Microsoft To Do : trier et regrouper par tags (#) et catégories Outlook — état des lieux, astuces et contournements

Vous voulez trier ou regrouper vos tâches Microsoft To Do par tags (#) et par catégories Outlook ? Voici l’état réel des fonctionnalités en octobre 2025, des pas‑à‑pas concrets et des contournements efficaces pour obtenir le même résultat, sur Windows, Web et mobile.

Sommaire

Vue d’ensemble de la question

Un utilisateur de Microsoft To Do souhaite retrouver le même confort de tri/regroupement par tags (mots‑dièse) et par catégories Outlook que pour l’importance, l’échéance ou l’ordre alphabétique. Cette fonctionnalité existe‑t‑elle ? Si non, comment s’en approcher avec des méthodes fiables ?

Réponse rapide (à jour en 2025)

Tags (#) : pas de tri/regroupement natif. Les tags restent des filtres cliquables et une clé de recherche globale. On peut cependant simuler un regroupement avec des listes dédiées et/ou Power Automate.
Catégories Outlook : désormais visibles et assignables dans To Do (Windows/Web et To Do intégré au nouveau Outlook). Regroupement par catégorie disponible dans certains affichages (ex. liste Toutes et To Do dans le nouveau Outlook). Le tri « par catégorie » au sens strict n’existe pas, mais le groupement couvre le besoin.
Autres tris : importance, date d’échéance, date d’ajout à Ma journée, ordre alphabétique, date de création. Combinez ces tris avec la recherche par tag.

Tableau de synthèse

Point clé	Situation actuelle	Solutions / pistes
Tri ou regroupement par tag (#)	Non disponible nativement : les tags servent de filtre (sélection d’un tag ⇒ affichage des tâches contenant ce tag). Pas d’option « Trier / Grouper par tag ».	– Utiliser les tags comme filtres rapides. – Créer des listes dédiées par tag pour simuler un regroupement. – Mettre en place un flux Power Automate (planifié) qui copie ou déplace des tâches dans ces listes selon le tag. – Surveiller les évolutions via les canaux de feedback.
Catégories Outlook dans To Do	Les catégories Outlook sont assignables et visibles depuis To Do (Windows/Web/nouveau Outlook). Le regroupement par catégorie est possible dans certains affichages (ex. Toutes, To Do dans le nouveau Outlook). Tri par catégorie non proposé.	– Créer/entretenir les catégories dans Outlook, puis les appliquer dans To Do (Choisir une catégorie dans le détail de la tâche). – Dans l’affichage Toutes (ou To Do du nouveau Outlook), utiliser Grouper par > Catégories. – Sur mobile, la gestion des catégories est plus limitée ; privilégier Web/Windows ou To Do dans le nouveau Outlook.
Autres critères de tri	Importance, Échéance, Ajout à Ma journée, A‑Z, Création. Certaines vues « intelligentes » (Important, Planifié, etc.) sont automatiques.	– Combiner un tri officiel (ex. Échéance) avec une recherche par tag (`#apprentissage`, `#urgent`…).
Influencer la feuille de route	Microsoft priorise les demandes les plus votées.	– Envoyer la suggestion via Aide & commentaires dans l’app To Do. – Voter pour des demandes similaires sur les forums/communautés Microsoft.
Contournements avancés	Pas d’automatisme interne par tag.	– Power Automate : flux planifié qui classe des tâches vers des listes dédiées selon un tag ou une catégorie. – Outils tiers (Todoist, TickTick, Notion) si le tri par tag est critique.

Ce qui existe aujourd’hui dans Microsoft To Do

Tags (#) : filtres rapides et recherche globale

Dans To Do, un tag s’ajoute directement dans le titre ou la note de la tâche (ex. Préparer le brief #clientX #apprentissage). To Do met le mot‑dièse en évidence ; un clic (ou une recherche #clientX) affiche toutes les tâches portant ce tag, toutes listes confondues. En revanche, il n’existe pas de tri ou de regroupement automatique par tag dans les menus « Trier / Grouper ».

Bon à savoir

Les tags sont multiples par tâche et indépendants des catégories Outlook.
La recherche de To Do balaie le titre, les notes et les étapes : un #tag retrouvé dans l’un de ces champs remonte la tâche.
Vous pouvez normaliser vos tags (#client‑acme, #rdv, #urgent) pour garder un filtre propre et éviter les doublons proches (#clientx vs #clientX).

Catégories Outlook : visibles, assignables… et groupables

To Do s’appuie sur la même base Exchange/Outlook ; vos catégories Outlook (couleurs/étiquettes) sont disponibles dans To Do. Vous pouvez :

Assigner une ou plusieurs catégories depuis la fiche d’une tâche (Choisir une catégorie).
Voir ces catégories en liste (des pastilles/étiquettes apparaissent à côté des tâches).
Regrouper l’affichage par Catégories dans certains écrans : notamment la vue Toutes et To Do intégré au nouveau Outlook.

Attention : il s’agit bien d’un regroupement d’affichage (par « blocs » de catégories), pas d’un tri au sens strict. L’option peut ne pas être disponible partout (selon l’appareil/la vue) et n’est pas forcément mémorisée comme défaut permanent dans toutes les configurations.

Pas‑à‑pas : obtenir le résultat que vous voulez

1) Ajouter et exploiter des tags (#)

Windows / Web

Dans le titre de la tâche, tapez # suivi du mot (ex. #clientX). Faites de même dans la note si nécessaire.
Pour filtrer, cliquez sur le tag (bleu) ou tapez ce tag dans la barre de recherche globale.
Appliquez ensuite un tri (ex. Échéance) dans le menu … > Trier par : vous avez un filtre tag + un tri officiel.

Mobile (iOS/Android)

Ajoutez le #tag dans le titre.
Utilisez la recherche globale #tag pour n’afficher que les tâches correspondantes.

2) Regrouper par Catégories (Windows/Web et To Do dans le nouveau Outlook)

Pré‑requis : créez/nommez d’abord vos catégories dans Outlook (noms/couleurs). Elles seront reprises dans To Do.

Assurez‑vous que la liste intelligente Toutes est activée dans les paramètres de To Do.
Ouvrez Toutes (ou To Do au sein du nouveau Outlook).
Menu … (en haut à droite) → Grouper par → Catégories.
Vérifiez que vos tâches affichent bien les pastilles de catégories ; ajustez/ajoutez les catégories au besoin (dans la fiche de chaque tâche : Choisir une catégorie).

Remarques utiles

Le regroupement par catégories n’est pas proposé dans toutes les vues ni sur toutes les plateformes ; il est fiable surtout en Windows/Web et dans To Do intégré au nouveau Outlook.
Il peut arriver que le groupe par catégories ne soit pas conservé comme préférence permanente ; si l’affichage redevient « non groupé », réappliquez l’option.
Les catégories de mails suivis (flagged email) récents se synchronisent avec les tâches correspondantes dans To Do : pratique pour que la catégorisation démarre dans Outlook et continue dans To Do.

3) Combiner recherche par tag et tri officiel

Un enchaînement simple et rapide :

Cherchez #projetA (toutes les listes sont filtrées).
Ouvrez … > Trier par et choisissez Échéance (ou Importance, A‑Z, etc.).
Résultat : vous obtenez un quasi « regroupement par tag » + un tri pertinent.

Contournements avancés pour « simuler » un regroupement par tag

Option A : « Listes par tag » (manuel, rapide)

Créez une liste par tag important (ex. Tag – Apprentissage, Tag – ClientX).
Quand vous créez une tâche avec #apprentissage, dupliquez ou déplacez la tâche dans la liste correspondante.
Utilisez … > Grouper/Trier dans chaque liste pour ordonner vos tâches (ex. par Échéance).

Avantage : lecture immédiate par « dossiers ». Inconvénient : effort manuel si vous multipliez les tags.

Option B : Power Automate (planifié, robuste)

To Do ne fournit pas encore de déclencheur natif « quand une tâche est créée ». La méthode la plus fiable consiste à exécuter un flux planifié (par exemple chaque heure/jour) qui :

Liste les tâches d’une ou plusieurs listes To Do.
Filtre celles dont le titre ou la note contient un #tag ciblé.
Crée (ou met à jour) une copie dans la liste « Tag – X », en reproduisant l’échéance, les notes et l’importance.

Conseils d’implémentation

Démarrez simple : un flux par tag majeur. Dès que la recette fonctionne, regroupez plusieurs tags dans un même flux avec une condition switch.
Ajoutez une marque technique (ex. [AUTO] en tête du titre) pour éviter les boucles (le flux n’agira pas sur ce qu’il a déjà traité).
Si vos tâches naissent surtout d’emails suivis : déclenchez le flux sur « Quand un email marqué arrive », lisez ses catégories Outlook et créez la tâche directement dans la bonne liste.

Option C : Outlook d’abord, To Do ensuite

Si votre cœur d’activité reste Outlook :

Appliquez les catégories au moment de suivre l’email ; l’élément apparaîtra dans la liste Courriers suivis de To Do, avec ses catégories.
Dans To Do, regroupez par Catégories pour lire la charge par axe (Client, Projet, Type d’action…).

Plateformes : que peut‑on faire où ?

Plateforme	Tags (#)	Catégories	Regrouper par Catégories
Windows (app) / Web	Oui (filtre/recherche)	Oui (assignation + affichage)	Oui, selon la vue (ex. Toutes)
Nouveau Outlook (To Do intégré)	Oui	Oui	Oui (option Grouper par > Catégories)
iOS / Android (app To Do)	Oui	Affichage généralement OK ; assignation plus limitée selon versions	Limité / variable (préférez Windows/Web pour cette opération)

Bonnes pratiques (qui font la différence)

Réduisez le nombre de tags actifs (5–12 « contextes » suffisent) ; visez des noms stables (#client‑acme, #rdv, #rédaction).
Ne dupliquez pas tag et catégorie pour la même information : par exemple, utilisez Catégories pour les axes « entreprise/couleur » partagés avec Outlook, et les tags pour les contextes de travail.
Un tag d’urgence (#urgent) + l’étoile (Important) : deux signaux complémentaires (contexte vs priorité) sans vous noyer en codes.
Préfixes cohérents : #client‑ pour tous les clients, #doc‑ pour les livrables, etc. L’auto‑complétion évite les variantes.
Listes vouées à l’archivage : déplacez une tâche terminée vers une liste « Archive – Projet X » plutôt que de la supprimer si vous avez besoin d’historique.

FAQ & dépannage

Je ne vois pas « Catégories » dans To Do.
Vérifiez que vos catégories existent dans Outlook, mettez à jour l’app et testez via la version Web. Sur mobile, l’assignation est parfois restreinte ; privilégiez Windows/Web ou le nouveau Outlook pour appliquer des catégories.

L’option « Grouper par > Catégories » a disparu.
Selon la vue/la version, l’option peut être temporairement indisponible. Essayez dans la liste Toutes ou dans To Do intégré au nouveau Outlook, et réappliquez le regroupement.

Dans une liste partagée, les catégories sont‑elles visibles par tous ?
Les catégories sont des métadonnées rattachées au compte. Dans certains cas, elles ne se propagent pas uniformément aux autres membres. Pour un marquage « commun », préférez des tags explicités (#projetA, #priorité‑haute).

Puis‑je trier par plusieurs critères ?
Non. Combinez un tri (ex. Échéance) avec un filtre (tag/catégorie via regroupement) pour obtenir un affichage exploitable.

Peut‑on enregistrer une recherche #tag ?
Non. En pratique, conservez une discipline de nommage des tags pour retrouver rapidement vos contextes par la barre de recherche.

Modèles concrets (copier‑coller et adapter)

Modèle de listes

Inbox (capture rapide)
Suivi (tout ce qui nécessite un retour)
Projet A, Projet B…
Tag – Apprentissage, Tag – ClientX (si vous simulez le regroupement par tag)

Modèle de catégories Outlook

Client : ACME, Client : BETA
Type : Rendez‑vous, Type : Rédaction
État : En attente, État : À valider

Modèle de tags

#client‑acme / #client‑beta
#rdv, #rédaction, #appel
#urgent, #cette‑semaine, #apprentissage

Conclusion

À l’heure actuelle, Microsoft To Do ne propose pas de tri/groupe natif par tag. En revanche, les catégories Outlook sont intégrées : vous pouvez les assigner, les afficher et, dans certaines vues, regrouper vos tâches par catégorie—ce qui couvre déjà beaucoup d’usages. Pour aller plus loin côté tags, les listes dédiées et Power Automate offrent des workflows stables, tout en conservant la simplicité de To Do.

Si cette capacité est essentielle à votre organisation, faites entendre votre besoin via Aide & commentaires et les espaces communautaires Microsoft. Plus la demande est précise (scénarios, captures, bénéfices mesurables), plus elle a de chances d’entrer dans la feuille de route.

Annexe : pas‑à‑pas détaillés

Activer la vue « Toutes » et regrouper par catégories

Ouvrez To Do → Paramètres → activez la liste intelligente Toutes.
Allez dans Toutes → … → Grouper par > Catégories.
Si rien ne s’affiche, assignez des catégories à quelques tâches, puis revenez dans Toutes.

Créer un flux Power Automate « classement par tag » (exemple)

Départ planifié : chaque matin à 7 h.
Action : « Lister les tâches » d’une liste de référence (ou de plusieurs).
Condition : si Titre ou Note contient #apprentissage alors Créer une tâche dans la liste Tag – Apprentissage (en copiant l’échéance, les notes, l’importance).
Marque anti‑boucle : préfixez le titre copié par [AUTO] et ignorez toutes les tâches dont le titre commence par [AUTO].

Nettoyage et discipline de tags

Standardisez l’orthographe (accents, singulier/pluriel).
Evitez les tags fourre‑tout (#divers) qui deviennent vite illisibles.
Limitez les tags « événementiels » (utiles sur une courte période) et archivez‑les ensuite.

Résumé final

Verdict : Tri/grouper par tag ⇒ non (utiliser filtres, listes dédiées et automatisations). Catégories Outlook ⇒ oui (assignation/affichage) et regroupement possible selon la vue. Combinez recherche par tag + tri officiel, et appuyez‑vous sur Power Automate pour industrialiser votre « tri par tag » si c’est critique pour votre flux de travail.