Vous supprimez un compte Microsoft 365 et craignez de perdre des fichiers SharePoint ? Voici ce qui arrive réellement aux documents, comment vérifier qu’ils sont bien stockés dans SharePoint, et les bonnes pratiques pour une sortie d’employé sans surprises.
Que deviennent les fichiers SharePoint quand on supprime l’utilisateur d’origine ?
Vue d’ensemble de la question
La confusion vient souvent de la variété des emplacements possibles dans Microsoft 365 : bibliothèques SharePoint, OneDrive, fichiers de canaux Teams, liens vers des documents, raccourcis, ou encore vues agrégées comme Récents et Partagé avec moi. On craint alors qu’en supprimant le compte d’un collaborateur, ses « fichiers » disparaissent. De plus, la présence des colonnes Créé par et Modifié par interroge : vont‑elles se mettre à jour, se vider ou indiquer « utilisateur supprimé » ?
Bonne nouvelle : ce qui est stocké dans SharePoint reste dans SharePoint. La clé est d’identifier précisément où se trouvent les contenus que vous voyez, puis d’appliquer quelques gestes d’administration simples avant la suppression du compte pour garantir la continuité.
Réponse & Solution
Comportement par défaut
- Les fichiers stockés dans SharePoint (sites, bibliothèques) restent en place après la suppression du compte Microsoft 365 de l’auteur. Les documents sont rattachés à un emplacement (site/bibliothèque), pas à l’existence du compte.
- Les métadonnées « Créé par » et « Modifié par » conservent généralement le nom de l’auteur d’origine. Elles ne sont pas remplacées par « utilisateur supprimé » (sauf intervention volontaire via outils d’administration/migration).
- Ces champs système ne sont pas modifiables via l’interface standard. Les altérer exige des scripts/outil de migration et des droits avancés.
À retenir : la suppression d’un compte ne supprime pas les fichiers d’un site SharePoint. L’accès dépend des autorisations du site, non de l’auteur initial.
Comment confirmer que ce que vous voyez est bien dans SharePoint
- Ouvrez la bibliothèque du site et naviguez depuis Documents (ou la bibliothèque concernée), pas depuis Récents ni Partagé avec moi (ces vues agrègent aussi des contenus OneDrive d’autres personnes).
- Dans la bibliothèque, affichez le panneau Détails d’un fichier (icône i), puis vérifiez l’Emplacement/Chemin et l’URL : elle doit commencer par
…sharepoint.com/sites/…ou…/teams/…. - Ajoutez des colonnes utiles à la vue (via Ajouter une colonne > Afficher/masquer des colonnes) :
- Type de contenu : repérez « Lien vers un document » (pointeur, pas un vrai fichier).
- Dossier/Chemin : vérifiez l’arborescence exacte dans la bibliothèque.
- Créé par / Modifié par : pour inventorier les contributions d’une personne.
- Depuis la barre de recherche de la bibliothèque, filtrez sur « Créé par = [Nom] » pour lister les éléments créés par la personne au sein de ce site.
- Si les fichiers proviennent de Teams, souvenez‑vous : les fichiers des canaux standard sont stockés dans la bibliothèque Documents du site SharePoint du Team correspondant.
Cartographier l’emplacement réel d’un contenu
| Ce que vous voyez | Où c’est stocké | URL typique | Indice rapide | Impact si le compte est supprimé |
|---|---|---|---|---|
| Fichier dans une bibliothèque « Documents » d’un site | SharePoint | https://tenant.sharepoint.com/sites/<site>/Shared%20Documents/… | Volet Détails affiche le chemin de site | Le fichier reste. Métadonnées conservées. |
| Fichier vu dans Récents | Variable (SharePoint ou OneDrive) | — | Vue agrégée, pas un emplacement | Vérifiez l’URL réelle avant toute décision. |
| Élément « Lien vers un document » | Un pointeur vers autre emplacement | URL « cible » dans les propriétés | Type de contenu = Lien | Le lien reste, mais le cible peut être ailleurs. |
| Fichier d’un canal Teams standard | SharePoint (site du Team) | …/sites/<NomDuTeam>/Shared%20Documents/<Canal>/… | Chemin « Documents partagés » | Le fichier reste. |
| Fichier partagé depuis une conversation Teams privée/1:1 | OneDrive de la personne qui a partagé | https://tenant-my.sharepoint.com/personal/<user>/… | Préfixe /personal/ | Dépend de la rétention OneDrive du compte supprimé. |
| Raccourci « Ajouter un raccourci à OneDrive » | Affichage dans OneDrive, stockage dans SharePoint | — | Icône de raccourci | Le contenu d’origine reste dans SharePoint. |
Procédure pas à pas dans l’interface
- Ouvrez le site SharePoint concerné.
- Accédez à la bibliothèque cible (Documents par défaut).
- Cliquez sur l’icône i pour afficher le volet Détails. Contrôlez : Emplacement, Chemin, Type de contenu, Créé par, Modifié par.
- Personnalisez votre vue (affichez Type de contenu et Dossier). Enregistrez cette vue (Enregistrer la vue) pour rejouer facilement le contrôle.
- Utilisez le filtre Créé par avec le nom de la personne pour circonscrire son périmètre de création dans ce site.
Cas fréquents qui brouillent les pistes
- Vues agrégées (Récents, Partagé avec moi) : elles affichent des contenus provenant de multiples emplacements (SharePoint, OneDrive). Basez‑vous toujours sur l’URL complète et le volet Détails.
- Liens vers un document : élément « virtuel » dont la cible peut être OneDrive. Supprimer le compte source peut rendre le lien invalide, même si l’élément « Lien » demeure.
- Conversations Teams privées/1:1 : les fichiers partagés là proviennent du OneDrive de l’expéditeur. Ils ne sont pas « dans SharePoint » par défaut.
- Copier/Move : selon l’outil utilisé, une copie peut réécrire les champs Créé par/Modifié par au nom de l’opérateur. L’historique des versions peut aussi varier. Pour préserver les métadonnées, privilégiez des outils de migration ou des scripts adaptés.
- Raccourcis OneDrive (« Ajouter un raccourci à OneDrive ») : cela n’est pas un déplacement. Le contenu reste dans SharePoint ; seul un raccourci apparaît dans OneDrive.
Métadonnées « Créé par » et « Modifié par » : ce qui se passe vraiment
Les colonnes Créé par et Modifié par (Author/Editor) sont gérées par SharePoint. Lorsqu’un compte est supprimé :
- La valeur affichée reste, reflétant l’auteur d’origine au moment de la création/modification.
- Les versions d’un document gardent elles aussi leurs auteurs historiques.
- Vous ne pouvez pas modifier ces champs via l’interface standard. Une édition ciblée exige des scripts (PowerShell/PnP) ou des outils de migration capables d’écrire dans les champs système.
Exceptions à connaître
- Un copier‑coller via l’interface peut réinitialiser l’auteur au compte qui effectue l’opération.
- Certains connecteurs/flux (ex. Power Automate) qui créent des fichiers agissent en tant que « propriétaire technique » et renseigneront les auteurs à ce nom.
- Des outils de migration permettent au contraire de préserver les auteurs et dates (en écrivant dans les champs système).
Bonnes pratiques avant de supprimer le compte
- Continuité d’accès : chaque site doit avoir au moins deux propriétaires. Ajoutez des propriétaires de secours si nécessaire.
- OneDrive du collaborateur : cet espace est distinct de SharePoint. Transférez/sauvegardez le OneDrive avant suppression définitive (période de rétention configurable, souvent 30 jours).
- Gouvernance : appliquez, au besoin, des stratégies de rétention et des étiquettes (Microsoft Purview) sur les sites critiques.
- Automatisations : réassignez la propriété des flux Power Automate, formulaires, pages, applications ou connexions si la personne en était propriétaire.
- Partages directs : auditez les liens de partage créés par la personne. Supprimer le compte coupe ses accès, mais pas forcément les liens anonymes qu’elle a générés.
Check‑list rapide
- Lister les sites où la personne a contribué.
- Dans chaque site, créer une vue filtrée « Créé par = [Nom] » et contrôler l’étendue des contenus.
- Vérifier que les éléments sont sous
/sites/…ou/teams/…(SharePoint) et pas sous/personal/…(OneDrive). - Nommer des propriétaires de site de remplacement.
- Transférer le OneDrive et clôturer le compte.
Inventorier précisément les contenus créés par un utilisateur
Selon la taille de l’environnement, vous pouvez combiner méthodes no‑code et scripts.
Dans l’interface
- Au niveau de chaque bibliothèque, filtrez Créé par sur le nom de la personne et exportez vers Excel si nécessaire (Exporter vers Excel).
- Créez/Enregistrez une vue « Créé par = [Nom] » pour un contrôle récurrent lors des départs.
Recherche ciblée (KQL)
En recherche SharePoint, vous pouvez utiliser des mots‑clés. Exemples :
author:"Prénom Nom"
path:"https://tenant.sharepoint.com/sites/MonSite/Shared Documents"
filetype:docx
Script d’inventaire (PnP.PowerShell)
Pour les administrateurs, un inventaire rapide dans une bibliothèque :
# Connexion au site
Connect-PnPOnline -Url "https://tenant.sharepoint.com/sites/MonSite" -Interactive
# Récupérer les éléments avec champs utiles
\$items = Get-PnPListItem -List "Documents" -PageSize 2000 \`
-Fields "FileRef","Author","Editor","Created","Modified","FSObjType"
# Filtrer sur l'auteur
\$nomCible = "Prénom Nom"
\$creations = \$items | Where-Object { \$*\["FSObjType"] -eq 0 -and \$*\["Author"].LookupValue -eq \$nomCible } |
Select-Object @{n="Chemin";e={\$*.FieldValues.FileRef}},
@{n="Créé par";e={\$*.FieldValues.Author.LookupValue}},
@{n="Créé le";e={\$*.FieldValues.Created}},
@{n="Modifié par";e={\$*.FieldValues.Editor.LookupValue}},
@{n="Modifié le";e={$\_.FieldValues.Modified}}
# Export
\$creations | Export-Csv -NoTypeInformation -Encoding UTF8 -Path ".\Inventaire-Cree-Par.csv" Ce script dresse la liste des documents (FSObjType=0) créés par une personne dans la bibliothèque Documents du site indiqué et exporte le tout au format CSV.
Modifier exceptionnellement les champs système
À manier avec précaution et seulement si justifié par une gouvernance claire : l’écriture dans Author/Editor peut se faire via des outils de migration ou PnP.PowerShell avec un System Update. Exemple d’illustration :
# ATTENTION : opération sensible, nécessite des droits élevés
# Définir un nouvel auteur (utilisateur ou compte de service déjà existant sur le site)
$newAuthor = Get-PnPUser -Identity "upn@tenant.com"
# Mettre à jour un élément par ID en conservant "Modified" (mise à jour système)
Set-PnPListItem -List "Documents" -Identity 123 \`
-Values @{"Author" = \$newAuthor.LoginName} -SystemUpdate Ne mettez en œuvre ce type d’opération que pour corriger des cas particuliers (ex. migrations) et documentez‑la pour les audits.
Sécuriser et gouverner la durée de vie des contenus
- Rétention : posez des politiques/étiquettes de rétention sur les sites clés. Cela protège les documents contre les suppressions accidentelles ou prématurées, indépendamment du départ d’un collaborateur.
- Permissions : préférez des groupes (propriétaires/membres/visiteurs du site) plutôt que des autorisations attribuées directement à des individus. La suppression d’un compte n’affecte alors pas l’accès des autres.
- Partage externe : auditez régulièrement les liens anonymes et externes et définissez des expirations par défaut.
- Automatisations : centralisez la propriété technique (comptes de service) des connecteurs, flux et apps pour éviter les « solutions orphelines » à la suppression d’un compte.
Scénarios concrets
Un document posté dans le canal « Général » d’un Team
Emplacement : /sites/<NomDuTeam>/Shared Documents/General (SharePoint). À la suppression du compte de l’auteur, le document reste, les permissions du site s’appliquent.
Un fichier que vous voyez dans « Récents »
« Récents » n’est qu’une vue. Ouvrez le volet Détails et contrôlez l’URL : si c’est /personal/…, il s’agit du OneDrive de quelqu’un (à traiter avant suppression). Si c’est /sites/ ou /teams/, c’est bien SharePoint.
Un « Lien vers un document » dans une bibliothèque
Ce n’est pas un fichier, mais un pointeur. Contrôlez la propriété « URL cible ». Si le lien pointe vers un OneDrive qui sera supprimé, recréez le lien vers un emplacement pérenne (bibliothèque du site).
Des copies effectuées depuis OneDrive vers SharePoint
Selon la méthode, l’auteur peut devenir l’opérateur de la copie. Pour les migrations importantes, utilisez des outils qui préservent les métadonnées ou des scripts adaptés.
FAQ
Les documents « disparaissent‑ils » quand on supprime un compte ?
Non, pas s’ils sont dans SharePoint. Les documents restent rattachés à leur site/bibliothèque. Ce qui peut disparaître, c’est un contenu réellement stocké dans le OneDrive de la personne (dépend de la rétention OneDrive).
La colonne « Créé par » affiche‑t‑elle « utilisateur supprimé » ?
En règle générale, non. Les valeurs restent celles de l’auteur d’origine, sauf intervention volontaire (scripts/outils) ou opérations de copie qui réécrivent les champs.
Que deviennent les fichiers Teams ?
Ceux des canaux standard sont dans SharePoint et restent. Les fichiers partagés dans des conversations privées/1:1 proviennent du OneDrive du participant qui partage : gérez ce OneDrive avant la suppression définitive (transfert/sauvegarde, rétention).
Peut‑on modifier « Créé par » après coup ?
Pas via l’interface. Seulement avec des scripts/outil de migration et des droits élevés, en suivant une procédure documentée.
Modèle de procédure d’offboarding
| Étape | Action | Sortie attendue | Responsable |
|---|---|---|---|
| 1 | Bloquer la connexion du compte (sans supprimer) | Gel immédiat des nouveaux accès sans effacer les données | IT/SécOps |
| 2 | Inventorier les sites où la personne a contribué | Liste des sites/bibliothèques à vérifier | IT/Owner M365 |
| 3 | Créer une vue « Créé par = [Nom] » dans chaque bibliothèque critique | Visibilité sur l’étendue des contenus | Owner du site |
| 4 | Vérifier l’emplacement réel (URL, Type de contenu, Dossier) | Confirmation SharePoint vs OneDrive | Owner du site |
| 5 | Transférer/Sauvegarder le OneDrive (si nécessaire) | Continuité des fichiers personnels et des partages de chat Teams | IT |
| 6 | Réassigner les automatisations (Power Automate, apps, connexions) | Éviter les flux orphelins | Centre d’excellence/IT |
| 7 | Valider les propriétaires de sites (au moins deux) | Responsabilités claires | Owner du site |
| 8 | Appliquer/contrôler les politiques/étiquettes de rétention | Conformité et pérennité des documents clés | Gouvernance |
| 9 | Supprimer le compte | Compte désactivé et retiré selon la politique | IT |
Exemples de communication interne
Message aux propriétaires de site
Bonjour,
Dans le cadre du départ de [Prénom Nom], merci de :
1) Vérifier que votre site compte au moins deux propriétaires ;
2) Créer une vue « Créé par = [Prénom Nom] » et contrôler l’emplacement des éléments ;
3) Nous signaler tout contenu critique à étiqueter en rétention.
Merci d’avance.
Message à l’équipe IT OneDrive
Bonjour IT,
Merci de planifier le transfert/archivage du OneDrive de [Prénom Nom]
(selon la politique en vigueur, rétention par défaut 30 jours, ajustable).
Priorité : récupérer les fichiers partagés en conversation Teams privée si nécessaires.
Conclusion
- Les fichiers déjà dans SharePoint ne sont pas perdus après suppression du compte et restent accessibles selon les autorisations en place.
- L’auteur d’origine (Créé par) reste visible dans les métadonnées.
- La vigilance porte surtout sur la distinction SharePoint vs OneDrive, la réattribution des responsabilités (propriétaires, flux) et, au besoin, la gouvernance (rétention, permissions, partages).
Récapitulatif opérationnel
- Identifier l’emplacement réel (URL :
/sites//teamsvs/personal). - Contrôler les bibliothèques via le volet Détails et des vues « Créé par ».
- Préserver les métadonnées lors des copies/migrations via outils adaptés.
- Transférer le OneDrive avant suppression du compte selon la politique de rétention.
- Renforcer la gouvernance (rétention, propriétaires multiples, liens de partage maîtrisés).
Annexe : mini‑guide de diagnostic
- Ouvrir la bibliothèque → Afficher le volet Détails.
- Lire l’URL et le chemin :
- Si
/sitesou/teams→ c’est SharePoint. - Si
/personal→ c’est OneDrive utilisateur.
- Si
- Afficher les colonnes Type de contenu, Dossier, Créé par, Modifié par.
- Repérer les Liens vers un document et vérifier leur cible.
- Créer/Enregistrer une vue filtrée Créé par pour l’inventaire.
En suivant ces étapes, vous dissipez la confusion entre ce qui est « vu » dans Microsoft 365 et ce qui est réellement « stocké », vous évitez les mauvaises surprises lors des départs, et vous sécurisez la mémoire documentaire de l’organisation.