Excel pour Mac : appliquer automatiquement une couleur à une cellule à partir d’une liste déroulante

Vous souhaitez qu’un simple choix dans une liste déroulante change instantanément la couleur de la cellule dans Excel pour Mac ? Suivez ce guide exhaustif pour configurer, personnaliser et fiabiliser la mise en forme conditionnelle liée à vos listes validées, sans utiliser de VBA ni d’add‑ins.

Sommaire

Problématique

Dans la version macOS d’Excel, les rubans, boîtes de dialogue et intitulés diffèrent sensiblement de ceux de Windows : certaines options sont déplacées ou masquées, et les blogs généralistes montrent le plus souvent des captures d’écran PC. Résultat : lorsqu’on cherche à colorer automatiquement une cellule selon la valeur choisie dans une liste déroulante (créée via Données › Validation des données › Liste), on peut croire que la fonctionnalité manque ou qu’elle a été retirée sur Mac. La bonne nouvelle : tout est présent, mais il faut connaître le chemin exact et deux particularités propres à macOS :

La boîte de dialogue de Mise en forme conditionnelle propose un menu « Style » supplémentaire qu’il faut basculer sur Classique ; sinon les règles avancées n’apparaissent pas.
Les raccourcis claviers natifs diffèrent ; certaines lettres d’accès rapide documentées pour Windows ne fonctionnent pas.

Solutions confirmées

Récapitulatif express

Étapes essentielles	Détails pour Excel Mac (bureau)
a. Sélectionner la plage	Sélectionnez toutes les cellules qui contiendront la liste déroulante : plage contiguë, colonne entière d’un tableau structuré ou plage non adjacente via `⌘`+clic.
b. Ouvrir : Accueil › Mise en forme conditionnelle › Nouvelle règle	Accédez au ruban Accueil, cliquez sur Mise en forme conditionnelle, puis sélectionnez Nouvelle règle….
c. Faire apparaître les bons types de règles	Dans la boîte de dialogue, ouvrez la liste déroulante Style et choisissez Classique. Les catégories héritées (Formater uniquement les cellules qui contiennent, Utiliser une formule, etc.) deviennent actives.
d. Choisir une méthode	Utiliser une formule pour déterminer pour quelles cellules le format doit être appliqué : • Exemple : `=$A1="terminé"` (colonne absolue, ligne relative). • Cliquez sur Format… > Remplissage et choisissez la couleur. Formater uniquement les cellules qui contiennent : • Type : Texte spécifique → contenant → entrez la valeur (terminé, en cours, etc.). • Cliquez sur Format… pour définir la couleur.
e. Répéter	Créez une règle par valeur/couleur désirée ou combinez‑les avec une formule `OR()` si plusieurs valeurs partagent la même teinte.

Étapes détaillées et bonnes pratiques

La table ci‑dessus suffit si vous êtes déjà à l’aise avec Excel, mais les sections suivantes détaillent chaque clic et chaque astuce pour éviter les pièges les plus fréquents.

1 – Préparer ou transformer la plage en Tableau

Si vos données sont vouées à s’étendre (ajout de lignes hebdomadaire, import fréquent, etc.), convertissez la plage en Tableau (⌘+T). Le tableau propage automatiquement la validation des données et la mise en forme conditionnelle vers chaque nouvelle ligne, sans intervention manuelle. Dans la barre latérale Outils de tableau, vérifiez que Ligne d’en‑tête est cochée : vous pourrez ainsi utiliser des formules structurées (ex. : =[@[Statut]]="terminé") qui se lisent comme du français.

2 – Créer la liste déroulante

Sélectionnez la colonne Statut (ou toute autre plage).
Ruban Données → Validation des données → Liste.
Dans Source :
- Entrez directement les valeurs séparées par des virgules : en cours,terminé,à relancer (avantage : rapidité).
- ou pointez vers une plage de référence nommée (avantage : maintenance : vous pouvez ajouter/supprimer des statuts sans modifier la validation).
Cochez Ignorer si vide et Liste déroulante dans la cellule, puis validez.

3 – Construire les règles de mise en forme conditionnelle

Ouvrez Accueil → Mise en forme conditionnelle → Gérer les règles…. Cette fenêtre, très proche de celle de Windows, présente néanmoins deux spécificités importantes :

Le bouton Nouveau ouvre d’abord le sélecteur Style. Par défaut, il est positionné sur Tout ce qui est (Format only cells with… côté PC). Or, les puissantes options Formater uniquement les cellules qui contiennent ou Utiliser une formule pour… ne s’affichent que si vous basculez le style sur Classique.
Le champ Aperçu n’actualise pas toujours la couleur choisie sur macOS Sonoma/Excel 16.87 ; ne vous alarmez pas : le rendu final dans la feuille sera correct.

Méthode A : règle avec texte spécifique

C’est la plus rapide quand chaque valeur est unique et ne partage pas de couleur avec d’autres.

Sous Style, choisissez Classique.
Sous Formater : , sélectionnez Formater uniquement les cellules qui contiennent.
Réglez les trois listes supplémentaires : Cellule | Texte spécifique | contenant.
Entrez la valeur, par ex. terminé.
Cliquez sur Format… et définissez la couleur de remplissage ou de police.
Validez, puis répétez pour chaque valeur/couleur.

Méthode B : règle avec formule

Indispensable si :

Plusieurs valeurs doivent déclencher la même couleur (ex. terminé et livré en vert).
Vous travaillez sur une plage hors tableau et souhaitez une seule règle dynamique.
Vous voulez décorréler la couleur de la valeur affichée (ex. : couleurs gérées dans une table de correspondance).

Exemple pas à pas :

Plage sélectionnée : $A$2:$A$100.
Nouveau style : Classique → Utiliser une formule….
Saisissez : =OR($A2="terminé",$A2="livré") (notez la ligne relative : 2).
Définissez un vert clair.
Ajoutez une seconde règle : =$A2="en cours" → orange.

4 – Orchestrer l’ordre des règles et la gestion des conflits

Excel lit les règles de haut en bas. Sur Mac, la fenêtre Gestionnaire de règles comporte les flèches ▲/▼ sur la droite : utilisez‑les pour remonter la règle la plus contraignante au sommet, ou cochez Arrêter si vrai (Stop if true) afin qu’aucune règle inférieure ne la supplante. Exemple : si vous définissez un fond gris pour les lignes archivées (=$A2="archivé"), cochez Arrêter si vrai afin que la couleur orange ou verte ne recouvre pas le gris.

5 – Étendre, copier ou déplacer les règles

Copier‑coller : sur Mac, ⌘+C puis ⌘+V transporte la validation des données mais pas la mise en forme conditionnelle. Utilisez plutôt Reproduire la mise en forme (⌥+double‑clic sur l’icône Pinceau) ou dupliquez la règle dans le gestionnaire (Appliquer à).
Insertion de lignes : si vos règles ciblent une plage fixe ($A$2:$A$100), l’insertion hors plage ne sera pas colorée. D’où l’intérêt du Tableau ou des références de colonne entière ($A:$A).
Déplacement vers un autre classeur : les règles suivent, mais les couleurs personnalisées (Plus de couleurs…) peuvent être converties en valeurs RVB proches si la palette cible diffère.

Points d’attention et limites

Excel Online : la version web conserve les couleurs déjà appliquées, mais ne permet pas de créer ni de modifier des règles de type Formule. Ouvrez le fichier dans Excel desktop (Mac ou Windows) pour toute modification.
Coloration du menu déroulant lui‑même : impossible en natif. Seule la cellule après sélection est colorée. Un compromis est de créer une colonne d’affichage (Statut visuel) qui concatène un emoji coloré avec le texte (="🟢 "&[@Statut]).
Références absolues/relatives : dans =$A1="terminé", le symbole $ gèle la colonne A mais laisse la ligne changer. Si vous oubliez ce $, la formule pointera sur B1, C1… à mesure que vous copierez vers la droite, entraînant un comportement erratique.
Nombre de règles : un classeur volumineux (>5000 lignes) contenant des dizaines de règles peut ralentir le défilement. Groupez les valeurs par couleur (→ règles OR()) et désactivez Appliquer un format à une plage différente si non requis.
Compatibilité descendante : les règles créées dans Excel 365 Mac sont comprises par Excel 2016 (Mac/PC) et même par Excel 2010, sauf si vous utilisez des fonctions postérieures (SWITCH, IFS). Restez sur OR()/AND() pour un maximum de compatibilité.

Compléments utiles

Mise en forme conditionnelle avancée avec une table de correspondance

Pour un code couleur centralisé, créez un petit tableau nommé CouleursStatuts avec deux colonnes : Statut et CouleurHex (par ex. #FFEB9C pour un jaune pastel). Votre formule de mise en forme devient :

=VLOOKUP($A2;CouleursStatuts;2;FALSE)<>""

puis choisissez Format › Remplissage › Autres couleurs › RVB et collez la nuance désirée. Ainsi, toute modification du code couleur passe par la petite table, sans toucher aux règles.

Utiliser `SWITCH()` ou `CHOOSE()` pour gérer les couleurs dans la formule

Depuis Office 2019, Excel pour Mac propose SWITCH(). Exemple :

=SWITCH($A2;"terminé";1;"en cours";2;"à relancer";3)

Attribuez ensuite des nuances via un formatage à échelle de couleurs (rouge → orange → vert). Intéressant si vous voulez un dégradé dynamique plutôt que des teintes fixes.

Références structurées dans les tableaux

Si votre colonne Statut s’appelle [Statut], la règle se lit :

=--([@Statut]="terminé")

Le double signe moins convertit VRAI/FAUX en 1/0. C’est facultatif mais pratique pour coupler avec d’autres calculs (ex. : somme des terminés).

Audit et débogage des règles

Activez Formules › Afficher les formules (⌃+`) – le fameux accent grave – pour révéler les formules en place et inspecter les références absolutisées.
Provisoirement, changez la couleur de police plutôt que le fond : la superposition de deux fonds masque le conflit, tandis que deux polices de couleurs différentes restent visibles.
Copiez la formule depuis la boîte de dialogue, collez‑la dans une cellule libre et évaluez‑la ligne par ligne avec Formules › Évaluer la formule pour comprendre pourquoi elle renvoie FAUX.

Conclusion

Malgré une interface qui diverge sensiblement de la version Windows, Excel pour Mac offre toutes les possibilités de mise en forme conditionnelle nécessaires pour un code couleur robuste basé sur des listes déroulantes. En maîtrisant les subtilités – sélecteur Style : Classique, gestion de l’ordre des règles, références absolues et optimisation des performances –, vous gagnez un outil visuel puissant pour fiabiliser vos suivis de projets, inventaires ou tableaux de bord, et ce sans lignes de code ni compléments externes. N’hésitez pas à centraliser vos paramètres de couleur dans une table dédiée, à recourir aux formules modernes (SWITCH, IFS) ou à transformer vos plages en Tableaux pour un résultat pérenne, lisible et élégant.