Vous utilisez les étiquettes dans Microsoft Planner mais, surprise : elles n’apparaissent pas dans la vue Calendrier (Schedule). Voici l’état des lieux, des limites expliquées simplement, et des méthodes concrètes pour obtenir un calendrier réellement coloré avec Outlook, Lists, To Do ou Project.
Affichage des étiquettes dans la vue Calendrier de Microsoft Planner : état des lieux
Dans Microsoft Planner, les étiquettes (un nom + une couleur) sont très utiles pour catégoriser les tâches : priorité, service, type d’intervention, etc. Pourtant, dès que l’on passe à la vue Schedule (Calendrier), ces étiquettes disparaissent. Ni la couleur ni le nom de l’étiquette n’est affiché sur les cases du calendrier. Cette limitation surprend fréquemment les équipes qui souhaitent un calendrier visuel « code couleur ».
Deux questions reviennent alors :
- Peut-on activer l’affichage des étiquettes dans le calendrier Planner ?
- Si non, quels autres produits Microsoft offrent un calendrier coloré par catégorie/étiquette ?
Réponse courte
Non, Planner ne propose pas aujourd’hui d’afficher les étiquettes dans la vue Calendrier, et aucun paramètre ni commutateur ne permet d’activer cette fonction. Pour obtenir un rendu coloré, il faut basculer vers un autre produit (Outlook Calendrier, Microsoft Lists, Microsoft To Do, Project for the Web) ou mettre en place un flux Power Automate qui « recolore » les événements ou les éléments associés.
Résumé opérationnel
| Point clé | Détail |
|---|---|
| Fonctionnalité native | Microsoft Planner ne propose pas l’affichage des étiquettes (couleurs ou noms) dans la vue Calendrier. Il n’existe aucun réglage pour l’activer. |
| Contournement direct | Aucun contournement interne à Planner. Il faut accepter l’affichage neutre ou utiliser un autre outil. |
| Voie officielle d’évolution | Proposer et voter la demande correspondante dans le Feedback Portal Microsoft afin d’influencer la feuille de route. |
| Produits alternatifs | Outlook Calendrier (catégories/couleurs), Microsoft To Do (couleur de liste), Microsoft Lists (mise en forme conditionnelle), et Project for the Web pour des scénarios plus avancés. |
Pourquoi les étiquettes n’apparaissent-elles pas dans le calendrier Planner ?
La vue Calendrier de Planner est conçue pour offrir une planification temporelle simple (dates d’échéance et plages) plutôt qu’un affichage riche des métadonnées. Les étiquettes, bien visibles dans la vue Board et consultables dans Charts, ne sont pas rendues dans la grille Calendrier. En clair : le calendrier affiche la date, pas la catégorie.
Conséquences pratiques :
- Impossible d’identifier d’un coup d’œil les familles de tâches (projets, équipes, priorités) sur le calendrier.
- Les applications mobiles suivent la même logique : pas de couleurs d’étiquette sur la vue Calendrier.
- Les étiquettes restent pleinement visibles en Board (cartes) et partiellement exploitables via des filtres, mais pas colorisées dans la vue calendrier.
Quelles alternatives Microsoft pour un calendrier à code couleur ?
Plusieurs produits Microsoft proposent un affichage coloré des catégories et s’intègrent, si besoin, à Planner par des automatisations.
| Produit | Code couleur visible dans un calendrier | Granularité | Automatisation | Idéal pour |
|---|---|---|---|---|
| Outlook Calendrier | Oui (catégories colorées) | Événement | Power Automate : créer/mettre à jour un événement avec catégorie | Planification d’équipe, communication à large audience |
| Microsoft To Do | Couleur de liste (pas catégorie par tâche), affichage calendrier via « Planned » | Tâche personnelle | Power Automate pour synchroniser depuis Planner | Organisation personnelle, suivi simple |
| Microsoft Lists | Oui via mise en forme conditionnelle (colonnes et vues calendrier) | Élément de liste | Power Automate : créer/mettre à jour un item à partir d’une tâche Planner | Portails d’équipes, PMO, reporting coloré |
| Project for the Web | Couleurs via champs personnalisés et vues Board/Timeline | Tâche projet | Power Automate, intégration Project/Planner | Projets structurés, dépendances, capacité |
Feuilles de route possibles selon votre besoin
| Besoin | Recommandation | Pourquoi |
|---|---|---|
| Afficher un calendrier partagé « arc-en-ciel » avec un code couleur stable | Outlook avec catégories et un flux Power Automate depuis Planner | Expérience native et familière, visibilité dans Teams/Outlook mobile, impression, invitations |
| Tableau de bord d’équipe avec légende et filtres avancés | Microsoft Lists (vue Calendrier + mise en forme conditionnelle) | Contrôle fin de la mise en forme, intégration SharePoint, vues multiples, permissions |
| Gestion personnelle avec regroupement léger | Microsoft To Do | Simple, rapide, couleur par liste, synchronisable via flux depuis Planner |
| Grandes équipes projet, besoins de capacité et dépendances | Project for the Web (ou Project + Power BI) | Modèle projet, jalons, roadmaps, champs colorés personnalisables |
Scénarios pas-à-pas pour obtenir un calendrier coloré
Scénario A : Planner → Outlook Calendrier (catégories colorées)
Objectif : créer (et si besoin mettre à jour) un événement Outlook quand une tâche Planner arrive avec une ou plusieurs étiquettes, en mappant la première étiquette vers une catégorie Outlook.
Pré requis
- Catégories Outlook créées et nommées (ex. : Urgent, Client, Maintenance). Vérifiez que leurs couleurs conviennent à votre légende.
- Un plan Planner cible, avec des étiquettes nommées (ex. : Rouge = Urgent, Bleu = Projet X).
Étapes (Power Automate, version de base)
- Déclencheur : When a task is created (Planner) sur le plan concerné.
- Action : Get task details (Planner) pour récupérer appliedCategories et la description.
- Action : Get plan details (Planner) pour obtenir les categoryDescriptions (noms des étiquettes).
- Composition : calculez la première étiquette active. Méthode simple : enchaîner des Conditions sur
appliedCategories.category1,category2, etc., et lire le nom correspondant danscategoryDescriptions. - Normalisation : préparez une variable CatégorieOutlook qui convertit le nom de l’étiquette en catégorie Outlook. Exemple : « Urgent » → « Important ».
- Création d’événement : Create event (V4) (Outlook). Renseignez :
- Title : tâche + étiquette (ex. :
[Urgent] {{title}}) - Start/End : utilisez l’échéance Planner (ou une durée par défaut, ex. 60 min)
- Body : lien vers la tâche, check-list, notes
- Categories : la variable CatégorieOutlook
- Calendar : un calendrier d’équipe dédié (facile à partager)
- Title : tâche + étiquette (ex. :
Mettre à jour l’événement si l’étiquette change
Power Automate ne déclenche pas nativement « sur changement d’étiquette ». Deux approches :
- Flux programmé (toutes les X minutes) : lister les tâches modifiées depuis la dernière exécution, comparer appliedCategories vs. un historique (stocké dans une liste SharePoint), puis Update event (V4).
- Flux manuel via bouton Power Automate : l’utilisateur rafraîchit à la demande un sous-ensemble de tâches filtrées.
Conseils de cartographie
| Nom d’étiquette Planner | Catégorie Outlook cible | Couleur (Outlook) | Remarques |
|---|---|---|---|
| Urgent | Important | Rouge | Pour les tâches à haute priorité |
| Client | Relation client | Bleu | Réunions, livraisons clients |
| Maintenance | Exploitation | Jaune | Tickets, astreintes |
| Projet X | Projet X | Vert | Événements projet dédiés |
Scénario B : Planner → Microsoft Lists (vue Calendrier colorée)
Objectif : alimenter une liste SharePoint/Lists avec une ligne par tâche Planner et afficher une vue Calendrier dont la couleur dépend d’une colonne Catégorie.
Étapes (Power Automate)
- Créer la liste (Microsoft Lists) avec les colonnes :
- Titre (ligne de texte)
- Début (date/heure), Fin (date/heure) — pour la vue Calendrier
- Catégorie (choix) — valeurs : Urgent, Client, Maintenance, Projet X…
- Lien Planner (hyperlien)
- État (choix) — optionnel
- Vue Calendrier : créez une vue basée sur Début/Fin.
- Mise en forme conditionnelle : dans la vue Calendrier, personnalisez la couleur en fonction de Catégorie (voir exemple JSON ci-dessous).
- Flux (Power Automate) :
- When a task is created (Planner)
- Get task details + Get plan details
- Déduisez la Catégorie (mêmes principes que le scénario A)
- Create item (SharePoint/Lists) en remplissant Titre, Début/Fin, Catégorie, Lien
Exemple de mise en forme conditionnelle (Lists)
Appliquez ce JSON dans la mise en forme de la carte calendrier (version simplifiée, couleurs à adapter) :
{
"elmType": "div",
"style": {
"border-radius": "4px",
"padding": "4px 8px",
"font-weight": "600",
"color": "white",
"background-color": "=if([$Catégorie] == 'Urgent', '#E81123', if([$Catégorie] == 'Client', '#0078D4', if([$Catégorie] == 'Maintenance', '#FFB900', if([$Catégorie] == 'Projet X', '#107C10', '#605E5C'))))"
},
"children": [
{ "elmType": "span", "txtContent": "=[Title]" }
]
}
Résultat : votre calendrier Lists reflète fidèlement les catégories/étiquettes de Planner, avec un contrôle précis des couleurs et une légende compréhensible par toute l’équipe.
Scénario C : Planner → Microsoft To Do (listes colorées)
Objectif : pour les usages individuels, ajouter les tâches Planner dans des listes To Do colorées. La couleur n’est pas par tâche mais par liste, ce qui suffit souvent pour un tri visuel personnel.
- Créez dans To Do une liste par catégorie souhaitée (couleur de liste = légende).
- Créez un flux Power Automate : When a task is assigned to me (Planner) → Add a to-do dans la liste correspondante selon l’étiquette détectée.
- Gérez l’échéance, les rappels et les sous-tâches dans To Do. La vue Planned offre un mini-calendrier pratique.
Bonnes pratiques pour réussir votre « calendrier coloré »
- Stabilisez votre légende : 4–7 catégories suffisent pour rester lisible. Au-delà, le calendrier devient confus.
- Consolidez les noms : alignez le nom d’étiquette Planner et la catégorie Outlook/Lists (même libellé quand c’est possible).
- Testez avec un calendrier d’équipe dédié : évitez de mélanger les événements colorés avec le calendrier personnel de chacun.
- Gérez les conflits multi‑étiquettes : décidez d’une règle (ex. « Urgent prime sur tout » ou « la première étiquette posée gagne »).
- Tracez l’historique : stockez dans Lists un journal minimal (id tâche, catégories, date de sync) pour diagnostiquer les écarts.
- Documentez : un mini-guide avec captures (couleurs, sens) aide les nouveaux arrivants et les parties prenantes.
Pièges fréquents et limites connues
- Étiquettes ≠ catégories Outlook : ce sont deux concepts différents. Il faut une conversion (mapping) via Power Automate.
- Mises à jour : si une étiquette change après la création de l’événement Outlook, l’événement ne se recolore pas tout seul sans un flux de mise à jour.
- Événements sur plusieurs jours : définissez des règles claires (événement « full day » ou plages horaires) selon vos pratiques d’équipe.
- Permissions : vérifiez qui peut créer/voir/éditer dans le calendrier d’équipe ou la liste SharePoint.
- Mobiles : l’affichage des couleurs dépend des apps (Outlook/Lists/To Do). Testez iOS/Android.
- Performance : évitez de réexécuter des flux sur tout l’historique chaque minute. Filtrez par « dernières modifications » et journalisez.
Modèle de mapping « étiquette → catégorie » (à copier/coller)
Utilisez ce tableau comme base de discussion, puis traduisez-le en règles Power Automate (conditions, switch, variables).
| Étiquette Planner | Couleur d’étiquette | Catégorie Outlook/Lists | Règle de priorité | Commentaire |
|---|---|---|---|---|
| Urgent | Rouge | Important | Priorité 1 | Prime sur toute autre étiquette |
| Client | Bleu | Relation client | Priorité 2 | Réservé aux interactions externes |
| Maintenance | Jaune | Exploitation | Priorité 3 | Tickets hors projet |
| Projet X | Vert | Projet X | Priorité 4 | Confirmer le budget/ressource |
| Interne | Violet | Interne | Priorité 5 | Formations, réunions internes |
FAQ
Peut-on colorer la vue Calendrier de Planner avec une extension ou un paramètre caché ?
Non. Il n’existe pas de paramètre natif pour activer l’affichage des étiquettes (nom/couleur) sur le calendrier Planner. Si c’est un besoin critique, exprimez-le et votez pour cette évolution via les canaux officiels de feedback.
Les étiquettes s’affichent-elles ailleurs dans Planner ?
Oui, elles sont visibles et filtrables dans la vue Board et utiles pour l’analyse dans Charts. Seule la vue Calendrier reste neutre.
Existe-t-il un flux direct Planner → Outlook qui garde la couleur automatiquement ?
Pas sans configuration. Vous devez définir un mapping « étiquette → catégorie » et créer un flux Power Automate (Create/Update event) pour appliquer la catégorie Outlook appropriée.
On peut avoir plusieurs étiquettes sur une tâche Planner : quelle couleur choisir pour le calendrier ?
Définissez une politique d’arbitrage : par exemple, « Urgent prime sur toutes les autres », sinon « la première étiquette posée » ou encore « la plus récente ». Implémentez cette règle dans votre flux Power Automate.
Et si on préfère éviter Power Automate ?
Microsoft Lists reste la meilleure option sans logique complexe : créez une liste, une vue Calendrier, et appliquez une mise en forme conditionnelle basée sur la colonne Catégorie. Il n’y a pas de code à écrire, juste des règles de couleur.
Checklist de déploiement
- Décider de la légende (4–7 catégories max) et du périmètre (quel plan, quelle équipe).
- Choisir l’outil d’affichage : Outlook, Lists, To Do ou Project.
- Configurer les catégories Outlook ou la liste SharePoint (valeurs, couleurs, droits).
- Créer le(s) flux Power Automate (création + mise à jour éventuelle).
- Tester avec 10–20 tâches réelles, vérifier le rendu mobile et le partage.
- Former l’équipe (légende, règles, qui fait quoi en cas de conflit d’étiquettes).
- Mesurer (adoption, incidents) et ajuster la légende au bout de 2–4 semaines.
Modèle d’expression (idée) pour Power Automate
Si vous stockez dans une variable EtiquettePrincipale le nom de l’étiquette Planner détectée, vous pouvez affecter une catégorie Outlook via un Switch (ou des Conditions) :
// Pseudo-logic Power Automate
switch(EtiquettePrincipale) {
case 'Urgent': CatégorieOutlook = 'Important'; break;
case 'Client': CatégorieOutlook = 'Relation client'; break;
case 'Maintenance': CatégorieOutlook = 'Exploitation'; break;
case 'Projet X': CatégorieOutlook = 'Projet X'; break;
default: CatégorieOutlook = 'Planner';
}
Dans l’action Create/Update event (V4), référez-vous ensuite à CatégorieOutlook dans le champ Categories.
Conclusion
À ce jour, Microsoft Planner n’affiche pas les étiquettes dans son calendrier. Inutile de chercher une bascule cachée : la fonctionnalité n’existe pas. La meilleure stratégie est donc de choisir un outil d’affichage qui sait colorer (Outlook, Lists, To Do, Project) et, si nécessaire, de synchroniser vos tâches Planner vers cet outil via Power Automate. C’est rapide à mettre en place, contrôlable, et surtout compréhensible par vos utilisateurs. Enfin, n’oubliez pas d’exprimer votre besoin sur le canal officiel de feedback : plus il y a de votes, plus la demande a de chances d’avancer.
En résumé : pas d’étiquettes colorées dans la vue Calendrier de Planner pour l’instant ; pour un calendrier vraiment visuel, appuyez-vous sur Outlook, Lists, To Do ou Project, et utilisez Power Automate pour maintenir la cohérence entre étiquettes et catégories.