Vous cherchez à archiver d’anciens dossiers Outlook pour alléger votre boîte sans perdre d’historique ? Voici un guide pas à pas — Archive en ligne Microsoft 365, AutoArchive vers fichier PST et dossier « Archive » — avec des réponses claires aux 4 questions essentielles.
Vue d’ensemble : ce que vous voulez résoudre
- Peut‑on supprimer un dossier (et ses sous‑dossiers) de la boîte de réception après l’avoir archivé ?
- La suppression d’un sous‑dossier déjà archivé efface‑t‑elle aussi les éléments stockés dans l’archive ?
- Comment accéder facilement aux éléments archivés ?
- L’archivage libère‑t‑il réellement de l’espace dans la boîte aux lettres ?
Réponse synthèse selon le type d’archivage
Outlook propose trois approches principales. Comparez, puis passez aux pas‑à‑pas détaillés plus bas.
| Contexte technique | Réponses aux 4 questions | Points clés |
|---|---|---|
| Archive en ligne (Online Archive) – Microsoft 365 / Exchange Online | 1) Oui : une fois les éléments déplacés vers l’Archive en ligne, vous pouvez supprimer le dossier d’origine. 2) Non : supprimer le dossier source n’enlève rien de l’Archive en ligne. 3) Dans Outlook, ouvrez le volet de navigation et développez Archive en ligne (apparaît sous votre boîte principale). 4) Oui : les éléments résident dans une boîte d’archive côté serveur distincte ; la taille de la boîte principale diminue. | • L’admin Exchange doit activer l’archive au préalable. • Déplacements automatisables via stratégies de rétention (MRM). • Recherche possible sur la boîte principale et l’archive. |
| AutoArchive (fichier .pst local) | 1) Oui : les messages sont déplacés vers un fichier PST ; vous pouvez supprimer le dossier source. 2) Non : le PST est indépendant, la suppression du dossier n’a aucun effet sur l’archive locale. 3) Fichier > Ouvrir & Exporter > Ouvrir un fichier de données Outlook ; le dossier « Archives » (PST) s’affiche ensuite. 4) Oui côté serveur Exchange (les éléments quittent la boîte principale) ; l’espace est déplacé vers votre disque local. | • Idéal pour libérer l’espace serveur tout en gardant un accès hors ligne. • Sauvegardez régulièrement le PST ; un PST corrompu peut bloquer l’ouverture. • Non pris en charge dans le nouvel Outlook pour Windows (voir plus bas) : utilisez Outlook « classique ». |
| Dossier « Archive » (bouton Archiver) | 1) Oui : supprimer le dossier d’origine n’affecte pas les messages déjà déplacés dans « Archive ». 2) Non : l’Archive (dossier interne) conserve vos messages. 3) Visible dans la même boîte aux lettres, sous le dossier Archive. 4) Non : ce déplacement reste dans la boîte principale, la taille globale ne baisse pas (sauf règle serveur ultérieure). | • Parfait pour désencombrer visuellement la boîte de réception. • Pas une solution de réduction de quota. |
| Comptes gratuits Outlook.com / Hotmail | Pas d’Archive en ligne Exchange. Utilisez le dossier « Archive » (même boîte) ou exportez/déplacez vers un PST (depuis Outlook classique pour Windows) si vous souhaitez réellement libérer de l’espace côté serveur. | |
Comprendre ce que « archiver » signifie selon les cas
- Archive en ligne (In‑Place Archive) : une boîte d’archive côté serveur rattachée à votre compte Microsoft 365. Idéale pour conserver des années d’e‑mails tout en maintenant une boîte principale agile.
- AutoArchive → PST : des éléments déplacés de votre boîte vers un fichier local. Vous réduisez la taille serveur, mais vous devenez responsable du stockage et de la sauvegarde.
- Dossier « Archive » : un simple réaménagement dans la même boîte. Pratique, immédiat, sans impact sur le quota.
Réponses détaillées aux 4 questions
Peut‑on supprimer un dossier (et ses sous‑dossiers) après archivage ?
Oui, dans tous les scénarios. L’archivage déplace (ou a déjà déplacé) les éléments. Supprimer le dossier d’origine ne touche pas à l’endroit où se trouvent désormais les messages (Archive en ligne, PST ou dossier « Archive »).
La suppression d’un sous‑dossier déjà archivé efface‑t‑elle l’archive ?
Non. Les structures et données archivées restent où elles sont. Seul le dossier « source » de la boîte principale est concerné par votre suppression.
Comment accéder aux éléments archivés ?
- Archive en ligne : volet de navigation d’Outlook → Archive en ligne. Sur Mac et sur le web, l’archive est également visible.
- PST local : Fichier > Ouvrir & Exporter > Ouvrir un fichier de données Outlook → sélectionnez votre .pst.
- Dossier « Archive » : il apparaît au même niveau que « Éléments envoyés » / « Éléments supprimés ».
L’archivage libère‑t‑il de l’espace ?
- Archive en ligne : Oui, car les éléments quittent la boîte principale pour une boîte d’archive distincte sur Exchange Online.
- PST local : Oui côté serveur, mais l’espace est désormais consommé sur votre disque local.
- Dossier « Archive » : Non, l’opération reste dans la même boîte.
Astuce : après un gros ménage, videz « Éléments supprimés » et, si autorisé par votre organisation, purgez les éléments récupérables pour constater la réduction de quota. Localement, pensez à compacter l’OST/PST pour réduire la taille du fichier sur le disque.
Procédures pas à pas — Archive en ligne (Microsoft 365)
Prérequis (administration)
Un·e administrateur·rice Exchange doit activer l’Archive pour la boîte aux lettres :
- Dans le Centre d’administration Exchange (EAC), ouvrez Destinataires > Boîtes aux lettres, sélectionnez l’utilisateur, puis cliquez sur Activer l’archive (parfois « Activer la boîte aux lettres d’archive »).
- Optionnel : assignez une stratégie de rétention (MRM) qui déplace automatiquement les anciens éléments vers l’Archive en ligne (ex. « Déplacer vers l’Archive après 2 ans »).
Automatisation (PowerShell Exchange Online) :
Connect-ExchangeOnline
Get-Mailbox -Filter {ArchiveStatus -eq "None"} | Enable-Mailbox -Archive
# Exemple pour un compte précis
Enable-Mailbox -Identity "utilisateur@domaine.tld" -Archive
Déplacer manuellement des dossiers/éléments vers l’Archive en ligne
Outlook (Windows, édition « classique »)
- Dans le volet de dossiers, vérifiez la présence de Archive en ligne – <Nom>.
- Clic droit sur le dossier à archiver → Déplacer → Autre dossier… → sélectionnez un dossier sous Archive en ligne.
- Ou glissez‑déposez le dossier directement sous l’Archive en ligne (inclut ses sous‑dossiers).
Outlook pour Mac
- Affichez la liste des dossiers ; la section Archive en ligne apparaît sous le compte.
- Ctrl‑clic sur le dossier → Déplacer vers → choisissez l’Archive en ligne.
Outlook sur le Web
- Dans la colonne des dossiers, trouvez Archive en ligne.
- Faites clic droit sur un dossier → Déplacer → sélectionnez la destination sous l’Archive en ligne.
Outlook Mobile (iOS/Android)
Vous pouvez déplacer des messages vers l’Archive en ligne depuis les options d’un message ; le déplacement d’un dossier entier n’est pas toujours disponible selon la version. Pour de gros volumes, préférez le poste de travail.
Automatiser le déplacement via des stratégies
Les balises MRM (Managed Folder Assistant) permettent d’appliquer des règles :
- Balise de rétention par défaut : « Déplacer vers l’Archive en ligne après 365 jours ».
- Balises par dossier : appliquez une période différente à « Éléments envoyés », « Conversations du projet », etc.
- Appliquez la stratégie de rétention voulue à la boîte aux lettres de l’utilisateur.
Important : si une conservation légale (eDiscovery/Hold) s’applique, les suppressions/déplacements peuvent être régis par la conformité et prendre effet plus tard.
Procédures pas à pas — AutoArchive vers un fichier PST
Quand choisir le PST ? Lorsque vous devez vraiment libérer l’espace serveur mais que l’Archive en ligne n’est pas disponible (ou non souhaitée), et que vous acceptez de gérer un stockage local.
Pré-requis et limites
- Fonction disponible dans Outlook pour Windows (édition « classique »). Le nouvel Outlook pour Windows ne prend pas en charge l’ouverture/archivage vers PST.
- Évitez d’ouvrir un PST depuis un partage réseau ou un dossier synchronisé en temps réel : risque accru de corruption.
Configurer l’archivage automatique
- Ouvrez Fichier > Options > Avancé > Paramètres d’archivage automatique…
- Cochez Exécuter l’archivage automatique tous les X jours, choisissez Nettoyer les dossiers et Déplacer les anciens éléments vers : Parcourir… pour sélectionner/créer un fichier
.pst. - Validez. Outlook déplacera périodiquement les éléments plus anciens que l’âge spécifié vers ce PST.
Archiver immédiatement un dossier (et ses sous‑dossiers)
- Allez dans Fichier > Outils > Outils de nettoyage > Archiver…
- Sélectionnez Archiver ce dossier et tous ses sous‑dossiers, pointez le dossier racine à archiver.
- Définissez Archiver les éléments antérieurs au <date>, puis choisissez le PST cible.
- Validez : Outlook déplace les messages éligibles vers le PST.
Ouvrir/fermer un PST dans Outlook
- Fichier > Ouvrir & Exporter > Ouvrir un fichier de données Outlook > sélectionnez le
.pst. - Le dossier Archives (et sa structure) apparaît dans le volet de navigation.
- Pour retirer un PST de l’affichage : Clic droit sur le nom du PST > Fermer « Archives ».
Bonnes pratiques autour des PST
- Sauvegarde : copiez régulièrement vos PST vers un emplacement de sauvegarde (ex. disque externe).
- Réparation : en cas d’erreur, utilisez l’outil
SCANPST.EXE(outil de réparation de la boîte de réception) installé avec Office. - Compaction : Fichier > Paramètres du compte > Fichiers de données > <PST> > Paramètres > Compresser pour réduire la taille sur disque après un gros archivage.
Procédures pas à pas — Utiliser le dossier « Archive » (bouton Archiver)
Le bouton Archiver du ruban déplace immédiatement les messages sélectionnés vers le dossier Archive de la même boîte.
- Sélectionnez un ou plusieurs messages.
- Cliquez sur Archiver (ou Clic droit > Archiver).
- Le dossier Archive apparaît si nécessaire et reçoit les éléments.
Limites : ce n’est pas un PST ni une Archive en ligne ; c’est un simple dossier. Utile pour ranger, pas pour réduire un quota.
Cas particuliers — Outlook.com / Hotmail (comptes gratuits)
- Pas d’Archive en ligne Exchange (boîte d’archive distincte) ; utilisez le dossier « Archive » pour classer, ou exportez vers un PST depuis Outlook classique pour réellement libérer de l’espace côté serveur.
- Les règles de nettoyage côté web peuvent aider à déplacer/supprimer automatiquement selon l’âge ou l’expéditeur.
Nouveau Outlook pour Windows vs Outlook « classique »
| Fonction | Outlook « classique » (Win32) | Nouveau Outlook pour Windows |
|---|---|---|
| Archive en ligne (affichage/déplacement) | Pris en charge | Affichage et options variables selon la version. Pour des déplacements massifs, préférez Outlook « classique ». |
| PST (ouvrir, AutoArchive, archiver vers PST) | Pris en charge | Non pris en charge (pas d’ouverture/export PST) |
| Bouton « Archiver » | Oui | Oui |
Recommandation : si votre scénario implique des PST (AutoArchive, migration locale), installez/utilisez Outlook pour Windows (édition « classique »).
Vérifier l’espace libéré et optimiser
Contrôler la taille de la boîte
- Dans Outlook (classique) : Fichier > Outils > Outils de nettoyage > Taille de la boîte aux lettres…
- Identifiez les dossiers volumineux et ciblez‑les pour l’archivage.
Après archivage
- Videz « Éléments supprimés » pour refléter le gain côté quota.
- Si votre organisation l’autorise, purgez les éléments récupérables (récupération d’éléments supprimés) pour accélérer la baisse du quota.
- Compactez vos fichiers OST/PST localement pour réduire la taille sur disque (ne change pas le quota serveur).
Note : la recalculation du quota côté serveur peut prendre un certain temps après de gros déplacements.
Bonnes pratiques d’archivage Outlook
- Planifier : définissez des seuils (ex. « archive après 18 mois ») et des dossiers critiques à conserver dans la boîte principale.
- Automatiser : utilisez des stratégies MRM (Archive en ligne) ou un cycle AutoArchive (PST) pour éviter les opérations ponctuelles massives.
- Simplicité : préférez une arborescence d’archive simple (par année/projet) pour accélérer la recherche.
- Conformité : vérifiez les politiques de votre entreprise (rétention, conservation, eDiscovery). Certaines balises empêchent la suppression.
- Sauvegarde (PST) : intégrez vos PST dans votre stratégie de backup. Chiffrez‑les si besoin (mot de passe PST).
- Performance : évitez les dossiers uniques contenant des centaines de milliers d’éléments. Archivez par tranches temporelles.
Accéder aux éléments archivés : méthodes pratiques
| Plateforme | Archive en ligne | PST local | Dossier « Archive » |
|---|---|---|---|
| Outlook pour Windows (classique) | Volet de navigation > Archive en ligne | Fichier > Ouvrir & Exporter > Ouvrir un fichier de données Outlook | Dossier « Archive » dans la même boîte |
| Outlook pour Mac | Volet de dossiers > Archive en ligne | Fichier > Ouvrir > Fichier de données Outlook | Dossier « Archive » |
| Outlook sur le Web | Colonne des dossiers > Archive en ligne | — (PST non applicable) | Dossier « Archive » |
| Outlook Mobile | Menu > Dossiers > Archive en ligne (selon version) | — | Dossier « Archive » |
Dépannage — problèmes fréquents et solutions
« Je ne vois pas l’Archive en ligne »
- Vérifiez auprès de l’IT que la boîte d’archive est activée pour votre compte.
- Actualisez le profil Outlook : Fichier > Paramètres du compte > Profils, ou recréez le profil si nécessaire.
- Dans Outlook (classique), assurez‑vous que le mode Exchange mis en cache est activé.
« Impossible de déplacer : quotas atteints »
- L’Archive en ligne possède aussi un quota (parfois extensible). Si pleine, demandez à l’IT d’activer l’archive extensible ou d’augmenter le quota.
- Si vous déplacez vers un PST, vérifiez l’espace libre sur disque.
PST corrompu ou inaccessible
- Fermez Outlook. Exécutez
SCANPST.EXE(outil de réparation de la boîte de réception) puis rouvrez Outlook. - Évitez de stocker le PST sur un dossier synchronisé en temps réel (OneDrive/SharePoint) ou un partage instable.
Résultats de recherche incomplets
- Étendez la portée de la recherche à Toutes les boîtes aux lettres / Boîte aux lettres actuelle et Archive.
- L’indexation peut demander du temps après un gros déplacement. Laissez Outlook ouvert pour qu’il finisse l’indexation.
Boîtes partagées
- L’Archive en ligne d’une boîte partagée est séparée de la vôtre. Vous ne pouvez pas déplacer des éléments vers votre archive personnelle pour contourner la gouvernance.
Modèles de politiques d’archivage (exemples concrets)
| Besoin métier | Paramétrage recommandé | Résultat |
|---|---|---|
| Boîte réactive < 10 Go | Balise par défaut : « Déplacer vers Archive en ligne après 18 mois » | La boîte principale reste légère, l’historique vit à long terme dans l’Archive en ligne |
| Projet temporaire à volume élevé | Balise sur le dossier projet : « Déplacer vers Archive en ligne après 90 jours » | Rotation rapide des e‑mails de projet, sans surcharge de la boîte principale |
| Conservation locale pour consultation hors ligne | AutoArchive : « Archiver les éléments > 12 mois » vers Archives_2025.pst | Historique disponible hors ligne et espace serveur libéré |
Checklist opérationnelle (à suivre pas à pas)
- Mesurez la taille de la boîte et repérez les 5 plus gros dossiers.
- Choisissez votre stratégie : Archive en ligne (idéal), PST local (si nécessaire), ou simple dossier « Archive » pour ranger.
- Activez l’Archive en ligne (ou préparez un PST sûr et sauvegardé).
- Déplacez les dossiers ciblés (y compris sous‑dossiers) en testant d’abord sur un échantillon.
- Nettoyez « Éléments supprimés » et compactez les fichiers de données locaux.
- Vérifiez la baisse du quota et la recherche sur les archives.
Exemples de scénarios concrets
Scénario A : boîte principale saturée (compte Microsoft 365)
Activez l’Archive en ligne, appliquez une balise par défaut « Déplacer après 12 mois », déplacez manuellement les dossiers volumineux (ex. Affaires closes) vers l’Archive. Supprimez les dossiers désormais vides de la boîte principale. Résultat : quota allégé et accès transparent à l’historique.
Scénario B : consultant externe, besoin d’accès hors ligne massif
Configurez AutoArchive vers un PST sur le disque interne, puis archivez immédiatement les dossiers de l’année N‑2 et antérieures. Sauvegardez le PST. Supprimez les dossiers sources. Résultat : espace serveur libéré, historique disponible sans connexion.
Scénario C : ranger sans toucher au quota
Utilisez le bouton Archiver pour déplacer les conversations non actives dans le dossier « Archive ». Résultat : boîte de réception limpide, aucun changement de quota.
TL;DR — le résumé qui fait gagner du temps
- Oui, vous pouvez supprimer un dossier après archivage (toutes méthodes).
- Non, supprimer un sous‑dossier n’efface pas l’archive.
- Accès : Archive en ligne (section dédiée), PST (Ouvrir un fichier de données), dossier « Archive » (même boîte).
- Espace : libéré avec Archive en ligne et PST ; pas libéré avec le dossier « Archive ».
FAQ complémentaires
Dois‑je copier ou déplacer ? Outlook « archiver » déplace les éléments (en Archive en ligne, dans un PST, ou vers le dossier « Archive »). La copie ne s’emploie que si vous l’ordonnez explicitement.
Que se passe‑t‑il si j’ai une conservation légale (Hold) ? Certaines suppressions sont différées ou interdites. L’archivage reste possible, mais la purge définitive obéit aux règles de conformité applicables à votre compte.
Puis‑je renommer/organiser les dossiers dans l’Archive en ligne ? Oui, vous pouvez créer/renommer des dossiers dans l’Archive en ligne comme dans la boîte principale.
La recherche couvre‑t‑elle les archives ? Oui ; selon le client Outlook, vous pouvez étendre la recherche à la boîte principale et à l’Archive en ligne / PST ouverts.
Puis‑je archiver des dossiers partagés ? Vous pouvez archiver le contenu d’une boîte partagée vers son archive (si activée). Évitez de déplacer des données d’une boîte partagée vers votre archive personnelle sans autorisation.
En résumé — choisissez la bonne option
- Archive en ligne : pour réduire la taille de la boîte principale sans perdre l’accès réseau (solution idéale en Microsoft 365).
- AutoArchive (.pst) : pour conserver localement de gros volumes tout en libérant l’espace côté serveur (assumez la sauvegarde).
- Dossier « Archive » : pour trier rapidement sans impact sur la taille de la boîte.
Bon ménage ! En suivant ces étapes, vous allégez votre boîte, gardez un historique propre et maîtrisez vos quotas — sans jamais perdre vos e‑mails importants.