutes.
2) Régler les fuseaux horaires
Trois approches :
- Tout en UTC (
…Z) : simple, zéro surprise avec l’heure d’été/hiver. - Tout en TZID (Europe/Paris par ex.) : lisible pour l’utilisateur final ; assurez-vous de la cohérence DTSTART/DTEND.
- Mélange (à éviter) : gardez une cohérence globale.
3) Gérer les événements sur la journée entière
En ICS, la date de fin est exclusive. Pour un événement d’une seule journée (par ex. le 10 décembre), utilisez :
DTSTART;VALUE=DATE:20251210
DTEND;VALUE=DATE:20251211
4) Ajouter des rappels
Utilisez un bloc VALARM à l’intérieur de VEVENT :
BEGIN:VALARM
TRIGGER:-PT30M
ACTION:DISPLAY
DESCRIPTION:Rappel: Intervention
END:VALARM
5) Récurrences et exceptions
Les scénarios académiques ou de formation profitent d’RRULE :
RRULE:FREQ=WEEKLY;BYDAY=MO,WE;COUNT=12
Pour exclure des dates : ajoutez des lignes EXDATE (même format que DTSTART).
6) Contrôle qualité avant import
- Ouvrez l’ICS et vérifiez la présence d’un seul
BEGIN:VCALENDAR/END:VCALENDAR. - Recherchez des caractères parasites (tabulations, guillemets « smart », espaces non‑cassants).
- Vérifiez que chaque
VEVENTpossèdeSUMMARY,DTSTARTetDTENDcohérents.
Plan B : Outlook « classique » et Power Automate
Importer un CSV dans Outlook « classique »
- Ouvrez Outlook de bureau (Windows/Mac), menu Fichier.
- Ouvrir et exporter › Importer/Exporter.
- Importer à partir d’un autre programme ou fichier › Valeurs séparées par des virgules (CSV).
- Sélectionnez le dossier Calendrier de votre boîte Microsoft 365.
- Mappez les champs CSV vers les champs Outlook (Sujet, Date de début…).
- Lancez l’import ; synchronisez. Vos événements remonteront dans le cloud et seront visibles depuis le nouvel Outlook.
Conseils : si votre système utilise la virgule comme séparateur décimal, songez à exporter en point‑virgule ou à forcer le séparateur lors de l’export CSV. Évitez les formats « texte enrichi » dans les descriptions.
Automatiser avec Power Automate
Utile si vous devez réimporter régulièrement un planning (ex. emploi du temps, planning d’ateliers, réservations de salles).
- Déclencheur : manuel, planifié (tous les jours), ou « Lors de la création/modification d’un fichier » dans un dossier OneDrive/SharePoint.
- Action : Lister les lignes présentes dans un tableau (Excel). Votre fichier doit contenir une table nommée.
- Boucle : pour chaque ligne, appelez Créer un événement (V4) dans Outlook : mappez Sujet, Date/heure de début, Date/heure de fin, Fuseau, Lieu, Description. Gérez Toute la journée si nécessaire.
- Journalisation : enregistrez les Event Id pour éviter les doublons lors des ré‑exécutions (utilisez un UID ou une clé métier).
Avantages : pas de conversion ICS, gestion des mises à jour et suppressions, intégration sécurisée. Inconvénients : temps de conception initial, dépendance aux licences et aux quotas.
Erreurs fréquentes et corrections
| Message / Symptôme | Cause probable | Correction |
|---|---|---|
| « Ce fichier n’est pas un calendrier ICS valide » | Balises manquantes, ordre incorrect, encodage non UTF‑8. | Ajoutez VERSION:2.0, vérifiez BEGIN/END, enregistrez en UTF‑8 sans BOM. |
| Heures décalées de 1 h ou 2 h | Fuseau mal défini, heure d’été/hiver non prise en compte. | Utilisez TZID cohérent ou convertissez tout en UTC (Z). |
| Événements à cheval sur deux jours | Journées entières codées en DATE‑TIME. | Utilisez VALUE=DATE et DTEND exclusif (lendemain). |
| Caractères étranges « é », « – » | Mauvais encodage ou BOM actif. | Convertissez en UTF‑8 sans BOM, remplacez les tirets typographiques par des tirets simples si besoin. |
| Import bloqué au‑delà de quelques milliers d’items | Limites pratiques côté service ou latence réseau. | Scindez le fichier (par mois/trimestre), patientez entre deux imports, privilégiez Power Automate pour les volumes élevés. |
| Doublons après plusieurs imports | Absence d’UID stable ou multiples ICS identiques réimportés. | Assignez un UID unique par événement ; testez sur un calendrier séparé avant fusion. |
Checklist express avant import
- Fichier en UTF‑8 sans BOM, < 5 Mo, retours de ligne CRLF.
- Dates/Heures en UTC (
Z) ou en TZID homogène. - Chaque événement a
SUMMARY,DTSTART,DTENDcohérents. - Journées entières en
VALUE=DATEavecDTENDexclusif. - Rappels (
VALARM) paramétrés si besoin. - Récurrences (
RRULE) testées sur un petit échantillon. - Import dans un calendrier de test (Calendrier importé) avant fusion.
Cas d’usage : recettes prêtes à adapter
Importer 500 anniversaires depuis Excel
- Colonnes : Nom, Date, Tags (facultatif).
- Générez un ICS avec pour chaque ligne :
DTSTART;VALUE=DATE:<AAAAmmJJ>,DTEND;VALUE=DATE:<AAAAmm(JJ+1)>,SUMMARY:Anniversaire - <Nom>. - Importez l’ICS dans le nouvel Outlook, vérifiez quelques dates aléatoires.
Emploi du temps semestriel
- Établissez des lignes « type » (cours hebdo, TD, TP) avec
RRULE(FREQ=WEEKLY,BYDAY) etUNTILen fin de semestre. - Ajoutez des
EXDATEpour les vacances et jours fériés. - Contrôlez 3–4 semaines au hasard pour capter d’éventuels décalages d’heure.
Réunions clients en multi‑fuseaux
- Convertissez toutes les heures en UTC dans votre ICS.
- Communiquez séparément l’heure locale à vos interlocuteurs (Outlook se chargera de l’afficher dans leur fuseau).
- Vérifiez l’affichage dans le web et l’application Windows.
Structure ICS : mémo de référence rapide
| Propriété | Obligatoire | Rôle | Exemple |
|---|---|---|---|
| BEGIN:VCALENDAR / END:VCALENDAR | Oui | Encapsule le calendrier | BEGIN:VCALENDAR… |
| VERSION | Oui | Version ICS | VERSION:2.0 |
| PRODID | Recommandé | Source du fichier | PRODID:-//MonOutil//ICS//FR |
| BEGIN:VEVENT / END:VEVENT | Oui | Un événement | — |
| UID | Recommandé | Identifiant unique | UID:abc123@example.com |
| DTSTAMP | Recommandé | Horodatage de création | DTSTAMP:20251101T070000Z |
| DTSTART / DTEND | Oui | Début / fin | DTSTART:20251105T080000Z |
| SUMMARY | Oui | Titre | SUMMARY:Réunion |
| DESCRIPTION | Optionnel | Détails | DESCRIPTION:Lignes… |
| LOCATION | Optionnel | Lieu | LOCATION:Salle A |
| RRULE / EXDATE | Optionnel | Récurrences / exceptions | RRULE:FREQ=WEEKLY;BYDAY=MO |
| VALARM | Optionnel | Rappel | TRIGGER:-PT15M |
Questions de sécurité, gouvernance et confidentialité
- Données sensibles : anonymisez toute information personnelle si vous utilisez un convertisseur en ligne.
- Provenance des ICS : n’importez pas d’ICS d’origine inconnue (risque d’injection de contenu indésirable).
- Traçabilité : conservez le CSV d’origine et l’ICS final utilisé pour audit et réversibilité.
- Quotas et performance : préférez des imports par lots (mensuels/trimestriels). Pour des milliers d’entrées, privilégiez Power Automate.
Ressources utiles
- Guides Microsoft : Importer ou s’abonner à un calendrier dans Outlook (mise à jour 2025).
- Convertisseurs en ligne : recherchez « CSV to ICS converter » et testez sur quelques lignes avant de traiter vos données réelles.
- Power Automate : modèle Créer un événement Outlook pour chaque ligne Excel (ajustez les champs selon votre table).
FAQ rapide
Le nouvel Outlook importera‑t‑il un CSV à l’avenir ?
Rien n’empêche une évolution, mais à ce jour l’import de fichier depuis le calendrier accepte l’ICS. Construisez votre processus autour de la conversion, ou utilisez Power Automate si vous devez rester en Excel.
Mon ICS dépasse 5 Mo, que faire ?
Scindez par période (un fichier par trimestre, par exemple) et importez successivement. Testez chaque lot sur un calendrier de validation.
Peut‑on supprimer facilement un import raté ?
Oui : si vous avez importé dans un calendrier secondaire, supprimez‑le en entier. Sinon, filtrez par date/plage et supprimez en bloc. D’où l’intérêt d’un calendrier de test.
Les destinataires/participants sont‑ils importés ?
Un ICS peut contenir des ATTENDEE et ORGANIZER, mais l’import « fichier » est pensé pour ajouter des événements dans votre calendrier, pas pour envoyer des invitations. Préférez Power Automate si vous devez notifier des invités.
Conclusion
Pour le nouvel Outlook, la voie fiable consiste à convertir vos CSV/Excel en ICS en respectant quelques règles simples : encodage UTF‑8, fuseau horaire cohérent (ou UTC), DTEND exclusif pour les journées entières et vérification sur un calendrier de test. Si vous souhaitez rester en CSV, utilisez Outlook classique pour l’import unique, ou Power Automate pour un flux réplicable et gouverné. Avec ces pratiques, l’import devient une opération maîtrisée, reproductible et sûre.