Afficher le nombre total de messages dans Outlook sur le Web et la nouvelle appli Outlook

Dans les versions récentes d’Outlook — qu’il s’agisse d’Outlook sur le Web (Outlook.com / Outlook pour Microsoft 365) ou de la nouvelle application multiplateforme « Outlook » pour Windows et macOS — le volet des dossiers n’affiche plus que le compteur de messages non lus. Beaucoup d’administrateurs, de professionnels de la messagerie et d’utilisateurs avancés cherchent donc comment obtenir, à nouveau, le nombre total d’éléments (messages lus + non lus) que contient chaque dossier. Cette page rassemble toutes les méthodes confirmées, les astuces de contournement et les bonnes pratiques pour retrouver rapidement cette information devenue plus discrète.

Vue d’ensemble du problème

Historiquement, l’ancien client Outlook pour Windows (versions MSI puis Click‑to‑Run) indiquait deux compteurs : un chiffre en gras pour le non lu à côté du dossier, et, dans la barre d’état, un second chiffre pour le total. À partir de 2023 sur le Web, puis de 2024 dans la nouvelle appli Outlook, Microsoft a supprimé ce second indicateur afin :

• d’éliminer un appel serveur coûteux à chaque rafraîchissement du volet ;
• d’alléger l’interface sur les écrans mobiles ;
• de réduire la latence perçue lors de la navigation entre les dossiers.

Le gain en réactivité est réel, mais de nombreux scénarios métiers (contrôle qualité, archivage légal, monitoring d’un compte partagé, etc.) nécessitent toujours d’afficher le nombre total d’éléments. Heureusement, plusieurs chemins cachés permettent encore d’obtenir l’information, au prix de quelques clics supplémentaires.

Récapitulatif des solutions connues

Contexte	Solutions confirmées	Limites & remarques
Outlook sur le Web (Outlook.com)	Paramètres → Stockage Accédez à ⚙️ Paramètres > Comptes > Stockage (sur certains tenants : Général > Stockage). En bas de la page, un tableau recense tous les dossiers avec : – le nombre d’éléments ; – la taille occupée.	Consultation ponctuelle uniquement : le compteur n’apparaît pas en permanence à côté du dossier.
	Menu contextuel du dossier Clic droit ou clic sur ⋯ → le menu affiche « x messages (y non lus) ».	Fonctionne dossier par dossier, sans vision globale.
	Survol du dossier Passez la souris sur le nom : une info‑bulle affiche les deux chiffres.	Ne marche pas sur mobile ; disparaît dès que la souris quitte la zone.
Nouvelle appli Outlook (Windows / macOS)	⋯ à côté du dossier Même logique que sur le Web : clic sur ⋯ ou clic droit pour lire « x éléments, y non lus ».	Consultation au cas par cas.
	Volet « Stockage du compte » ⚙️ Paramètres > Comptes > Stockage : reprise de la même page que la version Web.	Pas de compteur permanent.
	Retour temporaire à l’ancien Outlook Le client « legacy » conserve l’option Afficher le nombre total d’éléments dans les Propriétés du dossier et un compteur global dans la barre d’état.	Solution transitoire ; le client sera retiré à moyen terme.

Étapes détaillées pour chaque méthode

Via le module Stockage

1. Cliquez sur l’icône ⚙️ Paramètres dans le coin supérieur droit.
2. Choisissez Comptes > Stockage. La page se charge ; selon la taille de la boîte, l’opération peut prendre quelques secondes.
3. Faites défiler jusqu’à la section Répartition par dossiers. Chaque rangée affiche :
 • le nom du dossier ;
 • le nombre total d’éléments ;
 • la taille occupée en Mo.
4. Vous pouvez cliquer sur le chevron pour développer les sous‑dossiers et disposer d’une vue hiérarchique complète.

Astuce performance : sur les très grosses boîtes (plusieurs centaines de milliers de messages), la liste complète peut mettre un moment à s’afficher. Laisser la page ouverte ; elle s’actualise en arrière‑plan sans bloquer la navigation dans un autre onglet.

Par le menu contextuel du dossier

Cette méthode est la plus directe :

• Clic droit sur le dossier cible (ou appui long sur mobile) ;
• Une ligne indique « x messages » suivie entre parenthèses de « y non lus ».

Elle fonctionne même lorsque la colonne de lecture est masquée, mais elle ne permet de vérifier qu’un dossier à la fois.

Grâce à l’info‑bulle de survol

Un surplus de productivité pour les utilisateurs de souris : placez le pointeur sur le nom du dossier, patientez une seconde, et une info‑bulle translucide apparaît. Elle présente :

• le nombre total d’éléments ;
• le nombre d’éléments non lus ;
• l’éventuelle taille associée.

L’info‑bulle se referme dès que la souris quitte le dossier, ce qui la rend peu pratique pour du contrôle massif mais parfaite pour un coup d’œil rapide.

Particularités de la nouvelle application Outlook

La nouvelle appli, basée sur le même noyau Web que Outlook.com, embarque exactement les mêmes modules de stockage. Ses performances hors ligne sont meilleures grâce au cache local, mais les compteurs ne sont jamais affichés de façon permanente.

Utiliser le raccourci ⋯

Chaque dossier dispose d’un bouton « Plus d’actions (⋯) ». Un clic ouvre un menu contextuel identique à celui du Web, fidèle jusque dans la formulation (x éléments, y non lus). C’est la méthode officiellement recommandée par Microsoft pour « contrôler ponctuellement l’état d’un dossier ».

Consulter le panneau Stockage du compte

Le chemin est identique : ⚙️ Paramètres > Comptes > Stockage. Vous y retrouvez le même tableau hiérarchique que dans la version en ligne, avec l’avantage d’un chargement souvent plus rapide (mise en cache locale).

Basculer temporairement vers l’ancien client Outlook

Certains utilisateurs ont encore la possibilité de cliquer sur Basculer vers l’ancien Outlook (coin supérieur droit). Dans cet environnement hérité :

• le compteur total se place au bas de la fenêtre, à gauche de la barre d’état ;
• il existe une case à cocher Afficher le nombre total d’éléments dans les Propriétés de chaque dossier (clic droit > Propriétés) pour rétablir l’affichage dans le volet.

Néanmoins, Microsoft a annoncé la fin progressive du déploiement MSI/CTR pour privilégier la version Web/Electron. Utilisez donc cette voie uniquement pour un besoin ponctuel ou durant une période de transition de votre organisation.

Pourquoi Microsoft a‑t‑il supprimé cette fonctionnalité ?

D’après la feuille de route publique et les réponses des équipes produit lors d’AMA (Ask Microsoft Anything), l’affichage permanent du total avait trois inconvénients techniques majeurs :

1. Requêtes serveur supplémentaires : chaque expansion ou réduction d’un dossier déclenchait un appel REST pour récupérer le total, grevant la bande passante côté client comme côté Exchange Online.
2. Problème de cohérence en accès concurrent : dans les boîtes partagées, le total change très souvent. Entre deux rafraîchissements, le chiffre pouvait devenir obsolète, créant une confusion.
3. Charge côté mobile : sur smartphones, un volet de dossier compact ne justifie pas l’envoi d’autant de méta‑données.

En retirant la métrique, Microsoft estime avoir gagné jusqu’à 20 % de réactivité lors de la navigation entre dossiers volumineux, tout en diminuant la charge réseau.

Alternatives avancées pour utilisateurs experts

Exploiter la recherche avancée

Tapez directement dans la zone de recherche :
folder:inbox ou folder:"NomDuDossier"
Une fois la requête validée, le ruban affiche la mention « Résultats x sur x éléments ». Le second chiffre représente le total du dossier. Cette technique fonctionne partout (Web, nouvelle appli, ancien client) et supporte les opérateurs booléens (AND, OR) pour cibler plusieurs dossiers.

Script VBA et compléments tiers

Dans l’ancien Outlook, un développeur VBA peut ajouter un module :

' Compter les éléments du dossier actif
Sub Compteur_Total_BarreEtat()
    Dim objFolder As Outlook.Folder
    Set objFolder = Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
    Application.ActiveExplorer.StatusBar = _
        objFolder.Items.Count & " éléments, " & _
        objFolder.UnReadItemCount " non lus"
End Sub

Le macro met à jour la barre d’état à chaque changement de dossier. Malheureusement, VBA n’est pas disponible dans la nouvelle application ni dans Outlook Web. À moyen terme, Microsoft planche sur un modèle d’extension basé sur JavaScript (Office Scripts) mais aucune API ne fournit encore le compteur total.

API Microsoft Graph et Power Automate

Administrateurs et développeurs peuvent interroger l’endpoint :
GET / users/{id} / mailFolders / {folder-id} ?$select=displayName,totalItemCount,unreadItemCount
La réponse JSON contient directement totalItemCount. Un flux Power Automate peut alors consigner périodiquement la valeur dans un SharePoint List ou envoyer une notification Teams si un seuil est dépassé. Cette solution s’adresse cependant aux environnements disposant d’autorisations d’application Mail.Read au niveau tenant.

FAQ – Questions fréquentes

Q : Existe‑t‑il un paramètre pour réactiver l’ancien comportement ?
R : Non. Selon la communication officielle, aucun paramètre caché n’autorise le retour du compteur permanent dans la nouvelle interface.

Q : Le module Stockage peut‑il être épinglé ?
R : Pas pour l’instant. Vous pouvez conserver l’onglet ouvert ; il s’actualise au rechargement manuel (F5).

Q : Les boîtes partagées ou en délégation sont‑elles supportées ?
R : Oui. Toutes les méthodes citées affichent correctement le total d’éléments, y compris dans une boîte partagée (Shared Mailbox) ou un dossier public moderne.

Q : Et sur Outlook Mobile ?
R : L’application iOS/Android ne fournit aucune visibilité sur le total. Seule la recherche globale (All Mail) signale un nombre d’éléments lorsqu’un filtre est appliqué.

Bonnes pratiques pour garder le contrôle

• Planifier un nettoyage : utilisez régulièrement l’option Analyser boîte de réception (Outlook Web > Stockage) pour identifier les dossiers dépassant vos quotas internes.
• Archiver automatiquement : les balises MRM ou une politique de conservation d’Exchange Online peuvent déplacer ou supprimer les éléments anciens et maintenir durablement un compteur gérable.
• Remonter un feedback : plus un nombre d’utilisateurs signale l’importance du compteur total via Help > Feedback, plus Microsoft en tiendra compte dans sa feuille de route.
• Former les utilisateurs : une courte vidéo ou un guide interne sur les nouvelles méthodes (clic droit, survol, Stockage) réduira la frustration et les tickets de support.

Conclusion

À la date d’aujourd’hui, aucune version moderne d’Outlook n’affiche en permanence le nombre total de messages à côté des dossiers. Les seules options disponibles se résument à : module Stockage, menu contextuel, info‑bulle de survol, recherche ou retour transitoire à l’ancien client. Pour les organisations qui exigent un contrôle permanent, il faudra soit développer un outil basé sur Microsoft Graph, soit conserver temporairement Outlook legacy. D’ici là, n’hésitez pas à soumettre un feedback à Microsoft : la pression communautaire reste le meilleur levier pour voir réapparaître cette fonctionnalité dans une future mise à jour.