Vous utilisez Outlook pour Windows avec plusieurs comptes (perso + hiérarchie) et vous voulez garder les deux boîtes ouvertes, mais ne recevoir des bannières d’alerte que pour votre propre compte ? Voici une méthode fiable, claire et durable, avec variantes et dépannage.
Vue d’ensemble de la question
Dans Outlook pour Windows, il est courant d’ouvrir simultanément sa boîte personnelle et un compte secondaire (par exemple la boîte d’un·e supérieur·e ou une boîte partagée). L’objectif ici est simple : conserver les deux comptes connectés tout en empêchant les bannières d’alertes Bureau (toasts Windows) pour le compte secondaire. Plusieurs points reviennent souvent :
- Dans certaines éditions, le bouton « Paramètres des alertes Bureau… » (durée/transparence) n’apparaît pas.
- Ouvrir un message peut « faire disparaître » une autre alerte en attente.
- Certains utilisateurs ont du mal à faire apparaître les alertes, même activées.
La solution validée consiste à désactiver complètement les alertes globales puis à créer une règle qui déclenche une alerte uniquement quand le message arrive sur votre compte.
Réponse & solution validée
Principe : on coupe le robinet général, puis on rouvre un filet ciblé par une règle. Ainsi, aucune alerte ne s’affiche pour le compte du/de la supérieur·e, et vous gardez néanmoins les deux comptes connectés en permanence.
Couper les alertes globales
- Ouvrez Fichier → Options → Courrier.
- Dans la section Arrivée des messages, décocher : Afficher une alerte Bureau (et, si nécessaire, Émettre un son).
- Validez avec OK.
Créer la règle d’alerte pour votre compte
- Allez dans Fichier → Gérer les règles et alertes.
- En haut, sous Appliquer les modifications à ce dossier, sélectionnez Boîte de réception – [votre compte].
- Cliquez sur Nouvelle règle… → Appliquer la règle aux messages que je reçois → Suivant.
- Condition recommandée : cochez « via le compte spécifié » et choisissez votre compte.
- Si cette condition n’existe pas dans votre assistant, laissez toutes les conditions décochées. Acceptez l’avertissement : la règle s’appliquera à tout message arrivant dans ce dossier.
- Actions : cochez « afficher une alerte sur le Bureau ».
- Optionnel : cochez « émettre un son » ou « afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte des nouveaux éléments ». Cette dernière offre une alerte persistante, voir plus bas.
- Exceptions : facultatif (expéditeurs, mots‑clés, importance, etc.).
- Cochez « Arrêter le traitement de plus de règles », donnez un nom à la règle, puis cliquez sur Terminer.
Résultat attendu : seules les arrivées sur votre compte déclenchent une bannière. Le compte secondaire reste connecté mais silencieux.
Schéma rapide de la règle (mémo)
| Élément | Valeur conseillée |
|---|---|
| Dossier ciblé | Boîte de réception – votre compte |
| Condition | via le compte spécifié = votre compte (ou aucune condition si non disponible) |
| Action principale | afficher une alerte sur le Bureau |
| Action complémentaire | afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte des nouveaux éléments (optionnel mais recommandé) |
| Exceptions | Facultatives (personnes, objets, mots‑clés, importance, etc.) |
| Arrêter le traitement | Activé (évite que d’autres règles modifient le message avant l’alerte) |
Variantes et précisions utiles
- Le bouton « Paramètres des alertes Bureau… » (durée, opacité, emplacement) n’existe pas dans toutes les versions, et ne permet jamais de cibler un compte : il ne règle que l’apparence des bannières.
- Les actions « afficher une alerte sur le Bureau » et « afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte des nouveaux éléments » sont des règles côté client : Outlook doit être ouvert sur le PC.
- Si une autre règle déplace le message hors de la Boîte de réception avant l’action d’alerte, la bannière peut ne pas s’afficher. Placez l’action d’alerte en premier et cochez Arrêter le traitement….
- L’app mobile (Android/iOS) propose des notifications par compte, mais ces réglages n’affectent pas le client Outlook pour Windows.
| Fonctionnalité | Outlook classique pour Windows | Nouveau Outlook pour Windows |
|---|---|---|
| Règles locales avec action « alerte sur le Bureau » | Pris en charge (Outlook doit être ouvert) | Variable : plusieurs règles « classiques » ne sont pas prises en charge |
| « Paramètres des alertes Bureau… » (apparence) | Peut être présent selon la build | Souvent absent ; notifications pilotées par Windows |
| Réglage fin par compte sans règles | Non (nécessite la méthode par règles) | Non (au moment de la rédaction, notifications par application) |
Cas particuliers et solutions
Lire un message fait « disparaître » une autre alerte encore pertinente
Les bannières Desktop Alert sont éphémères et Windows regroupe les notifications par application. Il est donc possible qu’une alerte s’efface visuellement lorsque vous interagissez avec Outlook ou ouvrez un autre message.
Astuce robuste : ajoutez, en plus de la bannière, l’action « afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte des nouveaux éléments ». Cette fenêtre reste ouverte jusqu’à fermeture manuelle et liste chaque nouvel élément ayant déclenché la règle. Donnez un libellé distinct (ex. « Nouveau message – Compte personnel ») pour l’identifier immédiatement.
Les alertes ne s’affichent pas
Si aucune bannière ne s’affiche malgré la règle, passez en revue la checklist ci‑dessous.
| Vérification | Où | Ce qu’il faut confirmer |
|---|---|---|
| Notifications autorisées | Windows → Paramètres → Système → Notifications → Outlook | Notifications activées. Désactiver « Assistant de concentration » / « Ne pas déranger » pendant le test. |
| Option globale Outlook | Outlook → Fichier → Options → Courrier | Afficher une alerte Bureau doit être décoché (sinon, vous aurez des alertes non filtrées en plus de la règle). |
| Dossier ciblé | Gérer les règles et alertes | Appliquer les modifications à ce dossier : Boîte de réception – votre compte. |
| Ordre et exclusivité | Gérer les règles et alertes | La règle d’alerte est placée au-dessus des règles qui déplacent/archivent, avec Arrêter le traitement de plus de règles. |
| Outlook actif | Client Outlook | Outlook est ouvert, connecté et non bridé par un mode de réunion/présentation qui masque les notifications. |
| Édition d’Outlook | À propos d’Outlook | Dans le nouveau Outlook, certaines actions de règles héritées ne sont pas disponibles. Testez dans Outlook classique si nécessaire. |
Procédure de test fiable
- Créez un message de test (depuis une autre adresse) envoyé à votre compte.
- Vérifiez que la bannière apparaît et, si configuré, que la fenêtre Alerte des nouveaux éléments s’ouvre avec votre libellé personnalisé.
- Envoyez un second message au compte secondaire : vous ne devez pas recevoir de bannière.
- Si vous avez des règles de tri, observez que l’alerte se produit avant tout déplacement. Le cas échéant, remontez la règle d’alerte et activez Arrêter le traitement….
- Déclenchez Exécuter les règles maintenant… sur la Boîte de réception de votre compte pour confirmer le comportement sur des messages existants (utile pour le débogage).
Boîtes partagées, comptes Exchange, IMAP/POP : ce qui change
Le critère via le compte spécifié est idéal avec les comptes Exchange/Outlook/Microsoft 365 ajoutés en tant que comptes Office modernes. Sur des comptes IMAP/POP ou des boîtes partagées, certains comportements diffèrent :
- Boîte aux lettres partagée (accès complet) : créez la règle d’alerte sur votre boîte (pas la partagée). Le fait de ne pas créer de règle d’alerte sur la partagée la rend, de facto, silencieuse.
- Comptes IMAP/POP : si la condition via le compte spécifié est absente, appliquez la règle sans condition sur la Boîte de réception de votre compte (dans Appliquer les modifications à ce dossier). C’est ce ciblage par dossier qui fait foi.
- Règles serveur vs client : les actions d’alerte sont côté client. Même si des règles serveur déplacent des messages, l’alerte s’exécute uniquement lorsque Outlook client voit l’arrivée dans la Boîte de réception ciblée.
Accessibilité et confort
Si vous manquez des bannières, préférez la fenêtre Alerte des nouveaux éléments : elle reste visible jusqu’à fermeture, s’affiche en pile et offre un libellé personnalisé. Vous pouvez combiner les deux : bannière + fenêtre persistante + son discret. Si vous présentez souvent, pensez à configurer un mode système (Assistant de concentration/Ne pas déranger) et à créer un Scénario Windows pour les réunions, sans changer vos règles Outlook.
Erreurs fréquentes (et correction immédiate)
- La case « Afficher une alerte Bureau » est restée cochée dans Outlook : décochez‑la sinon vous recevez des toasts non filtrés en plus de vos règles.
- La règle est créée sur le mauvais dossier (par ex. la Boîte de réception de la boîte partagée) : recréez‑la sur la Boîte de réception – [votre compte].
- Une autre règle déplace/archivie avant l’alerte : remontez la règle d’alerte et cochez Arrêter le traitement….
- Windows bloque les notifications (Assistant de concentration, mode Présentation, ne pas déranger) : désactivez temporairement ces modes pour tester.
- Nouveau Outlook : l’action d’alerte de type « héritée » peut être indisponible ; utilisez Outlook classique pour configurer et exploiter cette méthode.
Bonnes pratiques supplémentaires
- Nommez clairement la règle, ex. « Alerte Bureau – Compte perso », pour la retrouver en un coup d’œil.
- Un seul compte alerté : ne créez aucune règle d’alerte pour la boîte secondaire. Elle restera silencieuse sans autre action.
- Libellé personnalisé dans la fenêtre Alerte des nouveaux éléments : indiquez le compte ou la catégorie (ex. « Nouveaux messages – Compte personnel »).
- Catégories de test : pendant le débogage, ajoutez temporairement l’action « attribuer une catégorie » pour visualiser les messages qui ont déclenché la règle, puis retirez‑la.
- Exportez vos règles (Gérer les règles & alertes → Options → Exporter) avant de changer d’ordinateur.
FAQ
Peut‑on faire cela sans règle ?
Pas de manière fiable. Outlook ne propose pas, en standard, un réglage « par compte » pour les bannières du client Windows. Les règles sont la méthode déterministe.
Quid des sons ?
Même logique : laissez la case globale « Émettre un son » décochée et ajoutez l’action « émettre un son » dans la règle ciblée, si vous le souhaitez.
Et si je veux aussi une alerte pour quelques expéditeurs VIP du compte secondaire ?
Créez une seconde règle sur la Boîte de réception du compte secondaire avec une exception stricte (expéditeur est X/Y). C’est l’un des rares cas où l’on autorise une alerte limitée sur le compte silencieux.
Pourquoi ma bannière ne reste‑t‑elle pas ?
Par conception, un toast disparaît au bout de quelques secondes ou quand vous interagissez avec Outlook. Utilisez la fenêtre Alerte des nouveaux éléments pour une persistance jusqu’à fermeture manuelle.
Guide pas‑à‑pas récapitulatif (ultra‑court)
- Outlook → Options → Courrier : décochez Afficher une alerte Bureau (et le son si besoin).
- Gérer les règles et alertes (Boîte de réception – votre compte) : nouvelle règle « messages que je reçois », condition via le compte spécifié = votre compte, action afficher une alerte sur le Bureau (et fenêtre Alerte des nouveaux éléments en option), cochez Arrêter le traitement.
- Ne créez aucune règle d’alerte pour la boîte à ignorer.
Exemple complet prêt à copier
Nom de la règle : Alerte Bureau – Compte perso
Appliquer les modifications à ce dossier : Boîte de réception – [Prénom.Nom@domaine.tld]
Conditions : via le compte spécifié = [Prénom.Nom@domaine.tld]
Actions : afficher une alerte sur le Bureau ; afficher un message spécifique dans la fenêtre Alerte des nouveaux éléments : « Nouveau message – Compte personnel »
Exceptions : (aucune)
Options : Arrêter le traitement de plus de règles = coché
Pourquoi cette méthode est la plus fiable
- Prévisibilité : l’alerte repose sur un déclencheur unique (arrivée dans la Boîte de réception ciblée), pas sur une détection globale difficile à filtrer.
- Granularité : vous pouvez enrichir la règle par exceptions (heures, personnes, mots‑clés) sans impacter le compte silencieux.
- Réversibilité : réactiver les alertes globales ne prend que 2 clics si vous changez d’avis.
- Compatibilité : cette approche fonctionne même si le bouton « Paramètres des alertes Bureau… » n’existe pas dans votre édition.
Pour les environnements gérés
Dans certains contextes d’entreprise, des stratégies système peuvent restreindre l’affichage des notifications (modes Présentation, paramètres Windows ou stratégie de groupe affectant Outlook). Si vous constatez des incohérences persistantes malgré la checklist, vérifiez auprès de votre équipe IT qu’aucune politique n’empêche l’affichage des toasts ou n’altère l’ordre d’exécution des règles côté client.
Conclusion
En désactivant les alertes globales puis en activant une règle ciblant exclusivement votre compte, vous obtenez le meilleur des deux mondes : deux comptes toujours ouverts, mais des notifications strictement limitées à ce qui vous concerne. Ajoutez, si besoin, la fenêtre Alerte des nouveaux éléments pour un suivi persistant et vous ne manquerez plus un message important de votre propre boîte, tout en gardant la boîte du/de la supérieur·e parfaitement silencieuse.
Astuce finale : archivez/exportez votre jeu de règles quand tout fonctionne. Le jour où vous changez de poste ou de PC, vous importerez en un clin d’œil la configuration exacte qui vous convient.