Au 9 octobre 2025, Microsoft Planner ne mesure pas automatiquement le temps passé sur les tâches. Voici un état des lieux clair et des méthodes concrètes pour obtenir un suivi fiable (champs personnalisés, Power Automate, intégrations tierces, exports, ou passage à Project).
Fonction « enregistrement du temps » dans Microsoft Planner
Vue d’ensemble de la question
Deux questions reviennent systématiquement chez les équipes qui utilisent Planner :
- Planner enregistre-t‑il automatiquement le temps passé (chronomètre, timesheet) sur chaque tâche ?
- Si non, Microsoft prévoit‑il d’ajouter cette fonction dans la nouvelle expérience « Planner pour le web » ?
Réponse & solution
- Aucune fonction native. Au 9 octobre 2025, Planner ne propose ni chronométrage intégré ni feuille de temps automatisée. Aucune annonce officielle ne prévoit l’ajout d’un time‑tracking natif.
- Feuille de route : statu quo. La refonte « nouveau Planner pour le web », déployée progressivement depuis fin 2024 et unifiant Planner, To Do et Project for the web, n’introduit pas de suivi d’heures.
- Solutions de contournement recommandées :
- Champs personnalisés (licence Premium). Ajouter un champ numérique « Heures réelles » ou « Temps passé » sur chaque tâche pour une saisie manuelle structurée.
- Intégrations tierces. Outils de time‑tracking (ex. Timeneye, Clockify, Harvest, Toggl…) accessibles dans Teams/Planner, avec start/stop en un clic.
- Automatisation Power Automate. Journaliser les horodatages (démarrage/arrêt/fin) dans SharePoint ou Dataverse et calculer les durées.
- Export vers Excel / Power BI. Consolider les durées pour construire des tableaux de bord fiabilisés.
- Basculer vers Project (Premium). Si l’exigence est un suivi d’effort planifié/réel complet, Project pour le web (au sein du « nouveau Planner ») apporte la granularité nécessaire.
Quand choisir quelle approche ?
Le choix dépend de votre niveau d’exigence (précision, auditabilité), de votre budget licence et de la charge de mise en œuvre. Le tableau ci‑dessous synthétise les options.
| Approche | Licence requise | Complexité | Précision | Avantages | Limites | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Champ personnalisé « Heures réelles » | Planner Premium | Faible | Moyenne (saisie manuelle) | Rapide, natif, structuré | Pas d’horodatage, risque d’oubli | Petites équipes, reporting simple |
| Intégration tierce (start/stop) | Planner Standard + App tierce | Faible à moyenne | Élevée (chronomètre utilisateur) | UX dédiée, apps mobiles, rappels | Coût additionnel, double source | Agences, TMA, facturation |
| Power Automate (boutons Start/Stop) | M365 + Power Automate | Moyenne | Élevée (horodatage) | Données 100% dans Microsoft 365 | Conception & maintenance des flows | Équipes SI, DSI, gouvernance stricte |
| Power Automate (statut Terminé) | M365 + Power Automate | Moyenne | Variable (pas de véritable « Start ») | Automatique à la clôture | Ne mesure pas l’effort réel | Suivi macro (lead time) |
| Project pour le web | Planner Premium | Moyenne à élevée | Élevée (capacités, charges, avancement) | Planification/ressources/reporting avancés | Courbe d’apprentissage & coût | PMO, portefeuilles multi‑projets |
Mettre en place des champs personnalisés dans le nouveau Planner (Premium)
Les champs personnalisés permettent d’ajouter une colonne « Heures réelles » à vos plans. C’est la méthode la plus simple pour exposer un temps passé, même si la saisie reste manuelle.
Étapes conseillées
- Ouvrez votre plan dans le mode Grille (ou la vue Tasks/Board selon vos préférences).
- Cliquez sur Ajouter un champ puis choisissez Nombre.
- Nommez le champ Heures réelles (ou Temps passé (h)).
- Dans les détails de la tâche, placez le champ bien en évidence pour encourager la saisie.
- Définissez une convention d’équipe (ex. arrondi au quart d’heure, consigne de saisie quotidienne).
Bonnes pratiques
- Unités cohérentes : travaillez en heures décimales (1,25 pour 1h15) pour simplifier les agrégations.
- Labels d’état : ajoutez un libellé « ⏱ Saisie à jour » afin d’identifier visuellement les tâches prêtes pour l’export.
- Contrôles: revues hebdomadaires par le manager pour valider les saisies et éviter les oublis.
Intégrer une solution tierce de time‑tracking
Si vous souhaitez un véritable start/stop par utilisateur et des rapports détaillés (projets, clients, types d’activité), les applications tierces restent la voie la plus rapide.
Ce que cela apporte
- Chronomètre en un clic depuis Teams/Planner ou une extension navigateur.
- Rappels intelligents (détection d’inactivité, relance fin de journée).
- Timesheets, approbations, notes, balises facturables/non‑facturables.
- Exports CSV/Excel et connecteurs Power BI fréquents.
Points d’attention
- Gouvernance & RGPD : validez l’emplacement des données, la rétention et le SSO.
- Éviter la double saisie : synchronisez les tâches Planner (ou au minimum leurs titres/ID) vers l’outil choisi.
- Adoption : standardisez un mode opératoire unique (bouton Start/Stop ou saisie quotidienne).
Automatiser le suivi du temps avec Power Automate
Power Automate permet de journaliser des événements (qui, quoi, quand) dans SharePoint ou Dataverse. Vous pouvez aller d’un simple calcul à la clôture à un véritable bouton Start/Stop pour chaque collaborateur.
Modèle A : boutons Start/Stop (instant flow)
Principe : l’utilisateur déclenche Démarrer et Arrêter depuis Teams, mobile ou Power Automate. Les horodatages sont enregistrés et la durée est calculée automatiquement.
Schéma de données conseillé (SharePoint)
| Colonne | Type | Description |
|---|---|---|
TaskId | Texte | ID unique de la tâche Planner |
TaskTitle | Texte | Nom de la tâche (copie du titre Planner) |
User | Personne | Collaborateur qui enregistre le temps |
StartTime | DateHeure | Horodatage du démarrage |
EndTime | DateHeure | Horodatage de l’arrêt |
DurationMin | Nombre | Durée en minutes (calculée) |
Comments | Texte | Notes (facultatif) |
Étapes de mise en œuvre
- Créez la liste SharePoint « TimeEntries » avec les colonnes ci‑dessus.
- Dans Power Automate, créez un flux instantané « Démarrer suivi » avec entrée TaskId (texte) et TaskTitle. Action : Créer un élément (StartTime = utcNow(), User = trigger().user).
- Créez le flux instantané « Arrêter suivi ». Il retrouve la dernière ligne TimeEntries du couple (User, TaskId) dont
EndTimeest vide, la met à jour (EndTime = utcNow()) et calculeDurationMin. - Exposez ces boutons dans Teams (onglet Power Automate) et sur mobile pour un accès en un geste.
- Option : à la fermeture d’une tâche (Quand une tâche Planner est terminée), contrôlez qu’aucune session ne reste ouverte et corrigez la dernière entrée.
Conseils qualité
- Validation managériale : ajoutez une colonne
Status(Soumis / Approuvé / Rejeté) et un flux d’approbation hebdomadaire. - Ergonomie : préremplissez TaskId à partir d’une carte adaptive ou d’une recherche des tâches assignées à l’utilisateur.
- Sécurité : appliquez des permissions par défaut (les collaborateurs modifient leurs lignes, les managers lisent tout).
Modèle B : calcul à la clôture (automatique)
Principe : vous déduisez un temps passé à la complétion (utile pour des métriques macro du flux de travail, pas pour la facturation).
- Déclenchez un flux sur l’événement « Quand une tâche Planner est terminée ».
- Récupérez la date de création ou la date de début planifiée (si vous l’utilisez) et calculez un lead time jusqu’à la clôture.
- Alimentez un tableau de bord Power BI pour suivre le cycle (taux d’achèvement, temps moyen par type de tâche).
Limite : cette méthode mesure un délai de cycle, pas l’effort réel. Pour l’effort, préférez les boutons Start/Stop ou les outils tierces.
Exporter vers Excel & bâtir un reporting Power BI
Que les heures viennent d’un champ personnalisé ou de Power Automate, l’export et la modélisation vont standardiser votre pilotage.
Flux de travail recommandé
- Export Planner → Excel : récupérez les colonnes clés (ID, Titre, Priorité, Propriétaire, Étiquette, Date d’échéance, Statut, Heures réelles si champ Premium).
- Connectez la liste SharePoint « TimeEntries » (modèle Start/Stop) via Power Query.
- Reliez les deux tables sur
TaskId. Créez une dimension Calendrier pour les analyses temporelles. - Mesures DAX utiles :
Heures totales = SUM(TimeEntries[DurationMin]) / 60Taux d’avancement pondéré = DIVIDE([Heures totales réalisées], [Heures planifiées])(si vous suivez une estimation)Effort par personne = CALCULATE([Heures totales], ALLEXCEPT(TimeEntries, TimeEntries[User]))
- Tableaux de bord : burndown, charge par membre, par étiquette (projet/client), lead time par bucket.
Gabarit de schéma de données
| Table | Colonnes clés | Origine | Usage |
|---|---|---|---|
| Tasks | TaskId, Title, Owner, Labels, Bucket, DueDate, Status, EstimatedHours (facultatif), ActualHours (facultatif) | Export Planner | Dimension des tâches |
| TimeEntries | EntryId, TaskId, User, StartTime, EndTime, DurationMin, Comments | SharePoint/Dataverse | Fait d’effort |
| Calendar | Date, Semaine, Mois, Trimestre, Année, JoursOuvrés | Généré | Analyses temporelles |
Passer à Microsoft Project (dans le « nouveau Planner », Premium)
Lorsque la traçabilité des heures devient contractuelle (facturation, refacturation interne, audits), Project pour le web apporte :
- Planification par charges, dépendances et contraintes.
- Gestion de capacité (ressources, allocations, conflits).
- Avancement planifié vs. réalisé, jalons, États d’avancement consolidés.
- Rapports Power BI prêts à l’emploi pour portefeuilles.
Conseil : démarrez par un pilote (un projet, une équipe) et définissez des règles d’or (granularité des tâches, seuil minimum d’estimation, clôture quotidienne des timesheets).
Informations complémentaires utiles
Retour d’expérience
Les modérateurs et chefs de produit recommandent d’utiliser le Planner Feedback Portal pour voter et décrire vos besoins. Les demandes les plus votées influencent la feuille de route, même si l’ajout d’un time‑tracking natif n’est pas annoncé à ce jour.
Bonnes pratiques d’implémentation
- Un seul mode opératoire : Start/Stop ou saisie manuelle — pas les deux en parallèle.
- Modèle de données stable : TaskId, User, Date, Durée, Projet/Client. Conservez ce schéma, quel que soit l’outil.
- Industrialisez le reporting : conservez des templates Power BI/Datasets réutilisables, branchez‑les sur la source du moment.
- Mode opératoire documenté : page Wiki Teams avec captures, FAQ, SLA de saisie (ex. avant 10h le lendemain).
- Gouvernance : définissez la durée de rétention des logs, les propriétaires des données et les procédures d’export.
FAQ rapide
Planner va‑t‑il proposer un chronomètre intégré ? Au 9 octobre 2025, aucune annonce officielle ne va en ce sens. Utilisez un champ personnalisé, une intégration tierce ou Power Automate.
<dt>Peut‑on faire du <em>start/stop</em> sans application tierce ?</dt>
<dd>Oui, via Power Automate (boutons instantanés) qui écrivent dans SharePoint/Dataverse. C’est puissant et <em>full Microsoft 365</em>, mais nécessite un peu d’assemblage.</dd>
<dt>Comment éviter la double saisie entre un outil externe et Planner ?</dt>
<dd>Synchronisez les <strong>ID et titres de tâches</strong>. Standardisez les étiquettes (client/projet). Consommez la même clé <code>TaskId</code> dans vos rapports.</dd>
<dt>Le champ personnalisé suffit‑il pour facturer ?</dt>
<dd>Pour une <em>micro‑facturation</em> oui, à condition d’un processus d’approbation et d’audits. Sinon, préférez un outil de time‑tracking ou Project.</dd>
<dt>Quelles métriques suivre en priorité ?</dt>
<dd><strong>Heures réalisées</strong> vs. estimées, <strong>charge par personne</strong>, <strong>temps de cycle</strong>, <strong>taux de tâches sans saisie</strong>, <strong>variance</strong> (écart prévu/réalisé).</dd>Checklist de déploiement (pas à pas)
- Décider du mode (Champ personnalisé, Intégration tierce, Power Automate Start/Stop, Project).
- Définir la politique (qui saisit quoi, quand, arrondi, validation, corrections).
- Créer la structure (champs, listes SharePoint, environnements Power Automate, sécurité).
- Mettre en place le reporting (dataset, mesures DAX, tableaux de bord).
- Former & lancer (guide en 1 page, session 30 min, Q&A).
- Améliorer (revue après 2 semaines : adoption, précision, charges).
Exemple complet : du bouton Start/Stop au rapport
1) Capturer le temps
- Le collaborateur ouvre la carte Planner dans Teams et lance Démarrer (flux instantané).
- Pour changer de tâche, il appuie sur Arrêter, puis relance Démarrer sur la nouvelle tâche.
- Un contrôle hebdomadaire alerte si une session dépasse 8 heures (erreur probable).
2) Enrichir et valider
- Un flux attribue automatiquement le projet/client en lisant les étiquettes de la tâche.
- Le manager valide les lignes en un clic (colonne Status).
3) Analyser
- Power BI calcule Heures par projet, capacité utilisée et écart vs. estimation.
- Un KPI « Saisie à jour » suit le pourcentage de tâches avec heure renseignée >= estimation.
Erreurs fréquentes & comment les éviter
- Laisser coexister plusieurs méthodes (outil externe + champ manuel) → Standardisez une seule méthode par équipe.
- Clés incohérentes entre Planner, SharePoint et l’outil externe → Imposez
TaskIdpartout. - Rapports bricolés → Industrialisez un dataset Power BI versionné et des mesures DAX réutilisables.
- Aucun contrôle → Ajoutez une validation hebdo et des règles d’arrondi.
- Mesurer le délai au lieu de l’effort → Privilégiez Start/Stop si l’heure réelle importe.
Conclusion
Planner reste un gestionnaire de tâches léger. Il n’intègre pas, au 9 octobre 2025, de suivi d’heures natif — et rien n’indique son arrivée à court terme. Pour un suivi utile : commencez simple avec un champ personnalisé, passez au Start/Stop Power Automate si vous voulez de la précision sans quitter Microsoft 365, ou adoptez une intégration tierce. Si vos contraintes exigent un pilotage fin des charges et des capacités, Project pour le web (Premium) est la voie royale.